第2章 数据库和表

第2章数据库和表本章介绍数据库的创建及数据库中最基本的对象“表”的4种创建方式，用户应重点掌握使用设计器创建表的方法。本章还涉及到修改数据库、表间关系的内容。主要内容1.创建数据库2.建立表3.维护表4.操作表一、创建数据库1.数据库的设计原则•概念单一化“一事一地”的原则•避免在表之间出现重复字段•表中的字段必须是原始数据和基本数据元素•用外部关键字保证有关联的表之间的联系2.数据库设计过程分析建立数据库的目的为什么要建数据库？该数据库能完成什么任务？需要哪些数据？如何保存？确定数据库中的表先在纸上设计，分类原则：每个表只包含一个主题的信息表中不包含重复信息确定表中的字段每个字段包含的内容应该与表的主题相关字段要包含相关主题所需的全部信息不要包含需要推导或计算的数据以最小的逻辑部分作为字段来保存命名符合Access命名规则：1～64个字符不能包含句号（.）、感叹号（!）、方括号（[]）和不能打印的字符，且第一个字符不能为空格。确定主关键字•每个表必须有一个字段能惟一标识每条记录•Access不允许在主关键字字段中存入重复值和空值确定表之间的关系•确定了表之间的关系，才能将不同的表中相关数据联系起来。3.创建数据库第一步：建立用户文件夹——方便以后的管理第二步：建立数据库——两种方法1.创建空数据库方法一：启动Access时，从“启动对话框”选择“空Access数据库”方法二：使用“新建”命令创建，选择“常用”标签的“数据库”•“文件”菜单——“新建”命令或工具栏上的“新建”按钮输入文件名选择保存位置例12.使用“向导”创建数据库方法一：启动Access时，从“启动对话框”选择“Access数据库向导、数据页和项目”——在“新建”对话框选择“数据库”选项，选择合适的模板。按照提示一步步操作。方法二：使用“新建”命令创建，出现“新建”对话框，接下来的操作同方法一。输入文件名选择保存位置例24.数据库的简单操作1.打开数据库启动Access时打开：“启动对话框”中的“打开已有文件”选项，选择要打开的文件使用“打开”命令打开：“文件”菜单中的“打开”命令2.关闭数据库通过右上角的“关闭”按钮或通过左上角的控制菜单图标二、建立表步骤：①建立表结构②输入表内容1.Access数据类型文本：文字和数字的组合，适合字数少且需要排序或索引的字符。默认大小50个字符，最大255个字符。根据实际大小保存。备注：也是文本和数字的组合，适合字数多的字段。允许64000个字符不能参与排序或索引数字可用于算术运算的数字数据，可以指定数字类型，有：字节：0~255，无小数，1字节整数：－32768~32767，无小数，2字节长整数：－231~231-1，无小数，4字节单精度：－3.4×1038~3.4×1038，7位小数，4字节双精度(默认)：－1.79×10308~1.79×10308，15位小数，8字节日期/时间用于存储日期、时间或其组合，需要8个字节的空间。货币特殊的数字数据类型，双精度；输入数据不必输入货币符号和千位分隔符，并添加两位小数。自动编号在表中每添加一条记录，Access会自动插入唯一的顺序号；编号和记录永久连接，使用过的序号不会再使用。是/否只包含两种不同取值的字段，可以选择显示的格式，有：是/否，真/假和开/关。OLE对象可以链接或嵌入OLE对象链接：对象存放在最初的文件中嵌入：将对象存放在数据库中OLE对象：使用OLE协议程序创建的对象，如Word文档、Excel电子表格、图像、声音等。超链接保存超级链接。超连接地址：通向对象、文档、Web页或其他目标的路径。可以通过“插入”菜单中的“超级链接”命令。查阅向导•可以在列表中选择所列内容作为填入字段的内容：1.从已有的表或查询中查阅数据列表2.