建设项目档案整理规则

CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION建设项目档案整理规则王强2010年11月9日CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION项目文件项目档案归档项目文件的质量决定了项目档案的质量项目档案的管理要求体现在项目文件管理之中前端控制集中统一管理CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION一、建设项目档案的分类规则二、建设项目档案的标识规则三、建设项目档案的著录规则对建设项目档案进行集中统一管理CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION1.建设项目档案的分类、标识与著录规则是《集团公司档案管理手册》的重要内容。手册最显著的特点之一是对档案的分类、标识与著录规则进行了统一。2.统一的分类、标识与著录规则是集中统一的档案管理系统顺利推广应用的基础和前提。各单位在使用档案管理系统时需要遵循这套规则。说明CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION（一）全宗的划分组织全宗的构成条件（一般原则）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；（发文权）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；（财权）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。（人权）不将某个职能部门作为一个全宗，不将某类档案作为一个全宗。全宗是一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体。（全宗是一个机关、单位档案的全称）一、建设项目档案的分类规则CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION规定：集团公司所属单位的全宗号由集团公司办公厅统一指定，使用字母组合。各单位所属单位的全宗号由各单位自行分级制定。各级全宗号之间使用西文半角“.”进行连接，流水号不添加虚位0。以大庆油田公司为例：大庆油田公司全宗号为DQYT所属二级单位全宗号结构为：DQYT.1所属三级单位全宗号结构为：DQYT.1.1CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION序号公司名称公司简称全宗号1大庆油田公司大庆油田DQYT2长庆油田公司长庆油田CQYT3华北油田公司华北油田HBYT4吉林石化公司吉林石化JLSH5兰州石化公司兰州石化LZSH6大连石化公司大连石化DLSH7锦州石化公司锦州石化JZSH8四川销售分公司四川销售SCXS9东方地球物理勘探有限公司东方公司BGP10勘探开发研究院勘探院RIPEDCHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION（二）全宗内档案的分类基本要求：一是分类应从全宗内档案的实际状况和方便管理的现实需要出发。（实用性）取决于档案门类和内容是否单一以及档案数量多少等基本因素。二是分类方法及其分类结果应反映全宗档案的客观状况，维护档案的历史本来面貌。（客观性）最大限度地体现档案的本质特性和历史的本来面貌。三是分类方法及其分类结果应具逻辑性，以便于管理和实际操作。（逻辑性）子类外延之和正好等于母类的外延；同一层级分类标准必须一致；子类之间必须界限清晰，不能相互包含；具体类别必须含义明确、所指确定。要认识到：充分运用信息技术，分类尽可能简化。CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION序号一级类目名称二级类目1文书类W2产品类E3科学技术研究类F4建设项目类G5设备仪器类H6会计类I会计凭证01会计账簿02财务报告03其他047职工档案类J8油气勘探开发类K综合01单井02物探03岩心岩屑049声像类S视频01音频02图像0310实物类R荣誉01印章02礼品纪念品03其他04序号载体类别1纸质ZZ2照片ZP3磁盘CP4磁带CD5光盘GP6底图DT7岩心YX8岩屑YI9其他QT4.1按内容划分，共设10个一级类目。4.2单独保管的特殊载体档案，其内容不超出10个一级类目的范围，故将它们做特殊处理，不与10个一级类目并列：按载体类型的不同，分别单独编号、排架。4.3资料独立于10个一级类目，单独编号、排架。CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION规定：建设项目档案类别号：G建设项目类不统一设置二级类目，各单位可以根据具体情况自行细分。在设置二级类目时，可以按照专业或项目进行划分。优点缺点按专业划分相同专业的档案作为一类来管理，使管理和查找都比较方便把同一个项目的文件放在不同的二级类目下进行管理，对单个项目文件的管理比较分散按项目划分对单个项目的文件管理比较方便项目一旦结束，该二级类目就不会有新的档案归入，失去了设置的价值，而且随着项目的增多二级类目也会不断增加，既给管理造成不便，也增加业务管理员的工作量CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION11建设项目类档案档号主要由全宗号、类别号、项目代号（可选项）、保管号等要素组成。其中全宗号、类别号和保管号为档号中的必选项，其他项为可选项，各单位可根据实际情况或需求，进行增减，自行定义。各要素之间使用符号“-”连接。二、建设项目档案的标识规则（确定档号）CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION12全宗号DQYTDQYTW010010001G010010001示例12DQYTG010001DQYTG0001一级类目代字二级类目代号（自定义）项目代号（可选项）保管号全宗号建设项目类档案档号示例CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION13全宗号DQYTDQYTW010010001G010010001示例13DQYTG010001DQYTG0001一级类目代字二级类目代号（自定义）项目代号（可选项）保管号0001111保管号卷内件顺序号全宗号全宗号卷内文件级档号由所属案卷的档号加卷内顺序号构成，使用符号“-”连接。卷内的文件档号系统会自动生成。CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATIONCHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION三、建设项目档案的著录规则对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。内容特征：类别号主题词形式特征：标题、责任者、文件编号、形成时间、档号、载体著录的最大意义在于检索（电子文件管理中，著录内容是元数据的一部分，是确保电子文件真实、完整、永久保存的必要手段）手工引入：录入各著录项系统之间：通过元数据标准规范自动完成著录工作CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION16术语和定义：公共必著项：适用于所有档案类别的必填著录项。公共著录项：适用于所有档案的可选著录项。专有著录项：适用于某一档案类别的特殊可选著录项，可根据情况在案卷、卷内文件或件级著录时使用。CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION17案卷级著录项公共必著项：档号、题名、件数、页数、归档单位、保管期限、密级、起日期、止日期、归档日期公共著录项：立卷单位、主题词、摘要、保密期限、存放位置、正本数量、副本数量、备注卷内文件级著录项公共必著项：档号、题名、责任者、页号、日期、密级、载体类型公共著录项：文件编号、归档系统、保密期限、附件题名、主题词、摘要、互见号、备注CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION18件级著录项公共必著项：档号、题名、页数、归档单位、归档日期、责任者、载体类型、日期、保管期限、密级公共著录项：文件编号、年度、归档系统、保密期限、附件题名、主题词、摘要、存放位置、互见号、正本数量、副本数量、备注专有著录项建设项目档案：项目代号、项目名称、阶段号、设计单位、施工单位、建设单位、监理单位、附图数量特殊载体：照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图:规格、数量其他:来源、数量CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION19题名与责任者说明题名：文字材料的题名由建设项目名称、单项工程名称、单位工程名称、文件材料名称和阶段组成。竣工图的题名由建设项目名称、单项工程名称和图纸名称（落尾名或后缀语为“竣工图”）组成。附件题名：填写文件附加材料的标题或代号。文件编号：填写发文字号、图号、标准规范类文件的统一编号等，照原文字和符号著录。责任者：填写文件的作者，或对文件负有责任的单位或个人。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责，并置于“（）”号内。CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION20•用户登录系统后，进入到收集整理-预归档页面；•点击“新建卷”按钮，进行条目著录。CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION21•在条目著录区域填写卷的著录项信息（填写要求请参见指南）；•在界面的电子文件添加区域选择附件并点击上传；•在工作交接区域体现出流程信息；CHINANATIONALPETROLEUMCORPORATION谢谢大家！王强集团公司办公厅档案处办公电话：[phone]移动电话：[phone]电子邮箱：[e-mail]