中国大唐集团公司档案管理办法(试行)

关于印发《中国大唐集团公司档案管理办法（试行）》的通知集团公司各分支机构，系统各单位，本部各部门：为使集团公司档案管理工作规范化、制度化，现将《中国大唐集团公司档案管理办法（试行）》和《中国大唐集团公司文件材料归档范围（试行）》印发给你们，请遵照执行。附件：1．中国大唐集团公司档案管理办法（试行）2．中国大唐集团公司文件材料归档范围（试行）二ОО三年九月二十四日主题词：集团公司档案管理办法通知中国大唐集团公司总经理工作部2003年9月26日印发附件1：中国大唐集团公司档案管理办法（试行）第一章总则第一条为加强中国大唐集团公司（以下简称集团公司）档案工作建设，进一步提高档案的管理水平，更好地为集团公司的发展和经营管理服务，根据《中华人民共和国档案法》，国家档案局、国家经委和国家计委联合颁发的《企业档案管理规定》等有关企业档案工作的规定，制定本办法。第二条档案工作是管理工作的组成部分，是维护集团公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项专业技术工作。第三条集团公司的档案，是指集团公司在生产、经营和管理各项活动中形成的对国家、社会和企业具有利用和保存价值的各种文件材料（包括不同的载体形式）。第四条档案工作坚持集中统一的管理原则。第五条本办法适用于集团公司本部和系统各单位（含各分支机构，下同）。第二章档案管理体制第六条档案管理工作涉及生产、经营、建设等各项活动，涉及党、政、群各个部门，各单位应将档案工作列入企业发展规划和年度工作计划，制定企业档案发展规划和年度计划，并确定一名单位领导分管档案工作。第七条集团公司本部在总经理工作部综合处设置档案资料室，配备档案管理专职人员，负责协调、组织、管理集团公司本部档案工作和对系统各单位档案管理进行业务指导。系统各单位要成立相应的档案管理工作机构，并配备专（兼）职档案人员。第八条各单位在业务部门要配备兼职档案工作人员，负责本部门形成的应归档文件材料的积累、整理和归档工作。第九条各级档案工作人员应认真贯彻国家档案工作法律、法规，健全企业档案工作各项规章制度。遵纪守法，忠于职守，具备相应的档案专业知识和业务能力，熟悉和了解企业的各项管理活动。第十条档案部门的主要负责人应具备中级及以上专业技术职务的水平和工作能力。第十一条档案管理人员享受专业技术管理人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。第三章文件材料的形成和归档第十二条各单位文件材料的形成、积累，应纳入到生产、经营、科研及基建等各项活动的工作计划和管理程序；纳入到各部门的职责范围和有关人员的职责中。第十三条凡在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须定期向档案部门归档，任何部门和个人不得据为己有。第十四条对归档文件材料的基本要求（一）归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备；（二）归档的文件材料应为原件；（三）重要的电子文件，应另外形成纸质文件材料归档保存。归档的文件材料如不符合上述要求，档案室有权要求有关人员进行重新整理和补充。第十五条对归档文件的质量要求（一）归档文件应全面系统地反映本单位的历史面貌；（二）一份文件、一个事由其内容完整无缺，已破损的文件予以托被、修复；（三）应永久、长期保存的文件，如用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档；（四）整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等要符合档案保护要求。第十六条归档工作要求（一）各单位在各项管理工作中形成的文件材料，须在次年四月份之前，将应归档的文件材料向本单位档案室归档（也可根据本单位的实际情况实行随办随归档）；（二）基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，将应归档的文件材料向档案室归档；（三）科技成果鉴定、基建工程验收必须有档案部门参加，文件材料不完整、不准确、不系统的，不能通过鉴定、验收；（四）新购重要设备仪器（含进口）到货，有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料，并及时归档；（五）工作人员因公外出参观学习、考察及参加各种会议的文件材料，应按照文件归档范围的要求向档案室归档。第十七条各类文件材料归档份数一般为一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可视需要程度适当增加份数。第十八条各档案部门要对本单位各部（处、室）文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督。第四章文书归档文件材料的整理方法第十九条本章所称归档文件专指文书归档文件。（一）归档文件:本单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。（二）件：归档文件整理的单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，签报及有领导批示或有处理结果的文件处理单为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，动态信息、简报等材料一期为一件，来文与复文可为一件。（三）归档文件整理：将归档文件进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之成为有序化的过程。第二十条整理方法（一）分类:将归档文件按某些特征分别归类。归档文件的分类按照年度、机构(问题)、保管期限进行分类，并保持分类方案的稳定。凡内设机构比较健全、职责分工比较明确的,采用年度──机构──保管期限分类法；内设机构比较简单或职能交叉不便于按机构分类的，采用年度──问题──保管期限分类法。一个全宗内应采用统一的分类方案。按年度分类：将归档文件按其形成的年度分类。对计划、总结、统计等归入文件签发的年度;请示与批复等来往文件,归入文件的批复(有结果)年度；跨年度形成的文件材料，如专项工作、专案、多年的统计表，归入事项的办结年度；会议文件归入闭幕年度。按机构分类：将归档文件按其形成或承办的机构分类。涉及部门形成的归档文件,归入承办部门或综合部门。按问题分类：将归档文件按其内容所反映的问题进行分类，依据电力企业档案分类规则设置类目。按保管期限分类：将归档文件按划定的保管期限分类。（二）排列：归档文件以件为单位,按照事由结合时间、重要程度排列。在一份文件中,正本在前,定稿在后；正文在前,附件在后；原件在前,复制件在后；转发文在前,被转发件在后；不同文字的文本，无特殊规定的,中文本在前,其他文本在后。会议文件、统计报表、刊物、简报、处理信访及审计、纪检监察案件形成的材料要分别集中排列。（三）装订：归档文件要按件装订。采用左侧装订的,应将左、下侧对齐;采用左上角装订的,应将左、上侧对齐。