会议管理(1)

高效会议管理江西恒天·凯马百路佳客车有限公司我们每天都在开会，会议的成效，成本是否有做过统计？讨论：会议中存在哪些问题？讨论时间：5分钟会议中突出存在问题（一）•会议过多，通达率比较低；•会议时间过长，经常一个会议要拖到一两个小时；•多数会议不能准时召开，准时结束，到会人员没有守时概念；•会议主题中心控制不严谨，经常出现偏离主题过度伸展；•会议主持人的主持人角色不明确，会场控制效率不高；•有多数会议的决议时在会议结束前的很短一段时间内做出的。（因急于结束、休息，故草草了结）；会议中突出存在问题（二）•会议气氛极差，虽然是干部，争吵、推卸、指责频频发生，不能理性的对待问题，个人情绪夹杂其中。•对会议中涉及的问题、责任等，不能正确对待。•多数会议毫无效果，议而不决，决而不行，行而不通。•不少与会者，离场时不能保持会议室整洁。总的来讲，百路佳会议成本过高！当今的会议面面观会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。会议成本会议成本的计算•时间成本=与会者的准备时间+会议主持人工作时间+会议服务人员工作时间•效率损失成本=不能及时解决自己管辖区内的突发事件而停工停产+因不及时接听重要客户的电话而造成损失+会议过长损耗一天的工作注意力会议管理的意义是一个集思广益的渠道会议显示一个组织或一个部门的存在会议是一种群体沟通的方式会议管理的重要性及意义对于公司来说，高效的会议可以提高决策效率降低运作成本改善组织气氛对于管理者来说，高效的会议可以增加团队凝聚力增强团队执行力提高决策效率会议成功的要素高效会议一个中心两个基本点三个会议守则五种干扰行为管理四个会议步骤Successfulfactors会议目标1.会前准备2.会后跟踪1.主持人守则2.参会者守则3.主持人与参会者协定守则1.蝉型发言者2.螃蟹型发言者3.鲨鱼型发言者4.驴型发言者5.兔子型发言者1.如何开场2.分配发言3.议事进度4.会议决策会议目的•会议目的是召开会议的理由！•任何会议都应该有会议目的，如果没有目的就不应该召开会议！•会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。会议目的会议目的解决问题制定计划传达资讯有效沟通做出决断会前准备明确是否需要开会？高效的会议，实际早在宣布开始之前就开始了！会前准备无须开会的“五个如果”如果已经按惯例每周聚会如果没什么特别的事情要讨论如果会议成本太大如果还有比开会更好的方法如果你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄乱）会前准备TIPS注意项：如果你是唯一可以做决策的人，那么一定不要浪费自己和他人的时间，召开耗时长久的所谓会议。首先，因为他人的参与可能只能把问题变得更糟；其次，决策既然只能由你做出，就无需聚集他人集体讨论，结果又全盘推翻他人意见，这种做法只会既不利于解决问题，又容易令自己陷入尴尬境地。会议成本是一个绝对不容忽视的问题，一定要做好会议成本的预算，不能用高昂的会议成本来换取某些会议的发生，因为长此以往公司必然会不堪重负、得不偿失。会前准备必须开会的“五个如果”如果必须把信息同时传达给很多人如果有些事情需要当众表扬或批评如果要让别人参与决策以集思广益如果听取部门汇报工作如果给小组委派任务会前准备开会前最重要的事情？会前准备TIPS注意项：表扬和批评是两种很好的激励方式，而当众的表扬和批评具有更强的影响力。采用会议的形式表扬或批评，有利于充分发挥表扬或批评的作用。在大会上当众表扬“明星员工”可以树立标杆，充分发挥榜样的好作用，有效推动竞争；当众批评某些情节严重的错误行为，有利于警醒员工，避免同类事情再度发生。当你给某一个项目小组，或者给你的部门分配任务时，一定要举行会议，不能采用邮件或者其他书面形式。因为分派任务意味着要达到团结上下、协作完成任务的目的，只有通过会议把任务公共化、明确化，才能促进协作，从而保证任务的及时完成。会前准备自检案例会前准备当你确定有必要召开会议时，首先要了解准备工作究竟有什么作用。