会展策划与管理

第2章会展策划管理会展策划概述2.1会展立项策划2.2会展相关活动策划2.32.1会展策划概述会展策划会展企业根据收集和掌握的信息，对会展项目的立项、方案实施、品牌树立和推广、会展相关活动的开展、会展营销及会展管理进行总体部署和具有前瞻性规划的活动。2.2会展立项策划用SWOT法则进行可行性分析会展项目可行性研究的内容会展项目可行性研究的步骤会展项目可行性研究报告的撰写规范2.2.12.2.22.2.32.2.42.2.1用SWOT法则进行可行性分析SWOT分析法：态势分析法内部能力/外部因素，即优势劣势/机会和威胁基本原则：对优势劣势的客观认识，区分公司的现状和前景；考虑全面；与竞争对手比较；保持简洁化缺点：一个相对静止的模型没考虑企业改变现状的主动性2.2.2会展项目可行性研究的内容市场环境会展项目生命力分析会展执行方案分析会展项目财务分析风险预测人口环境、经济环境、技术环境政治法律环境、社会文化环境办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众会展项目环境分析项目发展空间：产业空间、市场空间、地域空间、政策空间。项目竞争力：会展定位的号召力、品牌影响力、价格、会展服务。会展项目可持续发展分析社会效益评估存在的问题改进意见会展项目可行性研究报告人口环境宏观环境分标题三经济环境办展机构内部环境、目标客户、竞争者营销中介、服务商、社会公众市场环境技术环境政治法律环境社会文化环境会展项目生命力分析：是否具有长期生命力项目发展空间项目竞争力办展机构的优劣势分析会展执行方案分析各种执行方案是否合理、完备、可行会展名称、展品范围、会展定位、办展时间、办展频率、办展地点、办展展品范围、办展机构招商和宣传推广计划、宣传推广计划会展项目财务分析预测、估算和分析会展项目的基础数据编制和分析财务报表进行财务评价进行不确定性分析得出财务评价结论风险预测市场风险经营风险财务风险合作风险课堂讨论：如何策划、运营大型国际会议？个国家和地区、300位部长、5800名官方代表、2100名非政府组织代表、3200多名全球记者、长达100小时的马拉松谈判、整整6天的会议议程，安全保卫、交通疏导、医疗救护、各种紧急预案……承办如此大规模、高规格、高密度的国际会议，不仅是一份荣耀，也是一份考验一个城市营运和组织管理能力的最高规格的试卷。香港是如何保证大会高效、顺利进行，同时又尽可能减少会议对城市经济正常运行的影响，以及保障市民正常生活、出行秩序尽量不受到影响的呢？看香港如何运营大型国际会议政府：拨款2.5亿港元筹备会议采访本次会议的各国记者都会注意到，在香港这个寸土寸金的地方，却为媒体提供了高达4000平方米的新闻中心，同时，为了保证信息的及时传递，在会场外还设有两个新闻发布厅，均提供同声翻译服务。有关方面对于香港会议的筹备之精心由此可见一斑。事实上，自2004年世贸组织选定香港作为第六届部长级会议的主办地以来，特区政府及相关部门即上下同心全力以赴迎接盛会。为此，特区政府专门成立了会议统筹办事处，负责筹划会议的详细安排，包括会议计划、酒店住宿、交通及礼宾程序、会议设施、信息及通讯等；成立委员会和工作小组，负责监督并展开筹备工作；政府专门拨款2.5亿港元支持此次会议的相关开支。为了应对包括示威游行以及恐怖主义袭击等各种突发事件，特区政府成立重大事故控制中心，随时待命应对和处置紧急情况，医院管理局也作出预案为医疗服务需求做好准备。看香港如何运营大型国际会议演习：大型跨部门演习长达两月此次世贸部长级会议是香港回归以来举办的最大规模的国际会议，为了确保万无一失，香港特区政府在会议召开前夕举行了史上最大规模的跨部门演习，为期长达近两个月，涉及44个政府部门、机构以及遍布全港多个地方的25个部门的紧急控制中心。