EXCEL在会计处理的和财务管理上的应用

1.我们今天下午的主题主要介绍office里面的一个重要的组件excel在会计处理和财务管理上的应用2.今天我们主要介绍个方面的问题，第一去看看如何使用excel去创建高效、标准和优化的财务报表，常用数据表格的方法和技巧，以及呢如何在财务报表里面分析、预测和决策，最后呢我们会介绍在excel里面一些常用的财务函数它们是怎么进行工作的。3.首先我们去看看在一个企业里面，财务人员或者说财务部门是一个很重要的工作环节，它除了进行一些简单的数据的统计，一些金额的统计呢，也还包括一些其他的职能，比如说规划职能、控制职能、组织职能，主要的目标呢？主要是帮组提高企业经济效益，使得企业经济效益最大化。4.那么在这些职能里面呢？它会有很多很重要的工作环节，这些工作环节呢？是财务部门的工作人员经常会遇到的一些工作，比如说像会计的一些核算，需要把一些数据通过系统全面的记录进行一些计算和分析来编制出一系列的财务报表，除此以外还会有一些财务的预测、决策、计划、控制和分析，主要是利用现有的一些数据来帮助企业来进行一些宏观的调控或者协调各项计划指标。5.而这些工作环节我们完全可以通过office里面的excel去帮助我们实现，以前我们通过excel来实现一些简单的数据存储和计算功能。那实际上在excel里面它可以去帮助我们去进行一些数据分析和数据决策，并且可以把我们数据分析和数据决策的结果发布到internet上面或者发布到企业内部网上面，来供其他用户来进行查看。6.所以我们现在过度到第一个话题，我们来看看如何使用excel来制作专业级的财务报表，在这个部分我们主要去介绍，用excel创建财务报表的捷径有哪些，并且在excel里面有哪些辅助的工具去帮我们实现财务报表的制作，那么一些常见的电子表格的制作技巧会有哪些，并且如何去完成电子表格的美化和处理。7.当我们去新建一个excel文档的时候，就会出现一个模板对话框，我们就可以使用excel里的一些内置模板去帮助我们去完成一些基本的财务报表的制作，当然有的时候我们可能会觉得excel里面的内置模板比较少，这个时候我们就可以通过excel的任务窗格，在任务窗格里面会有一个officeonline的模板，这样我们就可以通过officeonline这样的一个网站去获得和金融和财务相关的的模板，甚至有朋友有这个2003的应用模板文库的话，在这个里面提供一些模板，其中是包括了一部分金融和财务的模板的，这样就可以让我们的财务人员通过很快的方式建立一个财务报表。在我们的企业里面有一些数据，尤其是一些财务数据，8.除此以外呢，在我们的企业里面有一些数据，尤其是一些财务数据，是放在企业内部网络里面的，那么对于excel来讲它可以通过一些导入的机制，把一些存储在企业内部网络里面的数据快速的导入到excel里面，大大减少了我们数据录入的时间，那我们去看看在excel里面，它可以去帮助我们去导入文本文件，也可以导入word表格，甚至Access文件，网页的文件以及在业务里面的XML文件，通过这样一种方式我们可以快速的去把财务报表的数据填充完成。那我们去做一个演示去看看在excel里面是如何去完成这个数据导入的，那么在我们的系统里面，我们的数据可能存储在其它的一些文档里面，比如说存储在我们的文本文件里面，在这样的一个文本文件里面，我们会有工资表的一个记录情况，那么会有几个人，几个月份的记录情况，如果我希望把这些现有的数据导入到excel里面，我们就可以去打开excel，通过excel里面的数据菜单的，导入外部数据命令，这里面就会有一个导入选项，在弹出的这个对话框我们就可以去找到我们数据源的位置，就是我们刚才看到的那个文本文件，当我们把这个文本文件选中之后就会有一个导入向导帮我们把这个数据一步一步的导入，点下一步就好了，然后会有一个分割符，因为我们使用tab键去做分割的，所以马上就会看到这个预览结果，然后按下一步，这个时候我们还可以选择那些列式不想放入excel表格里面的，比如说这个列是不想放入到excel里面可以跳过，做好之后点下一步，选择你要放到哪个工作表里面，放到这个工作表的哪个位置里面，点完成就做好了，所以通过这种方式我们就可以很快的把一些现有的数据导入到财务数据表格里面，减少我们进行数据录入的时间。