档案分类与整理概要

档案管理一分公司：郭倩档案整理工作一、定义档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工作。档案整理方法：以件为管理单位二、一般程序档案整理工作的流程，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-按件装订-件的排列与编号-编目-排架等步骤。1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。4、案卷的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。档案保管的原则建立与维护档案存放的秩序延长档案寿命防止档案损坏有据可依档案整理工作的原则已办理完毕的，有保存价值的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用保持文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系。如：一个单位及其内部机构一定的历史阶段、一个年度一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调查、承办一个案件、召开一次会议不同的文种、载体材料等区分不同价值区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。如：保存价值大——重点整理和保管保存价值小——根据条件区别对待无保存价值——不需归档、销毁便于档案的保管和利用是档案整理工作的基本出发点和根本目的当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充分考虑档案保管和利用的方便第一讲文件的归档归档文件立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。特别要注意对单位会议记录的归档归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件——归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单等为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可各为一件。第一点注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；第二点注意年终收集，即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来；归档文件的价值鉴定第二讲有价值反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；三、文件修整一般包括：对破损文件进行修校；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；去除文件上易锈蚀的金属物；对过大的文件进行折叠。四、文件装订归档文件应按“件”装订“件”内排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。对齐方式1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。装订方式和用品：常用的有三种1、线装：缝纫机轧线2、粘接式：包角3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹符合档案保护要求，降低成本、简便易行五、归档文件的分类（一）分类方法：年度分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法（二）分类方案：1、年度—机构（问题）—保管期限（例1、2）2、年度—保管期限（例3）3、保管期限—年度—机构（问题）（例4）4、保管期限—年度例1：2001年：办公室…永久、长期、短期人事处…永久、长期、短期管理处…永久、长期、短期……2002年：办公室…永久、长期、短期人事处…永久、长期、短期管理处…永久、长期、短期例2：2001年：党群类…永久、长期、短期业务类…永久、长期、短期行政类…永久、长期、短期2002年：党群类…永久、长期、短期业务类…永久、长期、短期行政类…永久、长期、短期例3：2001年：永久、长期、短期2002年：永久、长期、短期2003年：永久、长期、短期例4：永久：2001年办公室、人事处、管理处…2002年办公室、人事处、管理处…2003年……长期：2001年办公室、人事处、管理处…2002年办公室、人事处、管理处…2003年……短期：2001年办公室、人事处、管理处…2002年办公室、人事处、管理处…2003年……六、归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。事由原则结合时间、重要程度会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列（一）同一事由内的归档文件排列按文件形成时间的先后顺序；按文件的重要程度排列。（二）不同事由间的归档文件排列按不同事由形成时间的先后顺序排列；按事由的重要程度排列；按事由具有的共同属性分别集中排列。七、归档文件的编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和件号；选择项目为：机构（问题）。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号；年度指归档文件的形成年度；保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的；件号指归档文件的排列顺序号。填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料加盖归档章的时间归档章格式（如图）全宗号年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号八、归档文件的编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制《归档文件目录》《归档文件目录》由二部分构成：归档文件目录归档文件目录封面归档文件目录归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条目。如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形式特征，方便检索和利用。