费用报销制度

费用报销及管理制度第一部分总则第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，统一各部门的报销程序，提高财务管理水平，合理控制费用支出，根据相关法律法规，现结合公司具体情况，特制定本制度。第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等，以下分别说明报销的借款流程及各项支出的财务报销制度。第三条本制度适用公司全体员工。第二部分借支管理规定及借支流程第四条借款管理规定（一）员工因公借款：借款人员凭审批后的《借款单》按批准额度办理借款。借款单上的借款人须本人填写，须与身份证上的姓名一致。原则上不得由他人替写，特殊情况下需要替写，须写明借款人姓名并在借款人下方写明“×××代写”，现金借支须在借款单右上角“收款人”处签字。转账借支的收款人须与借款人一致。（二）其他临时借款：如业务费、周转金等，借款人员应及时报账，除备用金外其他借款须及时报账。（三）各项借款金额超过2000元应提前一天通知财务部备款。（四）借款销账规定：借款销账应在业务发生完毕第二周周二前填写报销单，报销单上的报销形式注明“现金”为现金报销，空白默认为“冲借”，不再写明“冲借”，报销金额小于借款金额的余款须同时缴回公司，报销金额大于借款金额经财务核对完毕于周五支付给报销人。（五）借款未还者原则上不得再次借款，逾期（在借款次月5日之前）未还者转为个人借款从工资中扣回。第五条借款流程（一）借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、标注转账或现金。（二）审批流程：部门主管审核签字→财务复核→总经理审批→财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。第三部分日常费用报销制度及流程第六条日常费用主要包括：工地耗材、工具配件及劳保用品、工厂耗材、配件及劳保用品、办公用品及耗材、差旅费、外出工地费用、交通费、公司汽车费用、业务招待费等。第七条费用报销的一般规定（一）报销人必须取得相应的合法票据，且发票上面须有日期、单位、经办人、证明人签名。（二）填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据，严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数，金额大小写须完全一致（不得涂改），简述费用内容或事由，原始单据须粘贴整齐。费用报销须注明费用归属项目名称或部门名称。（三）费用报销的审批流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→采购性质须办理入库手续的应附入库单→部门主管签字→财务复核→总经理审批→到出纳处报销。（四）报销2000元以上需提前一天通知财务部以便备款。第八条工地耗材、工具配件及劳保用品、工厂耗材、配件及劳保用品、办公用品及耗材的报销制度（一）管理规定：为了合理控制费用支出，此类费用由公司统一管理，集中购置，并指定专人负责。（二）报销流程1.工地购置申请：在工程合同确认后，工程部负责人需编制材料清单（XX工程备料清单）报送总经理审批再经财务部门复核后（原件留财务部、工程部、工厂留复印件），由公司指定专人采购。对于分批采购采购主管需根据已审核的（XX工程备料清单）进行分批核销。2.工厂/办公室购置申请：工厂/办公室每月根据需求及库存情况由工厂仓管编制购置预算，实际采购时填写（购置申请单）报送总经理审批再经财务部门复核后，由公司指定专人采购。3.报销程序：报销人先填写费用报销单（附出入库单），按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。第九条差旅费、外出工地费用报销制度（一）借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部，按借款管理规定办理接款手续，出纳按规定支付所借款项。（二）返回报销：出差人员应在回公司后5个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门主管审核签字，财务部审核签字，总经理审批，原则上前款未清者不予办理新的借支。（三）外出工地费用报销标准：本公司员工外出餐费报销标准为不超过15元/人/餐（厦门本市内工地不报餐费），每天餐费补助25元。住宿按实际发生额报销（不能超出所在地的平均水平），无公司派车情况下以实际取得的相应乘车票据为准。超过30天以上出差的，每月补餐费600元，不再另外报销餐费，补助餐费由经办人在次月5日前将申请补助报告交至人事处计入工资。对于其它产生的费用均由个人承担。对于新工地项目进场用餐按业务招待申请程序办理，报销标准不超过15元/人/餐。（四）第十条交通费、汽车费用报销制度（一）交通费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下可以乘坐公交；由于特殊情况乘坐出租车的需报部门主管同意；（2）相应的车费票据应保存，在背后签名并注明车程、事由。（二）公司汽车费用标准：以实际取得的真实票据为报销依据（包括油费、过路费、过桥费、停车费、维修费等）（三）审批及报销流程参照日常费用报销制度及流程办理。第十条业务招待费及其他报销制度（一）费用标准：根据实际需要据实支付。为了规范招待费的支出，招待之前需填写招待申请单交总经理审批。（二）报销流程：由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。