业务流程

重庆正大软件业务流程培训重庆正大软件主讲人：邓红梅医疗健康事业部家庭服务事业部重庆正大软件医疗专科预约体检目录家庭医生重庆正大软件服务结构SOP标准作业流程流程图医疗专科注意事项重庆正大软件医疗专科——流程图..\医疗资料\最新修改医疗流程\医疗健康事业部流程汇总.xls重庆正大软件业务现状分析未来业务设计主要业务流程方案岗位和职责设置目录高层次流程改进点及利弊分析重庆正大软件主要流程方案---配套设备采购配套设备购买流程物资供应部采购管理委员会3.5.1开始供应商结束3.5.2选择工程供应商3.5.3与供应商签订合同3.5.10设备清单3.5.11导入设备清单生成采购定单3.5.12审批复核3.5.4录入合同主文件提交审批3.5.5超过预算?3.5.6成本效益分析通过?YesYesNo3.5.7标志合同已通过3.5.8标志合同未通过No3.5.9继续磋商重庆正大软件采购业务部门供应商管理审批控制业务现状分析不足之处重庆正大软件采购业务省公司负责部门市公司负责部门县公司负责部门工程类工程主设备企业发展部/企业规划部工程配套设备工程部工程部工程部工程的维修备件网络运行维护部网络运行维护部网络运行维护部仪器仪表工程部工程部工程部业务类SIM卡（手机/手机配件）市场部市场部市场部宣传用品（包括礼品、广告等）市场部/业务部市场部/业务部市场部/业务部现行的采购业务及采购部门：业务现状分析---采购部门重庆正大软件现行的采购业务及采购部门：采购业务省公司负责部门市公司负责部门县公司负责部门日常办公类办公设备工程部/行政部/综合部综合部综合部电脑设备工程部/业务处理中心/综合部综合部综合部办公用品总务后勤部/行政部综合部综合部清卫、劳保用品总务后勤部/行政部综合部综合部宣传用品（包括礼品、广告等）市场部/综合部/办公室市场部/综合部市场部/综合部物业类物业的租赁和购置综合部综合部综合部装修综合部综合部综合部业务现状分析---采购部门重庆正大软件审批控制（例举广东省）：部门审批人及权限省公司企发部一般总经理批大的金额由董事会审批物资供应部副局长审批500万元以下局长审批500万元以上特别大金额的或是CTHK下达的计划需到CTHK去审批业务部公司老总审批（应该有权限设定，具体不清楚）佛山市公司各部金额在1000元以下由部门主管批准金额1000元~30000元由副总经理进行审批金额超过30000元由副总经理批准后，还需要总经理再进行审批三水县公司各部公司经理业务现状分析---审批控制重庆正大软件省公司市公司县公司有对供应商的评审，但没有书面的形式佛山对供应商进行书面的评审，其他市公司有评审但没有书面的形式有对供应商的评审，但没有书面的形式供应商管理：业务现状分析---供应商管理重庆正大软件采购部门太分散供应商管理缺乏审批权限不明确其他问题BPR提出的现存的问题和需要改进的地方：业务现状分析---不足之处重庆正大软件•不利于采购管理•不利于预算控制•不利于供应商的统一管理和统一的统计、分析•不利于同供应商磋商价格•不利于采购成本的控制（会有重复采购及所引起的重复费用）采购部门太分散审批权限不明确有些审批权限的规定只是说金额大，但具体是多少不明确采购的权限划分不够细采购审批权限的划分在真正执行时不一定完全被执行业务现状分析---不足之处重庆正大软件缺乏供应商管理其他问题供应商的管理和考核没有统一管理供应商的管理和考核制度不够完善和规范各省、各市、各县之间采购业务流程不够规范采购的分析类报表缺乏采购件的分类规则没有或不统一各种采购单据和报表的格式不规范（如：请购单）业务现状分析---不足之处重庆正大软件设计理念BPR改进未来业务设计实现目标重庆正大软件未来业务设计---设计理念BPR业务流程重组的指导思想对中国电信当前业务的调研分析国外电信行业先进的管理思想以往成功实施的经验重庆正大软件采购申请主要改进建议优点配合变更变更类别实施条件A.不需系统支援的改进建议B.