如何开好会――会议沟通

如何开好会——谈谈开会的沟通技巧开篇语身为管理人员，相信大家对开会已是身经百战了。不管是参加会议还是主持会议，我们都已有不少经验了。那么如何才能使会议高效，当然是效率高，又有效，有没有需要把握的技巧和方法呢？让我们一起来讨论讨论，把经验加以总结，如果有些建议对您有参考价值，那就太开心了！让我们为举行高效会议而努力。我们的建议是：基本概念会议的类型特定主题的讨论型会议善于引出意见，集思广益善于整理意见，归纳集中始终把握会议主题和气氛传达信息的传达型会议充分准备，把握传达贯彻的主要精神狠抓落实，限定时点强调执行力达成共识的共识型会议把握精神，转变观念，求同存异，统一思想形成决议，共同执行，明确责任，检查监督处理重点工作和检查计划的例行会议准备充分，突出重点，检查计划的完成情况，强调计划的严肃性；对遇到的问题，下级表达要简单明了，上级要给予指导和必要的支持；主持人要控制好会议议程和节奏，议而不散；一个单元若有多人参加会议，一定要各有重点，合理分工，不要重复；善于总结经验，推动全盘工作。应用批评和表扬引导会议气氛大家的工作作风和工作方式；按时开会，一般不延长会议。解决问题的专项会议兼听则明，偏听则暗，找出解决问题的关键；把握全局，善于协调，控制好会议气氛和时间，尽量避免对立各方陷于僵局，最好别“熬会”；对明确的事情敢于拍板，明确责任和任务，限时解决；对一时难以解决的问题，不要焦急，条件允许时不妨“议而不决”，会后或请示上级或加强调查研究和沟通协调，另行解决；与会人员一定要做好记录，注意会议议程，不要轻易节外生枝；善于面对不同意见；重要的会议一般应形成会议纪要或备忘录。双边会谈或多边会谈会前各方已充分准备并确定议题；会谈的特点是：各方往往都有需要弥和的重大分歧；围绕目标充分表达观点立场，随时注意调节会谈气氛；充分运用谈判技巧；各方应有明确的主谈人，其他与会人员不要轻易插话；会前要设定己方的底线和目标，己方人员会前应十分清楚明了，既有原则，又有灵活性；遇到困难不轻言放弃，要善于找共同点，运用智慧，实现共赢；沉住气，尽可能不要谈崩，说话要留有回旋余地。会议准备确定会议的主题；确定是否有必要开会；确定与会人员和大会发言人员；进行必要的资料准备；加强会前沟通或必要的通气，营造良好的会议气氛；确定会议时间、地点，需要时准备座位表，牌；准备会议用具，如投影仪、音响设备等。会议议程会议议程和议题对成功举行高效会议是极为重要的，务必引起充分的重视，做好做细，对重要会议必要时可先开预备会议。主要内容有：确定会议预定时间；会议议程进度表；确定会议期望达成的目标和主要议题；提出大会主席团推荐名单或其他候选名单；会议通知会议通知是重要的会议前期工作，对会议是否成功高效影响重大，其目的是让与会人员作好充分的思想准备和相关资料准备，提高会议的效率。主要内容：通知与会人员开会的时间、地点、议题、会议目标、会议类型和会议要求；通知大会主持人、发言人员和书面发言人员做好相应准备；会议通知可分为书面通知、口头通知、张榜通知和网络通知；例会除延期、改期外，不再另行通知主持会议如何导入宣布会议开始，阐明议题；说明议题的重要性，宣布会议纪律和要求；说明会议期望达到的目标；宣布会议议程和会议要求；引出发言指名发言（可同时提醒下一位发言者作准备）；交替发问（如询问甲对乙提出的问题有何看法）；以全员为对象发问；对发言者适当加以回应或鼓励，避免冷场；要特别注意，千万别主持人全场一言堂，其余人默默无声；原则上一次只讨论一个议题，循序渐进。主持会议会议气氛的类型：严肃，认真，庄重；激烈，紧张，冷静；热烈，昂扬；轻松，活跃；合作，友好。会议气氛的调节：熟练运用沟通协调技巧，幽默是很好的润滑剂，恰当的回应、鼓励能调动与会者的积极性；主持人不但要会说，还要会问，更要善于听。主持会议整理意见：适时整理归纳大家提出的意见；删除一些离题的意见；删除目前没有能力做到的意见；评估各个意见的优缺点，评估意见能否达到议题的目的。主持会议形成决议：在归纳意见的基础上，作出结论，形成决议；对每项决议，确定目标，下达任务，明确措施和责任，限定时点；必要时有签发会议纪要或备忘录。会议决议的实施和追踪检查确定负责会议决议的追踪责任单位和人；明确目标和评估实施结果的标准和时点；会议成功的要件成功会议的五大要素：议题要和与会的人有关；选择适当的人出席会议；适当的人，指他对议题有决定权或话语权，在职务上有权力和义务执行会议的决定。会前要有充分的准备；与会人员要有正确的开会态度；准时出席会议；会前准确把握会议主题，准备好与会的资料和发言；遵从主持人的引导，做好笔记，注意倾听别人的意见；向会议全体人员发言，而不是向主持人发言；发言简单明了，注意控制好时间；吸取集体的智慧，以尊重和合作的态度与会。