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1呼和浩特石化公司建设项目档案管理办法第一章总则第一条为规范呼和浩特石化公司(以下简称公司)建设项目档案的管理工作,充分发挥档案资料在工程建设、生产(使用)管理、维护和改扩建中的作用,根据《中国石油天然气股份有限公司档案工作规定》(石油办[2008]298号)和《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》(石油办[2010]281号),特制定本办法。第二条本办法所称建设项目档案,指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的,具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。第三条建设项目档案是项目建设过程的真实记录,是生产、管理、维护、改扩建的真实依据和不可再生的信息资源,同时也是全面鉴定工程质量,查明事故原因,追究事故责任的可靠凭证。第四条公司建设项目,包括炼油化工新建、改扩建、技措、检维修及铁路、生活民用建筑工程等。第五条公司建设项目档案工作实行统一领导、分级管理,2凡形成项目文件的参建单位和公司有关职能部门,都必须按规定向公司档案中心移交建设项目档案。第六条公司根据建设项目的规模,确定项目档案管理机构、人员,负责项目文件管理工作,并统筹安排建设项目档案工作经费,确保建设项目档案工作正常开展。第二章一般规定第七条项目档案管理工作坚持“三同时”原则,在签订合同(协议)时,应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责;检查工程进度与施工质量时,应同时检查项目文件材料的收集、整理情况;在进行工程验收时,应同时审查、验收项目文件的归档情况。第八条项目档案管理纳入项目建设计划和项目建设管理程序,纳入领导和工作人员的岗位职责,与项目建设管理同步实施。第九条项目文件管理纳入合同管理。在签订项目勘察、设计、采购、施工、工程总承包及监理等合同、协议时,设立专门条款,明确项目资料押金事宜和有关方面应当提交的项目文件(包括电子文件)名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及整理、审核、归档与违约责任。第十条项目文件管理纳入项目结算管理。项目管理职能部门在履行勘察、设计、采购、施工及监理等合同的财务结算(即资3料押金)手续时,要确认档案中心对项目文件审核的签字、盖章手续完备后,并依据档案中心的考核意见方可办理工程竣工资料押金还付结算手续。第十一条项目文件管理纳入档案信息化管理。形成的所有项目文件采取电子文件与实体档案同时归档的原则。“谁产生、谁录入、谁审核”,由归档单位将条目所需著录信息录入档案管理系统,同时上载相应的电子文件。第三章职责第十二条总经理(党委)办公室档案中心是公司建设项目档案工作的归口管理机构,其主要职责是:(一)执行股份公司建设项目档案工作管理制度,制订公司建设项目档案管理办法;(二)负责公司建设项目档案管理工作的规划、组织协调和监督指导;(三)负责组织公司建设项目档案验收工作;(四)参加公司建设项目竣工验收;(五)组织公司建设项目档案业务交流与培训工作;(六)负责公司建设项目档案管理,检查、接收、保管项目数字档案及实体。第十三条项目档案管理机构—执行公司建设项目档案管理办法及建设项目文件收集、整理与归档实施细则。制定项目文4件形成、收集、整理等过程控制办法,建立项目档案工作网络和项目文件管理流程,对项目文件实行跟踪管理、动态管理,保证项目档案完整、准确、系统。组织和指导项目管理职能部门和参建单位编制、整理和归档项目文件,并负责案卷质量的审查,确保其符合项目档案管理规定。建设项目未设项目档案管理机构的,此项职能由公司档案中心负责。第十四条项目管理职能部门—负责本部门职责范围内项目文件(项目前期文件、项目管理文件、项目竣工验收文件以及设备、工艺、涉外文件等)的收集、整理,并按档案管理规定向档案中心归档。第十五条项目工程管理部门—负责确定建设项目竣工文件相关表格设置、填写等编制标准;督促、检查竣工文件的编制、收集、整理工作;审核、签署竣工文件及设备随机文件。确保其完整、准确、系统,并组织向档案中心归档。第十六条勘察、设计单位—负责收集、积累勘察、设计基础资料等文件,并按档案管理规定向档案中心归档。第十七条施工单位—负责编制、收集、整理施工文件和竣工图,确保其完整、准确、系统,并提交监理单位、工程管理部门审核后按档案管理规定归档。第十八条工程总承包单位—负责审查、汇总各施工分包单位编制、收集、整理的施工文件及竣工图,确保其完整、准确、5系统,并统一将其提交监理单位、工程管理部门审核后按档案管理规定归档;负责总承包项目设备随机文件的收集、整理,确保其完整、准确、系统,并提交工程管理部门审核后按档案管理规定归档。第十九条工程质量监督站—负责编制、收集、整理建设项目工程质量监督工作中形成的质量监督文件,并按档案管理规定向档案中心归档。第二十条监理单位—负责监理文件的编制、收集、整理,统一将编制整理好的案卷报送工程管理部门审核后按档案管理规定归档;负责督促、检查施工单位/工程总承包单位编制、整理施工文件及竣工图,审核、签署施工文件及竣工图的完整、准确、系统情况,并向档案中心提交施工文件及竣工图质量审核报告。第二十一条试运行单位—负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件,并按档案管理规定向档案中心归档。第四章项目文件收集、整理与归档第二十二条反映和记录项目建设重要职能活动,具有查考利用价值的各种载体的项目文件,应当收集齐全,归入建设项目档案。第二十三条公司项目管理部门和参建单位,应当指定专人负责照片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作,建设项目重要阶段、事件、事故,应当有完整的声像材料,并对事6由、时间、地点、人物、背景、摄影者等进行编写。第二十四条项目可行性研究、任务书,以及项目管理文件和竣工验收文件应按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)进行整理。项目竣工文件应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)进行整理。图纸应按照《技术制图复制图的折叠方法》(GB/T10609.3-1989)要求统一折叠。