使用EXCEL处理日记账和分类账

第四章、会计账表的编制会计账簿的主种类按用途分：日记帐、分类帐、辅助账按外形分：订本式、活页式、卡式按格式分：三栏式、多栏式、数量金额式3.2.2会计账簿的意义通过设置和登记会计账簿，其意义是：把大量信息资料系统化为正确计算提供必要资料为编制报表＆审计提供依据利于资料的保存和利用，也利于核算工作的分工3.3复制会计科目表和记帐凭证工作表需要大量数据的时候，用户首先考虑到“复制”“粘贴”，但是，EXCEL的操作通常不能连带格式，因此需要调整格式、高度、字体等内容比较麻烦，为此，我们介绍一种新的操作。步骤1：新建空白工作簿,命名为：日记帐和分类账，然后打开第三章中的会计科目表和凭证文件步骤2：在“日记帐和分类账”中单击“窗口与会计科目＆名称并排比较”命令步骤3：右击“会计科目表和凭证”中的“科目及期初余额设定表”工作标签，选择“复制或移动工作表”命令步骤4：在对话框中选定“将选定工作表移至工作簿”“日记帐和分类账”步骤5：选择一个工作表，单击“建立副本”步骤6：在“日记帐和分类账”工作簿中插入了一个与选定工作表完全相同的工作表步骤7：重复3到6，完成“凭证录入”＆“科目汇总表”′复制，之后关闭“并排与比较”3.4登记日记帐3.4.1设置三栏式日记帐格式步骤1：打开“日记帐和分类账”，双击“SHEET1”，输入新名称“三栏式现金日记帐”步骤2：A1输入“现金日记帐”，后调整格式步骤3：拖动调整列宽步骤4：调整C2和G2的“自动换行”步骤5：设置“借”“贷”“余额”的“数值型”格式步骤6：各列标题设为“加粗”步骤7：按前面介绍的方法，复制“三栏式现金日记帐”工作表到当前的工作簿重命名为“银行存款日记账”，并将标题“现金”更名为“银行存款”3.4.2、登记现金日记帐步骤1：添加期初余额数据，在H4输入公式：＝科目及期初余额设定！F4步骤2：在“摘要”之前插入新的一列，在单元格F5中输入公式：＝D5＆E5，则在ENTER之后F5显示：“银收1”步骤3：F5右下角的序列填充柄，向下复制公式将所有凭证种类和号数合并到F列中步骤4：选定列标题行单元格区域，单击菜单栏中“数据筛选自动筛选”步骤5：接着在“自定义自动筛选方式”对话框，在“凭证种类、号数”框的左侧框显示“等于”，并在此框右侧的框中输入“现？”，单击“确定”步骤6：此时，筛选结果显示工作表所有的“现收”“现付”类别的凭证步骤7：选定F列筛选出的数据，单击“常用”工具栏中的“复制”按钮，然后切换到“三栏式现金日记帐”中，右击C5，从弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴”步骤8：在“选择性粘贴”对话框中“粘贴”区域中单击“值和数字格式”，接着单击“确定”步骤9：在D5中输入公式：＝VLOOKUP(C5,凭证录入！F5:G78,2,FALSE)步骤10:拖动D5右下角的序列填充柄步骤11：在单元格E5中输入公式：＝IF(LEFT(C5,2)=“现付”，“”，VLOOKUP(C5,凭证录入！$F5:$K78,4,FALSE))步骤12：拖动E5右下角的序列填充柄，向下复制公式，求出所有类别为“现收”的凭证对应借方金额步骤13：同理，在F5中输入公式：＝IF(LEFT(C5,2)=“现收”，“”，VLOOKUP(C5,凭证录入！