公司车辆管理制度

公司车辆管理制度为使车辆管理统一合理化，及有效使用各种车辆，为公司的良好运营提供强有力的后勤保障，特定本制度。一、适用范围本制度适用公司的所有货物配送车辆。二、车辆使用管理1.车辆出车、送货应由车管部统一调度及管理，公司其他任何人员不得私自调度车辆，旨在最大限度的配置车辆使用，最有效的管理车辆。2.各种车辆的附带资料，除行车证件、保险卡、养路费证明及保养手册由各使用人携带外，其余均由车管部保管，不得遗失，否则，罚直接责任人100—300元。如该车移转时应办理车辆转籍手续，并将该车各种资料随车转移。车辆的有关证件及保险资料统由管理部保管，并负责一切违规费的缴纳及维修。*3.实行公司驾驶员对车辆负责制，车辆和驾驶员对号入座。机动车违反交通规则罚款概由使用人负担。4.车辆安排按照先急事、后一般事；先满足工作任务、接待任务，后其他事的原则安排。5.因公使用配送车辆的须填写《配送车辆使用申请表》，必须由车管部经理批准，并备案。车管部经理对审批通过的用车申请，填制《车辆出车安排表》。6.车管部经理应根据公司总体的运营要求，对车辆的出车及保养进行合理安排，驾驶员应服从行政经理的安排，如有特殊情况需提前告知行政经理。否则，罚驾驶员50—200元。7．公司车辆驾驶人员须有驾驶证件，并且要熟知交通相关法规和阜阳市路况、路名。8．公司车辆不得对外出租和出借，不得擅自将车开回家，不得因私使用车辆。否则，罚责任人50—500元，情节严重者，加倍处罚。9．公司所有车辆钥匙应有车管部经理统一保存、管理，出车时连同《车辆出车安排表》一起交给需要出车的驾驶人员，驾驶人员应在《车辆出车安排表》上签字，表示钥匙已收到。10.驾驶人员在接到《车辆出车安排表》时，在规定的时间应到达指定的地点，完成配送任务后应及时返回，如遇特殊情况不能及时返回公司的，应及时向车管部经理说明情况，获得批准后方可。11.车管部经理应对出车车辆进行登记，填制《车辆送货登记表》，当车辆返回时，应及时填写返回公里数，并由驾驶员确认签字。对出车异常的车辆应询问其原因，情况严重的应上报公司。12.驾驶人员在车辆送货过程中的停车，要遵守交通法规，在允许停车的区域停放车辆，防止因此罚款。13.公司所有驾驶人员每天下班前须将公司车辆停放在公司指定的地方后，将车辆钥匙交由车管部经理保管。如遇特殊情况车辆当天不能返回公司的，须经车管部经理批准。三、车辆用油管理车管部负责对车辆的用油进行监督、控制，财务部辅助配合监控管理。各部门应加强车辆用油管理，节约用油开支，使车辆均能在经济耗油的情况下有效的运营。1.车辆油卡管理1.1公司所有车车辆统一油卡加油，实行一车一卡制度。1.2公司所有车辆禁止现金加油，驾驶人员应随时携带油卡，不得以任何理由用现金加油，如遇特殊情况需现金加油，须经车管部经理、财务经理批准，并报车管部备案。1.3车辆加油卡办理后，车管部应按车牌号与油卡号码进行备案登记，每月进行核对。油卡一经备案，不允许变更，如遇到特殊情况，比如油卡坏了，不能正常加油时，应报车管部，及时修理或使用备用油卡加油。1.4禁止车辆间互换油卡，禁止使用其它车辆的油卡加油，如遇特殊情况，应经车管部经理同意。1.5车辆管理人员应根据车辆需要办理备用油卡，在车辆所配油卡金额不足时备用，车辆在使用备用油卡时应做好备用卡使用记录，便于月底数据统计。1.6驾驶员在使用油卡加油时，应保留好每次加油的小票，小票要保持连续性，月底按顺序粘贴在《车辆用油统计表》上。1.7驾驶员在油卡充值前，应统一根据车管部经理的口令，在某一统一的时间点记录本月车辆用油的实际数据，其中：a.月初余额为油卡在上次充值前的余额。b.本月充值为油卡上次充值的金额。c.月末余额为油卡最后一次加油后的金额。