电子文件应符合《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)。第二十五条项目竣工文件中签署意见栏不允许打印,签名不允许由他人代签或以个人印章代替。项目竣工图必须逐张加盖并签署竣工图章。第二十六条项目管理职能部门和参建单位,应在建设项目竣工验收前按阶段或单项,将经过整理的项目文件,提交档案中心归档。项目竣工文件要求工程竣工后30天内归档,个别涉及地下交叉、隐蔽工程比较复杂的大型项目的竣工文件可在工程竣工后90天内归档。第二十七条项目文件实体归档份数:项目前期文件、项目竣工验收文件一式一份;项目竣工文件一式二份;声像文件一式一份。第二十八条项目文件的收集、整理与归档具体执行《呼和浩特石化公司建设项目文件收集、整理与归档实施细则》(试行)。7第五章项目档案验收与登记第二十九条项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。国家档案局规定未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。第三十条项目档案管理机构应当参加项目的中交验收、初步验收,同步进行项目档案的预验收,验收检查率100%,重点检查重要合同、协议等项目前期文件及隐蔽工程检查记录、竣工图、设计变更通知单等项目竣工文件,并填写建设项目档案验收检查记录(主要内容有档案号、验收检查情况描述、检查人、检查日期等),发现问题,要求责任单位限期整改。第三十一条项目档案验收前,项目设计、施工、监理等方面负责人及有关人员,根据档案工作的相关要求,依照《股份公司建设项目文件归档范围和保管期限表》(附录1)和《建设项目档案验收内容及要求》(附录2)进行全面自检,并形成项目档案自检报告。第三十二条项目档案自检报告应当包括以下主要内容:(一)项目建设及项目档案管理概况;(二)保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施;(三)项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量状况;(四)档案在项目建设、管理、试运行中的作用;(五)存在的问题及解决措施。8第三十三条项目档案自检工作完成后公司以正式文件形式向项目档案验收组织单位报送建设项目档案验收申请报告,并附项目档案自检报告,填报《建设项目档案验收申请表》(附录3)。第三十四条新建、扩建和试生产的国家和股份公司建设项目,由档案中心负责填写《建设项目档案管理登记表》(附录4),一式三份,报集团公司办公厅。第六章考核第三十五条建设项目相关合同不按要求明确资料押金和归档约束条款的,每出现一次,对合同生成单位扣罚300~500元。第三十六条项目竣工文件应在项目竣工30天内(涉及地下交叉、隐蔽工程比较复杂的大型项目的竣工文件可在工程竣工后90天内归档),不在规定的时间内按公司档案管理要求归档的,每拖延10天扣罚责任单位5%资料押金。第三十七条项目前期文件和项目竣工验收文件应在文件办结次年3月15日前归档,不在规定的时间内按公司档案管理要求归档的,扣罚责任单位200~300元。第三十八条项目管理职能部门未确认档案中心对项目文件的审核签字和盖章手续,就办理工程竣工资料押金还付结算的,每发生一次扣罚责任单位300~500元。9第七章附则第三十九条本办法由总经理(党委)办公室档案中心负责解释。第四十条本办法自印发之日起施行。原《呼和浩特石化公司建设项目档案管理实施细则》(中油呼石化办字【2007】20号)同时废止。附录:1.股份公司建设项目文件归档范围和保管期限表2.建设项目档案验收内容及要求3.建设项目档案验收申请表4.建设项目档案管理登记表(表一、表二、表三)10附录1股份公司建设项目文件归档范围和保管期限表序号归档文件保管期限建设单位施工单位设计单位1可行性研究、任务书1.1项目建议书及其报批文件永久30年1.2项目选址意见书及其报批文件永久30年1.3可行性研究报告及其评估、报批文件永久30年1.4项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件永久30年1.5环境预测、调查报告,环境影响报告书和批复永久30年1.6安全预评价报告及批复永久30年1.7地震安全性评价报告及批复永久30年1.8地质灾害危险评估报告及批复永久30年1.9水土保持方案报告及批复永久30年1.10水资源论证报告及批复永久30年1.11职业病危害预评价及批复永久30年1.12设计任务书、计划任务书及其报批文件永久永久1.13区域总体规划永久30年2设计基础文件2.1工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明永久永久2.2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久30年112.3水文、气象、地震等其它设计基础资料永久30年3设计文件3.1总体设计(总体规划设计)永久永久3.2工艺设计包永久永久3.3初步设计及其报批文件(基础设计)永久永久3.4施工图设计(详细设计)30年永久3.5工程设计计算书30年30年3.6关键技术试验永久永久3.7设计审查、鉴定及审批永久永久3.8安全生产专项设计永久永久4项目管理文件4.1征地、移民文件4.1.1征用土地申请、批准文件,红线图、坐标图、行政区域图永久4.1.2征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书永久4.1.3建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、征用土地使用证永久4.1.4建设前原始地形、地貌的状况图、照片永久4.1.5施工执照永久4.2项目报批文件4.2.1项目申请核准文件及附件、核准批复文件30年4.2.2项目开工申请报告及附件、项目开工批复30年4.3计划、投资、统计、管理文件4.3.1有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划30年124.3.2概算、预算管理、差价管理文件30年4.3.3合同变更、索赔等涉及法律事务的文件30年4.3.4规程、规范、标准、规定等文件30年4.3.5技术协议、技术设计审查30年4.3.6合同控制文件(投资、进度、质量、安全)30年4.4招标投标、承发包合同协议4.4.1招标
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