大型会议、研讨日程安排筹备方案

一、会议名称XXXXXXXXXXX二、时间2016年7月20日至23日三、会议地点XXXX（如有必要设置示意图）四、参会人员约XXX人（根据实际参会单位人数确定）五、会议日程7月20日全天00:00—00:00参会嘉宾、企业注册报到，领取参会资料节日程表00:00—00:00晚餐（设定与否或用餐形式根据实际情况确定）7月21日上午00:00—00:00开幕式致辞（政府领导1-2位）30分钟主持人：XXX1、第一部分00:00—00:00主题XXXX（可以演讲、研讨等形式）60-90分钟主持人：XXX参与嘉宾（研讨形式）研讨交流休息10-15分钟2、第二部分00:00—00:00主题XXXX（可以演讲、研讨等形式）60-90分钟主持人：XXX参与嘉宾（研讨形式）研讨交流午餐60分钟下午3、第三部分00:00—00:00主题XXXX（可以演讲、研讨等形式）60-90分钟主持人：XXX参与嘉宾（研讨形式）交流互动中间休息10-15分钟4、第四部分00:00—00:00主题XXXX（可以演讲、议题等形式）60-90分钟主持人：XXX参与嘉宾（研讨形式）研讨交流注：根据会议要求及时间安排可对会议构成部分进行增减，其中第四本部分可设置项目资源及企业的推荐互动或其他主题活动。晚餐（设定与否或用餐形式根据实际情况确定）7月22日与21日程形式相同，具体细节根据实际情况确定7月23日1、总结发言、闭幕致辞2、会后活动：优秀广告创意作品的展览、互动体验；优秀广告企业宣传展；互动抽奖（此环节根据情况可对参展的作品、企业进行互动抽奖，调动活动气氛）3、上午会议全面结束，下午安排参会企业回程事宜。六、会议筹备成立会务筹备领导小组，下设会场服务组、接待和生活服务组。领导小组负责会议筹备工作的宏观决策以及研究决定会议筹备中的重大问题。会场服务组的主要工作内容：1、会场的考察、确定与合同签订；2、会议文件的印制、装订、装袋和分发；会场的布置包括背景板的制作和安装（设计待定），会议音响、投影设备的配置完好，会场主席台、会场桌椅的摆放，桌签的打印和摆放（排位表事先排除），会议的茶水供应，会场环境的布置，会场座次安排，会议文件的印制装袋，会议信息提示的制作和发送；3、欢迎标语，大厅水牌，指示牌等；4、购置礼品并装袋（根据情况）。5、晚餐的桌、位安排（如安排桌餐）。接待生活组的主要工作内容：1、如会场与住宿两地，组织接送站，确定两地停车位，保证现场道路通畅。根据参会人员准备大巴车及司机，签订租车协议，另配备轿车数量备用，应对突发情况。2、会议签到，签到册的制作。20日安排2人在报到处接待报到参会人员、登记返程票、返程送站，安排住宿，介绍就餐、会场地点等。3、会议餐饮。21、22日午餐安排，如使用自助餐将人数提前与用餐处沟通，安排桌餐要注意桌数、标准及酒水量。另需注意参会人员中的是否有少数民族或一些食物过敏者，提前做好安排。由于会议时间为夏季，为此会议期间的统一就餐，掌握成本的同时务必保证食品卫生。晚餐根据现场情况决定。