只有认识到准备工作的作用之后，才能更有积极性的，更有信心的做好准备工作。会前准备工作的意义：选择最恰当的讨论方式使与会者能对讨论有清楚的方向可循清楚地告知与会者应有何种行为表现节省时间与减少冲突会前准备1H5W，会议6要素5WWhy：会议的目的What：讨论的话题Who：参加者（确认与否/事先准备）When：日期及开始/结束时间Where：地点及设备1HHow规章制度会议跟踪会议记录——十大建议大多数会议都能指定一个会议记录者。主席最好不要兼任此项工作。此外，会议记录者最好由与会者轮流担任。会议记录者的笔记最好要流畅，易于了解，同时不失真。笔记最好用电脑打出来，方便参阅。会议记录者的责任还包括：要及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚。适时做总结，协助讨论进行。向与会者确认各议案的排序是否无误。会议记录内容包含：讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误）会议跟踪有哪些证据支持次议案的通过，及反对意见如何分派工作的详细情形及完成日期。会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。会议记录应有组织地整理如下：标题，会议目标，主席名字，缺席及出席人名单应列在会议记录起头处。使用列点或简短的一段文字，名数与会者重点工作分派情形及完成日期记录无误。将此份会议记录发送给与会者。会议跟踪会议记录总结：会议记录者在传统的会议观中往往是不受重视的，但是，现代会议使我们认识到会议记录者在一次高效的会议中占有举足轻重的地位。会议记录者的作用仅次于会议主持人，要想成为一名合格会议记录者一定要具有多项技能。会议记录者还要充分重视有关会议记录的10大建议。只有如此，会议记录者才能在会议中充分发挥自己的作用。会议跟踪参会者的会后跟进：主持人的会后跟进：会议纪要的阅读，核对与自己相关的信息，并作出标记；分析一下会议的过程，并分析下不同与会者对同一问题的态度和表现考虑会议上分派给自己的任务的完成方案会议可能是新任务的开始，要考虑是否召开自己部门会议来观察落实组装管理好会议纪要，简单的会议的，勿需纪要的，可简单OA做一些回顾备注。联络缺席的同事，告知相关会议内容。跟进计划，如果有需要召开二次会议，若计划顺利，则可取消下次会议，用公文报告进度，让有关人知道。会议之后检讨得失。会议跟踪合格的会议主持人自我评定表：主持人及参会者自我评定单具体表现是否存在以下问题（1）别的员工曾误会我的意思有□无□（2）与别人谈话时我经常离开话题本意跳到别的话题有□无□（3）如果主持一个会议，我会让参会人员先了解会议内容有□无□（4）面对一些人说话时我很紧张有□无□（5）在会上，总是只有我一个人说话，没有成员参与有□无□（6）谈话结束时，我会问员工是否明白我的意思有□无□（7）我分派工作后他们从不提问有□无□（8）我总是把一件事的前因后果澄清给别人有□无□（9）如果我表达的意思很复杂，令人难以明白，我会事先考虑有□无□（10）我总是会问：大家还有什么问题吗？有□无□会议跟踪怎样提高下次会议的质量只有必要时才开会。召集会议之前及早着手准备是有效会议的关键。制订出色的会议议程并事先分发。时间是宝贵的，开会是要花钱的;准时开会，才能准时结束。经常加以归纳,有意识地把握会议的方向。注意力集中在政策和行动上,别让意外事件让你陷入困境。会议记录应阐明最后的结论。会议成功只有用结果来衡量。注重结果，但更强调实施所有的决定。