计算机基础知识PPT第5章

计算机应用基础第五章中文电子表格软件Excel2003第一节Excel2003的基础知识第二节Excel2003的基本操作第三节公式和函数的使用第四节管理和分析数据第五节宏与超链接第六节打印工作表第七节应用实例本章小结习题五计算机应用基础第一节Excel2003的基础知识Excel2003是一个操作简单、使用方便、功能强大的电子表格软件。在学习Excel2003前，必须先学习Excel2003的基本概念、新增功能以及工作界面等基本知识。一、Excel2003的启动与退出要想熟练操作Excel2003，先要掌握它的启动与退出。1．Excel2003的启动在使用Excel编辑表格前，首先需要启动它。启动Excel2003通常有以下4种方法：计算机应用基础（1）选择“开始”→“程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeExcel2003”命令，即可启动Excel2003应用程序。（2）双击桌面上的“MicrosoftOfficeExcel2003”快捷图标，也可以启动Excel2003应用程序。如果在桌面上没有创建快捷方式，按住“Ctrl”键，然后再用鼠标将“开始”菜单中的Excel图标拖到桌面即可；或者在图标上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“发送到”→“桌面快捷方式”命令。计算机应用基础（3）在“Windows资源管理器”中找到Excel文件直接双击，也可启动Excel2003应用程序并打开该文件。（4）选择“开始”→“运行”命令，在弹出的“运行”对话框中输入Excel.exe，单击“确定”按钮，也可以启动Excel2003应用程序。2．Excel2003的退出退出Excel2003的方法与Windows其他应用程序的退出方法基本相同，主要有以下3种：（1）直接单击应用程序窗口右上角的“关闭”按钮。计算机应用基础（2）选择“文件”→“退出”命令。（3）双击应用程序窗口左上角的“程序控制”图标。使用上面的任意一种方法，均可退出Excel2003应用程序。在退出程序时，如果没有保存当前的工作簿，则会弹出如图5.1.1所示的提示框，提示用户是否保存工作簿。如果需要保存，单击“是”按钮，否则单击“否”按钮。图5.1.1提示框计算机应用基础提示：退出Excel2003应用程序与关闭工作簿的操作方法不同。若要退出当前的工作簿，可以选择“文件”→“关闭”命令，也可以单击“菜单栏”最右侧的“关闭”按钮。二、Excel2003的基本概念工作簿、工作表、单元格和单元格区域是Excel2003的基本组成元素，在对工作簿和工作表进行管理操作之前，首先学习一些有关工作簿和工作表的基本概念。计算机应用基础1．工作簿工作簿是指在Excel环境中用来存储并处理工作数据的文件。由于每个工作簿可以包含多张工作表，因此可在一个文件中管理多种类型的相关信息。在默认状态下，一个工作簿包含3个工作表文件，分别以Sheet1，Sheet2和Sheet3来命名。一个工作簿最多可以有255个工作表。2．工作表工作表是单元格的组合，是Excel进行一次完整作业的计算机应用基础基本单位，通常称为电子表格。若干个工作表构成一个工作簿，它能够存储包含字符串、数字、公式、图表、声音等在内的丰富信息或数据。工作表具有人机交互功能，可以对数据进行复杂的数据运算、自动统计等功能，极大地提高了工作效率。3．单元格工作表由行和列构成的，每张工作表有256列和65536行，每一列的列标由A，B，C等字母表示；每一行的行号是计算机应用基础由1，2，3等数字表示。行与列的交叉处为一个单元格，它是Excel中的最小单位，也是工作表的基本元素。用户可以向单元格中输入文字、数据、公式、日期等字符串信息，也可以对单元格进行各种格式的设置，如字体、长度、宽度、对齐方式等。每张工作表只有一个单元格是活动单元格。活动单元格的四周有粗线黑框，其名称显示在编辑栏左侧的名称框中。计算机应用基础4．