20030729岗位说明书编写说明

岗位说明书编写教程－－宝供公司人力资源部课程目的•认识岗位说明书对公司人力资源管理的作用•确定宝供公司的岗位说明书的模式•掌握岗位说明书的编写方法课程提纲•岗位说明书概述•岗位说明书的内容•宝供公司岗位说明书的模式•岗位说明书的编写方法•范例和样板•总结岗位说明书概述•岗位说明书来源于职务分析定义：职务分析（工作分析）是指完整地确认工作的整体，以便为管理活动提供各种有关工作方面的信息所进行的一系列工作信息的收集、分析和综合的人力资源管理基础性的活动。职务分析是现代组织实现管理科学化、制度化的最基础的工作。职务分析要提供每一个工作的七个方面的内容：5W2H•确定工作的责任者（Who）•确定工作的内容（What）•确定工作的岗位（Where）•确定工作的时间（When）•分析工作的方法和程序（How）•为什么需要这样做工作（Why）•为谁做工作（forWhom）职务分析的结果表达一般采用岗位说明书的形式岗位说明书的定义：是在职务分析的基础上，对某一岗位的工作职责和员工完成工作职责所需的知识、技能、工作经验及性格等要求所做的书面描述。岗位说明书对人力资源管理的重要性•使员工对所从事岗位有清晰、完整和深入的了解•为正确的人力资源规划奠定基础•为招聘和挑选人才奠定基础•为培训和开发工作奠定基础•为有效的绩效评估奠定基础•为有效的薪酬管理奠定基础•有利于恰当的工作安排和调配•有利于对员工进行职业生涯规划、管理•有利于改进、完善安全卫生工作•有利于分工合作，权责分明岗位说明书的内容1、基本资料•职务名称•直接上级和下属人员•所属部门•工资等级•工作性质•职务分析者姓名、职务、审批人等岗位说明书的内容2、工作描述•工作概述•工作职责•工作要求/规范•工作关系•需运用的资源等岗位说明书的内容3、工作结果•工作结果衡量标准岗位说明书的内容4、任职资格说明•教育背景•所需的知识和技能•工作年限与经验•个性特征•职位所需年龄、性别要求等岗位说明书的内容5、工作环境：•工作场所•工作环境的危险•职业病•工作时间•工作环境的舒适程度在编写岗位说明书时，应根据职务分析的目的，对内容进行调整。宝供公司岗位说明书格式岗位说明书（编制指引，阴影部分为简单说明）岗位定义岗位名称岗位编号部门名称级别编写人系统负责人版本号生效日期批准人批准人岗位相关关系直接上级：直接下级：主要内部客户：（公司内部有工作接触的主要部门、岗位）主要外部客户：（公司外部有工作接触的主要部门、人员）工作概述（岗位分工范围）工作职责工作内容（做什么？)工作要求(如何做:所依据的标准、流程、制度、要求等)常规性工作（本岗位必须按时独立完成的工作）协调性工作（须配合其他岗位协调完成的工作的工作，这类工作若没做好，将给其他部门的工作带来阻滞）指令性工作（上级指派的其他任务）工作衡量标准（工作达成指标）标准要具有可衡量性、可行性、具有挑战性、有用性工作权限决定权：（可以由本岗位自行主持决定的权力）监督权：（本岗位可以过问，向上级反映的权力）建议权：（本岗位可以提出参考意见的权力）任职要求性别年龄语言能力品质：（性格特点、个人能力）教育背景：（学历要求和所受过的培训）所需知识和技能：（为完成岗位工作所必须具备的知识和技能）工作经验：（工作经历）岗位说明书编写方法•观察法•面谈法•调查问卷法•查阅工作记录法•综合法（以上几种方法相结合）编写要求•整体性：在编写岗位说明书前，应附部门的工作目标和职能，对部门职能进行分解来设置岗位，并明确部门各岗位的的关系，附组织结构图。•清晰：清晰地反映岗位职责，无需再参考其他有关的岗位说明•具体：选择最具体的词语说明和描述•简洁：简洁准确的描述通常能最好地贯彻意图•检查：“一名新员工在阅读了说明书后，是否能够真正了解这一岗位？”岗位说明书样板－－质管部岗位说明书质量管理部岗位说明书一、组织目标：根据集团公司不断发展的要求，从政策上协助保证公司业务运作达到行业最高质量水平，最大限度保证公司的运作符合中国法律法规和集团公司的规定。