规章制度撰写技巧与风险防范

1新劳动合同法下的企业规章制度/员工手册撰写技巧与风险防范主讲：钟永棣2课程目的：1、了解在《劳动合同法》下，规章制度的结构体系、制订原则、程序和方法；2、了解规章制度涉及的政策法规，避免相关内容违反法律法规的规定；3、掌握在《劳动合同法》下，规章制度相关内容及流程文书的制订要点；4、提升运用人力资源制度来预防和化解劳动争议的综合能力。3[案例1]:2008年1月王某入职广州某公司，月薪15000元。7月上旬，公司发现王某提交的学历证书是伪造的，便依据内部制度“虚假应聘将立即解雇”书面辞退王某。后王某申请仲裁。结果公司败诉，被认定违法解除劳动关系，最终赔偿王某共45000元！请分析，可能导致该公司败诉的原因有哪些？4有效预防和化解劳动用工风险具备完善的规章制度及其配套流程文书表格；具备完善的劳动合同、用工协议；管理者养成预测劳动争议的思维习惯；管理者掌握预防与化解劳动争议的知识与技能。5一、什么是规章制度指企业根据国家有关法律法规及政策，结合本企业生产经营情况，制定并认可的由企业行政权力保证实施的组织生产劳动、进行劳动管理及人员管理的规章、章程、办法等各种规则；一般表现为管理制度、操作规程、劳动纪律、奖惩办法等。规章制度与职工手册的关系？6二、规章制度的作用1、指引、评价、教育、预测、制裁作用2、维护企业正常的生产和工作秩序3、促进企业经济发展和精神文明建设4、保证劳动主体权利义务的实现5、对解除中长期及无固定期劳动合同提供合法理由5、提供处理劳动争议的依据三、规章制度的制定原则1、内容合法的原则2、程序民主的原则3、公平合理原则4、可操作性原则（什么情况下，做什么，谁来做，怎么做，结果要怎样）7四、规章制度的制定要求及注意事项（一）符合格式（名称、正文、落款；章/节/条/款/项/目；数字形式）；（二）内容系统、全面，不得与劳动合同和集体合同冲突‌；（三）文字表述应朴实、庄重、清楚、准确、合理，法律上已有概念或定义、术语的，必须按该概念或定义、术语来书写；例如——1、职工应防止在禁烟区吸烟或明火取暖（正确：职工不得在禁烟区吸烟或明火取暖）2、非正规工时制度（正确：不定时工作制）3、经济补偿不能简称为补偿4、数词要准确（重大经济损失、直接经济损失、旷工多少天等）8（四）注意一些强制性的规章制度。例如《广东省工资支付条例》第7条工资支付制度包括如下事项：1、工资的分配形式、项目、标准及其确定、调整办法；2、工资支付的周期和日期；3、加班、延长工作时间和特殊情况下的工资及支付办法；4、工资的代扣、代缴及扣除事项------。（五）不要规定本应在劳动合同中约定的事项，如违约金（六）应避免没有责任的条款；（七）法律已有明确的可以不在制度中规定；（八）对于法律没有明确，在制度中尽量明确，但要注意合理性。如录用条件、不能胜任工作、严重违反企业规章制度、重大损害等。9五、制定程序和生效的法律依据《劳动合同法》第4条用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。10分析与建议1、“直接涉及劳动者切身利益的”才需执行本款关于“共议到共决”的规定，其他的执行形式上的“共议”民主程序即可。2、从共议到共决，企业单方制订规章制度的权利被剥夺。尽量和工会或职工代表保持良好的有效沟通（中立派的动职工作）。3、建立内部规章制度的制定流程，如通过职工代表大会形式制定规章制度。注意保留履行民主程序的证据：签到表、会议纪录、意见反馈表等。4、实体内容不得与法律、法规、规章及政策冲突，必须全面查阅劳动规章制度是否与之冲突，有则删除，具体事务执行时再视情况灵活操作，不要人为地给予劳动者解除的机会。115、完善公示或告知方式：劳动合同约定规章制度作为附件，并穷列制度的名称；签收规章制度时，明确签收时间和手册的年份版本（推荐杂志式的手册）；集中培训，签到，明确培训内容/时间/地点/人员；在车间、工作场所张贴、公示（注意永久性）；无纸化办公的，明确“公司文件资料在内网定期公布，职工必须定期浏览阅读”入职登记表/劳动合同等明确“职工的Email地址，职工必须每天查收电子邮件”。无论用何种方式公示或告知劳动者，均需保留证据。12六、制定程序及操作细节提出议案审查、立项确定项目负责团队及项目进程确定制度大纲，收集相关范本，结合实际，形成草案征求职工意见（职工代表大会/全体职工）完善草案，形成建议稿（必要时再次征求意见）与工会/职工代表协商，确定最终稿（报送劳动部门审查与备案）公示或告知劳动者13某国有公交汽车公司内部制度规定当稽查员出示证件，表明身份，要求检查司机是否窃取票款，司机拒绝检查的，视为贪污票款。对贪污票款的，扣发当月奖金，处罚所窃取票款1000倍以上的金额，并作违纪辞退处理。请你分析上述规定是否合法？[案例2]：究竟执行新制度，还是执行劳动合同原约定？小王与某公司签订劳动合同，约定工资方案按《2005年版公司工资管理办法》，该办法作为合同附件；该办法规定，小王月薪为5000元，公司将发放小王年终双薪，工作时间不足一年的按比例发放。2006年11月单位依法修改了该办法并进行公示，名为《2006年版公司工资管理办法》；办法规定单位有权决定是否发放年终双薪及发放多少。2007年2月单位以效益下滑及小王表现欠佳为由发给小王双薪3000元。后小王申请仲裁，要求单位补发2000元及25%经济补偿金500元。问，小王的要求是否成立，为什么？14七、法院对规章制度的效力的认定《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第19条用人单位根据《劳动法》第4条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》第16条用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持。