利用ORACLE系统支援的改进建议C.需要二次开发1.先确认是否有多余的上期工程退料才进行采购。避免仓库，积存过多工程退料，积压资金。工程完成后要将余料退库。流程A2.先检查申购是否会造成超支才批准继续进行采购。(短期以人手监控，当系统实施后改由系统自动监控。)确保将来有足够资金进行付款。对超支申购要进行解释；除项目预算外，要制定部门预算。流程C3.建立分层审批制度，只要申购的金额是在预算之内，而且金额不会太大，可交由部门经理或总经理审批采购申请。由部门经理和总经理负责进行内部监控，加强其责任感。制定部门预算和分层审批制度(附录一)；部门经理和总经理在系统上审批，并且不可以将系统口令给予第三者。制度A未来业务设计---BPR改进重庆正大软件4.财务部复核申购申请。留意是否有员工将单一申购拆开成多个，逃避分层审批制度和确保输入系统的数据准确(如：部门和项目编码等)。确保分层审批制度的实施；增强数据的准确性。对流程作出适当改动，由财务部复核申购申请。流程A5.省、市、县制定标准申购单。方便信息录入系统。制定标准申购单。制度A主要改进建议优点配合变更变更类别实施条件未来业务设计---BPR改进重庆正大软件选择供应商主要改进建议优点配合变更变更类别实施条件A.不需系统支援的改进建议B.利用ORACLE系统支援的改进建议C.需要二次开发1.集中采购明确列明那一个部门负责申购，那一个部门负责进行采购等。为配合采购的职能划分，亦需要明确列明那类物资可以《统谈统签》，那类可以《统谈分签》。由熟悉市场的采购人员(GMCC:企业部、市场部、物供部)来决定货源，谈判条件和填写采购定单或编写合同，可增强管理。确认那类型采购为《统谈统签》和《统谈分签》(附录二)；制定关键绩效指标、监管采购部门的绩效包括：采购周期(是否能于合理时间内完成采购)，采购部门员工工资与公司总工资支出比例(量度其成本和生产力是否合理)。制度A未来业务设计---BPR改进重庆正大软件2.建立采购委员会，其职责包括：审批认可供应商；审批申购和采购的分层审批金额是否合理；审批重大合同(如：主设备或大型投资)。原则是使重大采购事项可以有更多高层从不同角度进行审批。(包括物料和资金流的控制)避免由单一部门进行采购审批，以免考虑不够全面，并可从公司整体利益出发。以省总经理为省委任相关部门总经理或经理(包括省、市甚至县)为采购委员会成员。组织A主要改进建议优点配合变更变更类别实施条件未来业务设计---BPR改进重庆正大软件3.建立认可供应商数据库(主要为网络设备、办公室电脑和主要设备、SIM卡和储值卡等)。作为市进行《统谈分签》时的依归。大批采购，价格上可获得更高优惠；避免出现不兼容情况而导致难于维护。同(1)及(2)的配合变更；制定回顾认可供应商表现的周期(如半年或季度回顾一次)。制度A4.制定供应商投诉制度，委任独立人员(或部门)处理供应商因觉得在招标或合同谈判时受到不公平待遇的投诉，并直接向省总经理汇报。防范於未燃，避免现有员工舞弊或弄权导致供货出现问题，影响网络运作，并影响公司形象。制定关键绩效指标，监管供应商表现，包括：供应商能否准时送货和货物的质量；总经理委任独立委员会(或部门)处理投诉。制度A主要改进建议优点配合变更变更类别实施条件未来业务设计---BPR改进重庆正大软件5.制定供应商报价制度，规范在什麽情形下招标，什麽情形下以书面报价和最少要附多少家公司报价。使员工有依据跟从，避免只向少数一或两家公司报价。制定供应商报价制度(附录四)。制度A6.省、市、县制定标准采购单和报价记录单据。方便信息录入系统，避免遗漏。制定标准采购单和报价记录单据。制度A主要改进建议优点配合变更变更类别实施条件未来业务设计---BPR改进重庆正大软件未来业务设计--实现目标规范采购流程将各省公司、各市公司和各县公司之间的采购业务业务流程规范化，规范的业务流程便于采购业务的管理，也便于Oracle系统的实施及执行。