公文的基本规范和格式(简版)

公文的基本规范和格式要求股份公司办公室2012年9月一、概述二、公文的种类三、行文规则四、公文审核的要点五、公文的格式要求六、公函的格式要求七、纪要的格式要求八、公文拟制和审核中的其他注意事项一、概述（一）公文的概念《党政机关公文处理工作条例》规定：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。《中国铁建股份有限公司公文处理办法》规定：股份公司、股份公司党委的公文，是企业实施领导和处理公务的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。（二）公文的特点1．公文的制作和发布者具有法定性。2．公文产生于各种法定的社会组织的公务活动之中。3．公文一经制发，即具有法定效力。4．公文具有规范的体式。5．公文从属于文书。（三）公文的类别1．根据所起的作用不同，可分为：（1）法规性公文（2）计划性公文（3）指导性公文（4）陈述性公文（5）请示答复性公文（6）沟通情况性公文（7）宣传教育性公文（8）商洽性公文2．根据不同的行文关系，可分为：（1）上行公文（2）下行公文（3）平行公文3．根据公文制发机关的性质不同，可分为行政公文、党务公文、法规公文、外交公文、司法公文、计划公文、军用公文。4．根据公文的来源及发出、使用的范围，可分为通用公文、专用公文、普发公文、专发公文、收入公文、发出公文、公布公文、内部公文。5．根据公文内容的重要程度，可分为：（1）绝密公文（2）机密公文（3）秘密公文6．根据公文送达和办理的时间要求，可分为特急公文、紧急公文、一般公文。（四）公文处理工作的概念《党政机关公文处理工作条例》规定，公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。《中国铁建股份有限公司公文处理办法》规定，公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。公文处理工作包括三方面内容:一是文件的制发，如公文的拟稿、核稿、签发、编号、打印、用印、登记、分发等；二是收文的处理，如签收、登记、审核、分办、批办、承办、催办等；三是公文的管理，如公文的撤销、废止、以及文件的复制、清退、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。公文处理程序示意图签收登记审核分办拟办承办拟稿核稿签发登记编号打印用印归卷分发发文办理收文办理办件阅件公文管理的基本要求1.统一渠道，集中管理统一接收、统一发送、统一保管2.建章立制，科学规范3.加强协调，讲究效率4.严格保密，确保安全进出一个口拆封一只手登记一本帐传阅一个点收文办理1.分类办件：主送本单位需要答复、汇报或反馈结果的公文。阅件：主送和抄送本单位或有关部门阅知的公文。2.分发。所有公文都应进行登记。日常性公文或承办部门明确的公文，由办公部门按职能分工直接分办。重要公文以及按照职责分工难以明确具体承办部门的公文，由办公室提出拟办意见，报领导阅批。3.公文呈送领导的顺序。传阅公文原则上按领导同志的排序，依次呈送。4.重要公文传阅要有手续。上报公文需注意的问题1.向股份公司报送公文，应按正常渠道走。2.公文内容涉及国家和企业机密或企业改组改制等较敏感事项的公文，要注意标注相应的密级。3.请股份公司批准的事项或向股份公司报告情况，应主送股份公司，不应主送有关业务部门。4.加强质量意识，做好校对工作，做到有问题的公文不上送下发。二、公文的种类4月16日，《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）6月29日，《党政机关公文格式》《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》废止新《条例》规定（15种）行政行文规定（13种）党的行文规定（14种）股份公司规定（12种）决议－决议决议决定决定决定决定命令（令）命令（令）－－公报－公报－公告公告－－通告通告－通告意见意见意见意见通知通知通知通知通报通报通报通报报告报告报告报告请示请示请示请示批复批复批复批复议案议案－－函函函函纪要会议纪要会议纪要会议纪要――――指示指示――――条例――――――规定――意见的种类主要有：直接指导型意见、批转执行型意见、建议性的意见。通知和通报的区别：通知大都要求贯彻执行，使用范围广于通报，周知的事项是具体的，具有一定的约束力；通报重在对重要精神和重要情况的传达，以使有关单位和人员知晓，一般起到引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。批复与复函的区别：批复属下行文，复函是函的一种形式，属平行文；批复适用于答复下级单位的请示事项，对不相隶属的单位请求批准事项不使用批复，而应使用复函予以答复。（二）文种方面常见问题1．请示与报告混淆请示和报告的区别：（1）行文功能不同（2）处理方式不同（3）时间要求不同2．报告中夹带请示事项3．请示一文多事确定公文种类需注意的问题一是公文名称的确定和使用，必须按公文处理办法的规定，不能乱起名称，也不能合并使用；二是依据发文机关职权，不可超越；三是依据行文关系，考虑到与收文机关的组织关系；四是要考虑发文的具体目的要求。（三）股份公司文件和函的适用范围股份公司文件用于向国资委及其他上级机关报送请示、报告和意见；发布股份公司重要规章制度；转发国资委及其他上级机关的重要文件；部署股份公司系统的工作和任务，下达、调整计划；重要的机构变动、人员任免、奖惩事项；其他需要以股份公司名义行文的重要事项。股份公司函用于与不相隶属机关联系工作、商洽问题；向所属单位布置单项工作和临时任务，下达、调整单项任务计划；答复所属单位的请示事项；转发文件；其他需要以股份公司名义行文的事项。三、行文规则（一）上行文《党政机关公文处理工作条例》第15条规定，向上级机关行文，应当遵循以下规则：1．原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。