单元格区域单元格区域是一组被选中的相邻或不相邻的单元格。所选范围内的单元格都会以高亮显示，取消时又恢复原样。在工作表所选区域外单击鼠标即可取消选中单元格区域。选中单元格区域后，即可对其进行操作。三、Excel的工作界面Excel2003和以前的版本相比，工作界面更加柔和，更贴近于WindowsXP操作系统，如图5.1.2所示，该窗口主要由标题栏、菜单栏、工具栏、工作表区、滚动条、状态栏、计算机应用基础任务窗格等组成。图5.1.2Excel2003窗口计算机应用基础1．标题栏标题栏位于应用程序窗口的顶部，用来显示当前正在运行的程序名和文件名，Excel2003默认的文件名是Book1，标题栏右端的控制按钮分别是：“最小化”按钮、“最大化”按钮（“向下还原”按钮）和“关闭”按钮。标题栏最左边是应用程序的“控制”图标，单击它会弹出Excel窗口控制下拉菜单，选择该菜单中的命令，可以对Excel窗口进行最小化、最大化、恢复、移动、关闭等操作。计算机应用基础2．菜单栏Excel2003中的菜单栏中有文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口和帮助9个菜单项。Excel2003的“编辑”下拉菜单如图5.1.3所示。图5.1.3“编辑”下拉菜单计算机应用基础用户在使用菜单中的命令时应注意以下几点：（1）命令后如附有快捷键或组合键，则表示可以用此快捷键或组合键快速执行相应命令。（2）命令后如附有右三角符号，则表示该命令下还有子菜单。（3）命令后如附有…符号，则表示执行该命令可以打开一个对话框。计算机应用基础（4）命令如呈现灰色，表示该命令当前状态不可用。（5）菜单中如有符号，则表示下面还有隐藏的命令，单击它可以打开隐藏命令。还有一种菜单称为快捷菜单，又称上下文关联菜单，无论是在工作表区域、工具栏、状态栏、工作表标签还是一些对话框中，单击鼠标右键都将弹出一个快捷菜单，该菜单中的命令与Excel当前状态是密切相关的。使用时不必打开菜单栏，就可快速而又高效地完成某些操作，例如在工作表的单元格中单击鼠标右键，可弹出如图5.1.4所示的快捷菜单。计算机应用基础图5.1.4快捷菜单计算机应用基础3．工具栏Excel2003的工具栏中包含20多个按钮，单击这些按钮可以快速、方便地进行操作。在默认情况下，“常用”工具栏和“格式”工具栏会直接显示在菜单栏下方。当鼠标指针指向某个按钮时，其下方会出现该按钮的功能说明。如果想打开隐藏的工具栏，在任意工具栏上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择其命令，即可显示对应的工具栏；也可以选择“视图”→“工具栏”→“自定义”命令，弹出如图5.1.5所示的“自定义”对话框，在该对话框的“工具栏”列表框中进行选择。计算机应用基础图5.1.5“自定义”对话框计算机应用基础4．状态栏和任务窗格状态栏位于Excel窗口的底部，用来显示当前工作区的状态（如在单元格中输入数据时，在状态栏的左端将会显示“输入”字样）。大多数情况下，状态栏的左端显示“就绪”字样，表明工作表正在准备接收新的信息。任务窗格是Excel2003中的一个非常重要的工具，它将Excel2003中最常用的任务集中在一起显示在窗格中。使用完任务窗格后可以单击任务窗格右上角的“关闭”按钮将其关计算机应用基础闭。如果要再次使用，可选择“视图”→“任务窗格”命令重新将其打开，也可以直接按“Ctrl+F1”组合键将其打开。5．其他组件除以上所介绍的标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏和任务窗格外，Excel2003中还有其他组件，包括编辑栏、工作表标签、滚动条等，这些都是Excel2003的重要组成部分。（1）编辑栏：用来显示和编辑活动单元格中的数据或公式。计算机应用基础（2）工作表区域：用来记录数据的区域，所有与数据有关的信息都将存放在此工作表中。（3）工作表标签：用来显示工作表的名称，单击工作表标签将会激活相应的工作表。