学籍管理员培训

新化县学籍管理员培训吴日平2014年7月培训主要内容1.学生毕业2.学生升级（系统完成，8月10日）3.招生入学4.学籍异动5.学籍系统的其他操作6.学籍号及系统账号（一）学生毕业1.准备工作——在办业务清理（7月28日前完成）2.毕业操作3.注意事项（二）招生入学1.招生入学的对象必须是已进行毕业操作的学生。2.准备工作——设置年级班级信息等（8月10日系统进行学生升级后进行）3.招生入学操作（1）统一招生（2）自主招生4.重复招生处理办法5.注意事项（五）学生信息的修改1.关键数据变更2.学籍数据维护（六）信息查询（七）导出学生名册1.学籍号（1）学籍号的生成规则临时学籍号：L+按身份证号编码规则生成的数字（6位学校所在地区划码+8位出生日期+4位随机码）正式学籍号：有身份证号：G+身份证号。无身份证号：J+身份证号生成规则。办理户口，并将身份证号输入系统后，更为G+身份证号。注意：字母均为大写。2.学籍系统的账号（1）三个账号的权限学籍管理员——负责管理本校所有学生的日常学籍管理申请业务；查询分析本校学生学籍数据和学籍变动情况。学籍主管领导——核办本校所有学生的学籍管理申请业务并上报上级主管教育行政部门；通过报表查看分析本校学生学籍各类情况。系统管理员——负责本校学籍管理的角色设置，功能权限设置等技术管理工作。注意：在7月20日前，各校要将其他未用的、还是初始密码的账号的密码进行修改。所有账号和密码要记录下来，如果学籍管理员发生变动，要办好交接手续。账号锁定的解决办法：最迟半小时后自动解锁。账号的初始密码是123456a？1.准备工作——在办业务清理（7月28日前完成）（1）在办业务：关键数据变更、学籍异动、问题学籍处理等业务正在办理但未办理完成。（2）在办业务的查询：“学籍管理-毕业升级-在办业务查询”中点击查询。（3）在办业务的两种处理方式：a.学校联系各处理单位审核（7月27日前）。b.教育局统一清理（7月28日），使学生的状态处理至在办业务之前的在校生状态。2.毕业操作在“学籍管理-毕业升级-学生毕业”中，点击年级、班级。在学生列表中选择学生，进行操作。其中小学只有“毕业”操作，初中和高中还有“结业”操作，高中的毕业操作还须由娄底市教育局审核。3.注意事项（1）进行毕业操作之前，要确认：a.休学学生必须办理休学手续；b.毕业生初中如果没有参加中考的学生统一做结业处理，高中如果参加了学考，且高三已读完的学生全部做毕业处理。对误操作进行毕业结业的学生，在招生入学之前，可以由教育局驳回。（2）初中、高中毕业生是“结业”的必须做出“结业”操作。2.准备工作——设置年级班级信息等（8月10日系统进行学生升级后进行）（1）设置年级：在“学校管理-年级信息管理”中点击“添加”，选择教育阶段、所在年级，点击“保存”。（2）设置班级：在“学校管理-班级信息管理”中选择“**一年级”，再点击“增加”，在出现的对话框中输入班主任姓名，点击“确定”。（3）教育局设定招生计划数（开学前）：乡镇办初中学校一般设置的计划数是300人，县直单位严格按教育局下发的文件中的计划数设置。第一种，统一招生。初中和高中招收新化县范围内的毕业生，均使用统一招生，流程如下：a.教育局录入招生结果（开学第6-8个工作日完成）招生结果（模板在qq群共享中）注意：上报的录取结果模板中的学校标识码、学生标识码、姓名要与系统保持一致。在左侧对话框中选择教育阶段，教育局录入的招生结果就出现在招生结果名单列表中。学校仔细核对是否为本校即将录取的新生，然后选择学生，选定右边对话框中的教育阶段，点击“招生录取”。b.接收学校录取新生（开学第9-10个工作日完成）在“学籍管理-招生入学-学校录取新生”中，点击“统一招生录取”，在左侧对话框中选择教育阶段，教育局录入的招生结果就出现在招生结果名单列表中。学校仔细核对是否为本校即将录取的新生，然后选择学生，选定右边对话框中的教育阶段，点击“招生录取”。c.教育局审核（开学第11-13个工作日完成）d.学校调取新生档案（开学第14-15个工作日完成）在“学籍管理-招生入学-调取新生档案”中，选定学生，点击“调档”（有初中和高中两个阶段的要选定教育阶段，点击“查询”），。e.学生分班（开学第14-15个工作日完成）在“学籍管理-招生入学-学生分班”中，选择年级阶段、班级信息，选定学生，点击“分班”。（也可以按性别自动分班。）注：城区初一新生分班必须严格按县教育局均衡编班的结果进行分班。第二种，自主招生。学校招收新化县范围外学生，使用自主招生。流程如下：a.接收学校提交录取新生申请（开学8个工作日内完成）:在“学籍管理-招生入学-学校录取新生”中，点击“自主招生录取”，选择教育阶段、年级阶段，点击“增加”。在学生信息对话框中输入学籍号、姓名，选择学生来源（本省自主招生或跨省自主招生），点击“保存”或“保存并继续”。b.接收学校主管教育局审核。c.生源学校主管教育局审核（招收湘乡市范围内的学生无此流程）。d.学校调取新生档案（开学第14-15个工作日完成）。