办公室的性质地位和职能

典型的秘书机构——办公厅(室)办公室，一个常用的很普通的名词，如果具体分析，却有着以下多种不同的含义。弄清——办公厅(室)的含义办公室办公室有三层涵义从广义上讲，泛指人们办公的场所。是指各级政府部门及企事业单位下辖的主管某一专项工作的行政机构。（行政管理机构）指各类机关、团体、企事业单位中协助领导处理本单位日常工作，为领导及整个组织提供辅助性或支持性工作的专门机构。（有的又被成为秘书部门或秘书机构）办公室的种种含义1.广义的：泛指一切管理人员和文职人员的日常办公场所。有办公桌椅、文件、文具电脑和其他设备；区别于用于教学的教室，用于生产的车间等；工作特点主要是脑力劳动和室内操作，而不是露天操作。2.狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。譬如：教师办公室，护士办公室，院长办公室等；3.专指的：某种专门事务的工作机构。如国务院台湾事务办公室，上海市浦东新区征兵办公室。4.特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。级别高的称办公厅，如中共中央办公厅，上海市人民政府办公厅；中级的或基层的称办公室，如江苏省昆山市人民政府办公室，三星公司办公室等。本课程研究的“办公室”，已经不是简单地指办公场所，而是特指办公厅（室）主任或秘书长领导下的综合性办事机构，是承担整个机关日常事务管理和综合信息辅助的办事机构。它由办公人员、设备设施、工作场所和各种管理实务、职能构成的一个有机的整体，是直接隶属于各级领导机关或机关首长，为他们提供辅助性服务的综合办事机构。在我国，行政机关的秘书部门的级别就是机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书部门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级）一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅（室）主任。省级以上机关还设秘书长。行政机关的秘书部门一、办公室的性质辅助性从组织分工来看，现代社会组织的管理体系通常包括领导机构、职能机构、监督机构、辅助机构。其中，辅助机构主要是协助领导机构办理日常事务，负责组织内部各项管理工作。办公室的辅助职能体现在三个方面：一是后勤工作。二是财务、人事工作。三是为领导者和管理工作提供辅助支持（事务支持：办文、办事、办会，督办等；信息支持：信息的收集、整理、加工、保管、传递、反馈等；决策支持）。。综合性需要站在全局的立场上，用综合的眼光观察和思考问题。组织分工决定办公室要以整个单位为服务对象，以单位的领导者、职能科室以及整个管理工作为服务重点，其职能定位主要是负责组织的后勤、人事、财务工作，并通过公文处理、会务、信息、督办、协调、事务服务辅助决策等协助领导处理日常工作办公室的基本任务组织协调督办检查调查研究会务工作安排领导活动文书立卷与归档信访接待机要通信公务接洽印信管理情况综合信息处理起草文稿文书处理打字印刷编写大事记完成临时交办任务管理性综理制与分理制总体办公型模式——综理制职能分工型模式——分理制秘书机构模式（一）综理式：不采用分部门办公形式，而由秘书部门——办公厅（室）统一分派人员办理机关的一切秘书事务。这适合工作量不大的机关单位。如大多数企事业单位和市县人大、政协办公厅。（二）分理式：采用分部门办公形式，秘书机构——办公厅（室）成为整个机关的一个组成部门，下设许多分支部门分别处理各项专门的秘书事务。如中共中央、国务院办公厅，下设信访局、档案局、机关事务管理局等处理各秘书实务。机关：主任副主任（若干名）文秘接待行政事务董秘办档案管理业务模块组织机构二办公室的地位第一，中心地位。是指挥、控制整个机关工作的中心部门，是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地。第二，窗口地位。是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。第三，枢纽地位。办公室在一个机关中，是沟通上下、协调左右、联系各方，保证机关工作正常运转的枢纽。办公室在工作中处于领导中枢和职能部门之间，是上情下达，下情上呈的枢纽。其地位可从以下三方面考虑。办公室的重要枢纽地位体现在：（1）任何机关单位为了开展工作，都要办公（收文、发文、处理和保管）和开会（会前准备，会中服务，会后落实），这些工作都需要综合性的办公室机构来承担；（2）任何机关单位为了完成各种任务，都要设置各种不同的职能部门，分管各类专项业务；领导与职能部门之间沟通联系，信息反馈，也需要综合性服务机构办公室来进行。（3）办公厅（室）在领导与各职能部门之间架起一座桥梁，机关领导人通过办公室机构与各类业务机构和外部单位沟通联系。可以说，秘书机构——办公室处在上下、左右、内外的沟通协调枢纽位置，成为机关中除领导机构外，唯一了解全局情况的机构。如何从全局出发，进行沟通协调，联系内外，辅助决策，成为办公室责无旁贷的重要任务。三办公室的职能（1）承上启下案例党委书记把工会秘书小张叫到办公室，问道：“你们工会是怎么回事?听办公室的同志说，就差你们的学习计划没有报上来了!