d.本月用油=月初余额+本月充值-月末余额+备用卡加油金额+现金加油f.起始公里数为上次记录数据时的车辆公里数。l.中止公里数为本次记录数据时的车辆公里数。j.中止公里时油箱所剩油量为本次记录数据时油箱的油量金额化。1.8一车一卡，一车一表，管理人员在申请充值时应将每辆车的《车辆用油统计表》上报财务审核。1.9车辆在使用备用卡加油时，应收集好小票，并在小票背面注明加油车辆车牌号，交给车辆管理人员，车辆管理人员对每张备用卡须填《备用卡加油统计表》，连同《车辆用油统计表》一齐上报财务审核。1.10特别注意事项：《车辆用油统计表》中的现金加油与备用卡加油应详细记录日期与备用卡号。2、充值申请流程2.1车管部应实时了解车辆油卡的用油情况，在油卡金额接近500元时，及时申请油卡充值。2.2车管部在申请充值时，须做好《车辆用油统计表》工作，并保证将《车辆用油统计表》及时上报财务，财务在对油卡充值审核时要对上次充值的用油情况进行审核。2.3车辆油卡充值申请审核通过后，财务部将以支票或本票转交车管部，车管部应提供正确的公司名称，并指定专人领取，及时充值。2.4车辆油卡充值要求开具增值税票，车管部应在收到支票或本票后一周内将充值增值税票带回公司财务部。3.5车管部给油卡充值后，应将各车辆充值明细连同增值税票一齐带回公司财务部。四、车辆维修、保养管理1、职责1.1对维修服务公司需有总经理及车管部经理共同考评和选择，使用哪家维修厂原则上使用4S店的维修。车管部经理对维修项目进行审核。1.2车管部负责对维修质量进行验证，并保存相关的评定、维修质量、维修记录等资料。1.3驾驶人员负责定期检查车辆状况，并处理简单的车辆故障。1.4驾驶员负责及时发现、检查故障；并填写《车辆维修申请单》；确认保养维修合格；保留更换部件交公司验审；对维修质量进行及时反馈。2、工作流程2.1日常检查、保养、维护2.1.1驾驶员须做好车辆出、收车检查，保持车辆内、外清洁。2.1.2行驶中注意车辆是否有异常声响。2.1.3经常检查各润滑点，发现缺油或油变质应立即补充或更换。2.1.4驾驶员每月底进行检查保养。2.1.5每月由驾驶人员对电瓶外表进行清洁，经常检查电瓶使用情况，保持电瓶周围干燥清洁和有效工作能力。2.1.6每月由驾驶人员检查车辆消防设施。2.1.7车辆管理人员对车辆进行不定期抽查，发现问题及时处理，避免车辆造成机械事故及影响运输任务。2.1.8车辆日常补胎及小零件更换必须在正规的4S店进行，取得正规发票，不允许抵票报销。2.2定期保养2.2.1驾驶人员要严格按照车辆保养相关规定定时对车辆进行保养。2.2.2保养维修必须在指定的维修厂进行，驾驶员不得自行选择修理厂。2.2.3驾驶员根据车辆运行里程数填写运行记录，经车管部经理核实后，由部门经理安排车辆保养时间。2.2.4驾驶员须办理完审批手续后方可对车辆进行保养、修理，不允许先斩后奏。2.2.5定期保养操作流程：驾驶员填写《车辆维修申请单》----部门经理检查---审批（需要财务经理及部门经理审批）--凭审批后的《车辆维修申请单》（项目、金额）通过报帐中心借款---对审批后的项目进维修---维修过程中如需增加维修项目，由部门经理确认维修---对维修车辆进行检查---索取发票及维修清单----会计人员对维修项目进行审核------通过报帐中心冲销借款。2.3.1在行驶过程中发现故障，驾驶员应及时检查，查明原因并判断故障严重程度和对行驶安全的影响程度，主动设法排除故障。2.3.2如驾驶员无法排除故障，须估算费用并征得部门经理同意就近寻找修理厂处理，对故障严重程度及发生故障的原因应及时汇报，请示处理方案。2.3.3发生修理后必须将更换的部件交回公司验审。