e.学生分班（开学第14-15个工作日完成）。说明：跨省自主招生以后可能会与跨省转学一样，单独成为一个操作项目。注意：自主招生，必须要有学生的学籍号和姓名。4.重复招生处理办法（1）学校佐证或删除：在“学籍管理-招生入学-重复招生处理”中，选定学生，点击“佐证”或“删除”（点击“查看”，可以查询录取了该学生的所有学校）。佐证须上传学生的户口本或身份证原件的扫描件做证明材料。（2）重复招生仲裁：当两个录取同一个学生的学校都佐证时，须由两校共同主管教育局（或厅、部）进行仲裁。我县的仲裁通过的条件是：有佐证材料大于无佐证材料、原始材料佐证大于复印件佐证。5.注意事项（1）往届生不能进行招生。小学、初中学校不能接收往届生复读，初中、高中学校招收新生时一定要查清学生的来源。（2）问题学籍的学生可以在招生入学后再进行处理。6.问题学籍的类型a.性别、出生年月重复：无户口，上传在读证明表扫描件佐证；有户口，上传户口本扫描件佐证。b.身份证号重复：家长到派出所查对，如身份证号正确，由派出所开具户籍证明，学校到系统里佐证（上传户籍证明扫描件）；如身份证号错误，由派出所修正，系统里变更。如果对方变更，则可以上传学校证明进行佐证。本校重复的必须由本学校解决，即至少有一个变更。注意事项a.问题学籍，只有其中一方删除或变更，问题才会解决。如果两方都佐证，则由双方共同教育行政主管部门仲裁。b.一旦成为问题学籍，即使对方是变更或删除，该学籍也一定要佐证，否则不能成为正式学籍。（四）学籍异动（开学30个工作日内完成）1.如何检索学校和学生。注意：a.转出省份、学生姓名、学籍号必须准确无误;b.在系统中，新疆和新疆生产建设兵团是两个不同的行政区划;c.学籍号中的字母要大写。2.学籍异动一定要上传证明材料。休学的证明材料是县级医院的诊断证明书原件的扫描件；转学的是走完了流程的转学联系表、学校盖章了的转学申请表的扫描件。（死亡的证明材料。）3.除死亡外，其他异动一般都有逆向操作。特别注意：死亡属于不可逆的异动类型，该操作完成后，系统无法为其恢复学籍。4.转学的流程本县市区：转入学校发起申请→转入学校审核→转出学校审核→本县学籍主管部门审核本省：转入学校发起申请→转入学校审核→转入学校学籍主管部门审核→转出学校审核→转出学校学籍主管部门审核跨省：转入学校发起申请→转入学校审核→转入学校学籍主管部门审核→转出学校审核→转出学校学籍主管部门审核→转入学校调档。说明：系统中显示的等待转出确认、转出流程已发起等都是由系统完成。5.批量转学当甲学校某个年级的学生整体转入乙学校时，由教育局进行批量转学操作。各中心学校在秋季开学前，将须教育局批量转学的学校名单交基教股（哪个学校哪个年级的学生转入哪个学校）。6.学籍异动操作注意事项a.省内转学不须学籍号，跨省转学必须有学籍号。跨省转学中，转出的，学校要主动将学籍号提供给家长；转入的要提醒家长到转出学校查询到学籍号。b.学籍主管部门核办异动申请不通过后，学校如果还需要申请，则可以直接重新发起申请。如果对驳回的申请不再进行提交，则要把该申请进行删除操作，避免该学生不能操作其他业务。（驳回的误操作删除学校要删除记录。）c.跨省转学申请中，转出省份、姓名、学籍号一定要与系统中的数据一致。校验错误（填报的信息与该生在系统中的信息不符）的，删除后（也可以不删除）重新申请。d.学校或教育局已审核同意的跨省转学申请，如果信息有误，学校可以申请撤销，但必须系统显示撤销完毕才能重新发起申请。e.跨省转入，转出学校的主管教育局审核后，转入学校一定要记得调档。有未调档学生的学校名单（7月8日查）：圳上镇株梓完小、琅塘镇太平完小、南北学校、上渡中小、白溪镇鹅溪教学点、田坪镇烟竹小学、吉庆崇山完小、琅塘学校、石新中学、大田中学、上梅四小、上梅五小、孟公瑞岩完小、孟公龙池完小、洋溪陶家完小、圳上石中完小、奉家玄溪完小、维山芦家桥完小、琅塘桥头完小、圳上龚家桥完小、华山学校、柘古教学点。五、学籍信息修改1.关键数据变更：学生的身份证件类型、身份证号、性别、出生日期、残疾人类型、姓名、姓名拼音、国籍地区、港澳台侨外、民族、户口所在地、是否独生子女、是否烈士或优抚子女、籍贯、户口性质、年级班级等信息的修改。其余用学籍数据维护。（七）导出学生名册1.班级花名册导出：不要用户名、密码，导出的学生名册的信息比较简单，没有学籍辅号。2.在校生查询中导出：要输入另一套用户名、密码。3.数据安全教育部《中小学生学籍管理办法》第二十五条各级教育行政部门和学校要建立严格的保密制度。非经学籍主管部门书面批准，学籍信息一律不得向外提供，严防学籍信息外泄和滥用。《湖南省中小学生学籍管理办法》第四十条学籍管理实行“谁办理、谁负责”，“谁批准、谁负责”的责任制度和责任追究制度。（二）各级教育行政部门和学校要建立严格的保密制度。非经学籍主管教育行政部门书面批准，学籍信息一律不得向外提供，严防学籍信息外泄和滥用。不得随意将学生的数据外泄。涉及学生个人信息的文件，不要发基教股群共享。谢谢！