2分类方案和归档范围(企业版)二

企业分类方案、归档范围及保管期限表2007年5月•一、分类方案•（一）概念•档案分类方案，又称为“档案分类大纲”，它是指在确定档案全宗内文件的具体分类法之后，用文字或图表等形式，标列出各级类目名称，按一定顺序排列而成的一种类目表，它是指导立档单位进行档案文件分类的工具。•(二)、企业档案分类的原则•以全部档案为对象，依据企业事业单位管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。•三个内涵•1、以全部档案为对象，将企业单位档案作为一个有机整体•2、以内部的管理职能分工为基础•3、以保持档案之间有机联系为基本要求•（三）、档案分类方案的内容•1、对本全宗档案的分类方法的说明。一般应指明所用的复式结构分类方法及其各个层次的主要划分与归类标准•全宗内档案文件的分类方法是指导和具体划分档案文件的依据。•一般方法包括四种：•（1）、按文件来源组织机构分类法、作者分类法、通讯者分类法•（2）按文件的产生时间分类(年度时期)•（3）按文件的内容(问题实物地理)•（4）按文件的形式(文件种类(名称)载体形态形状规格)•常用的分类方法•（1)职能分类法•（2）问题分类法•（3）组织机构分类法•（4）年度分类法•（5）对象分类法•型号分类法•工程项目分类法•课题分类法•（6）专业分类法•（7）地域分类法•（8）档案载体形式分类法•2、由各级或各层次类目构成的类目表。大、中型企业，一般可设三级类目。小企业一般设二级类目。•3、对分类方案的使用要求与说明。包括对个别类目含义的解释说明。对分类中的有关注意事项的说明等具体内容。•（四）一般要求和注意事项•1、编制分类方案，应首先注意根据企业档案的产生和形成特点，在分析档案文件(历年的)内容、载体等因素的基础上，确定适合企业单位分类需要的档案分类方法。•2、严格按照国家的有关文件的要求，一个企业应按统一的分类方案进行分类，不能随便变动。•3、做到类别设置合理，各类之间界限清楚。上位类目和下位类目要层次分明，每一层类目的分类标准应一致，不能同时并列地采用两种或两种以上的分类标准。•4、保证分类方案中各级类目之间的系统性，类目简明，类目的所指范围明确，类目的排序科学。•5、为了保证分类方案的适用性，应由企业档案工作人员、文书工作人员和有关业务部门人员协作编制。分类方案一经确定，类目应保持相对稳定，必要时亦可加以修正和补充。（五）一般企业分类方案的设置国家档案档案局1991年颁布的《工业企业档案分类试行规则》苏州市档案局1992年的《工业企业档案分类试行规则》实施细则•1、企业档案一级类目的设置•一级类目就是企业单位档案分类的第一个层次，即企业单位档案分类的基本大类。•国家档案档案局设置十个大类•党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。•这样的设置是以工业企业管理职能为基本依据的，能反映出工业企业管理的主要职能分工及其相互间的联系。•一般的工业企业我们可按照此分类来设置，其他类型企业和事业单位也可参照执行。•在实际工作中也可根据本单位情况予以适当调整。•（1）、增加必要的一级类目•（2）、减少或合并一级类目•（3）、既增加一级类目，又减少或合并一级类目•苏州市实施细则规定•个别生产程序特殊的企业，其专业档案难以归入上述十大类时，可根据实际需要增设一级类目•非生产型企业公司档案分类设置七个一级类目党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、科技档案类、会计档案类、干部职工档案类•2、企业档案分类二级及二级以下类目的设置•（1）二级及二级以下类目设置的基本方法•A、按职能结合问题设置•B、按性质（或专业）结合对象设置•C、按形式或性质设置。