明确各种审批权限Oracle系统可以将审批权限按物品的类别、单据的金额、涉及的科目等设定审批权限，并将不同的审批权限赋给不同的人，合理的审批权限的分配以便将繁多的采购审批事务进行合理的分解。重庆正大软件统一供应商管理设立专门的人员管理和维护供应商的信息和供应商的评审，统一的供应商管理可以减少供应商信息的冗余，便于集中统一的对供应商进行考核和分析。规范采购单据和报表规范的采购单据和报表便于采购业务的分析和统计，也便于系统的实施和执行。采购分析功能由统一的采购流程和管理、统一的供应商管理和规范的采购单据和报表，系统议案可能提供更多和更准确的采购统计和分析类报告。未来业务设计--实现目标重庆正大软件制度变动组织变动文档动作系统数据库决策流程线接其他流程准备付款计划付款应付高层次流程申购选择供应商审批采购单入库验收转库重庆正大软件采购业务分三大类型：1。工程主设备2。工程配套3。其他业务用品(包含SIM卡，IT设备，办公设备等)这些流程包括由采购申请，选择供应该商，定合同到出订购单。供应商的维护这些流程包括对供应商作评审，选定认可供应商，回顾供应商表现，删除/增加供应商。立项2.1a进口网络主设备采购申请2.2a进口网络主设备采购-选择供应商2.1b国内网络设备和配套设备采购申请2.2b国内网络设备和配套设备采购-选择供应商2.1c其他业务用品采购申请2.2c其他业务用品采购-选择供应商2.3供应商评审2.5增加认可供应商2.4删除认可供应商高层次流程---采购重庆正大软件岗位职责设置订单采购业务审批审批供应商管理请购审批合同报价重庆正大软件岗位职责设置编号部门岗位模块职责1.最终使用部门设备，材料验收员采购/库存验收购入设备材料质量;定期清点库存坏料情况;提供验收报告.2.需求部门请购录入人采购填写请购需求并提交审批.3.企发/物供/市场采购员采购负责录入采购订单.监督订单执行,关闭,取消,挂起,修改订单.录入报价单.4.需求部门/物供部门请购单审批人采购审批请购单.5.企发/物供/采购管理委员会采购单审批人采购审批采购单6.企发/物供供应商维护人员采购录入与维护供应商信息7.企发/物供/市场报价单维护人员采购负责报价单的系统维护8.企发/物供合同管理人员采购录入合同,查询合同执行情况,录入报价单9.企法/物供/采购管理委员会合同审批人员采购确认合同可执行人员岗位职责重庆正大软件文档动作系统数据库决策流程线接其他流程询价报价审批请购选择供应商审批采购订单供应商管理采购主要业务流程方案重庆正大软件主要流程方案---流程纵览采购模块核心业务流程3.1工程项目立项3.2工程供应商选择3.4工程配套设备采购3.5工程主设备采购3.6备品备件IT设备采购3.3常规供应商选择3.7办公设备采购3.8SIM卡,储值卡采购3.9分册审批流程3.10合同管理3.15供应商管理3.11采购定单管理3.12报价单管理3.13请购单管理3.14工程零星采购重庆正大软件常规供应商选择配套设备采购工程主设备采购主要流程方案---流程介绍采购订单管理SIM卡采购办公设备采购供应商管理重庆正大软件主要流程方案---常规供应商选择常规供应商选择流程物资供应部采购管理委员会开始3.3.2供应商是否已录入系统？供应商资料库供应商接受询价3.3.5报价单3.3.6将报价单录入系统提交审批3.3.7审核报价和供应商资料YesNoYES结束供应商信息维护人员购买物品需求部门3.3.1物品请购流程确定供应商范围3.3.4生成询价单3.3.3在系统中录入供应商，其状态为“新”3.3.9更改报价单标志,确定供应商的状态为“可用”审批通过?No3.3.8认可报价单3.3.10否决报价3.3.11重新选择供应商重庆正大软件主要流程方案---常规供应商选择顺序部门岗位描述3.3.1需求部门请购人提出采购需求,在系统中填写请购单后提交审批.根据审批层次,审批人在系统中确认请购单.物供部门采购员:查询请购单汇总3.3.2物供采购员是否有现成的合格供