内审员培训资料

您!給我完整的3小時我!給您滿行讓的內審員知識稽核計劃與準備內審員培訓前言角色與職責稽核的種類稽核前的拜訪引導員選擇稽核員稽核範圍,期間,計劃稽核準備開始會議摘要內審員培訓稽核計劃與準備前言本章重點•角色與責任•稽核的種類•稽核前接觸•引導員•選擇稽核員•稽核時程•文件審查•查核表與流程圖•稽核開始會議內審員培訓專業,徹底的品質系統稽核(評審),將帶給公司非常大的益處.而完善,謹慎的準備是成功評審的關鍵因素.不充足的準備將造成:1)減損稽核發現的價值2)損害稽核功能的可信度及稽核員與稽核機構之聲譽3)浪費雙方時間4)誤以為稽核無法深入找出根本問題內審員培訓合理的稽核時間分配應為:*40%用於稽核準備*40%用於執行稽核*20%用於稽核報告與跟催也就是說,準備稽核所花的時間應和執行稽核一樣多.這一點對ISO9001:2000稽核更重要,因此標準需要較多時間準備稽核高階管理人員,流程管理與持續改善.稽核準備應涵蓋所有必要的項目.因此,方法和時間運用是非常重要的.本章為你介紹稽核準備的事項,步驟與技巧.你可參考ISO10011第一,第二部份以獲得更多相關知識.內審員培訓角色與職責稽核組員有以下角色:•主任稽核員•稽核員•專家這些角色職責的簡述於下:主任稽核員負責組織,管理整個稽核工作,由準備至矯正措施之確認.他可能並無稽核組員或專家的協助.稽核員被訓練獨立執行稽核,他們向主任稽核員負責執行被指派部分之稽核.專家未受過稽核專業訓練,他僅負責提供所需之專業知識且受稽核員之督導.內審員培訓稽核(評審)的種類稽核為了獲得稽核證據以客觀評估是否符合稽核標準要求的有系統,獨立,文件化的流程ISO9000:2000稽核大致分為兩個步驟,它們通常構成一個完整的外部稽核:系統稽核:稽核整個管理系統符合相關標準之要求之程度,一般稱為書面審查或符合性稽核.執行度稽核:稽核品質管理系統執行程度.ISO9001:2000也要求符合法規對產品之要求,稽核時也應注意.執行上述兩類稽核時,稽核員需特別注意其品質系統之“有效性”,比如:•是否符合標準之要求?•是否被實際遵守?•是否可達到客戶滿意的目的?•是否有持續改善的證據?稽核(評審)依執行者不通又可分為三類:*內部稽核(第一方):公司(賣方)自行執行*客戶/供應商稽核(第二方):由客戶(買方)執行*外部稽核(第三方):由獨立之認證機構執行內部稽核品質系統建立了由上而下傳達管理者要求的正式結構與管道.這些傳達下去的工作指令是否被有效執行,則有賴系統稽核與審查.完整的稽核計劃以及訓練有素,獨立自主的稽核員是品質系統不斷改善不可或缺的要素.ISO9001:2000要求內部稽核要依被稽核範圍或流程的情況與重要性安排,計劃.內部稽核結果應列入管理審查項目之一.內審員培訓客戶/供應商稽核在ISO9001:2000標準,並未規定要正式的去稽核其供應商,僅規定要對其進行評估.評估的方式有多種,如:•查證其實績(過去之紀錄)•監視其交貨紀錄•填寫問卷•驗證之證書•第二方稽核需要做供應商稽核的原因:•新供應商的選擇•定期稽核•有問題的供應商•供應商改變供應範圍•大量訂單發生前內審員培訓外部稽核組織可選擇獨立第三方機構做ISO9001:2000驗證.在英國是由認證機構UKAS來認可,管理驗證機構,而美國也有類似的系統.稽核前拜訪正式稽核前應儘可能取得被稽核公司的各項資訊.因此,主任稽核員應安排一次稽核前拜訪(最好在被稽核公司方便的時間).通常主要聯絡人為該公司之管理代表.稽核前拜訪之要點如下:•與被稽核公司之管理人員互相認識•取得對稽核標準和範圍的共識•熟習被稽核公司的組織及場所佈置•巡視主要的流程•預估各區域稽核所需花費時間•是否需要產業專家協助•安排正式稽核時間內審員培訓稽核前接觸•初次接觸•目標與範圍•熟習場地•觀察主要流程•評估所需時間•行政安排-日期-引導員-辦公場所-通訊設施-通知被稽核人員•不便之場所•取得品質管理系統文件•最近之稽核•討論行政事務,如:稽核引導員,辦公室----等•討論可能產生不便處,如:管制區,輪班,無塵室----等•取得最新版的品質文件,至少需取得品質手冊及流程文件•是否最近曾被其它單位稽核,或計劃要來稽核引導員要明確的說明你所需要的引導人員.