第四部分工薪福利支出制度第十一条工资支付流程：每月10日前由财务会计将本月需扣工资的人员名单及金额上交至人力资源部，人力资源部根据工资标准及相关制度审核后交至总经理审批，人力资源部根据总经理审批后的工资表填写付款通知单并经总经理签批后交由出纳将工资总金额转账至人力资源部，由人力资源部统一发放，工资发放原则上不迟于15日，遇特殊情况需延迟发放由人力资源部发出通知。第五部分工程款支出制度第十二条工程款的支付规定：所有工程款项按合同及协议规定支付，工程款须在（付款申请单）中填写本次付款项目名称、金额、合同总金额及累积已付款金额等内容；工程尾款支出时，（付款申请单）需附有经工程部主管签字确认的工程量及总经理签字确认的工程总金额的相应单据。财务部再根据此单据，安排工程款。第十三条款项支付的流程根据规定填写报销单或付款通知单并提供所需手续→部门主管签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处结算。第十四条款项金额较大（2000元以上）的需提前一天通知财务部以便备款。第六部分报销时间的具体规定第十五条财务报销：公司财务部每周一及每周二为报销单据上交，财务会计每周三审核后交总经理审批，原则上每周五统一支付报销款或安排对外付款。为了便于财务部集中时间月末结账，当月的费用单据不得迟于次月5号前上交。单据上交超期30天以内，按报销金额的90%给予报销，超期30-60天按80%给予报销，超过60天以上，不再给予报销。属于费用性质但属于对外单位或对外个人付款，经办人超期提交单据，按次罚款50元。第十六条借支及其他业务的不受以上时间限制，可随时办理。第七部分财务管理制度第十七条原始凭证的审核各项报销的原始凭证，经各部门经理审签后，报财务审查其合法性并送公司总经理批准。原始凭证应具备的内容：1.凭证名称；2.填制凭证的日期；3.填制凭证单位的名称或填制人的姓名；4.经办人的签名或盖章；5.接受凭证的单位名称；6.经济业务的名称；7.数量、单价和金额；8.各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人的签名或盖章；对于经办人自制单据，请在单据上方正中央注明“自制单据”，并写明自制理由且须有证明人签字。第十八条对原始凭证的技术性要求1.凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。原始单据不得修改，特殊情况下需修改原始单据，须由修改人注明“修改人：×××”。2.购买实物的原始凭证，必须有手续完备的采购申请，验收证明。采购申请由请购部门在工贸里录入打印并交部门主管签字，将签字后的申请单交采购部门采购。采购人员将物资采购完毕后将实物交由仓管，仓管根据部门主管签字的“采购申请单”或“工程采购清单”及供应商合同、协议、票据严格组织验收，在工贸宝里填制采购入库验收单，当月购买不得跨月入库，没有提供“采购申请单”及“供应商票据”仓管不得组织入库并填制“入库单”，遇特殊情况由经办人将单据提交至总经理补签再进行补入库手续。采购经办人员必须核对入库单的相关信息，特别是供应商名称、单价等信息。对于工地必须自行采购并用于工地的物资，由现场施工人员与实际使用人员对供应商的单据共同签字确认，由工地采购经办人员将两人以上确认的单据交由仓管入库，当月采购使用须当月交仓管入库。3.支付款项的原始凭证，必须有收款单位收款证明或收款个人的签字，对于外部的收款个人，公司经办人员写上电话号码以便财务人员查核。4.职工因公出差借款的借据，必须附在记账凭证上。收回款项时应另开收据，不得退还原借款单。预付性质汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替，经办人须在付款通知单上注明“最后的付款期限，有票或无票”并签字，对于有发票的付款，经办人须及时催收发票。5.属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，根据委托收款书由代领人签名。6.自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。如计提折旧、职工福利基金等，要列名称、计提基数、提取率、提取额等。分配工资及费用时，要列分配标准、分配率、分配额。7.凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。第十九条记账凭证的内容及填制要求1.凭证日期：一般应按实际受理经济业务的日期填列。2.凭证编号：应按月编制自然数列顺序。3.凭证摘要：应简明扼要，真实反映经济业务的内容，不得含混不清，过于简略。4.会计科目：应按有关规定设置。5.凭证金额：必须与原始凭证相符。6.所附原始凭证张数，要与原始凭证相符。7.有关人员的签名或盖章：出纳、会计、交款人必须在相关会计凭证上签名或盖章。8.会计人员填制记账凭证时，必须附有内容完备的原始凭证。第二十条其它补充规定1报销人必须如实填写报销事项及金额等，如果由财务人员或者其他人员审核有以少报多或虚列支出，公司将对报销人按差错金额的双倍罚款并发出通告，差额超过10元的职员本年度内取消参与评选先进员工资格，差额超过100元的职员扣除本年度奖金及公司一切福利，差额超过1000元的职员将直接给予开除处理！2供应商为单位性质，但不开具发票，在入库单的单位统一为“供应商单位全称（个人×××）”。3经办人员须对入库单和送货单、领用单的所有信息仔细核对。送货单是销售行为，是可以收款的单据；领用单，是内部职员领用消耗于工程或部门，是成本费用性质，经办人员应严格区分对待。各部门主管对财务会计核对后的部门费用和工程成本表签字确认。4、单独个人费用不得由他人代替报销或合并报销。如果为同一业务或同一事项产生的费用，由费用共同产生的职员中最高级别的人员统一报销，其他人员在单据签字证明。第八部分附则第二十条本制度由公司财务部制定并负责解释。第二十一条本制度经总经理办公会议讨论通过并签字后生效。总经理核准：日期：拟稿人：