协同商务办公系统分析

（一）必要性分析企业信息化进程从企业的发展来看，企业的信息化进程经历了通信面应用、部门级应用、企业级应用和企业电子生态体系四个阶段。企业信息化进程中出现的问题纵观企业的IT应用，我们可以看到很多问题：针对这些问题，我们需要有效解决：信息膨胀、信息孤岛、信息非结构化、信息非个性化·信息的不断膨胀信息社会带来的结果是信息爆炸，大多数企业所处理的信息量正在迅速膨胀，平均每12－18个月就会扩展一倍，这种几何级数的增长速度的确使得很多人员感到无所适从。如何有效的处理这些信息成为很多管理者和员工的头疼问题？·大量信息孤岛的存在随着计算机系统的普及，很多企业先后都采用各种相互独立的网络系统、应用系统（文档管理，邮件管理，人事管理，销售管理等），在部分提高了效率的同时，这些系统的相互独立性也为企业的整体管理设置了障碍，它们缺乏一个统一的界面，没有相互连接的信息渠道，数据通常都被封存在企业的不同数据库、主机、文件服务器上，只有少数有特许访问权的用户能看到这些数据。为了查找一个问题，一般会要在各个系统中不停的切换，才能找到自己想要的信息。孤岛的存在越来越给企业的整体信息化带来了屏障。·信息的非结构化对大多数企业来说，结构化数据只占到企业全部信息与知识的10%左右，其他的90%都是数据库难以存取到的非结构化数据。而对于企业决策者来说，往往一个备忘录、一封邮件等这些死角里会隐藏了非常重要的信息资源。·缺少个性化的信息董事会、企业领导、企业员工、客户、供应商、合作伙伴等等，这些都是企业信息的提供者和需求者，而他们所切入的角度和关注重点是不一样的，这种个性化体现在各个方面，如：内容（一般的知晓/情报）、频率（例外/定期/持续）、结构（同类文件/各种来源的文件）、安全（加密/公开）、存取（个人/团队/公司）、集成（内部/集成/外部）等等。而现在的企业信息化系统往往是千人一面，只实现了如果你肯找，最终反正能找到的这样一种被动式、大众化的信息提供方式，而没有实现个性化的信息存取。管理软件不协同可能带来的问题·整体效率低下高层决策、管理者无法及时准确掌握企业各方面的信息，从而造成决策管理困难、决策管理失误、决策的管理延误等；任务、工作无法及时、准确进行跟踪和掌握；传统事务处理方式手续烦杂，效率低下；·工作运转不畅企业机构分布广泛，传统的联络、运转方式已远不能满足当前瞬息万变、高效率、实时性、低成本的要求；·信息流通不畅人员之间、部门之间、企业与客户、企业与合作伙伴等之间无法保持紧密联系，信息流通不畅；·职责不明确一个软件不能提供信息的相关联，很容易在公司内部产生很多职责和分工的不明确，导致整个客户的抱怨没有人去及时处理，大家不知道对方在处理什么事务，不知道自己怎么协助别人来完成同一个任务。·信息的不完整信息的完整性对一个企业来讲是特别重要的事件。一个员工的离职，导致很多有用信息的缺失，对管理层不能了解问题具体出在什么地方。但我们的信息能完整保存的话，很多问题很被避免。协同商务系统整体解决方案任何企业是一个有机的整体，都是以人为中心来运作;企业内的信息点都是强相关联（人，财，物，信息，外部资源），并以自身相适应的工作流来运转。如果把一个企业比喻成一个独立的单个人话，企业中的人力资源应该是人体的心脏，一个企业的动力最终来自我们宝贵的人力资源，而与企业运作有关的机制（各种工作流程）是我们企业整个血脉，如果相关业务流程没有打通就很有可能导致企业的某些机能的丧失。在泛微协同商务软件系统（e-cology）中，人力资源和工作流程模块想当于整个系统的心脏和血脉。人体的其他器官：手，眼，脚，耳等功能器官看似独立的系统，但他们是强相关联的，协同运作来服务整个个体，相应的一个企业的各个职能部门（包括的客户和合作伙伴），他们同样是强相关的，各个部门只有协同工作的时候，企业才能顺畅运转。泛微在协同商务软件整体架构设计的时候同样采用这样的思想，系统中的功能模块：知识管理，客户关系管理，项目管理，资产管理，财务管理，人力资源管理和工作流程管理统一调配下协同为企业的运作服务。