引導員之主要工作為帶領稽核員至各被稽核稽核場所以及介紹被稽核人員.他可以留在稽核現場,但此時稽核員應讓他知道回答問題的是被稽核人員.引導員應只在問題不被清楚理解時加以協助溝通或澄清.引導員應以最快及最安全的方式帶領稽核員至被稽核之場所.內審員培訓選擇稽核員依據稽核前拜訪取得資訊,主任稽核員得以選擇稽核小組之其它稽核員.考慮的因素:•被稽核公司大小•審需花費時間長短•需具備之專業知識•稽核員彼此間之互補與相容性•稽核員之資格與經驗•語言•獨立性當合格稽核員不具備所需要之專業知識時,可聘請專家協助,但該專家於稽核時要由合格稽核員陪同.內審員培訓選擇稽核員•組織大小•方便的時間•需要產業專家否•稽核員之間的互補與相容•經驗•語言•獨立性稽核範圍,期間與計劃稽核範圍與以下因素有關:•稽核的種類與目的•被稽核組織的情況內審員培訓稽核所需時間長短可參考以下因素考慮:•稽核員的人數•稽核場所的大小與分布•被稽核單位之人數•組織與其流程的複雜度•要稽核的區域數•需要較長進入時間處(如更換服裝)•稽核之範圍內審員培訓NO.ofEmployeesInitialassessment(Auditordays)Annualsurveillance(Auditdays)Re-assessment(Auditordays)TotalOn-siteTotalOn-siteTotalOn-site52110.51.515-92.51.510.51.5110-1932112120-2942.51.513230-5964.52142.560-1007521.543100-250862.5253250-5001073264.5500-10001294385.51000-2000151254106.52000-40001814651284000-8000211775149第三方認證機構通常有估計稽核人天數之對照表:內審員培訓但此表僅為參考,仍需依據上述之因素決定所需之人天數.最常用的稽核計劃方式是由前往後或由後往前追蹤,兩者都可使稽核依有邏輯的路徑查核組織流程.由前往後追蹤是由業務活動開始往後追蹤.如由業務接單,研發,設計,製造,---至售後服務.內審員培訓Distributioncompanyexample•Auditandreviewprocess•Logisticsandstockcontrol•Goods-in•Bulkstorage•OrderPicking•Packing•Finalchecking•Freightanddespatch•Salesandcustomerservices而由後往前追蹤方式則正好相反.無論由前往後或由後往前追蹤方式,均需要將時間安排的精確妥當,否則將發生某些區域時間不夠的問題.無論使用哪一種方式,一些與業務活動先後無直接關係的事項如:文件管制,訓練與資格,矯正與預防措施可以在稽核過程之各階段進行.另外,要了解管理階層的承諾,稽核時要由高階管理者或流程負責人開始,以明瞭有關權責,流程監測,持續改善等事項.稽核計劃通常包括:•稽核開始及結束會議•稽核員小組會議•備用時間評審時間表需和評審前拜訪之報告一起送交被評審公司.雙方應確實明瞭該時間表及各自的職責.內審員培訓稽核準備文件審查依據品質管理系統標準(ISO9001或其它標準)來審查品質文件(品質手冊及程序),可以簡單的報告寫下可能有問題的地方.此時,並無法發現真正的問題,但可發現若干疑問做為稽核時之重點.要注意保守機密.儘可能於被稽核處執行此項工作,有疑問時可立即獲得澄清.一般而言,文件審查的工作由主任稽核員負責,但其他稽核員要準備自己負責稽核的部分.