存储一组不可更改的固定值的列表2.建立表结构（3种方法）方法一：使用“数据表”视图1.单击“表”对象2.单击“新建”按钮——“新建表”对话框中选择“数据表视图”（或：双击“通过输入数据创建表”打开）3.双击“字段1”等，更改字段名。4.保存这种方法只说明了字段名，没有说明字段的数据类型和属性值，还需要进一步的修改。例3方法二：使用“设计”视图1.单击“表”对象2.单击“新建”按钮——“新建表”对话框中选择“设计视图”（或：双击“使用设计创建表”打开）3.输入字段名并设置响应的数据类型4.根据需要，设置字段的属性5.设置一个主关键字6.保存这是最常用、也是最重要的方法例4方法三、使用“表向导”1.单击“表”对象2.单击“新建”按钮——“新建表”对话框中选择“表向导”（或：双击“使用向导创建表”打开）3.根据提示逐步操作1.选择表，选择字段2.输入表的名称，设置主键3.设置关系4.修改表的设计或输入数据最快速的方法，但一般情况下，还需要在设计视图中修改表的结构例53.向表中输入数据方法一：使用“数据表”视图直接输入数据•打开“数据表”视图，逐条输入记录方法二：获取外部数据•导入已存在的表格，包括：Access、Excel、Louts、DBASE或FoxPro等程序创建的表。•“文件”菜单，“获取外部数据”命令，选择“导入”例64.字段属性的设置•设置字段的属性是为了减少输入错误,方便输入操作。1.控制“字段大小”•文本：取值范围0～255，默认50，可以在取值范围内输入一个整数。•数字：单击属性框右侧向下的箭头，从下拉列表选择一种类型。如果文本字段已经有数据，减小字段大小会丢失数据；如果数字字段包含小数，而将字段大小设置为整数，则会丢失小数。例7-12.选择所需“格式”•不同的数据类型，其格式选择有所不同。•文本、备注和超链接•数字、货币和自动编号•日期/时间•是/否•OLE对象例7-23.设置“默认值”•当一个字段的数据内容相同或含有相同的部分，就可以设置一个默认值。•文本：不需加引号•可以使用表达式来定义默认值•设置的默认值必须与字段的数据类型匹配例7-34.定义“有效性”规则•该属性可以防止非法数据输入到表中。•文本：可以设置输入的字符个数不超过某个值•数字：只接受一定范围内的数据•日期/时间：可以将数值限制在一定的月份或年份内•参见表3-2当输入的值与有效性规则发生冲突，系统会拒绝接受此数值；当系统发现输入错误，会显示提示信息，可以通过更改有效性文本来修改提示信息。例7-45.使用“输入掩码”•该属性可以使输入的格式保持一致，并能检查输入错误•Access为“文本”和“日期/时间”提供输入掩码向导•使用一串代码作为预留区来制作一个输入掩码，可以使用的代码见表3-16.其他字段属性小数位数、标题、必填字段、索引例85.建立表之间的关系1.表间关系的概念•不同的表中有相同的字段名，通过这些字段，可以建立起两个表之间的关系。•实际应用中，表间的关系都定义为一对多的关系，将一端表称为主表，将多端表称为相关表。•一对一的关系的两个表可以合并为一个表；多对多的关系可以拆成多个一对多的关系。2.参照完整性•在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵守的规则。•实施参照完整性后，当主表中没有相关记录，就不能将记录添加到相关表中，也不能在相关表中存在匹配记录时删除主表中的记录，更不能在相关表中有相关记录时，更改主表中的主关键字。3.建立表间的关系•关闭所有表•单击“关系”按钮，打开关系窗口，单击“显示表”按钮，打开显示表对话框。•添加所需的表，关闭显示表窗口。•利用鼠标拖动的方法，将不同的表中相同的字段联系起来。例94.编辑关系•实施参照完整性•级联更新相关字段•级联删除相关记录5.