英文电子邮件的格式

你还在为顾客误解你的表达而苦恼吗？你还在为英文邮件写作而抓狂吗EMAILReporter:曹梦琪商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件常用句式Contents3/64据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。英文电子邮件的重要性商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。4/64商务英语电子邮件由五部分组成：Address--收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址Subject--主题Salutation--称呼、Opening--开头、Body--正文、Ending--结尾句ComplimentaryClose--礼貌结束语Writer’sFullName--写信人全名、Writer’sTitleandDepartment--写信人职务及所属部门、Address--地址、Tel--电话号码、Fax--传真商务英语电子邮件的格式(1/16)5/64Address–地址收信人地址To:抄送收信人地址Cc:密送收信人地址Bcc:Cc:CarbonCopyBcc:BlindCarbonCopyTo:[e-mail]:[e-mail]:[e-mail]多个收信人地址用半角的逗号或者分号隔开。商务英语电子邮件的格式(2/16)6/64Subject–主题(1/3)1.主题(Subject)框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整的句子，但长度一般不超过35个字母。YES：SupplierTrainingNO：ProfessionalTraineesfromSisterCompanyShouldAbidebyRuleofLocalCompany商务英语电子邮件的格式(3/16)7/64Subject–主题(2/3)2.主题框的内容切忌含糊不清。YES：Tomorrow'smeetingcanceledNO：Newsaboutthemeeting3.视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI(ForYourInformation，供参考)例如：URGENT:Submityourreporttoday!商务英语电子邮件的格式(4/16)8/64Subject–主题(3/3)4.一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES：NewE-mailAddressNotificationDetailedcalculationNO：detailedcalculation商务英语电子邮件的格式(5/16)9/64Salutation--称呼(1/4)根据发信人的具体情况以及发信人与收信人之间的关系而定。1.在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。TomHanksDear/HiTomDearMrHanks2.收信人的名字千万不要写错。商务英语电子邮件的格式(6/16)JenniferMiss/Mrs/MsAniston10/64Salutation--称呼(2/4)3.收信人是多个男性用Messrs；多个女性用Mesdames,Mmes,或Mses；有男有女，弄清楚每个人的称呼。已婚Mrs,未婚Miss,最好用Ms.Messrs.Smith,Wyatt,andFury4.有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。Mses.Dicaprio,Lionel,andGreenMr.HaroldWrightandMissMargaretWrightDr./Prof./General/SenatorWright商务英语电子邮件的格式(7/16)11/64Salutation--称呼(3/4)5.老外的名字有时有Jr.或Sr.,罗马数字I，II等MartinLutherKing,Jr.JohnParker,Sr.isthefatherofJohnParker,Jr.GeorgeBushSr.GeorgeVIWhenGeorgeVIdied,ElizabethIIsucceededtothethrone.商务英语电子邮件的格式(8/16)12/64Salutation--称呼(4/4)6.如果没有名字，或者是很正规的邮件，则可用：DearCommitteeMember:DearColleagues:DearMeetingPlanner:ToAllSalesReps:ToWhomItMayConcern:商务英语电子邮件的格式(9/16)DearMadamorSir:DearPurchasingAgent:LadiesorGentlemen:DearCustomers，13/64Opening–开头(1/3)澄清你的意图在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。商务英语电子邮件的格式(10/16)记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了且句意前后一致。14/64Opening–开头(2/3)商务英语电子邮件的格式(11/16)2.如果回复客户的咨询，向他们对公司的兴趣表示感谢Thankyouforcontactingus.3.如果对方已经回复过你的一封邮件了，感谢回复Thankyouforyourpromptreply.Thanksforgettingbacktome.1.如果你主动给别人写邮件，表明意图Iamwritingto…15/64Opening–开头(3/3)商务英语电子邮件的格式(12/16)5.如果有人给了你特别的帮助Thankyouforallyourassistance.6.某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑Itrulyappreciate…Thankyouforyourfeedback.4.如果你询问一些信息，对方花了点时间才发送给你Thankyouforprovidingtherequestedinformation.16/64Body–正文正文是电子邮件的主要部分，大多把话题分成几个小主题，每个小主题一段，每段一般只有一两句话。正文由两三个或三四个简短的段落构成。商务英语电子邮件的格式(13/16)正文书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式便于打字和节省时间，提高工作效率。称呼和开头之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行。17/64Ending–结尾在邮件结束之前，应再次感谢收信人。商务英语电子邮件的格式(14/16)Thankyouforyourpatienceandcooperation.或Thankyouforyourconsideration.Ifyouhaveanyquestionsorconcerns,don’thesitatetoletmeknow.或Ilookforwardtohearingfromyou.18/64商务英语电子邮件的格式(15/15)ComplimentaryClose–礼貌结束语(1/2)结尾致意要留意，弄清大家的关系才选择用词。1.VeryFormal非常正规的(例如给政府官员的)Respectfullyyours,Yoursrespectfully,2.Formal正规的(例如客户公司之间)Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,ComplimentaryClose–礼貌结束语(2/2)商务英语电子邮件的格式(15/16)3.LessFormal不太正规的(例如亲人，好朋友)Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,4.Informal非正规的(例如朋友，同事之间)Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!20/64Signature–签名邮件的末尾加上签名档，附加必要的个人信息。商务英语电子邮件的格式(16/16)签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。LocalOrganizingCommitteePhone:[phone]Fax:[phone]E-mail:[e-mail]21/64商务邮件模板DearMr.Lin,IreceivedyourletteronMay18.Iagreewithyouthatthedealwasamutuallybeneficialone.WehavegainedgreatprofitsthroughthecooperationwithChineseexportersinrecentyears,andwearekeenlydesirousofexpendingourtradewithyouinhomeappliance.Wereallyhopewecouldhavefurthercooperationwitheachotherandachievegreaterdevelopmenttogether.Withbestregards.Yourssincerely,JohnSmithsignature亲爱的林先生：我收到了您5月18日的来信。您认为我们上次的生意是互惠的，这点我十分赞同。近年来，我们通过与中国的出口商合作获利颇丰，我们迫切期望扩大与你们在家电行业的贸易合作。我们真心希望能继续与您深入合作，将来获得巨大发展。献上最诚挚的祝福！约翰•史密斯敬上商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件常用句式Contents23/64商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则Correctness–准确Conciseness–简洁Complete–完整Clarity–清楚Courtesy–礼貌五C原则(1/14)24/64Correctness–准确原则由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务管理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。五C原则(2/14)25/64Conciseness–简洁原则(1/3)简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。五C原则(3/14)26/64Conciseness–简洁原则(2/3)为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语。UPlsFYIInfoQtyBTWPostscriptASAP/asapFOBL/CIMOFAQPS五C原则(4/14)AssoonaspossibleFreeonBoardLetterofCreditInmyopinionFrequentlyaskedquestions27/64Conciseness–