$F5:$K78,4,FALSE))步骤14：在E26输入“＝SUM”，得借方本期发生额步骤15：同理得贷方本期发生额步骤16：在H26中输入公式＝H4+E26-F26,得期末余额步骤17：按ENTER后，得结果为红色负值步骤18：将“科目及期初余额设定”中“现金”的期初余额改为“56000”3.4.3登记银行存款日记帐大部分方法同3.4.23.5登记明细分类账3.5.1设置明细分类账的格式如图表3.5.2分配共同采购费用步骤1：做好公司2005年10月的材料采购业务凭证步骤2：插入新的工作表并改名为：“共同采购费用分配计算表”步骤3：根据“材料采购凭证”分别将共同采购费用和甲乙材料的重量输入表格中，并在D3输入公式：＝$B$5/$C$5步骤4：拖动D3的序列填充柄向下填充格式步骤5：在E3中输入公式：＝D3*C3步骤6：在最后一笔凭证中，分别将甲乙应负担的材料费，填入到第六笔记帐凭证中3.5.3登记材料采购明细帐步骤1：在做好记帐凭证时就应该根据凭证登记材料采购明细帐，并根据业务号登记摘要、买价＆采购费用。步骤2：在单元格G5中输入公式＝E5+F5步骤3：拖动G5序列填充柄，向下填充公式，分别计算每一笔业务应计入甲材料明细帐户步骤4：用同样的方法登记乙材料的明细帐3.6登记总分类账3.6.1总帐的格式步骤1：在当前工作簿中插入一个新的工作表并将该表更名为“总帐”步骤2：绘制总帐的格式如下3.6.2根据科目汇总表登记总帐步骤1：从“帐户名称”下拉列表中选择“现金”，然后在H5中输入公式：＝科目及期初余额设定！F43.6.2根据科目汇总表登记总帐取得现金帐户的期初余额步骤2：在摘要栏中输入“科目汇总表1＃”，然后在单元格E6中输入公式：＝VLOOKUP（“现金”，科目汇总表！$A$5:$D$13,3,FALSE）步骤3:在单元格F6中输入公式：＝VLOOKUP（“现金”，科目汇总表！$A$5:$D$13,4,FALSE）步骤4：用同样的方法完成科目汇总表汇总表2＆科目汇总表3借贷方发生额的取值步骤5：接着计算本期发生额及余额在E9中输入公式＝SUM（E6:E8）步骤6:最后,在单元格H9中输入公式:=H6+E9-F9按下Enter键后,得到期末现金余额.3.7帐务核对步骤1：在总帐工作表中创建一个新的工作表，名为：帐务核对表步骤2：在单元格J8中输入公式＝IF(J6=J7,“相符”“不相符”)利用此公式来判断总帐＆日记帐期初余额是否相符，然后向右复制单元格到M8步骤3：在财务核对表的下一行，合并单元格I9到M9，并将新合并的单元格字体设置为红色，然后输入公式：＝IF($J$8=“相符”，IF($K$8=“相符”，IF（$M$8=“相符”，“正确”，“错误，请检查”），“错误，请检查”)，“错误，请检查”)步骤4：分别根据数据引用的方法，将总帐和日记帐的数据填入帐务核对表中最终会出现现金日记帐＆总帐的借方金额的不符，那是因为在登记现金日记帐的时候，我们根据“现收”“现付”登帐而漏登了“提现”业务的现金借方增加金额3.8编制银行存款余额调节表处理未达帐现企业的银行存款日记帐与银行的对帐单往往不相符。其原因可能有：登记有误一方已入帐而另一方因未收到有关凭证而未入帐的事项步骤1：创建银行存款余额调节表步骤2：将对帐日双方的帐面余额分别记入帐项金额栏，假设对帐日企业的帐面余额为18750元，银行存款的余额为23875元步骤3：假如企业＆银行存款的未达金额分别为，如表格所示步骤4：根据未达帐项调节公式：本单位银行存款帐面余额+银行存款增加入帐本单位未入帐的款项－银行已做存款减少入帐本单位未入帐的款项＝银行对帐单余额＝本单位已做存款增加入帐银行为入帐的款项－本单位已做存款减少入帐银行未入帐的款项所以：在单元格B13和D13中，输入公式=B5+B8+B9-B12=D5+D7-D9-D10