删除关系：单击要删除的关系的连线，按Delete键；6.修改关系：双击要更改关系的连线；7.清除关系窗口：工具栏上的“清除版面”按钮。三、维护表1.打开和关闭表打开：表对象——双击要打开的表，可以在“数据表视图”和“设计视图”间切换。关闭：通过“文件”菜单中的“关闭”命令或“关闭窗口”按钮。如果对表的结构和布局进行修改，关闭时会提示是否保存。2.修改表的结构•添加字段：添加的新字段不会影响现有数据，但利用该表建立的查询、窗体或报表中，不会自动加入新字段，需手工添加。•修改字段：字段名称可以和“数据表”视图中列标题不一致。•删除字段：如果删除的字段含有数据，会出现提示框；删除字段时，将从整个Access中删除对该字段的使用。•重新设置关键字：先删除原主关键字，再定义新主关键字例103.编辑表的内容•定位记录：•选择记录：•添加记录：•删除记录：删除操作是不可恢复的操作•修改数据：•复制数据：例114.调整表的外观•改变字段次序：鼠标拖动。移动“数据表”视图中的字段，不会改变表“设计”视图中字段的排列顺序。•调整字段显示宽度和高度：1.鼠标的上下拖动2.“格式”菜单中的“行高”和“列宽”•隐藏列和显示列：将某些列暂时隐藏起来，需要时再显示出来。“格式”菜单中的“隐藏列”命令和“取消隐藏列”命令。•冻结列：在“数据表”视图中，冻结某字段列或几个字段列，当水平滚动窗口，这些字段始终保持可见。“格式”菜单中的“冻结列”命令。•设置数据表格式：“格式”菜单中的“数据表”命令•改变字体显示：“格式”菜单中的“字体”命令例12四、操作表1.查找数据•查找指定内容：“编辑”菜单中的“查找”命令。可以使用下列通配符：*、?、[]、!、-、#。如：ba*，b?ll，b[ae]ll，b[!ae]ll，b[a-o]ll，2##2•查找空值或空字符串：空值用Null表示，空字符串用双引号括起来，中间没有空格''''。2.替换数据——可以修改多处相同的内容•替换指定的内容：“编辑”菜单中的“替换”命令•更改默认设置：“工具”菜单中的“选项”命令，“编辑/查找”选项：•快速搜索：全字匹配搜索当前字段。•常规搜索：搜索所有字段，只需符合字段的任一部分即可。•与字段起始处匹配的搜索：搜索当前字段并且与字段起始字符匹配。例133.排序记录•排序规则：•英文字母：大小写相同•中文：将拼音字母以英文字母顺序排列•数字：按数字大小；如果是文本类型，则按字符顺序排列•日期和时间：按日期顺序•升序排列时，空值排在第一条•备注、超链接和OLE对象类型不能排序•按一个字段排序：•选择某个列，单击“升序”或“降序”按钮•按多个字段排序：•方法一使用“数据表”视图：同时选中多个字段，单击排序按钮。Access按照从左到右的顺序进行排序，这些字段必须相邻且都得按同一种次序排序。•方法二使用“高级筛选/排序”窗口：可以对不相邻的字段按照不同的次序排序。“记录”菜单的“筛选”命令中的“高级筛选/排序”命令。例144.筛选记录从众多的数据中挑选一部分满足某种条件的数据进行处理。•按选定内容筛选：最简单的筛选方法，选中某段内容，点击“按选定内容筛选”按钮。•按窗体筛选：快速，可以同时对两个以上字段值进行筛选。点击“按窗体筛选”按钮，整个表变成一条记录，每个字段是一个下拉列表，从下拉列表选取一个值作为筛选的内容。如果要选择多个值，可通过窗体底部的“或”标签。上面两种筛选方法可以通过右键菜单或记录菜单中的筛选命令来执行。•按筛选目标筛选：通过在“筛选目标”框中输入筛选条件来查找含有该指定值或表达式值的所有记录。•高级筛选：不仅可以筛选出满足复杂条件的记录，还可以对筛选的结果进行排序。通过“记录”菜单的“筛选”命令，然后选择“高级筛选/排序”命令。例15