BH智能酒店管理系统软件说明书

BH智能酒店管理系统用户手册济南富尔施特科技发展有限公司2011-1-10智能管理系统智能系统专家第页2目录第1章酒店软件的初始化配置.....................................................................................3第2章客房系统...................................................................................................................5第3章接待系统...................................................................................................................8第4章前台收银...................................................................................................................8第5章客房中心.................................................................................................................26第6章销售管理系统......................................................................................................29第7章经理查询系统......................................................................................................32第8章一卡通管理系统...................................................................................................34第9章夜审稽核系统......................................................................................................37第10章系统管理................................................................................................................41智能管理系统智能系统专家第页3启动前提：要正常的使用本系统，必须保证使用机器中已装有打印机驱动程序，假如当前机器不使用打印机的话，也请任意安装一个打印驱动（例如：装上爱普生EPSONLQ1600K），以供有关报表的正常显示。第1章酒店软件的初始化配置软件安装完成后，将生成一个快捷方式文件夹，文件夹内有若干个程序项，用户可以在“开始—程序”菜单中找到该文件夹及相应图标，在系统桌面上也会生成一个“酒店管理系统”快捷方式图标，用鼠标双击此图标即可启动系统；或单击“开始”按钮，在“程序”栏中选择快捷方式文件夹中的“酒店管理系统”图标也可启动系统，系统的主界面如下图所示。[如果安装不当，请根据提示进行设置.在安装完成之后，需要对数据库进行配置，方法如下：找到开始——程序——酒店信息管理——数据库初始化设置，单击出现如下画面：智能管理系统智能系统专家第页4单击“打开”：选择data文件夹下面的hotel.dat文件，单击打开。出现如下图：智能管理系统智能系统专家第页5单击创建即可。第2章客房系统1.点击：后，选择，将弹出一个对话窗口，具体如下：输完后，按“确定”，将进行客房预定的操作。具体如下：智能管理系统智能系统专家第页6“1201”代表房间号，上面一排代表时间，“K”代表该时间下此房间为空房（操作员只能在此房态上预定房间）；“D”代表该时间下此房间为预定房（以前预定的）；“Y”代表该时间下此房间为本操作员点击后形成的预定房（重复点击，可以取消预定）；“Z”代表该时间下此房间为在住房；“Q”代表该时间下此房间为脏房。选择好后，点击确定完成，将出现如下窗口：，如果需要会议预定，在进行下一步，操作步骤可以参考客房预定。在手动排房的时候，要注意一下，客人如果住一天一般是圈两天的房间，这样可以方便的操作，因为时间上有一个跨度，所以在排房的时候要注意一点。智能管理系统智能系统专家第页72．可以对已经预定客房或者会议的账户，进行修改。具体操作可以参考“新建预定账户”。注意：在这里区分一下的是，取消和修改预定是不一样的概念，当预定帐户没发生改变时，可以取消预定，如果预定帐户发生了变化就不能进行取消预定，只能进行修改预定。（在会议管理预定和餐厅预定管理中也用上述方式进行操作，取消是针对帐户，而修改是针对帐户中的某条信息进行修改。）3．这些都是一些查询的表，可以灵活运用。4．7．可以对照该图，知道房态图上具体的颜色代表的含义。8．另外，在房态图上有些标识具体的说明如图：智能管理系统智能系统专家第页89．点击房态图上：可以对具体要查询的某些楼层和房间类型进行筛选。10．当鼠标放在房态图上某一个房间的时候，将出现如图：可以查看具体房间的简要信息，方便操作员快速的查找到所需的资料。第3章接待系统接待模块设置说明1.下面是整个接待模块的房态图，我们将有针对的对一些重要的操作进行说明。智能管理系统智能系统专家第页92．点击菜单，可以对各种入住的方式进行操作。