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。归档文件目录机构：办公室件号责任者文号题名日期页数备注00001国家档案局档办[2004]8号国家档案局办公室关于加强档案安全保管的通知20040305200002浙江省档案局浙档[2004]56号浙江省档案局关于转发[国家档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见]的通知20040610300003杭州市人民政府杭政[2004]12号关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）200402208归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖排归档文件目录应打印装订成册并编制封面归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目归档文件目录封面归档文件目录全宗名称：中国银行年度：2004年保管期限：永久机构：行长办公室（问题）九、归档文件的装盒装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。装盒的要求：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。档案盒封面（全宗名称）档案盒盒脊(馆)(室)全宗号年度保管期限机构(问题)起止件号盒号备考表盒内文件情况说明盒内文件齐全完整程度；盒内文件缺损、修改、补充、销毁等情况；备注项内容。整理人：检查人：年月日十、排架档案按分类方案如年度——机构（问题）——保管期限或年度——保管期限——机构（问题）从上到下、从左到右的顺序排列上架,也可将历年档案统一按保管期限分别排架。（全宗名称）公积金个人住房抵抻贷款档号（合同编号）借款人身份证号保管期限序号文件题名件数备注1职工住房抵押借款申请审批书2公积金缴交证明3借款人身份证、户口簿复印件4自筹资金复印件5商品房购销合同6收入证明7公证书8公有住房买卖协议书9价格审批表10房屋转让合同11卖方三证复印件12其它13个贷档案卷内目录全宗号目录号案卷号（全宗名称）行政处罚案件档案案件名称处理结果自年月日至年月日止保管期限本案共卷，本卷为第卷件页归档号（全宗名称）参保管理类编号参保单位年度案卷号保管期限参保管理档案卷内目录序号文件名称页数备注1职工基本医疗保险用人单位职工增减登记表2参保人员本人的身份证复印件3报到证（或调令、劳动用工合同）复印件4一寸证件照5职工基本医疗保险视作缴费年限核定表6原证历本封面7调令复印件、死亡证明复印件8医保证历本、医保就诊卡9退休人员审批表10养老保险视作缴费年限审批表11事业（企业）单位职工退休（退职）和基本养老金审核表12退休证复印件13批准退休的文件14退休人员登记表或退休人员审批表15其它16特种载体档案的整理一、照片档案的整理（一）基本概念1、照片档案：是指机关或个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的，以感光材料为载体，以影象为主要反映方式，并辅以文字叙述的记录材料。2、芯页：用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。（二）照片档案的组成由底片、照片、文字说明三个部分组成（三）照片档案的收集1、本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片；2、本单位领导活动的照片，社会知名人士在本单位工作、学习的照片；3、本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片；4、本单位工作中选用的外单位的照片。（四）整理原则保持照片档案的有机联系，便于查找和利用。照片的底片应单独整理并存放在专门制作的底片册里，照片及其文字说明一同整理并存放在照片册里。(五)保管期限与密级保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。具体按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执行。密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照《保密法》及其实施办法执行。底片的整理1、底片的整理可按年度——问题分开，其次是进行底片编号。底片号格式：全宗号-保管期限代码-张号。2、可以以一张底片或一组底片为一个保管单位，编一个顺序号。如果是一组底片编一个顺序号，则在一组内每张底片上再编一个分号。3、底片号可用铁笔横向刻写在胶片边处，但不能损伤影像。4、将底片放入乳胶袋，在乳胶袋右上方空白处标明底片号。5、按底片号顺序将乳胶袋依次插入芯页，并在芯页的插袋上标明底片号。照片的整理1、一般应按照片反映的内容或专题来进行分类，使同一内容或同一性质事物的照片归入同一类中，保持其内在的联系。2、照片分类以后，按照重要程度或时间顺序进行排列，按序嵌进影集。3、照片的编号，以影集每页从上到下，自左至右依次编流水号。格式：全宗号-保管期限代码-册号-张号；全宗号-保管期限代码-张号。4、照片的分类号、序号以及底片号等除在文字说明栏中写清外，每张照片的背面都应写明，以便查找利用。文字说明的编写1、照片的说明，主要包括符号说明、文字说明及拍摄时间和摄影者。2、符号说明包括照片号、底片号和参见号。其中参见号是指与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。3、照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素4、编写文字说明要综合六个要素，概括地揭示照片影象所反映的全部信息，其次要语言流畅，文字简洁。5、编写说明一般以单张照片为单元，而对由若干联系密切的一组照片应编写一个总说明，其中的每一个单张还需编写的分说明。总说明在该组照片的第一张照片的上方书写，分说明则一律在每张照片的正下方或者左侧、右侧书写。数码照片的整理：实行“双套制”保存。冲印具有代表性的数码照片按照传统照片整理方法进行整理、编写说明等，形成的全部数码照片配上文字说明刻成光盘进行保存。二、磁带、录音带、录像带、光盘的整理在不同载体形式分类的基础上，按其包含内容所形成的先后时间顺序逐件编号，可跨年度编制流水号，并编制目录，目录应包括序号、内容、形成日期、保管期限、备注等项目。三、实物档案的整理包括奖牌、