办公设备使用及维护的管理制度

1目的:为规范公司办公设备的使用，防止因设备故障造成的系统瘫痪、资料数据丢失、信息失密等情况的发生，保证办公设备的正常、安全运行，特制定本规定。2适用范围：公司内部办公用的计算机、打印机、复印机、传真机、碎纸机、电话等。3权责单位：人事行政中心负责本管理办法的制定、修改、废止、起草工作。4管理内容及使用程序：4.1办公设备的管理规定：4.1.1人事行政中心负责购买办公设备及相关耗材等；4.1.2办公设备属公司财产，使用时应爱惜和掌握正确使用方法，禁止暴力锤击或锐物刻划。4.1.3办公设备的日常维护遵循“谁使用、谁负责”的原则，用于公共用途的办公设备由使用部门指定专人负责，日常维护中发现的问题，应第一时间上报人事行政中心，并在技术人员的指导下解决。4.1.4如因办公设备的使用人员使用和保管不当，造成的损害将追究使用人员的责任，公司有权要求办公设备的使用人员对造成损害的物品进行经济赔偿，由人事行政中心填写《固定资产损坏丢失事故报告》上报公司，并决定处理意见。4.1.5办公设备使用人员，要严格遵守办公设备的操作规范；4.1.6办公设备出现问题时禁止带病运行，如因强制运行出现重大事故，公司有权追究使用人的责任，执行方法见4.1.4。4.2办公设备的申购流程：4.2.1按照系统规划和工作需要，各运营公司和职能中心提出购置办公设备的申请，公司列入固定资产投资计划。申请人填写《行政事务需求申请》，经运营公司（副）总经理/职能中心总监（经理）同意，由人事行政中心审核，报顾问公司总经理批准后，人事行政中心填写《行政事务采购评估报告》进行采购评估方可采购；4.2.2到货后由人事行政中心进行验收，验收内容包括外形、性能、配件资料齐全等；4.2.3验收完毕后，由办公设备采购人员填写入库单，具体使用人员到人事行政中心登记领用，并记入各公司《固定资产配置账》中。使用人员领用办公设备后，办公设备的保管权将由人事行政中心转移给使用人员，使用人员应对办公设备尽到使用、保管、维护的责任。4.2.4办公设备入库后，由人事行政中心为其建立《办公设备存档表》，并根据情况为设备进行编码。办公设备要求一物一档一码，设备档案表存放于人事行政中心，如出现使用人变更或设备维修、维护时，应及时填写此表，设备编码应根据设备存放地的改变随时进行变更并记入设备档案。4.2.5办公设备的使用人员或地点变更时，变更前的使用人员有责任将设备的变更信息及时上报给人事行政中心，如未及时上报，办公设备出现重大问题时，人事行政中心将根据《办公设别存档表》上的登记情况追究最后登记的使用人员的责任。4.2.6人事行政中心应每季度对各部门的易耗损办公设备进行一次抽查并记录使用情况（运营公司由行政文员负责检查并将记录上报人事行政中心），发现设备带病运行时，应视其故障程度及时进行维修、维护，并追究使用人/保管人的责任。未造成重大后果的，第一次口头警告并予以记录，第二次将由人事行政中心开具《员工过失处罚单》予以经济处罚；造成重大后果者执行方法见4.1.4。4.3办公设备维修/维护流程：4.3.1各运营公司文员/顾问公司前台应对办公区域公共办公设备的运行情况进行记录（各职能中心的公共设备由保管人负责），并根据具体使用情况进行定期维护。需更换的办公耗材应根据情况提前在每季度初期向人事行政中心提出申请，由人事行政中心每季度进行一次统一采购评估。经相关领导批准后方可采购。4.3.2当办公设备出现故障不能正常使用时，应及时填写《公司办公设备维修申请单》上报人事行政中心行政负责人。人事行政中心视其故障程度判断修复时间，并联系维修；4.3.3办公设备修复完毕后由人事行政中心行政负责人在《办公设备存档表》上进行记录，保管人或使用人在《办公设备存档表》上签字确认，并将该表存档。4.4办公设备的操作规范：4.4.1分配给部门的计算机、打印机、扫描仪、碎纸机、电话等办公电器，是部门工作的重要工具之一，不得用于私人用途；4.4.2办公设备的摆放应当合理有序，保持周围环境整洁。保持办公电器的干净、整洁，办公设备的保管人/使用人每周至少对设备擦拭一次；4.4.3严禁带电插拔计算机、打印机、扫描仪的连接件，计算机正常关机后方可切断电源，严禁私自拆装计算机硬件设备；4.4.4严格遵守开关机程序，严禁对计算机及相关设备进行频繁地开机和关机，关机后重新开机要间隔30秒以上。4.5办公电器设备运行时，不得拖动、碰撞和振动主机，以免造成损伤。4.6计算机使用者在长时间离开前应退出系统并关机。下班时应正常关闭设备，将电脑罩盖好，断开电源总开关，做到人离机关电断。由人事行政中心进行定期抽查，如有违反者，第一次口头警告并记录，第二次将由人事行政中心开具《员工过失处罚单》，根据情节严重性予以经济处罚。4.7复印机、打印机、碎纸机等设备使用后应调至睡眠状态，下班时应正常关闭设备，断开电源总开关。由人事行政中心进行定期抽查，如有违反者，第一次口头警告并记录，第二次将由人事行政中心开具《员工过失处罚单》，根据情节严重性予以经济处罚。4.8违规操作，造成事故的后果自负；执行方法见4.1.45、相关记录《固定资产损坏丢失事故报告》《行政事务需求申请》《行政事务采购评估报告》《固定资产配置账》《办公设备存档表》《员工过失处罚单》《办公设备维修申请单》