运营体系稽核管理规定

江苏波司登服装发展有限公司规章制度制订部门运营部制订人鲁绍勇运营体系稽核管理制度页次1/6文件编号YY-03一、目的：规范公司现有管理体系运作，确保各部门工作开展依照公司管理目标进行，对其中管理进行合规性评价，对管理异常进行纠正预防，以期改善特制定本制度。二、适用范围：波司登男装各部门三、定义：3.1内部稽核：客观的获取稽核证据并予以评价，以判断当下各部门运作是否按照公司管理目标及体系运作的一种内部核查过程，包括将这一稽核结果上报公司管理层，并提出改善性措施。3.2严重不合格项：内部运作与公司制度出现严重偏差造成制度体系失效；内部运作可能对公司经营管理造成严重风险；多次出现轻微不合格。3.3轻微不合格项：孤立的人为错误；制度执行有部分偏差，尚不至于制度完全失效；出现的问题不至于对公司经营造成严重风险。3.4观察项：存在问题但证据不足，需提醒注意的事项；发现问题苗头尚不构成不合格项，但任其发展有可能造成不合格。3.5纠正措施：发现公司重要管控领域出现稽核结果异常时所采取的补救措施。3.6预防措施：为消除潜在的管理风险所采取的长久有效措施。四、职责：4.1运营管理部：在总经办安排下，编制稽核检查表，组织相关人员对各部门管理体系进行评价，并与部门就其中不符合事项提出改善措施与计划，并跟踪验证其有效性。4.2各部门：结合公司管理要求，配合运营稽核人员进行本部门运作审核，提出并执行经稽核人员确认的纠正预防措施。五、程序5.1年度稽核计划拟定5.1.1由运营起草年度稽核计划，需涵盖现有管理体系的关键控制点，呈总经办领导审核，总经理批准后，组织执行。5.1.2稽核内容5.1.2.1前一次稽核或审计问题的完成情况；5.1.2.2内外部投诉及客户反映的问题；5.1.2.3部门各项目标指标的达成情况。5.1.2.4部门内制度流程运行情况；5.1.2.5日常人事行政及后勤类管理；5.1.2.6部门内成本费用及帐目类管理。5.1.2.7新的管理模式推广的执行效果。5.1.2.8资产及财产管理。5.1.3在出现以下情况时，可启动临时稽核。5.1.3.1发生严重的管理问题，或受到严厉投诉时；5.1.3.2公司有新的项目策划或是新的工作调整时；江苏波司登服装发展有限公司规章制度制订部门运营部制订人鲁绍勇运营体系稽核管理制度页次2/6文件编号YY-035.1.3.3管理过程中出现薄弱环节。5.2稽核依据5.2.1各项管理制度、年度规划；5.2.2公司领导安排的阶段性任务。5.3稽核前准备5.3.1依据年度稽核计划安排，运营制定当期稽核计划，结合各部门的业务计划，排定稽核进度和稽核人员，呈总经办审核，总经理批准后，分发至被稽核单位。5.3.2稽核前，运营需向参与稽核的小组成员，说明本次稽核范围、注意事项及各成员之间的分工与职责。5.4执行稽核5.4.1现场稽核5.4.1.1稽核组成员依照《稽核检查表》，作为稽查工作指引。5.4.1.2稽核组成员通过走访、查阅记录报表、问卷调查、现场检查、收集证据等方式检查部门的管理运作情况。5.4.1.3核实上一次稽核所发现的问题整改情况，查核是否有遗漏事项；5.4.1.4稽核人员对于稽核所发现的问题及客观依据需记录在《稽核检查表》中，以陈述稽核发现；5.4.1.5稽核过程中所发现的异常需与被稽核单位责任人进行沟通，认可无误后签字确认，对于有争议难以达成一致的事项可先记录在案，呈公司高层裁定；5.4.1.6稽核人员对于稽核结果，进行合格、严重不合格、轻微不合格、观察项等判定，并记录在《稽核检查表》中，并与被稽核单位责任人签字确认。5.4.1.7稽核组人员对于稽核检查所发现的问题、事实依据、稽核结论等进行讨论，并最终形成稽核总结报告，确保稽核结果的客观、准确，稽核总结报告经稽核组成员全部签字确认后发公司高层核准，待核准后分发至相关责任单位。5.5稽核不合格事项处理5.5.1稽核人员在稽核结束后，根据本制度定义要求，将认定为“严重不合格”的问题，2日内开具“稽核不合格报告”要求被稽核单位责任人在规定期限内进行整改，“稽核不合格报告”涵盖：不合格项内容、责任部门、纠正预防措施回复、实施期限、违反制度流程等，责任单位在接到不合格报告后，3日内书面回复运营，不合格项整改由运营跟踪整改结果。5.5.2稽核人员在稽核结束后，根据本制度定义要求，将认定为“轻微不合格”和“观察项”的内容列入《稽核异常改进跟踪表》，分发至相关责任单位，由责任单位3天内回复整改措施、责任人、完成时间等给运营，由运营跟踪最终整改结果。5.5.3对于稽核整改事项，运营将列入责任单位负责人当期月度考核项目中进行考核。六、事项说明江苏波司登服装发展有限公司规章制度制订部门运营部制订人鲁绍勇运营体系稽核管理制度页次3/6文件编号YY-036.1本制度由运营负责起草，报总经办和集团运营管理中心审核，经总经理批准后执行。6.2本制度自签发之日起生效，修改及废止由总经办另行颁布。七、相关记录7.1年度稽核计划7.2稽核总结报告7.3稽核检查表7.4稽查不合格报告7.5异常改进跟踪表八、附件无编制：审核：批准：2013年月日2013年月日