回到我的幻灯片，除了数据的导入外，在excel里面还提供了一些非常好的工具，可以帮助我们快速的完成数据的输入，这种东西称为智能标记，现在我们去看看这种智能标记出现在什么地方?如何去使用智能标记非常快速的去完成数据的录入，现在我去打开一个已经做好的excel表格，这是一个固定资产折旧表，那么在这种表格里面我们经常会去输入一些登记日期，这边会有我们折旧月份放在这里，，可能我每个月会去做一个折旧经额统计登记一下，那么这个时候我们通常会去输入，比如说2011年的10月31号，那么这个时候就会出现这么一个标记，在excel里面，我们如果希望这一列都去填充这些数据的话，很简单，我们只要这一列都去拖动这个填充柄就可以了，但是并不是符合我们需要的，我们填充的是每个月底的这一天，这个时候有个智能标记就会出现了，在这个智能标记里面我们就可以去选择你是以什么去填充是以月去填充，还是以天去填充，还是以天去填充，好那现在我们选择以月去填充，那我们就会发现我们每个月月底的数据就会自动的出现在我们的单元格里面，还有就是我们的这个数据表非常的大，有200多条数据，如果我们用拖动的方式，我们可能会找不到我们的数据末尾在哪个位置，所以这个时候我们只要用鼠标在这个拖动柄的位置，立即所有的数据都会在我们的单元格出现，同时智能标签也会出现在这个位置，那么我们那些数据可以做这种自动填充呢？在我们这个工具菜单里面，有个选项标签，在这个自定义序列里面，出现的这些序列都是可以自动填充的，当然你还可以添加自己需要的列添加到这个表里，所以通过这种方式就可以快速的把一系列的数据快速的填充完整。9.当我们把一些数据填充到数据表里面，对于财务人员很重要的一项工作就是要核对这些数据是否准确，因为在一个excel表格里面数据可能会很多，所以在我们去进行数据验证的时候，需要有一些好的办法，在excel2003里面，我们提供了语音识别，文本到语音这种功能，也就是说我们没有必要打印这个表格，只要听计算机发出声音就能够进行核对输入是正确的还是错误的，当然除了语音验证以外，我们还有一种定义数据验证，就是通过电子化的方式去确认在一个数据序列里面或者是在一个数据范围里面是否是有效的，如果是不对的话，我们是不是控制用户不允许他来进行输入，或者说它的后续动作又会是怎么样？所以我们通过一个演示去看看如何去完成这种数据验证通过语音或者通过电子化的定义。10.刚才我们已经把一个文本文件导入到excel里面了，那如果我们希望对这个文本文件的数据进行验证呢，我们就可以打开excel里面的文本到语音的功能，我们就可以把这个数据范围先选中，选择工具菜单里面的语音，文本到语音工具栏，这样我们就可以开启excel里面的文本到语音的，让excel试着帮我们去朗读一下，我们去试着听一下，看能不能听得到，这样我们就不用去看在excel里面打印出来的这些数据了，我们只需要去听计算机的声音，然后把它改过来一下，然后有错误马上把它改过来就可以了，也有朋友说，有没有更为灵活的一种方法，就是我在输入单元格的时候就让它去朗读一遍，这样就可以避免我在输入数据的时候的一些错误，比如我这里去输入，本来是2000，但是你一个不小心，输入了20000，但是你一回车的时候，或者转入下一个单元格的时候，它会朗读，我会听一下，马上改成2000就好了，也就是在任何单元格输入数据的时候他也会朗读，这样来确认我们在这个单元格输入的数据是否正确还是有所失误，如果你觉得这个功能比较烦的话，可以暂时关闭朗读功能。关闭之后在输入这种单元格数据的时候，你所有输入的数据就不会被朗读出来了。11.