2．党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。3．下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。4．请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。5．除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。6．受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。（二）下行文《党政机关公文处理工作条例》第16条规定，向下级机关行文，应当遵循以下规则：1．主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2．党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。3．党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。4．涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或撤销。5．上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。（三）平行文（四）行文关系方面常见问题1．多头主送。2．上下级机关联合行文。3．向上级机关的请示，同时抄送给下级部门。四、公文审核的要点《党政机关公文处理工作条例》第20条规定，公文审核的重点是：1．行文理由是否充分，行文依据是否准确。2．内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。3．涉及有关地区或部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。4．文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。5．其他内容是否符合公文起草的有关要求。五、公文的格式页面尺寸：210mm×297mm版心尺寸：156mm×225mm天头：37mm±1mm订口：28mm±1mm天头订口版心现行公文格式以《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T9704－2012）为标准。版头主体版记发文字号密级和保密期限紧急程度发文机关标志份号签发人分隔线标题主送机关正文附件说明发文机关署名、成文日期和印章附注附件抄送机关印发机关印发日期分隔线页码份号一般用6位阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。密级和保密期限一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。紧急程度一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。发文字号三个成分的排列，先是机关代字，再标明年份（前后加六角括号），最后是发文顺序号。编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。分隔线位于发文字号之下4mm处，居中，与版心同宽，红色。版头部分凡未标识保密期限的涉密公文，其保密期限按照绝密30年、机密20年、秘密10年认定。版头部分上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。版头部分联合行文时，不应一文多号，也不应自创字号，而是使用主办机关的发文字号。版头部分版头主体版记发文字号密级和保密期限紧急程度发文机关标志份号签发人分隔线标题主送机关正文附件说明发文机关署名、成文日期和印章附注附件抄送机关印发机关印发日期分隔线页码主体部分标题由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。主送机关指要求公文予以办理或答复的主要受理机关。编排于标题下空一行位置，居左顶格。正文是公文的主体，用来表述公文的具体内容。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。附件说明包括公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。发文机关署名应是发文机关全称或者规范化简称。成文日期指公文生效的时间，一般是会议通过或签发日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，一般右空四字编排。印章用红色。附注指需要说明的其他事项。居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。附件是正文的说明、补充或参考资料。应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。主体部分主送机关回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。主体部分公文首页必须显示正文。主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。主体部分正文中结构层次序数依次用“一”“（一）”1.“（1）”标注。一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。主体部分印发1份材料的公文式样印发1份以上材料的公文式样主体部分单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。主体部分联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。主体部分主体部分当公文排版后所剩空白处不