会议现场流程安排

会议现场流程安排会场布置•时间：必须在11点之前赶到会场做好布置•包括座位的摆设（如何有利于邀约客户到洽谈室，如何有利于将客户进行分类）；签到台、标识牌等的摆放；灯光、音频、视频的调试；背景板、易拉宝的摆设；与酒店人员的接洽包括茶水、网络、车位等服务安排；彩排•在会场布置好了以后（大概11：30左右），迅速开始主会场流程的彩排：包括灯光、音箱、视频和主持人、致辞嘉宾、讲师的完整的流程•彩排过程中，如果时间较晚的话，需要迅速组织好各个职责岗位人员到位，并将提前到场客户引到休息区，切勿引入主会场和洽谈区商务人员会前跟催确认客户•在上午10点钟公司群发给客户短信后，商务人员应在12点15分左右开始第一次跟催客户到场（注意：防止客户不知道酒店地址，提前将会议路线图在白板上画出来）•第一次跟催完毕后迅速将跟催结果报给各个商务经理，由商务总监统计数据：确定到场客户数量（老板/马仔）、不确定到场客户数量，并将统计数据记录在洽谈室的白板上以示督促•第二次跟催差不多在1点钟，对于所有未到场客户进行二次跟催，并再次统计出数据：已经到场客户（老板或马仔）、在路上客户、准备出发客户、不确定客户•第三次跟催差不多在1：45左右，主要是不确定客户的再次努力，统计出最后的数据便于制定会场销售策略会场各岗位职责分解•迎宾人员基本上在12：45就需要迎宾人员在酒店门口、电梯口、通道拐角、会场门口就位，一直到会议开始后一个小时。签到人员一般安排三个人，以女孩子为主，其中一个人主要负责发送会议资料（或者提前将会议资料放在会场位子上）•引座人员一般安排三个人员，引导客户进入主会场，将客户引到指定区域（老板和马仔分区域），并灵活的根据到场客户情况安排，前期尽量让客户较为分散到前面位置上•主会场负责人主要负责整个会场的意外情况发生处理包括会场温度、有拍照客户、乱发名片广告的客户、到处走动的异常客户、设备意外故障的临时处理、跟主持人的互动配合、以及将会场客户情况及时传达到洽谈室负责人（建议采用对讲机）•灯光、音箱设备调试人员配合讲师演讲内容进行设备的调整邀约人员差不多在3：15开始邀约客户到洽谈室，一般根据会议到场人数来安排邀约，所有到场客户资料集中分散在邀约人员手上，邀约时间和邀约客户资质（老板还是马仔）数量一切听从洽谈室总指挥安排。方式主要有两种：电话邀约和直接进会场拉人。电话邀约主要针对规模较大会议。直接进入会场拉人的话要注意提前分配好区域，避免重复导致客户反感。•拦截人员负责将所有从主会场的客户引导进入洽谈室，主要安排在会场外包括卫生间附近和电梯口。保证所有到场客户都能进入洽谈室。•唱单人员提前准备好切合本次会议的唱单串词串词主要体现会议档次及本次销售重点以营造紧迫感。同时配合查词人员，保证所有查出来的词都由唱单手用麦唱出来，并要适当的跟主攻手进行小范围配合促单，并需要很好的大局观，及时调控整个洽谈室的氛围，一般由商务总监或经验丰富的商务经理担任，属于整个洽谈室的核心人物•查词人员打字要快并且要头脑灵活，一般有经验丰富的客服人员担任。会前多准备小纸条分配到各个洽谈桌上方便主攻手进行查词，一是将所有查到的词的结果都先告诉唱单手（或者自己拿麦唱出来），二是灵活应变（譬如一个客户查了很多词都没注册，这个时候要跟主攻手沟通，选出客户最想要的词，剩下的几个可以唱成已经注册），三是要帮助商务人员策划相关词汇（譬如+网、+供应商等），四是随时充当唱单手协助其唱单，并与主攻手进行配合•跑单手主要职责是在洽谈室关注每个主攻手谈单进展情况，并及时反馈到唱单手这边，一起协助主攻手进行促单。可以应用很多小技巧跟唱单手一唱一和营造整个洽谈室氛围，属于洽谈室气氛营造核心人物，一般由市场部人员或经验丰富商务经理担任。•假单人员在很多时候当打不开局面的时候就需要有假单产生来营造氛围。一个好的假单人员不仅本身像老板，而且要灵活的帮忙促单，时刻观察周围客户进展情况，“抢注”周围客户选择的词汇，或者靠提出一些问题来引导主攻手“感染”周围客户。•主攻手主攻手人数不宜太多但是一定要精，是一场会议的最后关键点。前期在客户未进入洽谈室的情况下要与辅攻手积极开展模拟谈判。在正式谈判过程中，需要注意几个点：根据讲师讲课点的把握各个时间段的客户；时刻记得跟唱单手配合；把握各个时间段的谈判时间，不可被一个客户耽误太多时间；•辅攻手前期主要协助主攻手谈判，帮助主攻手甩包；在高峰期也要单独谈单；及时将主攻手谈单情况与跑单人进行沟通寻求配合。流程•10：00——11：30会场布置•11：30——12：30彩排•12：45迎宾人员、签到人员、引座人员主会场人员、设备调试人员到位•14：00会议开始洽谈室动员会-拦截人员到位-主辅攻手模拟演练查词唱单跑单人员到位•15：15邀约手开始邀约部分客户•15：30假单人员做成第一张单促进客户签单•15：45形成第一波销售高潮•16：30形成第二轮销售高潮•17：00最后一轮销售高潮人员职责分区定岗定位分区管理统一协调树形管理设会场总指挥：统一协调整场会议各个区域（一般是总监）主会场负责人：负责主会场灯光、音箱以及意外情况处理洽谈室负责人：负责洽谈室氛围营造、人员指挥等拦截区负责人：负责迎宾签到引座拦截所有人员会议成功要素•1.客户数量和资质•2.讲师感染力•3.主攻手谈判能力•4.所有会议细节是否到位（可以影响前三点，也可以弥补前三点）