连串演习在9月23日展开，到11月18日深夜结束。整个过程由保安局辖下的演习策划小组统筹。策划小组由一批在紧急应变及危机管理方面经验丰富的人员组成。演习模拟多个不同的情景，测试主要部门应变计划的可行性及成效、各个部门现行通讯系统接合的协调情况；及负责指挥的“跨部门协调中心”与现时各部门的指挥和控制系统的联系情况，以锻炼各部门对会议期间可能出现的连串事故的应变能力。看香港如何运营大型国际会议安保：9000警务人员为会议护驾会议开幕前夕，湾仔会展中心以及相关区域随处可见精神抖擞的着装警员；而在部长们下榻的酒店，也都有周密细致的安保措施。虽然看上去处处戒备森严，但对于市民的生活和周边商家、公司写字楼的正常秩序，却基本没有造成不便和干扰。据香港警方透露，为求确保会议顺利举行，这次动用了多达9000人的警务人员参与各项工作，是有史以来动用人数最多的一次单一行动。看香港如何运营大型国际会议交通：封闭路段和线路及早安排为了保证这次会议顺利、安全召开，特区政府提前作出多项重大的特殊安排，包括会议期间部分地区中小学校停课、巴士改道，会场周围划为封闭区，另专门指定区域作为示威集会区等。据了解，除了会场四周被列为禁区外，毗邻香港国际机场的海面亦划为禁区，严禁船只进入。看香港如何运营大型国际会议义工：近500人提供“五星级”服务支援者服务是大型会议不可缺少的部分。此次会议，香港特区政府共招募了488名义工，为与会者提供“五星级”的服务。这是回归以来特区政府最大规模的召募义工活动。宣传：投入400万争取市民支持会议期间，不可避免会对市民日常生活、会场附近的交通造成一定的影响。为此，香港政府拨出专项经费为世贸会议作公众教育和宣传，以期加深市民对世贸的认识，争取市民支持香港举办这次会议。特区政府新闻处估计，到目前为止在公众教育和宣传方面的开支约400万元。看香港如何运营大型国际会议案例分析：香港特别行政及相关部门，按照国际会议的操作流程精心筹备会议的各个细节，如安全保卫、交通疏导、医疗救护、各种应急预案等，从而保证了第六届世贸部长级别的成功召开。2.2.3会展项目可行性研究的步骤调查研究与搜集材料方案设计与优选经济分析和评价编写项目可行性研究报告调整资金筹措计划2.2.4会展项目可行性研究报告的撰写规范调查，研究，分析各种因素确定有利不利因素，估计成功率大小、经济效益和社会效果程度。2.3会展相关活动策划2.3.12.3.22.3.3会展相关活动的意义会展相关活动的原则会展相关活动的意义课堂讨论：你认为会展相关活动有哪些？(1)礼宾活动礼宾活动包括开幕式、闭幕式、招待酒会、领导会见等。(2)交流活动交流活动包括行业会议、技术交流会、学术讲座、学术报告、行业会议、研讨会、论坛等。(3)贸易活动贸易活动有贸易洽谈、项目介绍、意向签约仪式等。(4)娱乐活动旅游活动、参观访问、文艺汇演、现场表演活动等都可归类为娱乐活动2.3.1会展相关活动的意义七大功能:丰富展会的信息功能扩展展会的展示功能强化展会的发布功能延伸展会的贸易功能吸引更多的潜在参展企业和潜在观众提升展会档次、扩大展会影响活跃展会现场气氛2.3.2会展相关活动的原则有助于吸引目标客户群尽量切合展会主题有助于提高展会效果2.3.3会展相关活动的分类会议类庆典类展示类综合类产品推介会第十三届西博会主题活动104项主题活动第十三届西博会已确定的活动有104项，其中，重大活动10项●举办时间：9月26日—9月30日在成都举行●特色活动：西部论坛、西部投资说明、采购商大会、西部金融论坛等。第四届中国·郑州农业博览会总体方案一、宗旨、目的深入贯彻《国务院关于支持河南省加快建设中原经济区的指导意见》(国发〔2011〕32号)精神,全面落实科学发展观,围绕加快中原崛起和河南振兴的战略部署,集中展示我省新型农业现代化发展成果,促进农产品贸易和流通,推动农业新技术、新产品、新成果和新品种交流与合作,提升我省农产品品牌知名度和影响力;扩大农业对外开放,加大农业招商引资力度,推进新型农业现代化建设,加快农业发展方式转变,促进我省农业持续增效、农民持续增收、农村经济全面发展。