33档案管理培训

档案管理实务操作知识培训行政人事部2016年10月30日基本知识介绍什么是档案？国家机关、社会组织和公民个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的各种形式的历史记录。注意点：必须是办理完毕的文件材料；必须经过一定的程序整理；包含各种载体必须是有保存价值的历史记录。基本知识介绍档案的作用：对工作起到辅助作用；降低劳动消耗；宣传作用；保存历史。档案工作和档案工作的性质无序——有序不规范——规范分散——集中档案管理的原则：集中统一管理，用科学的方法管理和使用档案。档案工作的八个工作环节：1.收集从分散到集中。2.整理从无序到有序。3.鉴定去粗取精，充分发挥档案的作用。4.保管保密性的机要工作。5.统计以原始记录为依据，准确、可信。6.检索建立目录，方便查询7.利用为企业发展提供服务8.编研基本知识介绍基本知识介绍专职档案员职责：1、指导各部门文档材料的收集、整理、立卷和归档。2、指导本系统所属单位档案工作的开展。3、制定本单位档案管理的相关制度。4、集中保管档案材料。5、针对各部门需求提供档案材料。兼职档案员职责1、负责本部门文件材料的收集整理工作。2、按规定按时向综合档案管理部门移交档案。档案的收集企业文件归档的基本要求：1、归档的文件必须完整；2、归档的文件必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营等各项活动真实内容和历史过程；3、归档的文件必须层次分明，符合其形成规律。档案收集中应注意的问题：1、收集的文件材料要齐全完整，有因有果。完整指文件的正本、稿头纸、定稿等材料齐全，有法律效力。2、档案收集的门类要齐全完整，每一种门类的档案分类要全，要能够真实全面反映单位的主要历史情况。3、收集进来的档案材料要符合规范要求。分类科学，保管分类明确，卷内文件完整，装订美观，档号科学准确。档案的收集档案收集中应注意的问题：4、收集档案要注重平时收集，收集文件要注重收集帐内文件和帐内文件。帐外：本人经手收发的文件资料帐内：未经本人经手收发但有收集必要的文件资料。5、收集档案材料时既要防止“有档不归”，又要防止“有档必录”两种错误倾向。6、应明确区分“档案”和“资料”的不同。作为档案保管的文件不得作为资料使用，作为资料使用的文件不必作为档案管理。7、归档的文件材料既包括纸质材料，也包括光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体。8、档案交接时，要履行移交手续，填写门类、时间、数量、移交人、移交时间，做到数字准确，帐物相符。档案的收集档案收集的几大主要范围：1、本单位（部门）工作总结、专题性工作方案总结、本单位制订的大事记、工作条例、本单位典型性工作材料；2、本单位（部门）各种名册；3、各种统计报表、年度统计报表、本单位（部门）各种工作生成的年度统计报表；4、各种会议会务记录材料，各种文件、公告材料；5、劳动人事方面：单位职工工资名册及调整材料，单位培训名单、内容、教材，本单位人事任免，启用印章，表彰处罚等；6、产品生产方面：产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度中形成的各种文件材料等；7、经营销售方面：企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等；档案的收集档案收集的几大主要范围：8、设备仪器方面：设备仪器的图样和技术文件、设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等；9、技术管理方面：质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料；10、计划统计方面：各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。11、物资供应方面：物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料；12、财务管理方面：财务管理中的各种报表、帐册、凭证和文件等。档案的管理区分全宗全宗是一个单位的档案的总和。档案的分类：分类时先区别门类档案，再在门类下细分。年度问题分类法：按年度分开，按文件反映的问题分门别类。年度组织机构分类法：按组织机构的设置分类，适用于内部机构健全的大机构。档案的管理传统的分类方法1、首先看文件生成的年度，其次看文件针对的年度；2、长期规划、长远计划放到文件所针对的第一个年度归档。3、阶段性工作总结放到总结的最后一年归档，总结与计划合文的按文件所在重心年度归档，会议记录性档案放在会议闭幕的年度，跨年度会议记录放在最后一次会议所针对的年度；4、非讼诉性文件放在结案的年度。新的立卷分类方法：1、以文件制发的日期为准划分年度；2、请示和批复都放在批复的年度；档案的管理会计档案采用年度名称的分类方法。工程项目档案按项目名称结合工程性质分类。设备档案按项目名称结合性质分类。载体档案按问题不分年度分类。档案的管理组卷文书组卷通常按年度分类法，把相应的问题组织在一起再分门别类组卷。卷内文件的排列同一个问题要相对集中，同一个问题的文件材料按时间先后顺序排列。卷内文件均要编页号，正面在右上角，反面在左上角。案卷的装订传统的装订方法：三点一线，上下7公分，中间对半分。单位名称问题分类法所反映的问题类别案卷题名：编制单位（作者）：编制日期：保管期限：密级：年月至年月件页归档号：档案的管理案卷封面档号的编制•标题应简明扼要，不超过50字。•归档号分年度分保管期限分别编制大流水号。序号责任者文号题名日期页号备注XX-001制发机关1/10档案的管理卷内目录的编制档案的保管存放档案必须有专用柜、架，排放方法要科学和便于查找。自身生成的文件材料有发文字号的保存一式两份，一份作为档案保管，一份作为资料使用。电子档案一定要生成一套纸质的档案材料，档案管理实行双轨制，网上资料要脱机备份到耐久的载体。要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时修补和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。档案的保管档案的保管期限保管期限既要考虑文件现实利用价值，更要兼顾长远的历史利用价值。保管期限分永久、长期（16~50年）、短期（15年以下）三种。•凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业生产、经营等有长远利用价值的档案，列为永久保管。•凡是反映企业一般工作活动，在较长时间内对企业生产、经营等有查考利用价值的文件资料，列为长期保管。•凡是在较短时间内对企业生产、经营有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。•设备档案的保管期限可根据该设备的使用年限划定具体年度。会计档案的保管期限有永久、定期两类，定期包括3年、5年、10年、15年、20年五类。•介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。电子文件与电子档案管理电子档案与纸质档案的关系长期并存，保持一致。电子文件的特点1、与记录载体的可分离性2、不安全性3、数据的易消失性和易更改性（载体的不稳定性）4、信息载体的非直接可读性5、对计算机系统的信赖性6、信息共享性电子文件档案的整理和保管只读处理，统一格式，分类排序，及时更新，备份保存问题答疑企业管理可采取哪些形式？•集中式•网点式•寄存式如何将零散文件归入已经整理完毕的归档文件中？•将零散文件排列在相应类别归档文件的最后，并在备注栏中注明。•将零散文件与所属事由中的相关文件装订在一起，并在目录备注栏中注明“此件为两件”。某项工作从1998年开始至2003年结束，持续共5年，形成的归档文件将如何整理？问题答疑多媒体档案收集和分类时应注意些什么？如何区分“一份”、“一件”、“一页”、“一张”？同一事由的归档文件按什么顺序排列？档案装盒时要注意些什么？如何正确使用档案目录和备考表？