52库存业务知识

第5章库存业务及其管理物流库存保管业务物流库存验收业务物流库存设施配置业务物流经理的库存控制管理工作物流控制新趋势——零库存管理5.1物流库存保管业务物流保管的含义物流保管业务是指在货物入库到货物发放这个过程中，以尽量少的代价来管好这些在库货物，为企业经营活动的正常运转提供可靠的货物供应，保证不短缺、不积压、不破损、不变质。物流保管的作用（图5－1）时间调整功能价格调整功能客户服务功能5.1.1物流保管的含义与作用5.1.2企业货物保管的基本要求保证储存货物的安全治安威胁火灾威胁货物污损威胁符合作业规范要求（表5－1）在保管作业中，物流经理应对一些保管操作制定相应的作业规范，从而提高作业绩效、方便保管运作、实现合理库存、改善保管环境。节约开支，降低储存成本为企业各方面的管理提供信息服务保管货物的信息是企业组织生产经营计划、进行各部门业务安排、实施经济核算的重要依据。货物的保管状况为管理部门全面提供了货物生产、发运和经营使用情况，发挥了信息服务作用。实例：企业物流部门仓库保管人员职责自检表按照业务活动内容的不同，货物保管业务流程可以划分为三个阶段，即：货物入库阶段、货物保管阶段和货物出库阶段。（图5－3）货物的入库货物的接受•货物接受的主要任务是根据到货通知，及时、准确地向有关部门提取入库货物，并为入库保管做好一切准备•接运工作主要包括以下几项内容：与发货单位或部门及承运单位联络、制定接货计划、办理接货手续、到货的处理。5.1.3物流库存保管的业务流程货物的验收•货物验收是在货物入库前，仓库按照一定的程序和手续，对数量和质量进行检查，以验证它是否符合订货合同规定的内容。•验收工作包括验收准备，核对资料、证件，检验实物，作出验收记录等。办理入库手续•货物验收完毕后，就需要完成货物堆放、货物入帐、货物立卡、建立货物档案等一系列入库程序。•堆放。要充分使用仓库现有的储存条件使货物得到妥善保管，加大仓库利用率，减少储存成本。•登帐。仓库对每一品种、规格、质量的货物都应建立收发存明细帐，即保管帐（表5－2），详细反映库存货物近库、出库、保存情况，在登销帐目时，必须以正式收发凭证为依据。•货物资料卡。货物资料卡是一种实物标签，反映库存货物的名称、规格、型号、级别、单价、进出库动态和实际数量，资料卡一般直接挂在货位上以便于管理。（表5－3）•建立货物档案。货物档案是保存历年来的货物技术资料及出、入库资料，如各种凭证、技术说明和其它证件、验收记录及技术检验记录等的文件。货物的保管维护保养•物流部门要研究影响货物质量变化的因素，制定科学的货物维护保养制度和方法，防止库存货物质量下降，并要随时掌握货物质量变化情况，及时采取适当措施。盘点与检查•货物的盘点与检查是及时掌握库存货物的变化情况，避免发生短缺和长期积压，维护货物质量，保证卡、帐、物相符的重要手段。•盘点检查的内容包括：查规格、点数量、查质量、查有无超过保管期或长期积压情况、查保管条件、查安全等。•仓库盘存表如表5－4所示。货物的出库货物出库工作•货物出库是库存保管工作的最后阶段，把货物及时、准确地发放到客户手中是库存保管工作地最终任务，为完成该任务，出库的货物应按入库的时间安排好出库顺序；对有保管期限的货物，应在限期内发出；货物出库凭证必须做到符合要求，做到出库准备迅速。•出库前的准备。为使货物出库迅速、加快物流速度，仓库在出库前应安排好出库的时间和批次，同时做好出库场地、机械设备、装卸工具及人员的安排。•核对出库凭证。仓库发放货物必须有正式的出库凭证，物流保管人员接到发货通知后，经仔细核对，检查无误后方可备货。•备货。物流保管人员按照出库凭证上的要求进行备货。规定发货批次者，按规定批次备货；未定批次的，按先进先出的原则备货。•复核。为防止差错，备好货后必须再度与出库凭证核对出库货物的名称、规格、数量等，以保证出库的准确性。•点交。