審閱時,可以使用如下之對照(matrix)以幫助審閱所有品質管理系統標準所要求之項目是否合理的規定在品質文件中,也幫助稽核員於稽核過程確保所有區域都被稽核.內審員培訓對照表可幫忙確認:•與各項工作相關之程序•與ISO9001相關之流程•各流程之權責與部門間之關係ISO9001條款流程,部門AREADesignplanningPurchasingProdn.QCStoresCustomerServicesQualityAssurance7.1PlanningofproductrealisationIIIRII-IKey:R=主要責任ResponsibleI=次要責任Involved內審員培訓稽核員在此階段要分析:•品質政策•品質手冊•品質目標稽核員要準備稽核最高管理者與經理們.稽核應以流程為主,包括:•產品實現之相關流程•支援流程•改善流程了解與分析流程的能力對稽核員而言是十分重要的.由於ISO9001:2000對文件的要求彈性較大,引此品質管理系統中可能的文件有:內審員培訓稽核方式organisationprocessTasksIn-putOut-put•傳統以文字為主的書面程序•完全以流程圖構成的系統,可能使用進步的軟體.•書面的流程圖•以上各種的混合流程圖組織為了符合ISO9001:2000的要求會使用一些流程圖於其品質管理系統中,稽核員依據組織使用流程圖的程度也會需要自行繪出一些流程以:•確實了解文件所表達之流程•找出流程之弱點或不合邏輯處.內審員培訓活動主要負責者次要負責者輸入審查決定檢測文件紀錄歸檔連接流程圖符號內審員培訓FlowchartExampleEnquiryenteredintosalesenquirydatabaseEnquiryreceivedfrompotentialcustomerResponsibilityKeyMDmanagingDirectorSMsalesManagerWDWorksDirectorPMPurchasingManagerPreparequotationSMMDWDPMQuotationReviewedSMMDWDAgreepriceQuoteenterinQuotedatabaseQuotationFollw-upafter1monthSMMDWDSDQuotationfileAgreepriceInitiateorderreceiptandprocessingProcedureQ/3AscertainreasonanddetermineactionArchivequotationNoYesYesNo內審員培訓查核表一旦了解了系統,稽核員就可決定稽核區域與重點以及準備查核表.查核表為一連串的問題,幫助評審員執行評審工作.查核表是非常有用的工具,其功能如下:•輔助記憶應該查詢事項•查詢紀錄:問題與回答•確保應該查詢事項均被查詢•節省臨場紀錄的時間•作為結束會議和總結報告之準備資料查核表不用寫得太詳細,它只是一個引導員方向及輔助記憶的手稿.若臨場發現了更有價值的問題,也可暫時不用查核表的問題.內審員培訓查核表的準備兩種方式,一種是以ISO9001品質管理系統標準(或其他標準)之各項要求,配合前面提到的對照表(matrix)來準備問題,常用於文件審查的階段.另一種是以流程為基礎,準備各流程和品質管理系統標準有關之問題.後者可使稽核員於稽核前熟習被稽核組織之系統.每一流程都有一些要件,稽核員要明瞭以作為文件審查與準備查核表之重點.ProcessRequirementsplanspeopleMethodsEquipmentproductRecords查核表要有邏輯的準備問題,問題要問得可獲得詳細的回答,不要只獲得“是”,“不是”的回答.每個問題的答案不要有太密切的相關性.稽核高階管理者稽核員要稽核最高管理者有關管理承諾,品質政策,目標等事項.稽核計劃也可安排高階管理者始末兩次面談,先了解其政策,承諾,目標,於稽核中求證,最後再回頭確認.稽核高階管理者的查核表要包括一下重點:•有關之話題•其回應之摘要•其