（四）编号：归档文件要逐件编号,在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容,文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸，填写文件题名后加盖归档章。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、类别、页数等项。1．全宗号:集团公司给立档编制的代号。2．年度:文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2003。3．保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。即永久、长期、短期。4．类别:作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。5．件号:归档文件的排列顺序号。在同一年度、同一类别内,按保管期限分别从“1”开始编制顺序号。6．页数:每一份归档文件的页数。（五）编目：归档文件依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录。1．归档文件应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数等项目。多家单位联合发文的，只对本单位的编目,无本单位的只对第一责任者编目。1）件号：填写归档文件的排列顺序号。2）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。3）题名：文件标题。没有题名或题名不能客观反映文件内容的，要自拟题名,题名字数不宜超过50个字,自拟题名外加“[]”号。会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和主要内容。4）日期:文件的成文日期。以八位阿拉伯数字标注年月日，“月”、“日”是一位数的在一位数前面加“0”，如“19990802”。5）页数:登记每一件归档文件的实际页数。文件中有图文的页面为一页,空白页不计。6）备注:注释文件需要说明的情况。2．归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型297mm×210mm〈长×宽〉。3．归档文件目录按年度装订成册,并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度等项目。全宗名称即立档的名称,应使用全称或规范化简称。归档文件目录要编制目录索引,置于目录前面,其内容包括:类别、保管期限、起止件号、所在页数、备注等项。（六）装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊等项目。1．档案盒:外形尺寸为310mm×220mm〈长×宽〉,盒脊厚度可以根据需要分别设置为20mm、30mm和40mm。2．档案盒盒脊设置全宗名称(选择项)、全宗号、年度、保管、期限、类别、起止件号、盒号。起止件号填写盒内第一件文件和最后一文件的件号,中间用“─”号连接。盒号为档案盒的排列顺序号。3．档案盒采用337克以上无酸纸制作。（七）归档文件整理说明：归档文件整理完毕,应按年度填写“年度归档文件整理说明”。主要说明分类方案、年度归档文件的总数量、不同类别与保管期限归档文件的数量,该年度归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,并填写各类归档文件的整理人、检查人。“年度归档文件整理说明”填写完毕后置于归档文件目录册封面后,同时放入全宗盒中。1．整理人:负责整理归档文件的人员姓名。2．检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。第五章档案的分类管理第二十一条选择对归档文件材料进行系统整理的分类方法，要符合国家有关标准和规范的要求。集团公司本部按照年度——机构——保管期限的分类方法进行分类；集团公司系统各单位依据《电力工业企业分类规则》进行分类。声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，可采用与纸质档案统一分类编号的办法。第二十二条各单位在各级推进档案工作现代化的同时，将文书档案实施国家档案局的《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）。第二十三条在工作中形成的电子文件，各单位根据实际情况做好归档和统一管理。第二十四条档案的编目与编制检索工具（一）各单位编制档案总目录、档案分类目录、文图目录和专题目录。（二）各单位根据实际需要编制检索工具，并进行档案著录工作，著录方法按照《档案著录规则》（行业标准DA/T18—1999）执行。第六章档案保管第二十五条接收档案要认真验收并办理交接手续。第二十六条存放档案要有专用柜，排架方法要科学和便于利用。第二十七条已经归档的文件材料不得修改，底图除外。修改后的底图入库要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜。第二十八条存放胶片、照片、磁带等要用特制的硫酸纸底片袋、密封盒和影集等，按编号顺序排列在胶片柜内。胶片库房应设置在没有有害气体和物理性污染的地段。有条件的，对有不同保管要求的档案材料要分别保管。第二十九条要定期进行库藏档案的清理、核对工作，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修复。库藏档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要查明原因并保存记录。第三十条档案库房的一般要求库存档案必须有专门的库房，并且具有良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施；档案库房温度、湿度要符合国家有关的规定要求。第七章图纸的修改、补充第三十一条各单位要建立图纸的修改、补充制度，具体要求如下：（一）修改已归档的图纸要有本单位主管领导签批的通知单；（二）修改内容较少时，可直接在图面“杠改”或“刮改”，并在修改处标注“修改标记”及在备考表中说明；（三）修改内容较多时应另出新图代替原图纸作废，图纸列入原图纸目录，并注明所代替的原图图号和在备考表中说明，废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管；（四）已归档图纸作废并由新图代替时，应重新编制保管，并且注明原保管编号和在备考表中说明；管作废图纸标注新保管的编号后，根据需要另行保管。第八章档案鉴定与销毁第三十二条档案保管期限分永久、长期（16—50年）和短期（15年以下）三种。确定保管期限的基本原则是：（一）有长远利用价值的档案应永久保存；（二）在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；（三）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第三十三条保管期限的日常鉴定工作由各档案室负责，对新入库的档案应正确划分保管