货物复核无误后即可出库。发货时应把货物直接点交给提货人，办理交清手续，若是代运，则需向负责包装和运输的部门点交清楚。库存职能的转变物流活动中，库存的含义已经从储存型库存向流通型库存演化，流通型仓库已经成为企业经营建设的重点。库存管理的发展趋势。多品种、小批量、多批次、小数量物流方式的发展使库存保管物品的种类、品种数目大量增加，也使原来以大容量包装为单位的送货方式向以小容量包装为单位的送货方式转变。入库检查、分类整理、分拣挑选、配货出库等作业变得更加复杂和频繁，加大了管理的难度，需要花费大量的人力和更多的时间。5.1.4物流库存职能的转变及时生产方式JIT等先进生产方式的发展使从订货到发货的周期大大缩短，企业接到订货后在很短的时间里必须发货已成为一种普遍的现象。对应于这种及时、迅速交货的要求，需要企业进一步提高物流作业的效率和速度。对应于零售业客户的要求，企业在物流服务中心进行重新装袋、定量化小包装、贴价格标签和商品标记、再包装等流通加工作业成为必不可少的部分。5.2物流库存验收业务物流库存验收工作的含义验收是物流部门根据定货单及交货通知单检查所购货物交货是否按时、质量、数量、价格是否准确，对合格货物准予入库，不合格货物则拒收。凭证检验物流部门要检验交货通知单及定货单上的内容是否与货物实际情况相一致，这是进行货物验收的首要工作。如果通过核查货物品种、规格、数量、等级和价格，如果交货通知单或定货单与到货货物不相一致，则有必要及时通知采购部门或交货部门查明发生出入的原因。5.2.1物流库存验收工作的主要内容时间检验对交货时间进行检验，主要是核查交货期是否和定货单上的日期相一致，如果供货商提早供货，可能会导致库存上升，占用货位，增加储存费用。供货商提早供货，有时是为了降低自己的储存费用，有时是因质量问题，这种时候物流部门有权拒收，如果供货商逾期供货，则要进行必要的索赔。数量核查核查的内容主要是看交货数量是否和定货单或交货通知单一致。质量核查在质量核查中，物流部门必须根据货物规格书进行验收，以此衡量各类货物的质量状况，根据货物规格书，对不同的验收项目采用不同的验收方法，如化学分析法、尝试法、试验法等。前期准备工作收集和熟悉有关订货的资料，以便对验收对象的要求全面掌握。准备和校验相应的验收工具，以便保证验收数量的准确性和质量的可靠性。确定货物存放地点及保管方法，以便使验收后的货物能及时进库保管存放，避免其间发生不利储存的任何情况。准备装卸搬运机械和堆码垫子的工具和材料，以便使验收、入库等物流作业紧密地衔接起来，减少货物停顿的时间。5.2.2物流验收工作的程序验收操作，货物入库货物到货后，物流员工根据定货单或交货通知单的内容清点货物的件数，逐个检查密封容器是否有启封的痕迹；称量货物的重量；检查袋装货物的内容、重量是否和袋上印刷的重量相一致，以防短缺。清点过的货物用专用戳在包装上加盖印记，以防重复点数或漏点。同时，按照企业货物规格书上所规定的质量标准检查和测试货物的质量外观及内在质量是否完全合乎要求，还要逐个检查物品的规格是否符合要求。若在对全部货物进行测试、检验、清点之后发现问题，应当场向送货者提出交涉，并作出相应的处理，包括填写由双方签字认可的拒收单。对完全符合要求的货物要尽快地选择储存位置，不要让货物在验收地点长时间存放，这样会因不具备储存条件而影响货物质量，同时也不符合安全性的要求。记录验收结果验收单据一种是物流部门自制验收单，在验收完成之后，要将货物的品名、规格、数量、价格等填写清楚，具体验收人员和送货人分别在单据上签字，物流部门加盖图章。另一种验收单据直接以交货通知单代替，事先写明所送货物的品名、规格、数量和价格，物流部门在验收无误后签字盖章作为结算凭证。实例：验收单据样本。验收报告验收基本情况。包括受验货物品名、数量、订货人、送货部门、供货商、具体验收人员、验收日期、验收方式、入库时间等。验收结果分析。