文档自动化系统设计

文文档档自自动动化化系系统统设设计计第第一一章章文文档档一一体体化化管管理理概概述述教教学学目目的的：：通通过过本本章章学学习习，，了了解解和和掌掌握握文文件件与与档档案案的的关关系系，，以以及及如如何何实实现现文文档档一一体体化化管管理理，，为为后后面面的的文文档档自自动动化化系系统统设设计计奠奠定定基基础础。。教教学学重重点点和和难难点点：：文文档档一一体体化化管管理理流流程程学学时时：：22学学时时教教学学内内容容：：第第一一节节文文档档一一体体化化一一、、文文件件与与档档案案的的关关系系文文件件是是人人类类记记录录、、传传递递和和存存储储信信息息的的一一种种工工具具。。包包括括机机关关、、团团体体、、企企事事业业单单位位在在处处理理公公务务活活动动中中形形成成与与使使用用的的机机关关文文件件和和个个人人、、家家族族使使用用的的个个人人文文件件，，也也包包括括人人们们在在生生产产活活动动、、艺艺术术创创作作等等活活动动中中形形成成的的技技术术文文件件、、文文艺艺手手稿稿和和其其他他各各种种形形式式的的记记录录材材料料。。公公文文是是指指机机关关、、部部门门、、团团体体在在处处理理公公务务活活动动的的过过程程中中，，按按特特定定体体式式形形成成与与使使用用的的，，具具有有法法定定效效用用的的文文件件。。公公文文的的处处理理一一般般说说来来都都有有及及格格相相对对固固定定的的程程序序，，包包括括公公文文的的接接收收、、分分送送、、传传阅阅、、加加工工、、办办理理、、监监督督检检查查、、审审核核、、签签发发、、处处置置、、归归档档等等环环节节。。档档案案是是指指过过去去和和现现在在的的党党政政机机关关、、团团体体、、企企事事业业单单位位和和个个人人在在从从事事政政治治、、经经济济、、文文化化、、军军事事、、科科学学、、教教育育、、宗宗教教等等活活动动中中直直接接形形成成的的对对国国家家和和社社会会有有保保存存价价值值的的各各种种文文字字、、图图表表、、图图形形、、声声像像等等历历史史记记录录。。档档案案源源于于文文件件，，文文件件是是档档案案的的前前身身，，档档案案是是文文件件的的归归宿宿。。文文件件质质量量的的好好坏坏直直接接关关系系到到档档案案的的质质量量和和寿寿命命。。二二、、文文档档一一体体化化的的含含义义在在实实际际工工作作中中，，文文书书和和档档案案是是属属于于两两个个部部门门分分别别管管理理，，造造成成分分块块管管理理，，使使公公文文到到档档案案的的转转化化和和衔衔接接过过程程进进行行得得并并不不顺顺利利，，这这种种人人为为的的割割断断文文件件与与档档案案之之间间的的联联系系势势必必给给今今后后的的档档案案管管理理制制造造障障碍碍和和出出现现不不必必要要的的重重复复劳劳动动，，势势必必降降低低工工作作效效率率。。第第二二节节文文档档一一体体化化系系统统文文档档一一体体化化系系统统是是采采用用计计算算机机技技术术来来实实现现的的文文书书、、档档案案一一体体化化管管理理的的系系统统。。采采用用计计算算机机技技术术，，可可以以使使文文书书、、档档案案一一体体化化管管理理的的优优越越性性得得到到最最充充分分的的体体现现。。最最大大限限度度地地实实现现信信息息资资源源共共享享，，避避免免无无谓谓的的重重复复劳劳动动，，使使实实现现办办公公自自动动化化的的一一个个重重要要环环节节。。文文档档自自动动化化系系统统设设计计的的任任务务就就是是建建立立文文档档一一体体化化相相同同的的系系统统结结构构、、程程序序结结构构、、各各类类文文档档报报表表输输入入输输出出格格式式、、用用户户界界面面、、操操作作方方式式，，确确定定功功能能模模块块之之间间的的层层次次关关系系和和调调用用关关系系，，定定义义个个功功能能模模块块间间的的数数据据接接口口，，设设计计数数据据结结构构，，规规定定约约束束或或限限制制，，进进一一步步保保证证设设计计的的可可行行性性。。