一个软件能不能称的上协同商务软件系统，并不是这个软件系统包括很多功能模块，各类功能模块的简单堆积不能称为协同。正如一个企业虽然各类部门齐全，但不能为公司同一个目标协同运作，那么这样的部门只是形同虚设。泛微协同商务系统整体软件模型设计就采用了协同管理的思想，做到各个管理功能模块强相关联，对用户来讲处理一个信息不需要知道它是属于哪个模块来管理，在同一界面他只要提交这个信息就可以，泛微协同商务系统就能自动提交到相关的模块来处理他的请求信息。（二）具体解决方案模块设计知识文档管理模块1、问题的提出信息时代的到来，信息的大量膨胀，知识和信息目前已经成为一个公司越来越重要的资源，有效的积累知识，有效的管理知识，有效的共享知识，对现代化的企业而言是一个重大的课题。一个成功的企业必将是有效的管理公司内部的知识结构，让装在每一个员工头脑中的知识以怎么样的方式表现出来，并能很好的让这些知识为整个公司所用，还有怎样才能建立起一个能自我学习能力（Self-learning）的学习型组织将是一个公司能否长久具有核心竞争力的重点。2.模块简介e-Document提供了全面的知识文档管理的框架，对知识进行完全规范化的组织，并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档。e-Document可以管理内部和外部网站，网站的页面和内容都可以进行定制，针对不同的目标用户制订不同的网站内容，通过与信息门户的结合，用户获得完全个性化的界面和内容服务。e-Document强大的自定义功能与信息门户相结合，针对不同的用户提供不同的知识文档内容，使不同的用户群通过Internet/Intranet快速地获得相关及感兴趣的信息，并允许他们对信息和用户界面进行个性化的自定义，实现用户友好性和灵活性的结合。e-Document维护动态的知识库，用户可以自由地就某个主题进行广泛的讨论以获取信息和经验，同时，也可以利用已有的知识库对自己的知识进行补充。e-Document严格的安全限制和完备的日志功能，保证文档的读取和操作的安全性。e-Document与其他模块的协同工作，完整地管理文档从创建、维护、审批、分发、归档的整个生命周期。3.模块架构知识文档管理模块（e-Docs）是架构在整个泛微协同商务系统（e-cology）的信息和知识管理。它提供了全面知识管理的框架，允许企业在任何地点和时间张贴、存储和创建文档并共享信息。所有的文档都可以经由Web浏览器找到并获得。并将不同等级的文档赋予不同权限的人。更重要的是为每个员工提供一个个性化的知识信息门户，在这个个性化的门户中，员工只能找到与他职位和权限相关的知识，并且每一个员工在自己的门户中积累知识，并与大家共享自己在各方面的经验和知识。知识文档管理模块（e-Docs）使得内部和外部的交流更加容易，通过知识文档管理模块（e-Docs）企业可以建立集团级网站，分（子）公司级网站、内部各部门的网站、为不同用户组建立不同门户，并可以为我们的客户，我们的代理商，分销商和供应商建立他们的门户。这种用户友好性和柔性的结合使得这个模块适合于任何大小类型组织和企业。人力资源管理模块1、问题的提出人力资源是一个现代企业最重要的资源，让更多的员工以积极主动的态度参与公司的运作，最大限度的发挥企业人力资源的效用是每一个管理者关心的问题？人力资源在企业运作中一直是一个全局性的变量，如果企业中的人力资源得以发挥顺利，那企业就有很多的活力和前进的动力，当然因为是全局变量，所以公司人力资源的效能没有发挥好，他带来的影响对一个企业来讲是一个关乎生存的问题？让企业内部的每一位员工积极参与到他的业务中，并最大限度的与其他同事协同工作是我们需要解决的问题？作为企业的管理层能从宏观面控制整个公司的运作外，更需要能及时方便的了解到每一位员工的工作状态和工作绩效又是一个问题？