1.2.1文秘与写作第二讲行政公文的基本常识(演示文稿)

主讲：马定科研究员文秘与写作第二讲行政公文的基本常识从本讲开始如果没有特别说明，只讲行政公文。大家要在熟练掌握行政公文基本常识的基础上，举一反三，触类旁通，进而掌握行政公文的基本知识和写作要领。第一节行政公文的含义、作用和分类一、行政公文的含义简要地说，行政公文就是行政机关的公务文书。定义：行政机关公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。定义的几层意思(1)：（一）“行政机关”明确了行政公文的制发者，也就是说,行政公文的法定作者是行政机关，而不是党的组织，也不是外交、军事、司法等部门；制发机关(法定作者)的性质是行政。定义的几层意思(2)：（二）“在行政管理过程中形成的”，“依法行政和进行公务活动”明确了行政公文形成和使用的条件是行政管理、依法行政、公务活动；离开行政管理或者行政方面的公务活动就不存在行政公文。定义的几层意思(3)：（三）“具有法定效力和规范体式的”明确了行政公文的重要作用和主要特点。第一个小层次，明确了行政公文的重要作用——具有法定效力。第二个小层次，明确了行政公文的主要特点——具有规范体式。定义的几层意思(4)：（四）“重要工具”从另外一个角度明确了行政公文的重要作用：作为行政工具。二、行政公文的作用行政公文的作用：具有法定效力，作为行政工具。这是行政公文作用的核心。下面我们给它归纳出来的5方面作用，都没有离开“法定效力”、“行政工具”这个核心内容。二、行政公文的作用（一）法规准则作用要依法行政，首先就要有法可依。各种行政法规都是通过制发公文的形式来颁布的。它们一旦颁布生效，就成了行政工作的准则。二、行政公文的作用（二）领导指导作用上级机关发给下级机关的公文，即下行文都具有领导或者指导的作用，只是程度有强有弱而已。二、行政公文的作用（三）宣传教育作用通过公文传达党和国家的方针政策，就是把政策交给群众的具体表现。这就是向群众的一种宣传，这就是对群众的一种教育。二、行政公文的作用（四）联系沟通作用上行文下情上报，下行文上情下达，平行文信息互传。通过公文传递，上下左右自然得到联系沟通。二、行政公文的作用（五）依据凭证作用下行文，是下级机关开展工作的依据；上行文，是上级机关决策的依据；就是平行文，也往往是作出某些决定、指导某项工作的依据。像会议纪要这样的记录性公文，则可以作为现实和历史查考的依据或者凭证。三、行政公文的分类行政公文一般按照公文来源、行文关系、性质作用、时限要求、保密要求进行分类。三、行政公文的分类（一）按公文来源分类1.外发公文：指本机关制作后向外部机关发送的公文。2.收来公文：指本机关所收到的外部机关制作的公文。三、行政公文的分类（二）按行文关系分类1.上行文:下级机关上呈上级机关的公文，如报告、请示等。2.平行文:平行机关或者不相隶属机关之间往来的公文，如议案、函等；有时通报、通知、会议纪要等也可以作为平行文。3.下行文:上级机关下发下级机关的公文，如命令（令）、决定、批复、意见、公告、通告、通知、通报、会议纪要等。三、行政公文的分类（三）按性质作用分类可以分为指挥（指示）性公文、公布（知照）性公文、报请性公文、商洽性公文、记录性公文。三、行政公文的分类（三）按性质作用分类1.指挥（指示）性公文指上级机关制发的对下级机关的工作进行指挥、指导，实施管理、协调的公文，如命令（令）、决定、批复、意见、通知、通报等。三、行政公文的分类（三）按性质作用分类2.公布（知照）性公文指某一个或者几个机关把职权范围内的需要周知或者遵守的事项在适当范围内公布的公文，如公告、通告，有时通知、通报等也属于这一类公文。三、行政公文的分类（三）按性质作用分类3.报请性公文指下级机关向上级机关报告工作和反映情况、请求指示或者批准的公文，如报告、请示；各级人民政府依法向同级人大或其常委会提请审议事项的公文，如议案。三、行政公文的分类（三）按性质作用分类4.商洽性公文指不相隶属机关商洽工作、答询问题的公文，如函。三、行政公文的分类（三）按性质作用分类5.记录性公文指记载会议情况、归纳会议精神和议定事项的公文，如会议纪要。三、行政公文的分类（四）按时限要求分类1.特急公文:指事关重大而又特别紧急，要求用最快速度形成、运转和处理的公文。2.紧急公文:指涉及重要事项而又要求快速形成、运转和处理的公文。3.常规公文:指按正常速度形成、运转和处理的公文。三、行政公文的分类（五）按保密要求分类1.保密公文:指内容涉及国家机密、需要控制时间、范围和对象的公文。保密公文又分为绝密公文、机密公文、秘密公文。2.非保密公文：指不涉及国家机密的普通公文。有些普通公文也要控制阅读、传达的范围和时间。第二节行政公文的格式行政公文的格式包括基本构成和样式。基本构成共有16项内容。我们把这16项内容分为3个部分：眉首、主体、版记。样式主要包括：文字及其排列方法；用纸和装订。一、行政公文的基本构成眉首——秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人；共5项。主体——标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件；共8项。版记——主题词、抄送机关、印发机关和印发日期，共3项。（一）眉首1.秘密等级和保密期限涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。也就是说，“秘密”级公文不需要标明份数序号。标识秘密等级，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。如需标识份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。（一）眉首2.紧急程度紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识紧急程度，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。（一）眉首3.发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离分两种情况：一种是通用型公文格式，也就是标准格式，距离为25mm。（一）眉首3.发文机关标识另一种是上报公文格式，距离为80mm；版心上边缘以下至55mm处是“空白区”。