这是语音的方法，在excel里面还有一种方式来让我们来验证数据的正确与否，现在我们选择数据菜单里面的有效性，有效性就是帮助我们去控制这个区域的数据，它的范围是怎么样的，我们去调查在这个公司里面，最少的工资没有低于1500元的，最多的工资没有大于5000元的，也就意味着我们用户在这个数据区域内，输入低于1500元，或者高于5000元的数据的话，它会提示用户输入错误让你重新输入，这里还有一个输入，告诉用户在每个单元格该输入什么样的信息，我们也可以去设置一个出错警告，出错警告什么意思？就是当它输入错误的时候就停止输入，直到它输入正确为止，才能输入下一个单元格的数据，同时我们也可以给出一个对话框，输入错误，输入1500~5000之间的数据，我们点确定，设置好之后，在这个数据区域里面我们只能输入1500~5000之间的数据，我们去模拟一下输入错误，比如这里本来应该输入2000，结果多按了一个0，输入成20000了，就要担负很大的责任，但是你输入错误它就出现一个提示对话框，提示你输入1500~5000之间的数据，这就是我们的数据验证。12.但是如果说在这个数据区域里面，真的有些数据就是输入错误了，那么可以不可以让excel自动的指出来，而不要我们一个一个的去找，我们看到这里有个33300已经不属于我们的范围之内了，我们就可以打开视图菜单下，有个叫做工具栏的命令，里面有个公式审核，那么公式审核这里面有两个很重要的按钮叫做圈示无效数据，就是它会把这个电子表格里面，一些无效的数据，或者一些不对的数据给圈示出来，一点击，我们看到有三个数据是无效的，就是他们不符合我们定义的1500~5000之间有效性规则的，所以是无效的，所以通过这种方式我们就可以看到一个财务人员去验证或者说去校对一个电子表格的数据的时候，我们只要定义好它的规则就能非常快速的看到那些数据是无效的，这些数据你是不是要把它改过来，如果真是不对的话，把它改过来就好，但是也有同学会想这样红色的外框会不会影响我整个电子表格的外观，如果说我的数据就是这样的，就是22000，就是34000,这些数据会不会影响我电子表格的制作，不会影响的，如果你确认这些数据没有问题的话，你还可以点一下清楚无效数据的圈示，点一下就没有了，再点一下就又出现了。13.当然数据验证除了定义我们数据的有效性范围以外还可以作为一个便利的数据输入提示给财务人员提供方便，在我们财务人员工作的时候，经常会有这样一种情况，我们需要去输入某个人属于相关的哪个部门，正好这个部门占一列，不巧的是这些部门都是占五个字，输入起来很容易发生错误，而且也不是很方便的，我们总希望有一种非常快捷的方式，就是你是不是可以给我提供一个下拉箭头，我去选择它就好了，不需要我一个一个通过键盘敲字去进行输入，这样速度就比较慢。这样我们就可以去定义一个数据有效性规则来非常快速的帮助我们去完成数据的输入，怎么去定义，同样在数据菜单里面的有效性，有效性我们刚才定义的是一个数的范围，而现在我们定义序列，序列什么意思？就是一系列数据的来源。来源在哪里？两种方式，第一种就是我们可以在这个文本框里面去写，就是有几个部门你去写，每个部分你用英文输入法的逗号或者分号给它分开。另外一种方式，如果你的数据在你的excel表格里面已经存在了，我们只需要去点击一下旁边的选择按钮，我们只需要去选择一下序列的来源，选好之后呢，这个来源的范围就会出现在这个文本框里面，同时我们这里选择提供下列箭头，就是让用户可以通过一个下拉列表去选择一下。在excel里面同样我们可以通过这种拖动方式，把这些选项呢，放到excel里的其它单元格里面。我们看下怎么输入，选择下拉列表，它是系统集成部的，选择上去，所以说通过这种方式呢，我们就可以把内容相对固定部门快速的输入到电子表格里面去。有的同学会说了，我这个下拉列表已经制作好了以后，我是不是可以把这些数据给删除了，不可以的，你会发现，删除以后，这个下拉列表就没有了，但是我们怎么样保留这些数据，又不影响我们电子表格整体上的外观呢。所以你只需要把我们这些数据的字体颜色修改承和整个电子表格的背景一样的就可以了。这样我