能不能有这样一个软件系统能真实反应公司的人力资源情况，让企业在网络上有一个数字化的布局，让每一个员工有一个数字化的角色，员工所有在企业中的动作和痕迹在数字化系统中得以体现？2、模块简介e-HRM不同于传统的人力资源管理系统，通过与其他模块的协同工作，实现人力资源管理的全方位化和个性化。通过e-HRM，可以自定义企业的组织机构，地理位置、人员信息结构，使得e-HRM的管理完全贴合企业的实际状况。e-HRM适应本地化要求，支持中英文不同的版本，用户可以在两个界面中自由切换；并且，e-HRM让企业定义不同分支机构和不同部门的工作时间表或者特定的工作流。e-HRM使员工数据结构化，完全简化了对员工数据的维护和处理。e-HRM提供了全套的员工数据，不仅如此，所有与员工相关的数据，不管这些数据来自系统的什么入口，都会在人力资源信息表中有所体现。例如销售人员负责的客户和他与客户进行的每笔交易，都将被自动记录在他的人力资源档案中，大大提升了人力资源管理的全方位化并为企业提供全面的人力资源绩效分析。e-HRM完全个性化的应用能够大大提升人力资源管理的效率：直接上司可以在线查看下属的个人和工作情况，对员工的绩效表现作出评价，必要的时候还可以以各种方式对员工作出告示，员工可以查看自己的工作情况并及时作出相应的工作安排调整，也可以选择把工作交付给他人，人力资源经理可以在线发布招聘信息并对人力资源库进行维护。e-HRM强大的报表和统计功能，可以使企业以多种角度对人力资源进行分析，帮助企业制订合理的人力资源管理政策。e-HRM提供基于组织和人员角色的人力资源管理功能。3、模块架构人力资源管理模块（e-HRM）除了具有传统人力资源管理的功能外，e-HRM可以让所有员工通过企业内部网和Internet访问企业的信息系统。e-HRM这种基于角色的访问机制可以将企业所有的员工、供应商、合伙人、分销商和客户融入到电子商务流程中来。人们可以自由讨论，交流工作进程，而不管是在办公室内部或者外部的环境。e-cology的e-HRM与其他模块相集成。员工可以轻松跟踪与之相关资产、客户、文档和外部及内部的请求。人力资源管理模块（e-HRM）是泛微协同商务系统的核心，所有信息的运作都是以人为中心来展开的。在e-HRM中，如果你找到某一个员工（如果权限允许的情况），那么这个员工在公司内的所有痕迹都能被提取出来，与这个员工有关的文档，客户，资产，产品，服务，项目，工作任务以及与这个员工有关的财务信息在相关权限控制下展现在你的面前，为协同工作提供条件。人力资源管理模块（e-HRM）为每一员工提供一个个性化的人力资源门户，在这个门户中在相应权限的控制下，他/她可以访问公司内部的知识库，管理他/她的日常业务和工作任务，管理他/她的客户资源和订单，参与他/她所相关联的项目。客户关系管理模块1.问题的提出企业的外部资源：客户资源，代理商资源，分销商资源，供应商资源和其他合作伙伴资源本质上与企业内部的其它资源一样需要我们的悉心照顾。客户是企业的利润资源，怎么样让公司的员工能对客户的各类请求和服务给出及时和完美的解决方案？能不能让企业的客户资源有自动更新机制，去掉没有价值的客户，增加能带来利润的客户？作为管理层能不能知道每一个销售人员管理的客户的状态？能不能随时都能知道公司下个月潜在的销售额？客户的增长率情况如何？每个销售人员的表现如何？.......所有这些都需要有一套系统来解决。2.模块简介e-cology系统的e-CRM模块将客户关系管理深入到企业的各个部门中，通过与e-cology系统其他模块的集成显著提升了企业的客户管理。e-CRM可以管理客户、分销商、合作伙伴等所有企业外部资源以及与其相关的合同、文档、交易记录、服务记录、工作流等信息。在e-CRM中，客户信息不再是分散在多个数据库中或纸张、文档及邮件中，e-CRM的客户卡片是存放客户所有信息的基础，除了提供客户的基本信息，还提供与其相关的文档和请求链接。以一张客户卡片为起点，企业可以获得所有有关这个客户的信息，并且可以逐层追溯直到最具体的细节。通过信息门户，e-CRM实现了企业内