煤矿建设项目档案管理规范

1煤矿建设项目档案管理规范（征求意见稿）前言本标准是根据国家档案局的建议，由中国煤炭工业协会档案分会组织起草的。本标准是为规范煤矿建设项目档案管理，确保煤矿项目档案的完整、准确、系统和安全，使之更好地服务于煤矿建设和生产经营管理及今后的改扩建工作。本标准是煤矿建设项目档案工作的基本规范。各单位应结合实际认真实施。其部分条款（黑体字部分）为强制性标准，则必须严格执行。本标准为首次发表。本标准是依据国家有关法律法规和标准规范制定的。本标准起草单位：本标准主要起草人：本标准由批准。本标准自起实施。本标准由解释。2煤矿建设项目档案管理规范1.范围本标准规定了煤矿建设项目档案管理的组织原则和工作要求；也明确了煤矿建设项目文件的归档范围与保管期限。本规范适用于新建、改建、扩建、技改、续建的煤矿建设项目的档案管理工作。与煤矿项目配套建设的电厂、铁路专用线、化工厂等建设项目的档案管理按照国家有关行业标准执行。2.规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。DA/T28--2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T42—2009企业档案工作规范GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成一般要求GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法GB/T17678.1—1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T50328—2001建筑工程文件归档管理规范CJJ/T117—2008建筑电子文件及电子档案管理规范国家档案局国家计委《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字〔1997〕15号文件）33.术语和定义3.1GB/T15663--2008煤矿科技术语及《煤矿安全规程》中定义的术语适用于本标准。3.2DA/T1—2000确立的档案工作基本术语以及下列术语和定义适用于本标准。3.3煤矿建设项目指为了开采煤炭而规划设计和建设的井工矿或露天矿、洗煤厂等工程。它包括一个或多个单位工程，在经济上统一核算、行政上统一管理，建成后统一移交生产。3.4煤矿建设项目文件指煤矿建设项目在地质勘探、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。4.煤矿建设项目档案工作组织和职责4.1煤矿建设项目（以下简称项目）档案工作实行项目法人负责制。项目法人或受其委托的建设单位（以下统称项目建设单位）全面负责做好本项目的档案工作，并接受档案行政管理部门的监督和指导。4.2项目建设单位应明确档案工作的分管领导，确定各职能部门档案工作的负责人和项目档案工作部门的负责人。4.3项目建设单位必须设立档案管理机构。根据项目规模、管理模式和工作需要，建立相应的档案管理机构，并向上级档案管理部门备案。4.4项目建设单位要配备适应项目档案工作需要的专职人员；各主要职能部门或业务部门也应根据需要配备相应的专职或兼职档案工作人员。44.5各参建单位应按建设单位要求或合同规定，设立档案工作机构或明确负责档案工作的部门，并配备能满足项目档案工作需要的专职或兼职档案人员。4.6各单位均应保证档案工作人员的专业素质和职业操守适应工作的需要，并保持其相对稳定性。要建立档案人员培训制度、考核制度和持证上岗制度，并认真组织实施。4.7项目档案工作人员应遵纪守法、忠于职守、具有煤矿建设专业和档案专业知识。档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。4.8项目建设单位要建立以其档案部门为核心、各职能部门、各参建单位档案室或专职、兼职档案人员为基础的档案工作网络体系，并明确各方职责。建设单位档案部门职责：建立档案工作网络、制定档案工作制度、统一档案工作标准要求、培训档案工作人员、监督检查档案工作情况；参与项目建设过程中重要会议、重大活动、竣（交）工验收；落实《规范》规定的各项要求，保证项目档案的齐全完整、准确可靠、系统安全和竣工验收移交。参建单位档案工作人员职责：按照建设单位制定的项目档案工作制度和《规范》要求，做好所承建工程或承担的任务文件的收集、整理和归档工作。确保所提供归档文件的真实有效、完整齐全，严禁伪造或随意撤换。54.9建立健全档案管理制度。项目档案工作必须与项目建设同步。把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施、同步考核。4.10做好项目的档案管理登记工作。属于国家重点建设的项目，项目建设单位应按照《国家重点建设项目档案管理登记办法》，做好项目的档案管理登记工作。同时抄送项目所在省煤炭行业主管部门。非国家重点建设项目参照该办法进行登记。由项目主管部门的档案机构负责组织填写“煤矿建设项目档案管理登记表”，报项目所在省档案行政管理部门，同时抄送省（自治区）煤炭行业主管部门档案机构，以便于相互配合，及时监督指导。5.项目文件的收集和整理5.1项目文件（含电子文件，下同）的收集、立卷归档工作按照“谁形成谁负责”的原则，由项目文件的形成单位或部门负责。项目建设单位在签订项目勘探、勘察、设计、施工及监理、采购、服务、技术等合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的编制要求、整理标准、移交时间及归档责任。5.2项目建设单位应依照《煤矿建设项目文件归档范围和保管期限表》（见附录），结合该项目实际，认真分析项目档案的价值和规律，科学合理地制定项目文件的归档范围和保管期限，做好项目文件的收集和归档工作。煤矿建设项目中，矿井项目因地下工程受地质条件和水、火、瓦斯等自然环境的影响很大。为了安全生产和保证工程质量，对施工、作业要求6高、管理严，其形成的应归档文件比较特殊，量也比较大。附录A比较详细的列出了矿井项目文件的归档范围和保管期限。露天矿的前期工作及与井工矿基本相同，其主要区别在设计和施工部分。因此，附录B只列出了露天矿的设计和施工部分。其它部分均可参照矿井部分执行。洗煤厂均为地面建筑。其归档范围可参照本《规范》和GB/T28—2002执行，故未再重复。煤矿项目三类工程相关性强，服务年限长，档案保管期限一般应超过煤矿服务年限。档案保管期限分为永久、30年、10年三种与煤矿的实际需要不太适应，建议定为永久和定期两种。