YN收文文件登记文件传阅领导签批法人分管领导各科室贯彻实施下发文件？秘书起草文件审阅文件分发文件归档收文发文起草文件签批分发文件登记自动组卷案卷调整案卷标引文件标引档案管理原文存储文件扫描目录管理信息管理原档案登录(未进行计算机管理的档案)目录输出档案检索连接或嵌入文件级目录案卷级目录档案编研提供利用档案统计SQL语言自动组卷收文库发文库组卷库案卷库文件库检索库打印库归档统计库移交库利用库文档一体化管理库结构图思思考考题题：：11、、文文件件和和档档案案的的概概念念及及二二者者之之间间的的关关系系。。22、、文文档档一一体体化化系系统统的的工工作作流流程程。。文件管理流程图文件管理建立文件库存在？新建起草？分发？查询？文件起草文件分发文件检索退出文件库文件登录自动组卷组卷设置案卷调整自动标引案卷归档案卷拆分案卷合并档案库第第二二章章数数据据库库基基础础【【教教学学目目的的】】通通过过本本章章的的学学习习，，理理解解和和掌掌握握数数据据库库的的概概念念、、模模型型以以及及数数据据库库设设计计的的基基础础知知识识，，为为以以后后的的学学习习奠奠定定基基础础【【教教学学重重点点】】关关系系数数据据库库【【教教学学难难点点】】数数据据库库的的概概念念、、关关系系型型数数据据库库的的设设计计【【教教学学学学时时】】44学学时时【【教教学学内内容容】】11..信信息息、、数数据据和和数数据据处处理理((11))信信息息((IInnffoorrmmaattiioonn))。。信信息息是是现现实实世世界界中中各各种种事事物物的的特特征征、、形形态态和和不不同同事事物物之之间间的的联联系系在在人人类类头头脑脑中中的的抽抽象象反反映映。。换换言言之之，，信信息息是是经经过过加加工工的的有有用用数数据据。。这这种种数数据据有有时时能能产产生生决决策策性性的的影影响响。。((22))数数据据((DDaattaa))。。数数据据是是存存储储在在某某种种媒媒体体上上的的、、能能够够被被识识别别的的物物理理符符号号。。数数据据用用型型（（存存储储在在媒媒体体上上的的数数据据形形式式））和和值值（（描描述述数数据据特特性性的的数数据据内内容容））来来表表征征与与记记录录事事物物。。从从广广义义上上讲讲，，数数据据是是一一切切文文字字、、符符号号、、图图形形、、图图像像、、动动画画、、影影像像、、声声音音等等元元素素的的有有意意义义的的组组合合。。数数据据是是信信息息的的载载体体，，信信息息是是数数据据的的内内涵涵。。信信息息依依赖赖数数据据来来表表达达，，数数据据则则具具体体地地表表现现信信息息。。即即““信信息息与与数数据据是是既既紧紧密密联联系系又又相相互互区区别别的的一一对对术术语语””。。同同一一信信息息可可以以有有不不同同的的数数据据表表示示形形式式（（例例如如，，某某种种统统计计信信息息既既可可用用表表格格表表示示，，也也可可用用直直方方图图表表示示））；；而而同同一一数数据据也也可可能能有有不不同同的的解解释释（（例例如如，，同同样样是是数数据据““11””与与““00””，，在在计计算算机机中中它它们们有有时时被被解解释释成成一一个个二二进进制制位位，，有有时时被被解解释释为为逻逻辑辑““真真值值””与与““假假值值””））。。((33))数数据据处处理理((DDaattaaPPrroocceessssiinngg))。。数数据据处处理理是是指指对对数数据据的的收收集集、、记记载载、、整整理理、、组组织织、、存存储储、、检检索索、、计计算算／／加加工工、、维维护护、、传传送送等等一一系系列列活活动动的的总总和和。。其其目目的的是是从从已已知知数数据据出出发发，，参参照照各各种种相相关关数数据据，，经经过过计计算算／／加加工工，，得得到到新新的的数数据据。。新新的的经经过过精精炼炼的的数数据据表表示示新新的的信信息息，，反反映映事事物物的的本本质质和和特特征征，，以以及及事事物物间间的的内内在在联联系系，，是是有有价价值值、、有有意意义义的的数数据据，，成成为为人人们们决决策策的的依依据据。。