第5讲 秘书素质

第五讲：秘书素质【教学目的】使学生了解秘书任职标准，明确秘书任职标准与素质优化的区别与联系的。理解前者是秘书任职的条件，后者是秘书素质的发展，是在职秘书更高层次的素质追求。【教学重点和难点】本章教学重点是正确理解秘书任职标准与素质优化的区别与联系以及在职秘书应有的更高层次的素质追求当前秘书队伍现状当前，我国秘书队伍总体特征主要是：政治觉悟较高。绝大多数秘书人员具备较强的政治素质。善于站在全局的高度思考和处理问题，且大多具有一定的牺牲精神和忍辱负重的品格，具备团结协作、务实高效的作风；业务能力较强。为领导决策服务和在领导身边工作的特殊环境，使他们普遍能够对自己坚持高标准，严要求，独挡一面，果断干练，能较好地完成任务；具备一定的适应能力，职业的特点使秘书人员经得起困难与挫折的考验。我们也不能不看到，秘书队伍建设也面临一些不容忽视的新问题：一是工作任务繁重，读书学习的时间较少，秘书人员有组织有计划的读书学习，明显不足。特别是系统地学习研究一些新知识，显得更为薄弱；二是受利益驱动和价值观扭曲的影响，秘书队伍的传统作风面临新的挑战；三是人员素质不平衡。有一些文秘人员受社会消极方面的影响，理想观念淡漠，贪图舒适与享受，有的知识贫乏却不思更新，得过且过，当一天和尚撞一天钟，有的干正事不用心，干私事很上心。这些问题的存在，制约着秘书队伍的健康成长。如何建设一支高素质的文秘人员队伍一支高素质、高水平、高效能的文秘人员队伍是提高办公室整体服务功能的基础和保证。作为文秘专业的我们，怎样才能在未来胜任本职工作，怎样才能适应新的形势的要求，怎样才能完成新形势所赋予我们的任务，怎样提高文秘人员的整体综合素质，创一流业绩，增强办公室系统的整体服务效能，从而更加明确自己所从事职业的重要性和肩上的份量，摆正自己的位置，掌握必要的素质和能力，提高服务的层次和质量呢？一、端正态度，摆正位置，有正确的服务观点首先，要有平常心。贫贱不移志，富贵不淫心，宠辱不惊心。不骄不躁，不愠不火，甘于清苦操劳。“淡泊以明志，宁静以致远”其次，要有敬业心。时刻牢记肩上的责任，干一行，爱一行，钻一行，专一行，满怀热忱，踏踏实实，一丝不苟地工作。第三，要有上进心。“学而不思则罔，思而不学则殆。”必须向全能式的文秘人员过渡，不仅要懂得文史哲数理化，还要懂电脑、英语、财经商贸、法律政策、公关礼仪等基础知识，也要会操作复印打字、传真电报、照像摄影、录音播放等现代化办公设备。力戒三种不正常的心态作为一名合格的文秘人员，还要力戒三种不正常的心态。1、权欲。常言“不想当元帅的士兵不是好士兵”。这句话在秘书这个行当是不适用的。2、利欲。正确看待物质利益，不为名利动心，真正做到“宁公而贫，不私而富”。3、自卑。维护好自己纯洁的心灵，向“能到竹林下，自有春水声”的一种心境靠拢，不以物喜，不以己悲，冲开名利的罗网，清丽出尘，舒卷自如。二、强化素质，全面提高，有扎实的服务能力首先强化人品素质，就是要正直、正派。包括一切从实际出发，实事求是，敢讲真话，如实反映情况，不见风使舵等。其次是政治素质，要努力学习邓小平理论，坚持正确的政治方向，保持相当的政治敏锐性。三是业务素质。包括文化知识、理论水平、动手能力、专业层次等。要有很强的书面表达能力，能写出有见地、有内容、有条理、有事例、有文采的高水平的公务文书。在美国“全美秘书协会”章程提出的秘书必备的9个条件，很值得我们重视与参考。这些条件是：1、像心理学家一样善于观察和理解他人；2、像政治家一样有灵敏的头脑；3、像外交家一样有潇洒的风度；4、有调查各种棘手问题的丰富经验；5、有良好的速记能力以及文字功夫；6、熟读各种商业往来中的法律关系；7、能熟练地使用各种办公自动化机器；8、具备相当的金融和税务方面的知识；9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。