二、部门职责：1.制定集团公司的质量保证政策、规章制度和质量标准；2.领导建立有效的质量保证系统，确保质量保证能力达到公司设定的目标；3.负责质量保证系统的维护、评价、改进和提高，不断提高质量保证能力；4.提供质量保证的专业培训和咨询；5.参加与质量有关的小组工作。6.审查各单位执行集团公司各项规章制度的情况并向总经理汇报；7.协调质量事故的处理，提出整顿和改进意见；8.协助和跟进处理客户投诉；9.总经理要求完成的其他相关任务三．组织结构质量管理部经理1名质量保证主管1名质监员7名理赔/索赔协调员1名部门文员1名广州分公司2名成都分公司1名沈阳分公司1名武汉分公司1名北京分公司1名成都分公司1名质量保证总监1名岗位说明书岗位定义岗位名称质量管理部经理岗位编号部门名称质量管理部级别经理编写人肖楚雄系统负责人质管部经理版本号生效日期批准：批准：人力资源经理/总监岗位相关关系直接上级：直接下级：主要内部客户：总经理、总监、各部门经理、分公司经理主要外部客户：客户QA部门、运作部门工作概述在质量保证总监的领导下，负责公司质量管理工作，并领导分公司质监员开展各项质量工作工作职责工作内容工作要求1.向本部门员工传达和宣传公司下达的各项任务及公司的有关方针政策；及时、准确、到位2.制定部门的工作计划，在批准后组织实施，并对工作结果负责；计划与公司计划保持一致，计划按时完成3.制定和下达本部门的工作目标；与公司目标保持一致4.审核和批准所属员工的工作计划，并跟进、监督、检查和帮助员工开展工作，完成制定的工作目标；及时完成各项工作，并保证计划按时完成5.拟定本部门的组织发展计划，经批准后负责组织实施；符合公司计划6.招聘、培训、考核及发展所属员工；部门配备合格充足的人员，以保证有效履行部门职责常规性工作7.激励员工，使其保持旺盛的工作热情和积极性，并为员工的工作提供必要的资源支持。保证员工顺利完成各项工作质量保证总监质管部经理质量保证主管、分公司质监员、文员、理赔索赔协调员1.制定和批准部门的工作规范、程序、系统，确保工作顺利高效的进行；工作规范、高效2.完善和改进工作方法、工作流程、工作技巧以不断提升部门的工作能力；工作能力持续得到改善3.领导本部门与客户及相关单位建立良好的关系并保持良好的沟通，为其他部门的工作提供支持和帮助，并及时协调和处理部门之间在工作中存在的问题。与其他部门保持良好的沟通，积极配合其他部门完成各项工作4.负责部门预算和开支的管理；开支不超出预算5.按照公司的质量发展战略，制定质量发展实施计划，努力推动质量管理工作的深入开展，确保业务运作实现公司的质量目标；计划符合公司计划，6.协调和批准公司质量体系的设计和建立，包括审核和批准各种与运作相关的书面程序。确保质量保证系统符合公司设定的标准，并有效保证运作质量。建立完成的质量系统，并符合公司政策；7.对公司质量系统的建立及执行情况定期组织的检查和评估，不断巩固和完善质量保证系统，提高公司的质量保证能力；及时、准确衡量公司质量保证能力，并制订计划进行巩固和提高8.制定公司的质量保证培训计划，对公司的质量保证培训进行管理，使运作人员掌握公司的质量保证标准，并提高相关能力；培训及时、充分和必要9.确保公司SIP工作的持续开展，达到不断提高质量系统的目的；SIP覆盖率达到公司目标QAC能力达到公司目标10.参与质量事故和投诉的调查处理工作，批准调查结果和改进方案。确保调查按时完成，调查结果符合实际，并有系统性的行动计划改进问题11.定期向总监汇报质量结果，提交差距和趋势分析报告，并提出质量系统的改进计划，在批准后负责执行；按时完成报告，建议切实可行12.及时与运作分享重大的质量信息，并努力宣传公司的质量方针政策，提高员工质量意识；及时、全面协调性工作13.