管理规范5.25要点

-1-档案管理规范一、档案与档案管理（三）录入1、文书档案录入（1）OA系统电子文件归档已经办结的OA系统电子文件可以实时归档。具体操作：①填写归档基本信息在文件管理/文件归档，点击“填写归档单”，首先进入“查询要归档的文档”窗口，录入查询条件，其中“查询的模块”是必填项，点击右上角“查询”，符合条件的文件显示在“查询要归档的文档”窗口下部，在其中要归档的文件前方框内打√，然后点击右上角“归档”，系统提示：是否确定归档？点击“确定”，进入“归档信息”窗口，其中：全宗名称由下拉菜单选择；文号、责任者（由发文字号匹配生成或手工录入）、题名系统自动生成，保管期限、问题（机构）、密级由下拉菜单选择，录入“成文日期”（文件落款日期）后，“件号”自动生成，“文件组合类型”系统默认为单件，何时填写组合件。“归档时间”默认为当前时间。“页数”暂时不填，待生成审批意见后，填正文、附件、审批意见页数之和。正文不是扫描件的可不填扫描分辨率、黑白二值、灰度、彩色、图像压缩方案、压缩算法、压缩比。点击“暂存”。此时如果不点击“暂存”，生成的审批意见下方将没有归档信息栏，会导致页数不准确。-2-②生成审批意见点击“审批意见”（在“关联附件”右侧），选择“是否是要生成的收文审批意见”，选择“是”则文件起草、发文、基层单位收文的传阅信息都一同生成，选择“否”则只生成从文件起草到发文为止的审批信息，然后点击“生成申请单信息”（“打印”按钮右侧），系统提示：请确定已保存过此表单？如已保存，点“确定”；如未保存，点“取消”，再点击“暂存”后再点击“生成申请单信息”（“打印”按钮右侧），则在“文件材料流转及归档信息”下生成文件从拟稿、发文、流转到归档的全部信息。拉动右侧滚动条到底，查看审批意见页数。然后，进入“电子文件正文”和“关联附件”查看正文、附件页数（不是历次修改文件页数），返回“归档基本信息”填“页数”=正文+附件+审批意见页数，点击“暂存”。③加盖归档章和二维条码分别进入“电子文件正文”和“纸质归档正文”，点击“加盖归档章”和“添加二维条码”。点击“暂存”。（是否需要强调10年的纸质归档正文不需加盖）④纸质文件归档反映主要职能和全面工作的重要文件应该电子文件和纸质文件双套归档、保管期限为永久的电子文件也应该保存纸质档案。需要纸质文件归档的OA电子文件，必须在文件起草时，在是否纸质归档中选择“是”，否则系统默认为“否”。只有在文件-3-起草时选择纸质归档的文件在“纸质归档正文”中才有内容，才能加盖归档章和二维条码。因为OA电子文件的图片章不具备法律效力，所以纸质归档正文无红章，需打印后加盖实体公章。⑤生成最终版审批意见进入“审批意见”，用光标点击“文件材料流转及归档信息”中的任意一处，点击“删除文档内容”，系统提示：确实删除之前生成的文档信息吗？点击“确定”，将先前生成的审批意见删除，点击“暂存”后，重新点击“生成申请单信息”，出现文档后，查看归档信息中“页数”正确后，点“暂存”。如果正文是扫描件，无法加盖归档章和二维条码，则在审批意见中加盖归档章和二维条码。点“暂存”。⑥确认归档点击右上角“确认归档”。提示“文件已归档，将会自动归到档案系统中”，点击“确定”。如果此时点击右上角“取消归档”，可以取消归档操作。否则，电子文件将在第二日自动传到档案管理系统。⑦更新件号如果在归档操作中持续时间很长，“件号”可能被其它用户取走，需要点击“更新件号”，系统提示：此操作是为了获取最新件号，是否继续？点击“确定”。⑧归档电子文件接收至少在归档操作的第二日，在OA系统首页快捷链接中选择-4-“鞍山钢铁档案管理系统”，进入档案管理系统，录入用户名和密码，在首页左边操作目录的17-接收OA档案，点击两次至“接收OA档案”，右边显示“档案管理”页面，点击“接收OA电子文件案卷”，提示：数据处理中，请耐心等待，直至显示“绿色√，成功”。