这这一一过过程程就就叫叫做做信信息息处处理理。。由由于于信信息息是是用用数数据据表表示示的的，，所所以以信信息息处处理理具具体体地地体体现现在在数数据据处处理理中中。。通通过过处处理理数数据据可可以以获获得得信信息息，，通通过过分分析析和和筛筛选选信信息息可可以以产产生生决决策策。。22..数数据据管管理理技技术术的的发发展展数数据据处处理理的的中中心心问问题题是是数数据据管管理理。。数数据据管管理理包包括括对对数数据据的的收收集集、、组组织织、、编编目目、、定定位位、、存存储储、、检检索索、、统统计计和和维维护护等等。。计计算算机机数数据据管管理理技技术术的的发发展展大大体体上上经经历历了了三三个个阶阶段段：：人人工工管管理理阶阶段段、、文文件件系系统统阶阶段段、、数数据据库库系系统统阶阶段段。。（（11））人人工工管管理理阶阶段段。。2200世世纪纪5500年年代代中中期期以以前前，，计计算算机机主主要要应应用用于于科科学学计计算算。。硬硬件件方方面面，，计计算算机机的的外外存存只只有有磁磁带带、、卡卡片片和和纸纸带带等等，，没没有有磁磁盘盘。。软软件件方方面面，，只只有有汇汇编编语语言言，，没没有有操操作作系系统统，，没没有有数数据据管管理理的的软软件件。。当当时时的的管管理理方方式式是是：：数数据据不不保保存存在在计计算算机机中中：：在在程程序序运运行行时时输输入入数数据据，，结结构构输输出出后后数数据据与与程程序序都都不不存存入入计计算算机机。。没没有有专专用用的的软软件件对对数数据据进进行行管管理理：：数数据据管管理理由由人人工工操操作作，，程程序序员员除除编编写写程程序序外外还还要要组组织织数数据据。。数数据据不不具具有有独独立立性性：：数数据据在在存存储储上上稍稍有有改改变变，，如如增增加加、、删删除除、、修修改改数数据据，，都都必必须须修修改改程程序序。。数数据据不不能能共共享享，，冗冗余余度度大大：：程程序序与与数数据据一一一一对对应应，，即即使使两两个个程程序序使使用用统统一一组组数数据据，，也也要要各各自自输输入入，，造造成成大大量量的的重重复复数数据据。。（（22））文文件件系系统统阶阶段段2200世世纪纪5500年年代代后后期期至至6600年年代代中中期期，，硬硬件件方方面面有有了了磁磁盘盘、、磁磁鼓鼓，，软软件件方方面面出出现现了了高高级级语语言言和和操操作作系系统统。。操操作作系系统统中中的的文文件件系系统统代代替替了了人人工工管管理理数数据据，，其其特特征征如如下下。。数数据据有有专专门门的的软软件件————文文件件系系统统管管理理：：数数据据的的变变更更由由文文件件系系统统负负责责维维护护，，不不一一定定修修改改程程序序。。数数据据具具有有一一定定的的独独立立性性，，可可长长期期保保存存：：文文件件系系统统把把数数据据组组织织成成文文件件形形式式在在磁磁盘盘上上保保存存。。数数据据共共享享性性差差、、冗冗余余度度高高：：数数据据文文件件仍仍然然与与程程序序对对应应，，同同一一组组数数据据在在多多个个文文件件中中重重复复存存储储。。容容易易出出现现数数据据的的不不一一致致性性：：同同一一数数据据出出现现在在多多个个文文件件中中，，修修改改时时易易造造成成同同一一数数据据在在不不同同文文件件间间的的差差异异。。数数据据间间的的联联系系弱弱：：文文件件间间缺缺乏乏联联系系，，因因而而就就不不能能反反应应显显示示世世界界中中事事物物间间的的联联系系。。((33))数数据据库库系系统统阶阶段段。。该该阶阶段段始始于于2200世世纪纪6600年年代代中中后后期期。。该该阶阶段段的的特特征征如如下下。。数数据据结结构构化化：：数数据据库库中中的的文文件件相相互互联联系系，，遵遵循循一一定定的的结结构构形形式式，，通通过过文文件件间间的的联联系系，，较较好好地地反反映映了了现现实