根据公司的质量奖罚政策，对相关质量行为提出奖罚建议；及时、准确、公正指令性工作14.总监安排的其他工作按要求完成相关工作工作结果衡量标准1.部门计划完成率100%，按时完成率90%2.部门员工流失率低于10%；3.部门费用开支不超出公司批准的预算4.公司QAC能力达到公司目标并顺利通过内外部年度评估5.SIP覆盖率100%，年度检查计划按时完成率85%；6.投诉处理满意率90%工作权限本部员工考核权；员工晋升、调动、任免、奖罚权；授权范围内的部门费用审批权；事故和投诉的处置权；对运作部门执行公司质量保证方针、政策、标准的考核权和监督权；对质量行为进行奖罚的建议权；权限范围内的索赔理赔的批准权；人员要求性别不限年龄25以上语言英语读写熟练品质能力：良好的领导能力良好的沟通能力良好的分析和处理问题的能力敏锐的观察能力迅速和准确的判断能力公正、严谨、务实，目标明确，意志坚定，不惧阻力教育背景及培训：大学本科以上学历理工科质量、工业管理或相关专业受过专业的管理培训所需知识和技能：需接受GMP高级培训，熟练掌握GMP标准，并具备领导公司GMP实践的能力需接受领导质量事件调查的培训，具备成功领导质量事件调查的能力，并能提供培训；需接受关于培训的培训，成为合格的质量保证培训资源需接受如何进行QA检查的培训，成为合格的QA检查官，并能提供培训；需接受质管部经理相关工作职责和流程、技能的培训，具备领导部门工作的能力；需接受物流基本业务知识、流程的培训工作经验：二年以上成功的QA工作经验；二年以上物流企业从业经验注意事项1、编写：岗位说明书由其直接上级草拟。2、签署：•各部门总监的岗位说明书由总经理签署。•总部各部门经理和分公司经理的岗位说明书由该部门总监签署；•其他岗位的岗位说明书需要本部门经理签署；•集团公司所有岗位的岗位说明书均需人力资源经理审核和人力资源总监批准。经常遇到的几个问题•下属员工不理解，不利用或不执行岗位说明书－－编写的过程是一种沟通的方式•人事部门包揽责任－－人事部门的责任是提供一种格式和方法，指导各级管理者如何编写和运用岗位说明书，同时对其进行审核。各级管理者才是具体的编写者。•对号入座，过分迁就现任职者－－影响客观公正性，应仅描述岗位本身所具有的特性。•过于详细或过于简略－－过于详细会加大工作量，加快更新速度；过于简略使人难以理解。实用就行。结论•岗位说明书是公司人力资源管理的基础•岗位说明书要在职务分析的基础上编写•岗位说明书不是一成不变的，要根据实际需要进行更新作成：刘春芳公司岗位说明书编制实施计划日期：2001、2、7承认：谢文韬序号工作计划工作要求负责人期限完成情况1确认部门/分公司组织结构1、收集到所有岗位，确定各岗位说明书的编写人2、编好部门/分公司组织结构图，确定各部门/分公司工作目标和工作职责（参考质管部岗位说明书前三部分）部门经理、分公司行政主管2月13日前2对各部门/分公司有关人员进行关于编制岗位说明书的培训1、部门/分公司员工认识岗位说明书的作用，掌握其编写方法2、培训内容为2月8日上午的会议精神部门经理、分公司行政主管2月13日前3组织编制新的岗位说明书1、编写人是各岗位的直接上司2、各部门/分公司编写出本部门/分公司所涉及到的岗位的说明书3、可在旧的说明书的基础上进行修改4、编写过程中若有问题可咨询公司人力资源部（联系人：刘春芳）部门经理、分公司行政主管2月17日前3新岗位说明书的汇总1、各部门/分公司的岗位说明书汇总到各部门经理/分公司行政主管处2、部门经理/分公司行政主管审核其规范性3、部门/分公司要留存一份部门经理、分公司行政主管2月19日前4将岗位说明书呈交人力资源部岗位说明书由人力资源部审核归档部门经理、分公司行政主管2月20日任务请各部门在2001年2月20日前将岗位说明书编好并汇总到公司人力资源部刘春芳处（[e-mail]),谢谢！感谢质管部江波为岗位说明书的编制工作给予大力支持，人力资源部对此表示感谢！祝大家：