（4）滚动条：滚动条分水平滚动条和垂直滚动条两种，单击滚动条两端的方向按钮，可以使工作表的显示区域按指定方向滚动一个单元格的位置。计算机应用基础第二节Excel2003的基本操作在使用Excel2003进行数据处理的过程中，经常需要对工作簿和工作表进行适当的管理，如创建和保存工作簿、插入和删除工作表、编辑单元格、格式化工作表等。下面将介绍对工作簿和工作表的基本操作。一、工作簿的基本操作工作簿是以文件的方式存储的，因此对工作簿的操作实际上就是对文件的操作。下面介绍工作簿的创建、保存、打开、关闭等基本操作。计算机应用基础（1）选择“文件”→“新建”命令，打开“新建工作簿”任务窗格，如图5.2.1所示。图5.2.1“新建工作簿”任务窗格计算机应用基础（2）在该任务窗格中的“模板”选区中单击本机上的模板超链接，弹出“模板”对话框，打开“电子方案表格”选项卡，如图5.2.2所示。图5.2.2“电子方案表格”选项卡计算机应用基础（3）在该选项卡中选择需要的模板，单击“确定”按钮，或者直接双击所选中的模板图标，即可新建一张与模板样式相同的工作簿。2．保存工作簿对工作簿进行输入、编辑以后，需要将其保存，以便于下次打开查看或继续编辑，同时也是防止意外丢失数据的一个重要手段。计算机应用基础（1）设置自动保存。Excel2003可以通过自动保存加载宏实现自动保存的功能，自动保存可减少突然掉电等意外事故造成的损失。设置自动保存的方法是：选择“工具”→“选项”命令，弹出“选项”对话框，打开“保存”选项卡，如图5.2.3所示。在该对话框中可以设置自动保存的间隔时间及保存位置，设置完成后，单击“确定”按钮即可。（2）直接保存。用户可以使用菜单栏、工具栏或者键盘快捷键来直接保存当前所编辑的工作簿。直接保存工作簿的具体方法有以下几种：计算机应用基础图5.2.3“选项”对话框计算机应用基础1）选择“文件”→“保存”命令，在弹出的“另存为”对话框中单击“保存”按钮。2）在“常用”工具栏中单击“保存”按钮。3）按“Ctrl+S”快捷键。4）按“Shift+F12”快捷键。在保存文件时，如果该工作簿已经存在，Excel2003将以新的工作簿内容代替原来工作簿的内容，保存完成后将不做任何显示；如果当前工作簿是新建的工作簿，Excel2003计算机应用基础将弹出“另存为”对话框，如图5.2.4所示。在该对话框中输入文件名、文件保存路径，单击“保存”按钮即可。图5.2.4“另存为”对话框计算机应用基础3．打开和关闭工作簿打开工作簿的具体操作步骤如下：（1）选择“文件”→“打开”命令，弹出“打开”对话框，如图5.2.5所示。（2）在“查找范围”下拉列表中选择工作簿所在的位置，在列表框中选中要打开的工作簿。（3）单击“打开”按钮，即可打开该工作簿。编辑完一个工作簿文件后，需要将其关闭，具体操作步骤如下：计算机应用基础图5.2.5“打开”对话框计算机应用基础（1）选择“文件”→“关闭”命令，即可关闭工作簿文件。如果该工作表在编辑之后没有保存，系统将弹出如图5.2.6所示的信息提示框。图5.2.6信息提示框计算机应用基础（2）单击“是”按钮，保存工作表；单击“否”按钮，则不保存对工作表所做的任何修改；单击“取消”按钮，返回到编辑状态。提示：如果同时关闭所有打开的工作簿，在按住“Shift”键的同时选择“文件”→“全部关闭”命令即可。二、工作表的基本操作工作表的创建、保存、打开和关闭与工作簿的操作方法相同，这里不再赘述。通常新创建的Excel工作簿中默认包计算机应用基础含3个空白的工作表。在工作表的标签栏中，一个工作表对应一个标签，单击某个标签，可以在工作区中显示对应的工作表。工作表的基本操作包括选择工作表、重命名工作表、添加和删除工作表以及移动和复制工作表。1．选择工作表选择工作表，即在工作表之间进行切换，通常有以下4种方式：计算机应用基础（1）选择单张工作表。用鼠标左键单击应用程序窗口底部的工作表标签，如Sheet1、Sheet2等，选择工作表。（2）选择连续的多张工作表。按住“Shift”键，分别单击要选择的第一张工作表标签和最后一张工作表标签，即可同时选中两个标