选择会议时间会议时间考虑因素：领导优先：优先考虑上级领导的时间兼顾其他：选择方便与会者出席的时间，以及与会者所喜爱的时间，尤其是关键人物方便的时间会议时间的长度：一个议案不应占整个会议过多时间议案多，则会议时间将相应延长时间超过一个半小时，则中途应腾出若干时间做休息之用选择会议时间–业界参考时间会议特点8AM-9AM发言的欲望没有被唤醒，不宜让与会者对提议有太多回应或进行业务分析，适合进行单一宣传的简单的早会9AM-10AM适合一对一会谈，也是进行业务会谈的最佳时机10AM-12AM1PM-3PM适合集思广益3PM-5PM最好不安排会议制定会议议程有效议程必须要满足下列条件◆按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序◆按议题的逻辑编排◆每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来◆每一议程项责任到人准备会议资料•会前资料准备和发放•会中资料的准备会前沟通内容：确认与会人员是否能够到会（尤其是确认关键人物的到场）让与会者事先了解会议资料了解关键人物对问题的看法明确与会者的期望值提醒与会者应做的准备方式：书面沟通（会议通知）电话沟通当面沟通三个会议守则主持人的守则与责任；营造和谐气氛按照议程进行正确总结讨论内容引导发言者解释另人困惑的发言帮助与会者理清不假思索的想法尊重别人，避免会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保持中立的态度会议主持人与参会者守则参会者10大守则；会前充分准备会中全情投入贡献自己的创意与意见以解决问题为己任开放的心态，抛开部门之见尽可能多的获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不隐恶扬善，不人身攻击避免不当的肢体语言会后总结会议主持人与参会者守则处理会议冲突守则；会议主持人与参会者守则二、如何圆满结束会议【本讲总结】主持人和参会者的守则和责任是不同的，各有侧重点，对会议而言都不可或缺。二者的权责划分一定要分明，这样才能更好的发挥其作用。在会议中难免会出现冲突，一定要了解解决冲突的几种模式，了解主持人和参会者如何用不同的冲突类型来共同解决矛盾、处理冲突，达成会议的最终结果。会议主持人与参会者守则◆暴力型。暴力型属于特别决断的那一类，面对冲突的时候，处理人往往以个人意志为主，马上独立做出决定。暴力类型的人一味的满足自己的要求，类似暴君。但是在一些特别紧急的情况下，暴力型的处理者也是必不可少。◆迁就型。迁就型一味地放弃自己的要求，一味地满足对方的要求，迁就型又称为适应型。◆回避型。回避型既不决断，又不合作，而是回避矛盾。◆协作型。协作型是最理想的类型，可以做到既满足自己的需求，又满足对方的需求。发生了冲突，促使大家合作，共同解决冲突。◆妥协型。妥协型处于坐标的中间，属于“和事佬”。四、成功会议的四个会议步骤二、成功会议四个会议步骤如何做开场白。如何分配发言时间。如何掌握议事进度。如何达成决议。成功会议四个会议步骤二、成功会议的五种策略如何做开场白？定义：3-5分钟的谈话，系统，简洁及有明确宗旨内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。程序：概观会议进行程序。提供与讨论有关的资讯、规范议程；指定会议记录者；征求对议程设计的意见二、成功会议的五种策略如何分配发言时间？我有两个问题要问；会议中往往是主持人说话最多，这是为什么？。一次会议，一般存在以下情况，只有80%的时间在真正开会；15%的时间大家沉默；5%的时间有人抢着发言，如何跟有效的分配发言时间？二、成功会议的五种策略TIPS；会议主持人在会议中所占的发言时间多，主要有以下原因原因一，对议题较熟原因二，地位高，声音大原因上，负担较多的行政责任一次会议真正用于开会的时间只有80%，如果将8%的时间分给1个人，每个人只能讲11分钟，如果主持人滔滔不绝，其他人就没有机会说话了建议：主持人的发言时间应该掌握在20、80尽量保证每个人发言机会均衡尽量行程一种互动的会议氛围。二、成功会议的五种策略如何掌握议事进度掌握议事进度对一次会议的成功可谓至关重要。控场也就成为一个主持人最应训练的技巧之一。掌握议事进度主要包括2种方式：语言方式与非语言方式二、成功会议的五种策略语言方式。语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。非常容易滔滔不绝的发言者，主持人可以凭借对其的了解，让其先发言，