然后，在左边操作目录中进入1-档案编辑/1-文书档案/2-文书档案归档，在右边“归档文件”页面，点击“查询”，下方出现由OA系统归档的电子文件目录，点击“全选”，下方归档文件目录前面的方框中出现绿色√，点击“归档”，则被选中的电子文件目录自动转入“1-1-1/2001年后档案编辑”模块中，满足日常查询需求。(2)网外纸质文书档案归档①归档信息录入网外文件是指不在OA系统中形成的文件，包括统计报表、会议记录、科研课题验收材料等非涉密文件。涉密文件信息录入执行《鞍钢集团档案保密制度》。网外非涉密文件归档需要在档案管理系统中录入归档信息。具体操作：在档案管理系统首页，进入1-1-1/2001年后档案编辑，在右侧“编辑文件”页面，点击“添加文件”，进入“编辑文件”页面，点击“编辑”，页面项目由灰变黑，表示可以进行录入。其中，“题名”是指文件标题，成套性文件的题名需填写概括内容，如2013年股份公司党政联席会记录（共12次）；“责任者”-5-指文件落款单位而非文件起草人或归档人姓名，如无文件落款单位填写归档单位名称；文号指发文字号，没有文号的，此项可空；问题、密级、保管期限和文件组合类型由下拉菜单选择；页数填正文、附件、发文稿纸（或文件传阅单）页数之和；“文件日期”指落款日期，归档时间系统自动默认当前时间，归档部门自动显示当前用户的单位名称；点击“生成件号”，系统自动按规则生成件号。黑白二值、文件压缩方案、灰度、彩色、压缩算法、压缩比、载体号、扫描分辨率可不填。最后在“是否为电子存档、是否为实物存档、是否为电子实物存档”中三选一。如想继续录入，点击“继续添加”；如当前不想再归档，则点“保存”后，退出。②盖归档章、装封在每份文件首页右上角盖归档章，填写保管期限、问题、形成年度、件号、页数项目后，装入无酸纸封套。横版文件也应竖直摆放，文件头朝左，在首页右上角盖归档章。文件页数应用铅笔填写，正面在文件右下角，背面打印的应该在文件左下角。4.科技档案录入（1）产品档案系统菜单／档案管理／档案编辑／产品档案／产品档案编辑点击“添加案卷”，弹出“添加数据”页面中输入相关信息。页面中“二级类目”、“三级类目”、“密级”、“保管期限”通-6-过下拉菜单选择，“案卷题名”、“归档时间”、“形成年度”、“页数”根据实际情况填写，点击“生成案卷号”，同时自动生成档案号。最后点击“保存”，如需继续继续添加，点击“继续添加”后将保存当前档案，同时保留原有页面表单中的内容，可以使用原有页面内容继续添加新档案。（2）科研档案系统菜单／档案管理／档案编辑／科研档案／科研档案编辑点击“添加案卷”，弹出“添加数据”页面中输入相关信息。页面中“二级类目”、“保管期限”、“密级”通过下拉菜单选择，“案卷题名”、“证书签定号”、“归档时间”根据实际情况填写，点击“生成案卷号”，同时自动生成档案号。最后点击“保存”，如需继续继续添加，点击“继续添加”后将保存当前档案，同时保留原有页面表单中的内容，可以使用原有页面内容继续添加新档案。（3）基建档案系统菜单／档案管理／档案编辑／基建档案／基建档案编辑（冶金）2011年后形成的基建档案都使用“基建档案编辑（冶金）”编辑。①添加案卷点击“添加案卷”，弹出“添加数据”页面中输入相关信息。-7-页面中“执行整理标准”不可更改，“二级类目名称”、“工程项目名称”、“保管期限”、“密级”通过下拉菜单选择，“案卷题名”、“形成年度”、“归档时间”、“文字（页）”、“蓝图（张）”、“底图（张）”、“原图号（套）”、“副卷数量”根据实际情况填写，根据归档材料的载体形式在“是否为电子归档”、“是否为实物归档”、“是否为电子实物归档”项中选择，并在附件列表中，点击“添加附件”上传电子文件，点击“生成案卷号”，同时自动生成档案号。最后点击“保存”，如需继续继续添加，点击“继续添加”后将保存当前档案，同时保留原有页面表单中的内容，可以使用原有页面内容继续添加新档案。②添加卷内通过“查询”功能找到需要添加的基建档案，选中后，点击“编辑图纸”。