详细记录各项验收内容，并加以综合分析。附件。包括验收原始记录、相关单据。进货日报表。物流人员应将每日验收的货物登记在进货日报表中，方便企业成本核算和成本控制。实例：进货日报表样本。全部拒收所有受验货物经验收而推断出均为不合格物品时，物流部门应请送货人将货物全部搬走。在验收某些重要货物或货物质量检验而合格率较低时，全部拒收是最保险的质量保证方法。部分拒收部分拒收是指企业拒收部分不合格的货物，这种方法在明确哪些货物合格、那些货物不合格时才可使用。拒收应填写拒收单、写明拒收理由，并经送货部门和物流部门的签字，将拒收单和货物以及有关凭证一同退回。（实例：某公司拒收单据样本）5.2.3物流验收中的拒收处理5.3物流库存设施配置业务规模经济性能采用大规模处理货物的手段可以明显降低物流成本，但在仓库设计时，不能仅仅根据规模经济性来选择仓库，必须根据货物流量、环境条件（如交通运输条件）来选择规模。数量的经济性及服务能力单个据点规模：单个据点的规模越大，单位投资可降低，如果采用大规模处理货物的设备，物流成本也可以降低。5.3.1仓库设置的一般原则物流成本:据点数量多，建设成本高，但仓库之外的配送成本将因距离较近可望降低。服务水平：一般而言，据点越少，服务水平越低；据点越多，服务水平越高。先进技术的采用采用何种先进技术，是否建立立体仓库、自动分拣等物流业务流程，要在经济、技术、建立条件等各个方面进行论证，才能做出正确的决策。设计标准化运输车辆、作业车辆等已形成标准化系列的装备和机械，应成为设计的基础，仓库只是物流系统的一个环节，而且只是衔接环节，所以设计时必须考虑全系统的统一和标准化。据点的弹性化因为市场变化、生产涨落等原因，流通量也必然会有较大的波动，这种波动往往高于企业经营的波动。所以在设计仓库时必须有弹性的考虑，在加工能力、存储能力、转运能力等方面做出一定的弹性安排。营业仓库和自家仓库租用专营仓库是指租用专门的仓库进行存货的保管，自家仓库是指本企业所属的自建的仓库。对于一般企业而言，应在费用、企业产品特点和仓库设备等各个方面进行比较，最后决定选择仓库的种类。营业仓库和自家仓库的优缺点，如表5－5所示。5.3.2仓库种类的选择流通仓库流通仓库是面对厂商、集中客户需求进行经营的仓库。一般说来，流通仓库具有以下特点与优势：其位置是在社会货物的流动中，能建立迅速发送体制，为企业加强销售做出贡献。其性质是从事货物的中继保管作用，能适应大量生产的输送，使工厂到流通仓库之间进行大量的计划发送成为可能，可以促使降低运输费用。具有仓库功能和运输功能，并且可以作为销售据点，确立生产厂商直接销售体制，省略了中间流通过程。采用电子计算机、货盘系统等信息处理系统和装卸保管机制，可以迅速、准确地掌握流通过程中地库存情况，防止库存过剩或存货不均的情况。货物包装、产品分类、装箱等作业符合要求，各种运输工具形成一体化的服务，提高了运输效率。案例：通用汽车公司的自动化配件仓库影响仓库位置确定的主要因素客户条件客户需要情况及未来是否发生变化的情况自然条件该地区有无特殊的阻碍仓库建设的自然条件运输条件现有的交通设施及对各种运输方式是否许可用地条件低价或地租是否高昂及是否有可以利用的旧库房法规条件是否符合当地法律规定及当地的税收状况5.3.3仓库位置地确定策略辐射型仓库布局该种布局是指仓库位于许多客户的一个居中位置，产品由此中心向各方向客户运送，型如辐射状。该种布局适用于客户相对集中的经济区域，或者适用于仓库是主干输送线路中的一个转运站时的情况。图示如图5－6。吸收型仓库布局该种布局是指仓库位于许多货主的某一个居中位置，货物从各个生产据点向此中心运送，形成吸收。它大多属于集货中心所处的位置，与各货主位置通行距离较近。图示如图5－7。聚集型仓库布局该种布局形式类似吸收型，但处于中心集团的不是仓库，而是一个生产企业密集的经济区域，四周分散是仓库而不是货主或客户。它适用于经