车管部经理对车辆突发修理原因进行鉴定、审核。2.3.4突发修理的操作流程：口头向领导进行维修申请---获批准后进行维修（不能到指定处修理时，选择就近的修理厂）---补填《车辆维修申请单》---对维修质量进行反馈和记录-----车辆管理人员鉴定、审核----部门经理签字----走报帐中心报销。2.4保养、维修后的车辆须经车管部经理及驾驶员验收，合格后方可进行运输。3、特别事项3.1公司应指定有资质的专门车辆保养、修理点，便于修理、维修，可指定两至三个点。3.2公司为避免修理点配件价格过高，应根据修理点单独指定汽车配件供应点。3.3公司应根据修理点提供的保养及维修清单去指定的配件供应点购买所需配件，杜绝在同一个点既买配件又做维修。3.4车辆保养、维理不允许驾驶员用现金交易，驾驶员应在指定维修点修理后，由公司隔月统一支付。3.5新车在5000公里时都有一次免费保养，各新车驾驶员注意利用。五、车辆罚款及理赔管理1、车辆罚款管理1.2车辆停车罚款1.2.1驾驶员应熟知交通停车相关规定，将车辆停放在允许停车的地方。1.2.2该类罚款公司不允许发生，如有发生，应详细了解罚款原因，属于驾驶员出于个人利益而发生的乱停车罚款，公司不予报销。该类罚款在报销时应特别注意审核。2、车辆事故理赔管理2.1车辆事故理赔是基于车辆保险的意外保证，驾驶人员应在提高自身驾驶技能的同时，认真遵守交通法规，鉴于公司车辆之多，理赔业务之多，特制定此办法。2.2车辆在发生交通事故时应及时联系保险公司，由保险公司进行事故鉴定，出具鉴定报告。2.3驾驶员应及时到保险公司指定的修理点将车辆尽早修好，不要耽误正常工作，修理费先由驾驶员垫支或凭保险公司的事故受理单向公司借款支付。2.4保险公司在受理交通事故后，会将一联写有理赔号码的受理单交于驾驶员，尔后保险公司系统会将该起事故的理赔号码发送至驾驶人员所留的手机上，驾驶人员应妥善保管。2.5驾驶人员应将正确无误的公司名称及银行帐号告知保险公司，在保险公司受理事故后应跟踪保险公司及时将理赔款汇之公司帐号。2.6当公司已确定收到该笔理赔金额时，驾驶人员应凭载有理赔号的受理单或理赔号来财务部领款或办理冲账手续。2.7财务部应根据所报理赔号与银行到账凭证载明的号码与车牌号对应，确定相符后方可支付或冲账，否则不予办理。六、违反车辆管理制度的处罚公司车辆管理人员及驾驶员要严格遵守以上有关规定，如有违反者，罚款50—1000元。情节严重者，加倍处罚或交送执法机关处理。配送车辆使用申请表申请日期申请人员申请时间返回时间申请理由部门经理意见：车管部经理意见：公司车辆派遣登记表出车日期驾驶人员出车时间出发公里数返回时间回程公里数通行费备注接送人员接送理由行政经理意见：总经理意见：车辆出车安排表车牌号码驾驶人员出车时间返回时间送达地点送达货物管理人员日期车辆出车登记表车牌号：驾驶员：出车日期出车时间返回时间出发公里返回公里出车地点签名管理人：车辆加油统计表车牌号码部门司机加油型号、单价月初余额本月起始公里数本月充值本月中止公里数本月用油中止公里数时油箱剩油量月末余额所属期起止是否有现金加油日期金额是否有备用卡加油备用卡卡号金额本月车辆特别事项说明：本月加油小票粘贴处：备用卡加油统计表备用卡号月初余额本月充值月末余额本月用油加油明细车牌号加油金额加油司机合计特别说明事宜：本月加油小票：车辆维修保养申请表一、车辆基本情况二、维修项目及资金预算车牌号维修项目材料费工时费小计部门1车型2购置日期3上次维修时间4上次维修公里5本次行驶公里6上次维修项目：78910111213是否为定期保养14是否为常规保养15申请人合计部门经理意见：财务经理意见：总经理意见：12612961j868zjq519kk8306