在弹出的页面中，点击“添加图纸”，在弹出的“添加”页面中，填写“图纸名称”、“原图号（张）”、“张次号”、“设变单张数”，“张次号”填好后自动生成“档号（张）”，再根据图纸的载体形式，在“是否为电子归档”、“是否为实物归档”、“是否为电子实物归档”项中选择，并在附件列表中，点击“添加附件”上传电子图纸，如仍有图纸需添加，点击“继续添加”，没有，则点击“保存”。通过“查询”功能找到需要添加的基建档案，选中后，点击“编辑文字”。在弹出的页面中，点击“添加文字”，在弹出的“添加”页面中，填写“文件标题”、“所在页号”、“序号”、“文件作-8-者”、“归档单位”、“归档人”、“归档时间”、“形成时间”、“文号”，“综合小类”、“保管期限”通过下拉菜单选择，再根据文件的载体形式，在“是否为电子归档”、“是否为实物归档”、“是否为电子实物归档”项中选择，并在附件列表中，点击“添加附件”上传电子文件，如仍有文件需添加，点击“继续添加”，没有，则点击“保存”。（4）设备档案系统菜单／档案管理／档案编辑／设备档案／设备档案编辑（冶金）2011年后形成的设备档案都使用“设备档案编辑（冶金）”编辑。设备档案1适用于矿山以外的单位，设备档案2适用于矿山下属各单位。①添加案卷点击“添加案卷”，弹出“添加数据”页面中输入相关信息。页面中“执行整理标准”不可更改，“二级类目名称”与“三级类目名称”、“车间”与“设备单体名称”通过下拉菜单选择并存在联动关系，“密级”与“保管期限”也通过下拉菜单选择，“案卷题名”、“形成年度”、“归档时间”、“文字（页）”、“蓝图（张）”、“底图（张）”、“原图号（套）”、“副卷数量”根据实际情况填写，点击“生成案卷号”，同时自动生成档案号。最后点击“保存”，如需继续继续添加，点击“继续添加”后将保存当-9-前档案，同时保留原有页面表单中的内容，可以使用原有页面内容继续添加新档案。②添加卷内通过“查询”功能找到需要添加的设备档案，选中后，点击“编辑图纸”。在弹出的页面中，点击“添加图纸”，在弹出的“添加”页面中，填写“图纸名称”、“原图号（套）”、“原图号（张）”、“张次号”、“设变单张数”，“张次号”填好后自动生成“档号（张）”，再根据图纸的载体形式，在“是否为电子归档”、“是否为实物归档”、“是否为电子实物归档”项中选择，并在附件列表中，点击“添加附件”上传电子图纸，如仍有图纸需添加，点击“继续添加”，没有，则点击“保存”。通过“查询”功能找到需要添加的设备档案，选中后，点击“编辑文字”。在弹出的页面中，点击“添加文字”，在弹出的“添加数据”页面中，填写“文件标题”、“卷内文件序号”、“所在页号”、“文件作者”、“归档单位”、“归档人”、“归档时间”、“形成时间”，再根据文件的载体形式，在“是否为电子归档”、“是否为实物归档”、“是否为电子实物归档”项中选择，并在附件列表中，点击“添加附件”上传电子文件，如仍有文件需添加，点击“继续添加”，没有，则点击“保存”。（五）归档交接1.各类档案归档流程、归档要求档案移交部门准备归档目录（一式二份）（档案系统中导出-10-的档案目录），用铅笔在盒（卷）背填写相关信息。交接双方按目录对实物档案数量和质量进行清点、对档案管理系统中的数据进行检查；根据归档目录，对照年度归档范围，查找未归事项；归档部门对存在问题和未归事项落实整改；合格后，双方签署备考表和交接书一式二份，双方各执一份。2.归档审核（1）文书档案①文件保管期限是否按照归档范围所规定的期限。②归档文件应按件组合。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。发文稿纸（传阅单）一并归档，可放在最前面，作为首页盖归档章。③对保管期限划分为永久和30年的归档文件要去除金属装订物后装入无酸纸封套。④件号是否连续，不允许空件号。⑤纸质文件归档章盖在文件右上角空白处，若是横版文件应竖直摆放，文件头朝左，在首页右上角盖归档章。⑥铅笔填写文件页数，正面在文件右