012商务接待管理制度

香港瀚帝斯环保科技开发有限公司云南分公司接待管理制度第1页共31页12018.06.30有效赵荣志陈旭2018年第一版版次日期状态编写审核批准修改说明HDS-012-2018香港瀚帝斯环保科技开发有限公司云南分公司商务接待管理制度本文件之产权属于香港瀚帝斯环保科技开发有限公司云南分公司,未获本公司书面许可,任何人不得擅自使用、复制、传递或泄露该文件。香港瀚帝斯环保科技开发有限公司云南分公司接待管理制度第2页共31页修改记录版次日期页数行数修改内容香港瀚帝斯环保科技开发有限公司云南分公司接待管理制度第3页共31页商务接待管理制度一、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，特制定本制度。二、范围本标准适用于香港瀚帝斯环保科技开发有限公司云南分公司各种接待工作和相关部门。三、接待原则1、对等接待、各负其责、相互配合的原则。2、统一标准、安全节俭、服务一流的原则。3、规范高效、预算管理、严格控制的原则。四、管理行政部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待方案，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，可报行政部，并协助拟定接待方案计划，需公司领导出面、行政部协调的重要接待，应提前5天告知行政部。四、计划与准备1、行政部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地香港瀚帝斯环保科技开发有限公司云南分公司接待管理制度第4页共31页逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待方案，排出日程安排表，酌情安排接待标准。2、行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。3、行政部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准。4、行政部根据来宾情况提前准备好汇报材料和相关的资料（宣传册、产品手册等材料），汇报根据来宾的情况由主要接待部门负责人进行汇报。5、因特殊会议需要行政部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。6、行政部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从行政部经理或办公室主任和主接待人员协调安排，统一调度。7、涉及购票的行政部根据情况提前购买车票及机票。五、接待标准一级接待标准：省级以上领导；各厅、局主要领导负责人；外宾；重要客户；重要考察团及参观团；董事会及公司主要活动等。陪同人员：董事长、总经理、副总经理等相关领导。1、迎接：总经理、副总经理、办公室主任在高速路口、机场、车站迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见香港瀚帝斯环保科技开发有限公司云南分公司接待管理制度第5页共31页介绍主宾时，要注意顺序（遵守介绍时的先后次序。正规的做法，是要先介绍身份较低的一方，然后再介绍身份较高的一方。即先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时，要先介绍主人一方，扣介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。）2、参观：董事长、总经理、副总经理等相关领导陪同，由办公室主任沿途介绍公司基本情况以及到达公司（项目）后详细介绍公司（项目）相关信息。3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于会议室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。4、相关汇报由总经理或副总经理进行汇报。5、用餐标准：综合部根据情况预定饭店或酒店，简餐消费应控制在100元/人以下，宴请消费应控制在150元/人以下；酒水控制在120元/瓶以下。香港瀚帝斯环保科技开发有限公司云南分公司接待管理制度第6页共31页6、住宿标准：住宿标准应在四星级同等酒店。7、综合部根据情况购买礼节性礼品。二级标准：来宾类型：市、地州政府部门主要负责人；重要参观团体、考察团；重要客户；高管会议等陪同人员：副总经理、办公室主任、相关部门经理1、迎接：由总经理、副总经理、办公室人员到公司驻地门口迎接，引导来宾。2、参观：总经理、副总经理、办公室主任、相关部门经理陪同，由办公室主任沿途介绍公司基本情况以及到达公司（项目）后详细介绍公司（项目）相关信息。3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。4、相关汇报由副总经理或对口部门负责人进行汇报。5、用餐标准：综合部根据情况预定饭店或酒店，简餐消费应控制在80元/人以下，宴请消费应控制在100元/人以下；酒水控制在100元/瓶以下。6、住宿标准：住宿标准应在三星级同等酒店。7、综合部根据情况购买礼节性礼品。三级标准：来宾类型：县级政府主要领导；参观团；考察团；一般工作会香港瀚帝斯环保科技开发有限公司云南分公司接待管理制度第7页共31页议。陪同人员：副总经理、办公室主任、相关对口的部门经理及人员。1、参观：副总经理、相关对口的部门经理及人员陪同，由相关人员沿途介绍公司基本情况以及到达公司（项目）后详细介绍公司（项目）相关信息。