【企业制度】标准采购作业细则

制度名标准采购作业细则电子文件编码GLZD131页码14-1一、请购第一条请购部门的划分各项材料的请购部门如下：123(1)订货生产用料：生产管理部门。(2)其他用料：使用部门或物料管理部门。第二条请购单的开立、递送1购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后，依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订)，“请购单(内购)(外购)”附“请购案件寄送清单”送采购部门。2购单附表，一单多品方式，提出请购。3“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。4“请购单”上注明“试用检验”及“预定试用期限”。5“请购单”提出请购。签发人责任人签名制度名标准采购作业细则电子文件编码GLZD131页码14-2材料请购单部门：年月日填制第三条免开请购单部分1．下列总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：(1)贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。(2)招待用品：饮料、香烟等。(3)书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。(4)打字、刻印、报表等。2．零星采购及小额零星采购材料项目。第四条请购核决权限1．内购：(1)原物料：①请购金额预估在1万元以下者，由科长核决。②请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。材料规范部门核定数量请购数量估计单价估计总价预算月份材料别编号核对码新旧废名称需用日期年月日用途备注请料单字第号签发人责任人签名制度名标准采购作业细则电子文件编码GLZD131页码14-3③请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。(2)财产支出：①请购金额预估在2000元以下者，由科长核决。②请购金额预估在2000元至2万元者，由经理核决。③请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。(3)总务性用品：①请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。②请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决。③请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。2．外购：(1)请购金额预估在10万元(含)以下者，由经理核决。(2)请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。第五条请购案件的撤销1．请购案件的撤销应由原请购部门立即通知采购部门停止采购，同时在“请购单(内购)”或“请购单(外购)”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记并注明撤销原因。2．采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：(1)采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。(2)原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门将原请购单退回原请购部门。(3)原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。二、一般采购规定第六条采购部门的划分1签发人责任人签名制度名标准采购作业细则电子文件编码GLZD131页码14-42．外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。3．总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。第七条采购作业方式除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：1．集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。2．长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。第八条采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。三、国内采购作业处理第九条询价、比价、议价1．采购经办人员接获“请购单(内购)”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准应以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。2．若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检查所附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核准后，先让使用部门或请购部门签注意见后呈核。签发人责任人签名制度名标准采购作业细则电子文件编码GLZD131页码14-53．属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量)，采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。4．对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。5．采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先进行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。6．“试用检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。第十条呈核及核决1．采购经办人员询价完成后，在“请购单”上详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”，经主管审核，并依请购核决权限呈核。2．采购核决权限见下表：采购核决表采购类别核决限额采购核决权限列属统购项目的原料、物料(包括燃料)不论金额多少经理→总经理非属统购项目的原料、物料(包括燃料不论金额多少经理→总经理财产支出(包括杂项购置)的非生产器材3000元以下3001元至100000元100000元以上采购主管经理直接核决经理→总经理财产支出(包括杂项购置)的生产器材3000元以下3001元至20000元20001元以上采购主管经理直接核决经理→总经理庶务用品3000元以下3001元至50000元50001元以上采购主管经理直接核决经理→总经理附注：凡列入固定资产管理的采购项目应以“财产支出”核决权限呈核。签发人责任人签名制度名标准采购作业细则电子文件编码GLZD131页码14-6第十一条订购1．采购经办人员接到经核决的“请购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。2．若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以便识别。3．采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购”章，以便识别。第十二条进度控制及事务联系1．国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。2．采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核实后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。第十三条整理付款1．物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核准后送会计部门。会计部门应于结账前，办妥付款手续。如为分批收料的，“请购单(内购)”的会计联须于第一批收料后送会计部门。2．内购材料须待试用检验的，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。3．短交应补足的，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。4．超交应经主管核示，方能依照实收数量进行整理付款，否则仅依原订货数付款。签发人责任人签名制度名标准采购作业细则电子文件编码GLZD131页码14-7四、境外采购作业处理(含进口事务、关务)第十四条询价、比价、议价1．外购部门依“请购单(外购)”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于“请购单(外购)”注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。2．请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，再让请购部门确认。第十五条呈核及核决1．比价、议价完成后，外购部门应填制“请购单(外购)”，拟订“订购厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。2．核决权限(1)采购金额以CIF美元总价折合在×××元(含)以下者由经理核决。(2)采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由总经理核决。3．采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。第十六条订购与合同1．“请购单(外购)”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。2．需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。签发人责任人签名制度名标准采购作业细则电子文件编码GLZD131页码14-8物资境外请购单厂商：电话：地址：请购单编号：项次物资编号品名规格单位数量单价合计交货日期交货地点注意事项交易条款审核：经办第十七条进度控制及异常处理1．外购部门应以“请购单(外购)”及“采购控制表”控制外购作业进度。2．外购部门在每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”，记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。3．外购部门于外购案件“装船日期”有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。签发人责任人签名制度名标准采购作业细则电子文件编码GLZD131页码14-9第十八条进口签证前(“请购单(外购)”核准后)的专案申请1．专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”，申请函中并应请求“国贸局”在“输入许可证”加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭此向海关申请专案进口及分期缴税。2．进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请“输入许可证”之前，准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。第十九条进口签证外购材料订购后，外购部门应立即检具“请购单(外购)”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”(需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”)送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向“国贸局”办理签证，并于“输入许可证”核准时通知外购部门。第二十条进口保险1．FOB、FAS、C&F条件的进口案件，进口单位应依“请购单(外购)”外购部门指示的保险范围办理进口保险。2．进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单(外购)”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。第二十一条进口船务1．FOB、FAS的进口案件，进口单位(船务经办人员)于接获“请购单(外购)”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。签发人责任人签名制度名标准采购作业细则电子文件编码GLZD131页码14-102．进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供给进口结汇经办人员，在“信用证开发申请书”上列明，作为信用证条款，向发货人指示装船。3．如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“请购单(外购)”上注明，避免信用证指定船公司而由发货人代为安排装船。第二十二条进口结汇进口单位应依“请购单(外购)标示的“签信用证日期”办理结汇，并于信用证(L/C)开出后以“开发L/C快报”通知外购部门联络供应厂商。第二十三条税务1．免货物税及“工业用证明”的申请(1)进口的货品可申请免货物税的，外购部门应于“输入许可证”核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。(2)除“免凭经济部工业局证明办理具结免税进口”的项目外，其他属于免税规定的人造树脂类材料，外购部门应于开发“信用证”后检具必需文件向经济部工业局申请“非供塑胶用”证明，以便于报关时据此向海关申请，依工业用物品税率缴纳进口关税。2．专案进口税则预估及分期缴税的申请和办理，外购部门应于进口前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后办理分期缴税及保证手续。第二十四条输入许可证、信用证的修改供应商成本公司要求修改“输入许可证”或“信用证”时，