•（2）企业档案分类二级及二级以下类目设置参考•A、党群工作档案二级及二级以下类目•B、行政管理档案二级及二级以下类目•C、经营管理档案二级及二级以下类目•D、生产技术管理档案二级及二级以下类目•E、产品档案二级及二级以下类目•F、科学技术档案二级及二级以下类目•G、基本建设档案二级及二级以下类目•H、设备仪器档案二级及二级以下类目•I、会计档案二级及二级以下类目•J、干部职工档案二级及二级以下类目•3、类目标识符号•（1）字母与阿拉伯数字混合编号方法•基本大类用字母顺序排列标识•“八分制”标识，就是类目代码从“1”到“8”，以后用“91”、“92”直到“98”•两位阿伯数字标识，就是类目代码，从“01”开始直到“99”•字母与数字之间不用间隔号，二级以下类目层次中间用间隔号•A党群工作类•A01党务工作•A02组织工作•A02.01组织管理•B行政管理类•B01行政事务•B02公安保卫•C经营管理•采用阿拉伯数字统一编号（苏州采用）•基本大类用“十进位”•二级类目为“八进位”•二级以下用“双位制”，即“11-19”，“21-29”直到“91-99”•0党群工作类•0.1党务工作•0.1.11组织工作•0.1.12组织管理•1行政管理类•1.1行政事务•1.2公安保卫•2经营管理•如果单位较大可统一采用两位阿拉伯数字标识。•各个单位可根据单位实际情况标识•二、归档范围及保管期限表•1、归档和不归档范围•明确规定一个单位应归档保存和无需归档保存的文件材料的范围、种类。从而从办理完毕的文件材料中鉴别、挑选出对日后有查考利用价值的部分归档保存，剔除无保存价值的部分。•一般情况下，在鉴选文件材料时，遵循这样的原则：重份文件；事务性、临时性文件；上级机关普发仅供参考、征求意见、无需办理的文件材料；未经会议讨论和未经领导审阅、签发的文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿；无特殊保存价值的信封；非隶属机关抄送的各种文件材料；为工作参考从各方面收集的一般性文件材料等等，都属于不归档范围。•2、保管期限表•明确规定一个单位所有应归档保存的文件材料的保管期限。•保管期限是由两方面的因素决定的：•一是档案价值的大小，或者说档案重要程度的高低；•二是档案价值发生作用的时间范围。通常情况下，档案的价值、重要程度与其发生作用的时间成正比例关系，即价值越大、重要程度越高的档案，其作用的时间也越长，但实际工作中，也不排除•例外：有的文件材料的价值并不很大，而其作用的时间却很长；相反，有的文件材料很重要，价值也很大，但其作用的时间并不很长，有一个明显的时限，一些合同、协议书常常是这样。因此，在确定保管期限时，主要应以档案价值发生作用的时间为依据。•列为永久保存的档案，是反映单位主要职能活动和基本情况的，对本单位、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。•列为长期保存的档案，是反映单位一般工作活动的，不具有广泛的社会意义和科学研究意义的，而在较长时间内对单位工作具有查考利用价值的档案。•列为短期保存的档案，是在较短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料。•档案保管期限的划分是整个档案工作中最具困惑性的问题，划分标准都是非常原则的条款，没有什么量化的判断指标。•所以不同的人因为其立场、观点、工作阅历的不同，对文件材料价值的认识不一样，分歧自然也就产生了。•但是有一点必须提醒大家，在确定文件材料价值的时候，一定要从全局出发，既要考虑到本单位的查考利用，也要考虑到为单位积累历史的需要；既要考虑到当前的需要，也要考虑到长远的需要，绝对不能仅仅只从本单位的眼前利益出发。•国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》•明确规定了应归档保存和无需归档保存的文件材料的范围、种类及保管期限，这些规定为鉴选文件材料提供了一定的标准和依据。•对于每个单位来说，由于每个单位的实际情况各不相同，在实际鉴选过程中不能完全照搬，应根据本单位的实际情况具体分析，制定出符合本单位实际情况的归档和不归档范围及保管期限表。•在实际工作中，我们可参照各单位的分类类目表，把归档范围和保管期限表综合中一起，这样方便以后的归类整理•苏州市高氏园林绿化有限公司分类细则•张家港港务集团档案分类表•太仓港二期类目表•江苏申久化纤有限公司文件材料归档范围和保管期限表