具体方式如下说明：（1）点击，出现如下窗口（对于没有预定的客人）：智能管理系统智能系统专家第页10在输入具体的帐户名称等具体信息后，按确定后，进入下一步操作：在“房间信息”中，可以自动排房也可以手动排房，两者的区别在于：自动排房是电脑自动的按照楼层从低到高，按房间是否空闲排房，不管房间类型是否相同（适用于房间类型不多，且房间数较多的宾馆）；手动排房是操作员根据具体客人的要求而进行的操作，优点是针对性强，缺点是输入较慢。(针对酒店客房的营销政策，建议使用手动排房)在排完房间之后，保存后打印入住通知单。如图：，可以对客人的资料进行管理。如图：智能管理系统智能系统专家第页11（2）。点击，可以对在住客人增加房间，具体操作与（1）相同。（3）。点击，对已经预定房间的客人进行房间入住的操作，如图：在“帐户编号”中选择一个需要入住的客人，上图中的预订金转预收款的选择按钮：如选择“是”则表示原先为预定房间而作为信誉担保的押金转变成预收款，按确定后，如图：（如不能确认该押金是否转值到预收款中，需进入前台收银站点，查看该帐户的预收款或预定金查询报表中对比）智能管理系统智能系统专家第页12可以选择需要入住的房间号，可以部分入住，也可以全部入住，也可以更改房间的计费类别。需要注意的是：如果客人临时对已经预定的房间号需要调房的话，可以点击相应房间号边上的，更改房间。如果所预定的房间并不是当天预定入住的话，只要此房间状态是空也可以入住；如果该房间已入住的话，就不可以入住。（4）。点击，主要是用于入住时没有打印入住通知单而用的，如图：智能管理系统智能系统专家第页13在上面的帐户号中输入已入住客人的帐户号，具体地帐户号可以在查询菜单中地“房间信息查询”和“帐户信息查询”中找到。（5）点击，就可以对账户信息修改，如图：（6）点击，可以对房间进行调换。（7）点击，对单个房间进行续住。智能管理系统智能系统专家第页14（8）点击，对账户下的所有房间都进行续住操作5．其他的菜单功能，大家在实际操作中会逐步熟悉的，操作比较简单，具体的不在这叙述了。6．在房态图上右击在住房间就会出现一个菜单，如图：，上面的功能大部分和菜单上介绍的一样（1）点击如图：可以很详细的看到该房间（所属帐户）的所有房间信息，并且按“上一步或者下一步”查看其他在住帐户的房间信息。智能管理系统智能系统专家第页15（2）点击，如图：点击，可以查看客人的详细信息,如图：智能管理系统智能系统专家第页16点击，可以增加新的客人信息。选中客人信息，点击，可以删除客人的资料。（3）点击，在这个时候你就可以修改计费类别，房价以及折扣率等。如图在最下面有两个选择，问你是否冲历史帐，该功能只针对经过夜审后的房间，并且房租发生了变化。如选择“是”，则弹出如下图的窗口：智能管理系统智能系统专家第页177．在房态图上右击空房就会出现一个菜单，如图：，可以进行快速入住。8．在有预定信息的房间上，如图：等房间上右击，出现如图菜单击“预计房态”：智能管理系统智能系统专家第页18可以查看该房间未来时间（一个星期为一个周期）的预定情况。9．：可以对照该图，知道房态图上具体的颜色代表的含义。11．点击房态图上：可以快速地进行入住，折扣及客人资料的处理和对具体要查询的某些楼层和房间类型进行筛选。12．当鼠标放在房态图上某一个房间的时候，将出现如图：可以查看具体房间的简要信息，方便操作员快速的查找到所需的资料。智能管理系统智能系统专家第页19第4章前台收银根据菜单功能，进行如下介绍：1预收款:点击菜单，可以对多种押金方式进行操作。具体方式如下说明：（1）点击，出现如下窗口：此窗口是针对刚办理入住手续的客户而操作的。输入金额后，点击确定；此时会弹出对话框，提示你是否打印，根据需要选择。如预收款不足时可在进行重复操作，追加预收款。注意：在这里特别要提醒操作员的是，当预定的客户是以团体预定房间时（多房间），智能管理系统智能系统专家第页20必须以帐户预定来进行处理，交押金时也必须是以帐户来交(只需选择帐户号，无需选择房间号)，当团体以个人交押金选择房间号来交押金(如AA制)。如果个人帐户入住消费开设一间房间时，你可以选择房间号来进行预收款处理，但是最好还是以帐号进行处理，因为有可能出现客户要求增加房间的需求，以免出现退房带走预收款的情况。这几点请操作员务必要注意。（2）．点击，弹出如下窗口：（只针对预定帐户操作）2．点击“前台收银”菜单：可以对不同帐户，及房间进行消费入帐。（1）点击，出现如下窗口：根据客户需要，填写相应的信息。（帐户号或房间号、消费类别、金额及备注）填写完成后点击确定。并根据需要打印存档。备注：此窗口还有冲帐功能：如客户帐目或操作员操作错误，进行负帐处理。（在要减少的金额前加入“-”）智能管理系统智能系统专家第页21（2）点击“”，对“先付入账”进行商品设置注意：为了方便统计，统计类别选择“客房部酒水”。点击“插入”，对商品进行添加，添加完成后注意“保存”。（2）点击。可以对没有产生帐号的消费进行处理。智能管理系统智能系统专家第页223．点击菜单，对帐户或个人的消费类别进行部分或全部结算及其付款方式的操作。如下图所示：如果有的房间有客户留言和物品寄存的时候，当你双击下面的房间时就会出现系统信息，提示你该房间有物品寄存消息，请先处理物品寄存。当这个时候，你就要回到前台收银系统，对1015着个当间进行物品寄存等处理，处理完毕后才可以进行结帐（1）点击，可对帐户或个人的消费类别进行部分或全部结算及其付款方式的操作。如下图：智能管理系统智能系统专家第页23该图当前状态是针对“小张”这个帐户进行注销结帐。如部分结帐时，选择，部分结帐，如图在根据需要选择相应的房间，消费类别等。（如步骤1，2，3）在这里要注意一下，这里的结帐方式有注销结帐和分部结帐，有的客户是退房不退帐，因为他还需要在酒店里进行其他的消费或者多房间只退一间房等，你就要将后面打勾的结帐入帐给去掉勾，这就表明是退房不退帐，如果客户真的要离开酒店不继续在酒店进智能管理系统智能系统专家第页24行其他消费的时候，你就可以选择注销结帐的方式（在这里所提到的不退帐指的