黄玉川煤矿档案管理办法

1神华亿利黄玉川煤矿档案管理办法（试行）第一章总则第一条为了加强黄玉川煤矿档案的科学管理、有效保护和开发利用好档案资源，使档案工作系统化、规范化、标准化，更好的为煤矿各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及《神东电力单位档案管理办法》，结合煤矿实际情况，特制定本管理办法。第二条本办法适用于黄玉川煤矿各部门、各参建单位。第三条档案管理工作归口综合办公室，实行集中统一管理。第四条黄玉川煤矿档案是指本单位自筹建以来在基建、生产经营等各种活动中形成的、具有保存价值的各种形式的记录，是维护本单位历史面貌、合法权益的历史凭证。第五条加强对档案管理工作的领导，将档案工作列入本单位工作计划与发展规划；档案工作所需经费纳入单位财务预算，并予以保障。第六条档案工作人员要对档案进行全面管理、监督、检查并完成接收、保管、鉴定、统计和利用，使档案达到完整、准确、系统。第七条档案工作人员要严格执行党和国家对档案工作的方针、政策、法律、法规，执行保密、保卫等规章制度，要加强法制观念，做好基础工作，提高管理水平。第二章档案资料的管理第八条各部门应当按照文件材料的归档要求，及时将立卷归档资料2整理后移交档案工作人员，由档案工作人员集中管理，任何个人不得将归案材料据为己有或者拒绝归档。第九条基本建设项目档案资料的管理工作要与项目建设同步进行。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理审查工作；项目竣工验收时，完成归档和验收工作。第十条项目建设过程中，建设单位、工程承包单位、监理单位、工程建设现场指挥机构、勘察设计单位、施工单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。属于建设单位归档范围的档案资料，有关单位应按时整理、移交建设单位。第十一条建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总整理。项目竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。第十二条建设项目中有引进设备的，要做好其图纸、文件材料的收集、整理工作，无论通过何种渠道得到的与引进技术、设备有关档案资料，都应交档案工作人员统一管理、利用。第三章归档范围第十三条企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成具有保存价值的文件材料应列入归档范围。第十四条归档文件材料的来源：（一）文书文件材料的来源1．本企业内部形成的文件材料；2．本企业所属单位和派出机构应报本企业的文件材料；3．本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；34．本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；5．本企业执行、办理的外来文件材料；（二）基本建设项目文件材料来源1．可行性研究、任务书；2．设计基础材料；3．工程管理文件；4．施工文件；5．竣工文件；6．生产技术准备、试生产文件；7．工艺、设备文件；8．招投标、合同等涉外文件；9．财务、器材管理。第四章归档时间第十五条文书档案一般由文书在办理完毕后的次年上半年前将上一年度形成的文件材料整理归档。归档文件的整理应符合《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）的要求。第十六条财务档案在会计年度终了后由业务部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。第十七条基建档案在其项目竣工后或财务决算后三个月内由业务部门整理归档，周期长的可分阶段、单项归档。科技档案的整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）的规定。第十八条外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后4由承办人及时整理归档。第十九条企业员工外出参加公务活动形成的，与本单位有关的文件材料应在活动结束后由参加人整理及时归档。第二十条合同、产权方面的文件材料，在工作进行完毕或文件正式生效后由承办人整理及时归档。第二十一条特殊载体类档案（磁带、照片、录像带、光盘、奖杯等）应在工作结束后由承办人整理及时归档。第二十二条单位内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料由保管人整理随时归档。第五章归档要求第二十三条整理归档的文件材料应遵循文件材料形成的规律，保持有机联系，并符合有关标准、规范的要求。第二十四条归档文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。第二十五条非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。第二十六条归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，字迹、图像清晰。不得使用铅笔、圆珠笔和复写纸书写。第二十七条归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。第二十八条各部门应检查本部门归档文件的齐全、完整与准确情况，整理完毕后编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案工作人员移交。5第二十九条档案工作人员接收时应全面检查归档文件材料的质量。第三十条交接双方应认真核对移交清册，履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。第六章鉴定销毁第三十一条一切档案非经鉴定批准不得销毁。第三十二条档案鉴定工作，由分管领导、专业人员和档案人员组成鉴定小组负责进行，逐件、逐卷、逐张鉴定档案价值，形成鉴定报告。该销毁的档案，编制销毁清册，提出销毁报告，经单位领导审核批准后销毁。第三十三条档案销毁人、监销人应在销毁清册上签字并注明销毁的方式和日期，销毁清册由档案部门保存，以备考查。第七章附则第三十四条本办法与国家法律、法规、神华集团公司、神东电力公司档案管理的规章制度有抵触的，按国家、神华集团公司、神东电力公司现行有关规定执行。第三十五条本办法由综合办公室负责解释。第三十六条本办法自发布之日起执行。附件：1．黄玉川煤矿档案分类大纲2．黄玉川煤矿文件材料归档范围及不归档范围3．黄玉川煤矿文书档案保管期限表4．国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表5．图书管理办法6．档案管理员职责6附件1神华亿利黄玉川煤矿档案分类大纲A、党群工作类B、行政管理类C、经营管理类D、生产技术管理类E、地质勘测类类F、基本建设类G、科学技术研究类类H、设备仪器类J、产品类K、会计档案类L、职工档案类M、特殊载体类档案分类7附件2文件材料归档范围凡是反映煤矿工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。