秘书必备的条件一、秘书任职标准（一）秘书任职标准的制定（1）准备经理对外联系的通信稿；（2）阅读、签署和寄发行政函件；（3）撰写讲话稿、备忘录和报告，代经理审阅；（4）撰写供发表的文章；（5）校订其他人员准备和打印好的文稿副本；（6）查找参考资料中经理希望得到的情报；（7）从各种资料中摘取情报供经理参考；（8）筹办协商会谈和会议，提醒经理记住在这些场合他们应尽的职责；（9）主动参加会议，做好服务，有时甚至要主持某些会议；（10）负责管理和培训一名以上的其他雇员；（11）为公司选取和推荐需要购置的办公设备和器材；（12）从容优雅地接待、会见宾客；（13）整理和维护经理的办公环境和铁序；（14）能熟练地打字和速记，会使用电脑和各种办公设备；（15）至少能使用一门外语。1、以任务定标准：“会做、能完成”2、以知识能力定标准（1）知识博与专兼容，“T”型人才；包括基础知识、中间层次知识、专业知识等美国赖特《秘书工作手册》中说：“一位秘书，常常被认为是一位‘万能博士’是一位心理学家、政治家、外交家、研究专家，一位饱学之士作家，业务律师，机械师，上司的私人财务出纳，跑街女郎与办公桌的清理人。现代秘书要胜任工作，必须有胆识，有口才，秘书不必是哪门知识的专家，但应是具备广搏知识的“杂家”。知识结构，是指人们所学的知识在头脑中的有机联结与组合，也是一个人知识层次的构成的情况。秘书的知识结构（政治素质略）秘书的知识结构应是：其一，秘书应具备的基本知识基础知识是所有秘书工作人员赖以工作，学习的基础，是吸收其他专业知识，相关知识和发展各种能力的前提条件。其二，专业知识秘书工作人员知识结构的核心部分，也是区别其他专业人才知识结构的主要，分为两个部分，它反映和决定一个秘书工作人员的素质水平与工作能力。专业知识A、秘书工作专业知识主要包括：秘书学、文书学、逻辑学、应用写作、档案管理学、礼仪知识、办公室现代化知识。B、秘书人员所在行业的专业知识秘书在特定专业待业中工作，要得心应手必须懂得这方面的知识才能当一个同行的辅助管理者。例：商务秘书应具备的行业专业知识包括：行政管理学，商业企业管理学、企业市场营销学、物价学、统计学等。C、相关知识任何学科的知识都不是绝对孤立的，它相互交叉，相互渗透，相互影响，相互促进。秘书应尽可能多掌握一些既独立于专业知识之外，又与专业知识密切关联的知识。建立最佳知识结构的方法与知识的更新A、建立最佳知识结构的方法*博与精相结构。*理论与实践相结合。*定向积累与灵活调节相结合。B、秘书知识的更新要改变陈旧的工作模，学会在科学决策过程中发挥自己的“智囊”作用，要在“谋”字上下功夫。总之，秘书工作人员一定要努力地积累知识，使自己成为广学博闻，专业精深的人才。（2）智力观察力、注意力、记忆力、思维力、想象力（3）能力阅读、倾听、口头表达、协调、管理、信息处理、公关交际等能力。（4）基本操作技能电脑应用、语言运用、速记和笔记、财务辅助、现代通讯、差旅应对、对外交往等能力。例1991年初，以美国的代表西方国家为联合国秘书长选定了协定的条件：具有领导，筹划和组织众多国家职员的管理能力，能流利使用联合国两种的工作语言，具有作为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力，以下所说的是一般秘书应具备的能力。1、办事能力。秘书活动具有强烈的事务性特征，办事成为秘书一项基础和经常性的工作，因此，精敏的办事本领是秘书素质之一。要具有一定的办事能力，必须做到“知识面广，头脑清楚，思维敏捷，手脚勤快，经验丰富”。这是基础。办事能力是多种能力综合成的，如理解和领会能力，分析能力，应变能力。2、交际能力。秘书部门是沟通上下左右的枢纽部门，秘书每天都要接触各种人，与他们相处。秘书只有善于交际，才使人容易接近，也容易被人依赖，办事的成功率才高。人的社会性决定了人际交往的必要性，人际关系是在双向的、互惠的，积极主动的交往中形成为发展。