第四届中国·郑州农业博览会总体方案二、总体设计(一)主题:展示新型农业现代化发展成果,加大农业招商引资力度,提升农业产业化水平。(二)主办单位:农业部、河南省政府。承办单位:省农业厅、郑州市政府。(三)地点:郑州国际会展中心。(四)时间:2012年11月16—18日,会期3天。第四届中国·郑州农业博览会总体方案1.农产品展示和贸易,共设7个展区。(1)郑州市及所辖各县(市、区)展区。突出展示郑州市现代农业及所辖各县(市、区)特色农业发展成果,由郑州市及所辖各县(市、区)布展,以特装展示为主。(2)17个省辖市(郑州市除外)展区。突出展示17个省辖市现代农业发展成果,由各省辖市布展,以特装展示为主。(3)省外各省(自治区、直辖市)展区。由各参展代表团组织布展。第四届中国·郑州农业博览会总体方案(4)国外及港澳台展区。由各参展代表团组织布展。(5)农业产业化龙头企业特装展区。集中展示农业产业化龙头企业发展成果,由各参展企业布展。(6)农业科技展示区。农业新技术、新成果、新产品交流及展示。由各农业科研单位、大专院校、科技企业布展。(7)农产品综合展示交易区。集中展示展销名、特、优、新农产品,由各参展企业、合作社布展。第四届中国·郑州农业博览会总体方案2.农业招商引资重大项目洽谈、签约。推介符合国家产业政策、科技含量高、市场前景好的农业产业化项目,吸引国内外知名农业企业、农业产业化龙头企业以及知名商会、协会进行项目对接洽谈和签约。第四届中国·郑州农业博览会总体方案三、日程及主要活动安排(一)报到时间:11月13—15日。(二)开幕式:11月16日上午10时举行,地点:郑州国际会展中心。(三)农业招商引资重大项目签约仪式:11月16日上午11时举行,地点:郑州国际会展中心。(四)中国农业投资与发展论坛:11月16日下午2时举行,地点:郑州国际会展中心。(五)新闻发布会:11月15日上午10时举行,地点:郑州国际会展中心。(六)欢迎宴会:11月15日晚6时举行,地点:郑州国际会展中心。(七)参展产品及组织活动评奖。组织知名专家开展产品评奖活动,奖项设金奖和优质产品奖;对组织活动有突出贡献的单位和个人给予表彰。第四届中国·郑州农业博览会总体方案四、组织领导为切实做好农博会筹备工作,省政府成立第四届中国·郑州农业博览会组委会(以下简称组委会),组委会组成人员名单如下:主任:XXX(省委常委、副省长)副主任:XXX(省政府副秘书长)XXX(省农业厅厅长)XX(郑州市市长)第四届中国·郑州农业博览会总体方案五、有关部门和单位主要职责郑州市政府:负责展会的日常筹备和组织工作,做好总体策划、综合协调、招商招展、投资洽谈、新闻宣传、后勤保障等工作。省农业厅:负责与农业部沟通衔接,邀请部领导参会;组织全省各省辖市代表团参展参会。省委宣传部:组织有关新闻媒体做好农博会的宣传报道工作。省科技厅:牵头组织全省农业科研单位、农业院校科研机构参会。省公安厅:负责展会期间的安全保卫和交通管理工作。第四届中国·郑州农业博览会总体方案省交通运输厅:负责展会期间高速公路绿色通道畅通并免收运输参展产品车辆的过桥过路费。省商务厅:组织邀请省外、国外相关企业参展参会。省畜牧局:组织全省知名畜产品加工企业参展参会。省政府外侨办:做好外事接待、联络工作,为展会提供翻译等服务。省接待办:负责正部级以上领导的接待工作。郑州海关:简化通关手续,做好重要外商和贵宾的通关工作及参展物品的报关、出关事宜。第四届中国·郑州农业博览会总体方案郑州铁路局:负责协调安排参会代表乘车及展品的运输工作。