刚才打电话找你们主席也找不到。上次常委扩大会工会主席也没有出席，你们工会这种拖拖拉拉的作风要改一改了!”小张心里明白，工会主席最近因为儿子出差，小孙子患病住院，没有参加上次会议，也耽误了报学习计划。在书记面前没有机会解释，只好回去向工会主席汇报：“党委书记批评我们作风拖拉，说您上次没有参加会议，计划也没有交。”“我小孙子住院一个多星期了，哪有时间讨论计划?上次会议我不是向党办老李请了假吗?这个书记也太官僚了!”问题讨论：作为办公室秘书应该怎样“上传下达呢”?（2）参谋咨询办公室与领导是下级与上级的关系。办公室因其地位的特殊性，要真正做到为领导服务，就必须讲究参谋方式，确立辅助意识，发挥参谋助手的作用实效。一要讲究方法。办公室作为参谋助手，可以向领导直接进言，交谈自己的观点、看法、意见，也可通过向领导提供调查报告、起草讲话、报送信息等方式为领导参谋建议，但要掌握好时间和场合，要根据领导的个人特点和涉及事物的具体情况，确定参与议事的方式，使参谋更为合适有效；二要牢记助手职责。要做到“不能越位”，不能颠倒“主”、“从”关系，因为参谋只能帮助决策，不能代替领导决策；三要领会领导意图。对领导的工作意图，要有正确的认识，不能曲解，更不能帮“倒忙”。作为办公室工作人员一定要本着对工作负责的态度为领导决策出谋划策；四要认真履行职责。对提出的建议、主张，凡被领导采纳的，要及时、认真落实，做出成效，确保政令畅通，提高执行力（3）综合协调一天早晨，某山区F县县长罗某要赶到行署参加一个会议，但他平时乘坐的汽车因机械故障无法开动。罗县长立即找县政府办公室调另一辆车。县政府办公室杨副主任情急之下将常务副县长方某乘坐的丰田轿车临时调给罗县长使用，他想：方副县长最近也不外出，先给县长用几天吧。没想到，这次调车竟捅了马蜂窝。杨副主任送走县长，刚回到办公室，正与冯主任研究当天的工作，就听到楼下院子里传来一阵斥责声：“为什么用我的车！是谁决定的？”杨副主任一听，是方副县长的声音。“这车我不坐，我不去了！”方副县长在大声嚷嚷。冯、杨二位主任正欲下楼了解是怎么回事，秘书小沈匆匆跑来报告。原来方副县长不巧今天也要到省城开扶贫工作会。头天晚上他没有告诉办公室，今早一到政府小车班，听说他乘坐的车临时调给了县长，很不高兴，发了脾气，并拒绝乘坐给他改派的汽车，说省城的扶贫会他不参加了。冯主任一听，感到问题严重，立即起身要去找方副县长解释，杨副主任拦住了他说：“要去我先去，你是办公室的第一把手，不宜首先出面，我先去向他解释，你随后晚一点来。”说完他先走了。约过了10分钟，冯主任慢慢走到方副县长的办公室，听到杨副主任正与方副县长解释。“我们头天晚上不知道您要去省城开会，今早上罗县长要车又很急，所以……冯主任推门而入，看到坐在椅子上的方副县长的脸部表情已缓和了许多，知道杨副主任的工作已经秦效，就趁势再加一把火，来了一番自我批评：“方副县长，是我们的工作失误，影响了领导的工作，首先是这个主任要受批评，这个教训我们一定认真吸取。刚才临时调换的车如果您觉得不合适，我们再想法调，还可以到别的部门借，直到领导满意为止，您看……”这么一来，方副县长倒有些不好意思了。“行了，就坐这辆车去吧，这件事也不能全怪你们。”听了方副县长这句话，冯、杨二人才松了一口气。结果，方副县长还是坐着政府办公室给他调换的车到省城开会去了。[点评]本案例中的方副县长因专车被换乘而大发雷霆，并因此声言不去开会，的确是令办公室的负责人非常头疼的事情，是一种精神压力。此类事件在办公室工作中时有所闻，而且协调起来难度很大，这是办公室所处手地位决定的。各级党政机关的办公室都是作为领导同志的下级服务部门和综合协调部门运转的，在领导面前不能发号施令，总是处于被动状态。F县政府办公室的冯、杨二位主任深知自身工作的性质。他们面对正在气头上而蛮不讲理的上司，采用的是冷处理的方法，而且注意留有回旋余地，不一竿子插到底。先由副主任出面，以防一开始就由冯主任介入，万一碰壁后失去继续做工作的空间。冯主任的话语也较含蓄，没有直接劝方副县长去开会，只是婉转地说一定要调换到领导满意的车为止，言下之意是：车，由办公室解决，会议你是一定要去参加的。这样做，既照顾了上级的面子，也达到了协调目的负责党、政日常文秘工作。负责信访、保密及机关行政事务等工作。负责各种会议记录、整理、督办并跟踪会议决定事项落实情况反馈工作。收集生产经营管理有关信息，组织起草领导交办的重要文稿。（重大事项调研）承担对外、对内接待活动的联络、安排工作。总部办公楼日常物业管理的监督、协调工作。领导人员临时交办的任务。职能、职责小案例——“不管部”小李每天面对送到办公室来的大批文件和函电，总要感慨一番，这办公室真是“不管部”啊!张主任笑着说：“你这话算说对了；办公室工作头绪最多，工作最忙，用‘不管部’来形容；是最恰当的。不说年终大忙了，单讲每年三月份，就有学雷锋活动、植树节活动、三八节纪念活动、三一五消费者权益日活动等等，而人民代表换届改选，党代表换届改选，清明节祭扫烈士墓的准备，‘五四’青年表彰的前期准备，都无例外地要在此时完成。这些工作，都是办公室来承担的。另外，办公室还要承担许多临时的突击性任务，还有许多领导交办的事务。小李，你对此要有充分的思想准备啊。”小李说，我不怕，忙才有奔头，不忙就意味着要下岗了，对吧?办公室所有的人都笑了。