交往方法的正确与否往往影响工作的成败，美国成人教育家戴尔卡耐基在调查了无数明显巨商、军政要员之后认为，一个人事业的成功，只有15%是由于他的专业技术，另外85%要靠人际关系和处世技巧。3、表达能力。包括口头表达能力与书面表达能力，能说会道是秘书的“看家本事”秘书虽然很少去演说，但却经常说话。上传下达要说话，汇报情况要说话，接待来访要说话，打电话要说话。4、操作能力。（1）办公自动化（2）驾驶技术（3）摄影技术秘书的业务能力3、以理想要求定标准（1）政治品德有远大的理想、坚定的党性原则、坚持四项基本原则、清正廉洁、高度责任感……（2）秘书的职业道德秘书工作从属性、服务性、事务性、繁琐性、艰苦性等特点，决定了秘书必须拥有较高的人格，恪守职业道德。一、热爱工作，甘于平凡二、不辞劳苦，不计报酬三、自尊自重，克已奉公四、谦虚谨慎，平等待人五、严守机密，提高警觉案例46（P159）分析案例中，优秀大学毕业生张玲看了招聘秘书的公司的选任标准后，有何想法？为什么会有此想法？（二）制定秘书任职标准的原则1、以做人可靠、文化水平合用为选用秘书的基本条件2、以各层次秘书业务的基本需要为制定秘书标准的主体高级、中级、初级秘书任务的异同（P160）3、以对特定职能环境的适应性考察其任职潜能案例47（P161）分析案例中，从张华和李诚在三A公司应聘复试的过程及张华落选、李诚受聘的结果，分析公司需要怎样的秘书？（三）秘书任职标准的实践价值1、选任称职秘书的尺度2、秘书教育质量检验的基准线3、秘书职业求职者的竞岗指南（1）更具体了解秘书职业所从事的工作内容和职业特征，并对照自己的志趣、理想、性格和基本素质是否与其相吻合，避免求职的盲目性。（2）可以按自己的条件和爱好，具体决定选择目标，包括秘书岗位所在的行业、组织性质、规模及秘书岗位职责，以及高、中、初级秘书层次。（3）可有针对性地作好知识、能力、适应特定职能环境方面的准备。案例48（P164）分析案例中吕娜的条件较好，试分析其应聘落选的原因二、秘书素质优化1、综合辅助素质不断拓宽（1）熟练运用参与国际交流的语言（2）增强信息处理能力（3）适应不同管理模式、不同领导活动方式（4）增强迅速进入新工作领域的能力2、提高辅助效率的能力将不断增强（1）增强事业心和责任感（2）善于总结，不断开拓创新（3）广泛吸纳有益营养，学习他人优秀成果，提高效率（4）了解领导工作新需要，提高工作针对性和有效性3、协助领导调处多元利益的能力不断增强（1）广泛深入，了解社会大众，把握新动向（2）法律法规，正确理解和贯彻领导意图（3）正确处理各种关系（4）采用灵活有效的协调方法4、应用科学技术的能力大为增强（1）拓宽知识面（2）加强向群众学习（3）业务活动中提高工作质量与科技素质（一）随物质文明发展优化（二）随精神文明发展优化1、公务服务素质提升三服务：为本级领导服务、为本部门领导服务、为人民服务2、综合辅助素质升华3、职业道德素质的完善（三）随政治文明发展优化1、先进的政治观念促进秘书素质提高“三个代表”2、先进的政治行为规范促进秘书素质提高人治社会与法治社会的异同？3、先进的政治制度促进秘书素质提高（四）优化途径1、自我超越2、改善心理素质和思维3、建立共同愿景（vision）4、团队学习5、系统思考案例分析一、案例49（P167）中，从赵玲、小王身上，分析我国秘书素质的发展状况。二、案例50（P170）中，从杨光涵从秘书变为违法犯罪分子的过程中，分析其原因和应该引以为戒的教训。三、案例51（P173）中，从章成顶住压力，坚持原则的事例，分析其思想、作风及业务素质。像章成这样的秘书，其领导是否赏识呢？四、案例52（P176）中，分析袁仲落伍的原因。你作为一位秘书专业的大学生，走上工作岗位后，应怎样才能与时俱进，做一个优秀的秘书？附：秘书谈吐“十忌”一、忌信口开河（能真办）二、忌人云亦云三、忌花言巧语四、忌装腔作势五、忌出言不逊，要温文而雅，大碗