会议成功的要件2有技巧的主持人；对会议的进行方式，会前已胸有成竹；充分了解会议的目的；能把握始终围绕会议主题进行讨论；熟悉促使与会人员发言的技巧，让大家积极发言，让大家都有公平的发言机会；能维持会场秩序，保持会议良好的气氛；能有条理地归纳整理大家的意见，形成会议决议；准时开会，准时闭会。成功会议之会下沟通（功夫在功夫之外）会前沟通（中国人会议成败的关键）关键部门和人员（特别是了解上级的意图）重大事项和观点(特别是可能有分歧的）资料内容准备和通气；策略准备；说什么，谁说，何时说会后沟通会下往往比会上好沟通；调查研究，实事求是，坚持大局为重，找共同点求得共识；多做弥补工作，尽量别伤感情争取支持成功会议之会上的沟通会上沟通先说先死，不说也死，说到不死；一般情势弱的会先说；主持人要后表意见，让人先说；尽量不当裁判；对非特别紧急的事，若会议产生重大分歧，应议而不决，会后沟通，力争下次解决；主持人会议最后归纳总结，形成决议或会议纪要。会议沟通——发表意见会议的意见发表有不同意见不能总顺着不说则以，要说就要合理坚持过分坚持是刚愎自用不坚持是信口开河几分把握几分坚持信用是坚持来的上级当好人，下级当恶人。会议沟通——学会如何反应反应要适度对上级立即反应叫顶撞立即反应最愚蠢隔几分钟再说效果较好化解心结，不仅是讲上级不支持，天大本事也没用报告时主要讲事实还是看法，要随机应变不要轻易告状主持会议常见问题与应对作为管理人员，处在“上传下达”的位置上，每天消耗在会议上的时间特别多，令人头痛，如何改变部门内部的情况？建议：压缩内部会议，确定会议有必要，有实际意义和效果；限制会议时间；做好每次会议准备，要尽可能避免“议而不决”的现象。上下级同时出席，限制了下级的意见发表建议：让下级先发言；不要让下级在会议上难堪；上级先不要作出结论性的意见，否则下级不是默不作声就是随声附和。主持会议常见问题与应对2面对习惯性的反对者建议尊重别人的自由表达权要求提出建设性的意见，反对意见留在讨论时再说；发言者脱离主题建议打断离题的发言，要求回到主题；；询问离题的内容与主题有何关系；宣布休会5分钟，再开会时强调主题。主持会议常见问题与应对3有人私下交谈不断建议制造片刻的沉寂，眼睛看着他们，让窃窃私语者有所察觉；请他们站起来大声发言；宣布暂停会议，让他们把话讲完与会人员性格内向，不主动发表意见建议指名询问他较专长的问题，请他发表意见；询问他是否同意别人的意见，解释一下为什么？主持会议常见问题与应对4提出的意见过于抽象建议要求他按5W1H的方法将意见具体化与会人员发生争执建议请争执双方分别发表意见，主持人将要点写在白板上；比较两者异同；征询其他人的意见；然后说出自己的意见讨论问题问题1：会议沟通好，还是个别沟通好？问题2：口头沟通好，还是书面沟通好？问题3：挨骂专业户，怎样才能改变处境？问题4：遇到“咬筋”的人怎么办？问题5：上级骂错了，一肚子委屈，怎么办？问题6：给“恶人”支招。问题7：在会议上如何第一个发言？问题8：直接沟通好？还是迂回沟通好？问题9：管理边界经常会遇到模糊地带，如何应对？应有什么样的态度和处理技巧？如何开好班前会？利用班前3－5分钟的时间，班组全体员工集合在一起，互相问候，交流信息和安排工作的管理形式就是班前会也叫晨会、早会。班前会受到越来越多的企业的重视，可是班前会很难坚持，为什么呢？搞不清为什么要开班前会——班前会的作用不知道如何开好班前会——班前会的组织、主持方法这是一项班组长必须掌握的基本功，让我们来好好探讨一下。有些人的看法有谁没来一看就知道，要开什么班前会？时间这么短，讲不清什么事，怎么开？形式主义，装模作样，真是好笑，多干点活还好得多。场合咯大，作古正经，我真怕得讲不出话。工作安排，个别讲讲，不也一样。真是费神。上级精神，书记、老总、经理多的是人讲，何必要我炒现饭。开班前会的好处有利于团队的建设，培育团队文化，形成团队力量能产生良好的精神面貌明确工作目标和具体要求提高全员的计划意识、质量意识和安全意识总结经验，交流信息，不断改进工作提高管理者的管理水平提高全员的工作效率班前会的主要内容通过口号和报数，振奋精神总结昨天工作，点评员工和班组绩效安排今天的工作（5W2H)，强调注意事项传达上级精神，提出贯彻落实的措施鼓舞员工的工作干劲宣贯标准和企业文化，班前会主持人主持人建议主持方式利备注班组长日常主持班组针对性强采用较多部门主管重要内容或示范权威、有力度共性问题或重要事项管理人员专项工作布置专业性较强，可加强管理人员与班组员工的沟通专题工作布置，检查班组员工轮流主持有利于对员工的培养，树立全局观念视条件采用怎么样？我们更会开会了吧！多多实践，你一定会游刃有余，成为高手！欢迎大家多提意见，多支高招。让我们召开的每一次会议都成为高效会议。