5.3项目文件的收集、整理工作实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准、分工负责原则。建设单位档案部门负责组织、监督、指导，建设单位各职能部门和各参建单位均应各司其职、各负其责，共同保证项目文件收集齐全完整，整理规范标准。5.4项目文件管理职责5.4.1项目建设单位（各部门）负责收集、整理项目立项、核准文件，项目安全施工保障文件，工程质量监督文件，工艺设备文件，科研项目文件，涉外文件，工程及物资、设备采购招投标文件，以及项目管理、财务、审计、试运行（生产）和单项验收等过程中形成的文件。5.4.2地质勘探单位负责收集、整理地质勘探各阶段的地质文件，并按要求向建设单位提供相应的地质报告及审批文件。5.4.3勘察设计单位负责所承担的工程地质勘查，预可行性、可行7性研究及设计文件的收集、整理工作，并按要求向建设单位提供。5.4.4施工单位负责收集、整理其所承担工程（或标段）形成的施工文件和竣工验收文件及竣工图。5.4.5监理单位负责收集、整理其所承担的监理部分的监理文件。5.4.6物资、设备供货单位（含厂家或中间商）负责提供其物资、设备的质量证明文件，矿用产品安全标志证明文件及生产许可文件，产品安装、使用、维护、操作说明等随机文件。5.4.7设备生产监造单位负责收集、整理设备监造工作中产生的监造文件，并负责检查、审核设备生产单位所提交文件资料的完整、准确、系统情况。5.4.8由建设单位发包的专业承包施工工程，分包单位负责所承包工程施工文件的收集整理，并直接提交建设单位。项目实行总承包的，由总承包单位负责项目全部文件的收集整理，或责成各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理，并分别提交总承包单位汇总。5.4.9安全和质量事故的相关文件由事故调查处理牵头单位负责收集整理和归档工作。5.5档案部门或人员要对项目建设档案工作实行全过程管控，参加项目各阶段（标段）的日常检查与竣（交）工验收工作。及时监督指导项目文件的收集和整理。5.6项目文件的整理应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）及《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2008）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《技术制8图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3）的原则要求。5.7所有归档的项目文件均应为原件。当为复制件时，必须加盖复制件提供单位的公章，注明复制日期，并有经手人签字。5.8凡国家规定的各种许可证和资格证的复制件，必须加盖资质审核单位印章、注明日期和经手人签字。6.项目档案移交与整理6.1煤矿项目各参建单位要在合同段交工验收前，将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录，经监理审核和项目建设单位检查合格后按规定及时办理移交手续。移交项目档案套数由项目建设单位根据实际需要确定，并在合同中明确。在工程项目管理中，档案部门有“一票否决”权，要纳入合同的结算程序。凡未完成项目档案整理，或完成整理但不符合要求，未办理项目档案移交手续的，项目建设单位不得组织竣（交）工验收。6.2项目档案验收合格后，建设单位应按合同及规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位办理档案移交，分期的项目，应在每期通过正式竣工验收后办理档案移交。6.4建设单位档案部门应对接收的全部项目档案按照《煤炭工业档案分类规则》进行整理、分类、编目、排架。7.项目档案的保管和利用7.1项目档案应集中统一管理。建设单位应配备满足档案工作需要的设施、设备和库房，并做到办公室、阅览室和库房三分开。97.2档案部门应配备工作需要的计算机、扫描仪、刻录机、复印机和照相机、摄像机等设备。7.3档案库房要远离存在安全隐患的设施或场所，并采取抗震、防火、防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗等保护措施；配备温湿度计、灭火器、空调、去湿机、消毒柜、防磁柜等，以确保档案安全。有条件的应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控等设备。7.4档案柜架应符合耐久、实用、美观要求。档案盒符合档案保管要求。档案排架顺序由入口处自左向右、自上而下。库房、柜架应设置引索图卡，做到排列有序，指引醒目，存取方便。7.5档案库房温度应控制在14-24℃，相对湿度45%-60%，及时通风换气，保持库房整洁，禁止明火和存放易燃易爆和腐蚀性物品。7.6建立档案移交登记制度，编制分类方案、案卷目录及卷内目录、电子档案检索、档案编研等检索工具，方便档案查找利用。7.7建立健全档案借阅、利用登记制度，配备必要的档案利用设施设备。档案利用效果及产生的经济效益应如实进行登记，并做好统计工作。8．项目档案信息化建设8.1项目档案信息化建设应与项目信息化建设协调和同步进行，并坚持技术与管理并重的原则，以档案信息化促进和保障项目建设信息化。8.2项目档案管理信息化系统的开发与实施应充分考虑煤矿项目建设的特点和项目档案管理的要求，满足项目建设全过程信息系统高效高质10运行的需要。8.3电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见GB/T17678.1和GB/T18894。9．项目档案验收9.1档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未通过档案验收的项目，不得通过竣工验收。9.2项目档案专项验收应在竣工验收3个月之前完成。9.3根据项目单位工程或合同完工情况，由项目建设单位组织进行单位工程档案、合同完工档案的检查验收。9.4项目档案专项验收分为自检、预验收和正式验收三个阶段。自检由项目建设单位组织，并形成自检报告；预验收由档案验收组织单位负责组织或委托煤炭行业相关单位组织，并提出预验收意见；档案正式验收按《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）由相应单位组织进行，并正式形成验收意见。9.5预验收、验收组均应邀请煤炭行业的档案