需要标识秘密等级、保密期限、份数序号或者紧急程度，均须在“空白区”以下。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。（一）眉首3.发文机关标识联合行文时应使主办机关在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。（一）眉首4.发文字号应当包括机关代字、年份、序号。位置在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字；通用型公文格式发文字号居中排布；年份、序号用阿拉伯数码；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，不加“第”字。联合行文，只标明主办机关发文字号。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。（一）眉首5.签发人上行文，即上报的公文需标识签发人姓名，平行列排于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（一）眉首5.签发人如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人之下按发文机关顺序依次排列，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。（二）主体1.标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关；除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。位置在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。（二）主体2.主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。位置在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字书写；多个主送机关名称之间标全角顿号，主送机关很多时，一般依据一定的分类标准分成若干组，每组之后用全角逗号；最后一个主送机关名称后标全角冒号。（二）主体2.主送机关如主送机关名称过多而公文首页正文显示不足3行时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。（二）主体3.正文在主送机关名称的下一行，每自然段左侧空2字，回行顶格。数字、年份的中间不能回行。（二）主体4.附件说明如有，应当注明附件顺序和名称。在正文下一行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。（二）主体5.成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“О”；成文日期的标识位置见下项“印章”部分。（二）主体6.印章公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。（二）主体6.印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm—4mm，端正居中下压在成文时间上。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即印章下弧加盖在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。（二）主体6.印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字（即成文时间占14个字的位置）；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。（二）主体6.印章当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。（二）主体6.印章当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字据的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，即加盖印章的那一页必须有公文正文，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（二）主体7.附注公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。公文附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。（二）主体（13）8.附件附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致（即与附件说明的标识一致）。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识“公文的发文字号”并在其后标识“附件”。（三）版记1.主题词公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。（三）版记2.抄送机关指除主送机关外需执行或者知晓公文的其他机关，应使用全称或者规范化简称、统称。位置在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。（三）版记3.印发机关和印发日期印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关则在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。（三）版记4.其他事项版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记应置于公文最后一页且是双页码，版记的最后一个要素置于最后一行。二、行政公文的样式（一）文字及其排列方法文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排