一、上级单位的文件材料：1．上级单位召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料、领导讲话;2．上级单位颁发的属于煤矿主管业务并要执行的文件，以及普发的、转发的非煤矿主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；3．党和国家领导人、省级领导、上级单位领导等视察、检查煤矿工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料；4．代上级单位草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；5．上级单位转发的文件（包括报纸、刊物转载）；6．上级单位给本单位的批复；7．上级单位奖罚本单位及其人员的文件材料；二、本单位的文件材料：1．本单位召开的工作会、职代会、党代会、团代会成套会议文件，以及各种声像材料（由主办部门收集整理移交归档）；2．本单位党委、行政召开会议的会议提案、会议纪要、会议记录簿(由主办部门收集整理移交归档);3．本单位颁发的（包括转发及与其他单位联合颁发的）各种正式文8件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；4．本单位的请示，本单位的批复文件；5．本单位及其内部职能部门在工作活动中形成的工作计划、总结、报告；6．反映本单位业务活动和科学技术管理的专业文件材料；7．本单位检查下属工作、调查研究形成的重要文件材料；8．本单位汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机光盘等）；9．本单位形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料(包括计算机光盘);10．单位领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录、从外单位带回的与本单位有关的未经文书处理登记的文件材料；11．内容重要的来信来访材料，领导的批示和本单位处理来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；12．本单位征用土地的文件材料；13．本单位基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料；14．本单位直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料；15．本单位及其下属单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信、组织简则、人员编制等文件材料；16．本单位制订的工作条例、章程、制度等文件材料；17．本单位的历史沿革、大事记、年鉴、918．反映本单位重要活动事件的简报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；19．本单位（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任等的文件材料；20．本单位党员、团员、员工名册及报表；21．本单位员工的录用、转正、定级、调资、辞职、退休、离休、评残、抚恤、死亡及员工奖惩等的文件材料；22．本单位办理的员工的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及其存根；23．本单位财产、物资、档案等交接凭证、清册；24．本单位编印的刊物、报纸等的定稿和印本；25．本单位与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；26．各种普查工作中形成的文件材料三、同级单位和非隶属单位的文件材料：1．同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件；2．有关业务单位对本单位工作检查形成的重要文件；3．同级单位和非隶属单位与本单位联系、协商工作的重要来往文件。四、下属单位或分支机构的文件材料：1．下属单位报送的重要的、年度工作计划、报告、总结、典型材料、10统计报表、财务预算、决算等文件；2．下属单位报送的请示；3．下属单位报送备案的干部任免等文件材料。不归档文件材料的范围一、上级单位的文件材料：1．上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件；2．普发供参阅、不办的文件材料；3．上级单位发来供工作参考的抄件；4．上级单位征求意见未定稿的文件；5．事务性通知。二、本单位的文件材料：1．重份文件；2．无查考利用价值的事务性、临时性文件；3．未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；4．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；5．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的来信；6．单位内部互相抄送的文件材料；117．本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料；8．为参考目的从各方面收集的文件材料。三、同级单位和非隶属单位的文件材料：1．参加非主管单位召开的会议不需贯彻执行和无查考价值的文件材料；2．非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。四、下级单位的文件材料：1．下级单位送来参阅的简报、情况反映；2．抄送的一般的、不需要办理的文件材料；3．下级单位抄报备案的一般性文件材料。附件3文书档案保管期限表一、上级来文1．上级召开的会议文件、领导讲话短期2．对本单位干部的任免、调配永久3．对本单位请示的批复永久4．给本单位下达的计划、任务永久5．表彰本单位工作及职工的文件永久6．直属上级单位颁发的属本单位主管业务的，和非直属上级单位颁发的针对本单位主管业务并要执行的重要的文件永久7．直属上级制发的属本单位主管业务并要执行的条例、办法、制度、12实施细则等法规性文件长期8．直属上级转发的需要执行的条例、办法、制度、实施细则等法规性文件短期9．上级发来需要执行的一般性文件短期10．通报批评本单位工作的文件长期11．普发的有参考价值的文件短期12．上级来本单位视察、调查形成的文件长期13．转发本单位的文件永久14．党和国家领导人、上级单位领导视察、检查本单位工作时形成的题词、讲话等重要的文字和声像材料。永久二、本单位文件1．本单位党委、行政办公会议的会议记录簿、会议纪要永久2．会议提案讨论通过的永久讨论未通过的短期3．阅批件短期4．规划、计划综合的、年度和年度以上的永久专业的、季度的、月度的短期5．对上级单位的请示有批复的永久无批复的长期6．对下属单位请示的批复重要的永久一般的短期7．会议文件党代会、工作会、职代会、团代会永久专业会长期8．工作总结、报告综合性、年度的永