2、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简历或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。3、相关汇报对口部门经理进行汇报。4、用餐标准：综合部部根据情况预定饭店或酒店，简餐消费应控制在50元/人以下，宴请消费应控制在80元/人以下；酒水控制在80元/瓶以下。5、住宿标准：按对方要求协助预定，公司不承担住宿费用。六、接待礼仪：1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、言语：语气温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。香港瀚帝斯环保科技开发有限公司云南分公司接待管理制度第8页共31页7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。10、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。七、注意事项接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。八、信息反馈接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。十、商务接待中的座次安排（图）（一）、关于会议主席台座次的安排1、主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。2、主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。香港瀚帝斯环保科技开发有限公司云南分公司接待管理制度第9页共31页3、几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握，不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。4、对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。主席台人数为奇数时主席台人数为偶数时香港瀚帝斯环保科技开发有限公司云南分公司接待管理制度第10页共31页（二）、关于宴席座次的安排宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。中餐桌香港瀚帝斯环保科技开发有限公司云南分公司接待管理制度第11页共31页西餐桌香港瀚帝斯环保科技开发有限公司云南分公司接待管理制度第12页共31页（三）、仪式的座次安排签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。（四）、关于乘车的座次安排小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。乘车座次安排（五）、合影座次安排与主席台安排相同。香港瀚帝斯环保科技开发有限公司云南分公司接待管理制度第13页共31页附：会议座位安排长条桌注：A为上级领导，B为主方席沙发室与外宾会谈香港瀚帝斯环保科技开发有限公司云南分公司接待管理制度第14页共31页注：A为主方，B为客方与上级领导座谈注：A为上级领导，B为主方领导香港瀚帝斯环保科技开发有限公司云南分公司接待管理制度第15页共31页附件1业务招待费管理规定第一章总则第一条为了加强并规范公司的业务招待费支出管理，特制定本办法。第二章适用范围第二条业务费：是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费及因业务需要赠送的烟、酒等。第三条招待费：是指因工作关系招待有关人员就餐费、娱乐费用；因公接待相关单位人员发生的差旅费、住宿费等；在公司食堂招待时发生的就餐费；因招待领用的酒水、饮料及香烟等费用。第三章使用原则第四条招待工作本着热情、礼貌、细致、勤俭、周到的原则。实行分级负责、对口招待。第六条各部门根据年度工作计划，编制相关往来单位及个人的工作联系表（见附表一），交副总经理、总经理、董事长审批，以明确招待范围。审批流程依照《财务管理制度》、《费用报销管理制度》执行。第七条坚决控制非业务性接待，适当控制业务接待。可接待可不接香港瀚帝斯环保科技开发有限公司云南分公司接待管理制度第16页共31页待的，不接待；可参与可不参与接待人员，不参与；可发生可不发生费用，不发生；态度热情，费用从简。第八条严格分档次接待，按照被接待人员的级别及与公司业务的相关程度，对应接待，禁止越档次接待。第九条接待用餐时，严格控制陪客人数。坚持高档接待的执行中司机不参与陪客就餐规定。同时，原则上陪客人数不得超过3人，若公司陪同用餐人员多于3人时，应事先经过总经理或董事长批准。第十条公司领导和海外董事检查指导工作，除陪同客人视察外，一律就工作餐；公司内各兄弟单位、关联企业因公出差到公司，原则上用工作餐接待,严禁相互宴请。第四章开支标准第十一条招待一般来宾来客，每席餐费不超过500元（含酒水等），酒水标准白酒控制在80元/瓶以下（按照三级接待标准执行）。第十二条招待政府部门局级以上副局级（含副局级）领导干部相关人员每席不超过800元（含酒水等），酒水标准白酒控制在80元/瓶以下（按照三级接待标准执行）。第十三条招待州市政府主要领导及政府部门关键领导、股东董事以上领导级别人员每席不超过1000元（含酒水等），酒水标准白酒控制在100元/瓶以下（按照二级