（劳动者有主动权，以有利于劳动者为原则）15《关于适用劳动争议调解仲裁法、劳动合同法若干问题的指导意见》第20条用人单位在《劳动合同法》实施前制定的规章制度，虽未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序，但内容未违反法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示或告知的，可以作为用人单位用工管理的依据。《劳动合同法》实施后，用人单位制定、修改直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序的，原则上不能作为用人单位用工管理的依据。但规章制度或者重大事项的内容未违反法律、行政法规及政策规定，不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或告知，劳动者没有异议的，可以作为劳动仲裁和人民法院裁判的依据。16省法院《关于审理劳动争议案件若干问题的指导意见》第18条劳动者对用人单位的规章制度提出异议的，用人单位应举证证明规章制度不违反国家法律、行政法规以及政策的规定，并已向劳动者公示。分析与建议：1、《指导意见》的规定有风险2、必须程序合法、实体内容合法、告知劳动者或公示。3、明确认可地级市政府劳动部门的政策文件的效力，该政策文件可作为审案的依据。4、劳动合同≧集体合同≧规章制度。把必要的规章制度的条款写入劳动合同中，变成相应的合同条款。劳动合同约定“规章制度依法修改后，只要公示或告知劳动者，即视为劳动合同的变更”。17[案例3]：某单位的制度规定“销售人员连续旷工5天，视为严重违反公司规章制度，公司有权解除劳动合同”。销售部门文员小王连续旷工5天，后该单位将其辞退。小王不服，申请仲裁。问：小王可以主张哪些请求？该单位如何应诉？18八、是否要备案《关于对新开办用人单位实行劳动规章制度备案制度的通知》新开办用人单位应依照《劳动法》的有关规定制定劳动规章制度，并在正式开业后半年内将制定的劳动规章制度报送当地劳动行政部门备案。《广东省用人单位劳动规章制度审查备案办法》（已废除）1、由法定代表人或负责人提出草案2、提请职工代表大会或全体职工讨论修改3、由职工代表大会或全体职工审议通过4、报送劳动行政部门审查备案（30天不提出异议的即行生效）5、接到《审查意见书》后15日内向全体职工公布19分析与建议1、以前劳动部门规定要备案，法院认为备案不是生效的必要条件。2、《劳动合同法》并没有要求备案，意味着备案不是生效要件。3、如果地方政府继续要求备案，只能说明地方政府希望通过审查规章制度来加强对用人单位的控制与管理。4、职工对于备案后的规章制度，更加相信其合法性与合理性。20九、规章制度的效力范围1、对人的效力（对被派遣职工的效力、对借入/借出职工的效力）。2、对空间的效力，如工作场所；但对于涉及企业切身利益的事项，在非工作场所，职工也必须遵守规章制度，如保密、企业形象等。3、时间效力，原则上不能溯及既往，除非双方事后有特别约定。21十、制度违法的后果《劳动合同法》第38条用人单位有下列情形之一的，劳动者可以解除劳动合同：----（四）用人单位的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的；第80条用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的，由劳动行政部门责令改正，给予警告；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。分析与建议：1、实体内容不得与法律、法规、规章及政策冲突，否则给予劳动者解除的机会，支付经济补偿。HR必须熟悉常用的劳动政策法规。2、面临劳动监察部门的行政干预，成为劳动监察部门的重点监察对象。请与劳动部门保持良好沟通。22十一、实施规章制度应注意的问题适用时须公平、公正；注意保留相关证据；注意程序的全面、正确履行；以有权决策机构的名义作出相关处理决定；有效送达处理结果。23十二、规章制度的常见问题1、制定主体不适格《办公室行为规范》1、……2、……3、……广州××有限公司办公室2008年9月4日注意：必须以企业的名义颁布。242、内容不合法（侵权性条款）、不合理例如——1.取消职工的各种法定假期2.平时加班、法定节假日加班规定给予补休，而不按规定发给加班费3.生病请假超过一定天数，则不发病假工资，视作事假4.不报销医药费5.旷工一天扣除当日工资的3倍。6.出现问题，停岗停职调查，期间只发生活费。7.进公司1年以上才能享受婚假、丧假。25合理性问题：不同岗位的睡觉某公司《职工手册》规定:任何职工在上班时间内睡觉，立即辞退。[案例4]：保安离岗睡觉?企业能否辞退办公室小李于2007年6月某日上班期间睡觉，被领导发现。3天后公司根据《职工手册》中“任何职工在上班时间睡觉，立即辞退”规定，书面辞退李先生。[案例5]：2007年9月18日22时至9月19日上午6时的夜班时间，方某轮值在电机房进行工作。9月19日凌晨3时左右，公司夜间巡查人员发现方某在非工作岗位的其他工作室睡觉。2007年9月20日，公司即以方某违反公司《职工手册》中“任何职工在上班时间睡觉，立即辞退”规定为由，书面辞退方某。263、与劳动合同和集体合同相冲突4、违反公序良俗公序良俗指民事主体的行为应当遵守公共秩序，符合善良风俗，不得违反国家的公共秩序和社会的一般道德。如：上班时间上厕所要交5毛钱的“误工费”、同事之间不得有浪漫关系、不得谈恋爱275、程序不合法部分企业制定规章制度时，还是几个高层管理者说了算,未通过民主程序制定,也不向全体职工公布,制定后就放在总经理办公桌的抽屉里；当等职工犯了错误时,企业就用所谓的规章制度来处理职工,职工根本就不知道有这样的