公文管理(中电投办公厅)

公文写作与处理---参与政务管理事务做好服务中电投集团办公厅综合处2010年5月一.新手上路（如何起草公文）二.怎么写好公文三.公文格式四.收文办理一.新手上路（如何起草公文）1.公文标题公文标题：一般由发文机关全称或规范简称、事由、文种三部分组成。会议纪要类标题只注明事由，可省略发文机关和文种。一.新手上路（如何起草公文）1.公文标题①转发文件标题。转发文件的标题，除被转发文的文种为“通知”时省略外，其它文种可保留一级。例如：需要转发的文件是:“国务院关于加强安全生产工作的通知”，转发文件的标题应为：“转发国务院关于加强安全生产工作的通知”，不用“通知的通知”直接转发引用文号，如：关于转发××部门[2006]57号文件的通知，这是不符合公文要求的。②标题标点使用不规范。一.新手上路（如何起草公文）1.公文标题②标题标点的使用。一般不用标点符号。如，关于成立“××小组”的通知，应改为：关于成立××小组的通知。对出现法律、法规、规章名称和书名、报刊名用“书名号”。如《关于印发*******管理规定的通知》、《关于做好******杂志征订发行工作的通知》。出现缩略语以及具有特定含义的词语时用引号。如《****关于开展“五五”普法教育活动情况的报告》、《关于积极配合“3.15”活动做好维护消费者合法权益工作的通知》。一.新手上路（如何起草公文）1.公文标题②标题标点的使用。某一部分需要注释或者说明时用括号。如《关于印发****工作规则（试行）的通知》。出现并列词语之间的停顿时可用顿号，当出现两个以上单位并列时，也可用空格以示区别。如《关于***、***职务任免的通知》、《****部***部***部关于*****的通知》。一.新手上路（如何起草公文）1.公文标题③标题文字太长。有的公文的标题过于冗长，事由使用的复句层次和标点符号过多。如：国家统计局关于印发《国家统计局直属农村、城市、企业调查队依照〈国家公务员暂行条例〉管理实施方案》的通知。标题45个字、两组书名号、两个顿号。此标题如改为《国家统计局关于印发直属三支调查队依照国家公务员制度管理实施方案的通知》，只需34个字，且标题中可以不用标点符号。一.新手上路（如何起草公文）1.公文标题④介词重复。介词连用的现象。如：××××局关于印发《关于调查队管理体制改革的实施意见》的通知。标题中出现两个“关于”。此标题应改为《×××局关于印发调查队管理体制改革实施意见的通知》。一.新手上路（如何起草公文）1.主送单位主送单位：指公文的主要受理单位。要使用单位全称或规范简称一.新手上路（如何起草公文）准确规范是指公文的主送单位，特别是上行文的主送单位一定是具有该公文受理权限的单位，若涉及若干单位职能事项，公文的主送单位应是主办单位，其他单位可采取抄送形式。是指主送单位要写全称、规范简称或统称。主送单位较少时，应将单位列全，若写“有关单位”，则应将有关单位名称逐一列明，另附名单一并存档。是指主送单位超过一个时，一般应按主要执行单位在前并兼顾编序列和管理层级的原则排列。对普发的下行文，受文单位应有固定的顺序，此顺序一经确定，就应相对固定，不能随意变更。主送单位之间要用顿号或逗号分清层次，一般不同层级公文（不同性质类的单位）之间用逗号，同一层级（同一性质类单位）之间用顿号。有序一.新手上路（如何起草公文）3.抄送单位抄送单位：是指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其他单位。一.新手上路（如何起草公文）3.抄送单位应作为抄送单位的情况1.除主送单位外，公文涉及内容需要执行或知晓的其他单位2.特殊情况下的越级请示，应抄送被越过的上级单位3.受双重领导的单位向上级单位的行文，应写明主送和抄送单位；上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应抄送另一上级单位4.会签文应抄送有关会签单位一.新手上路（如何起草公文）3.抄送单位不应作为抄送单位的情况1.呈报上级单位的请示件，不抄送下级单位2.联合发文时，联合发文的单位不作为抄送单位亦应注意要与发文单位级别相对应一.新手上路（如何起草公文）3.抄送单位为了规范集团系统行文主抄送单位分送范围，办公厅于2009年5月下发了《关于规范行文主抄送单位分送范围的通知》（办发〔2009〕55号）。一.新手上路（如何起草公文）4.主题词主题词：概括公文内容，主要用于公文的检索查询。标引顺序为先标类别词，再标类属词，不超5个词。一.新手上路（如何起草公文）5.附件附件：附属于公文正文的有关材料，具有对公文进行补充说明或提供相关资料的作用，是公文的组成部分。一.新手上路（如何起草公文）5.附件附件说明：1.附件的序号和名称，应与所附附件的顺序和名称一致。2.附件序号应使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。3.附件应与正文一起装订，如果不能装订在一起，在附件左上角第一行顶格标注该公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。一.新手上路（如何起草公文）6.紧急程度紧急程度：对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”。紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。一.新手上路（如何起草公文）7.发文字号发文字号的主要作用：1.为了检索和引用公文提供专业性较强的代号；2.为了统计和管理公文提供依据。一.新手上路（如何起草公文）7.发文字号发文字号由发文单位代字、年份、序号三部分组成；其中年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号；序号不编虚位（即1不编为001）；序号前不加“第”字。一.新手上路（如何起草公文）8.保密等级和保密期限保密等级：是标识公文保密程度的一种标志。保密期限：是对公文密级的时效加以规定的说明。一.新手上路（如何起草公文）8.密级等级和保密期限国家秘密：按涉密程度分为绝密、机密、秘密，如需同时标识等级和期限，应将二者用“★”隔开。凡未标保密期限的涉密公文，其保密期限按照绝密30年、机密20年、秘密10年认定。一.新手上路（如何起草公文）8.密级等级和保密期限集团商业秘密：根据泄露会使企业经济利益遭受损害的程度，分为“核心商密”、“普通商密”。可以预见时限的以年、月、日计，不可以预见时限的应当定为“长期”或者“公布前”。成文日期即落款日期，也是公文的生效时间。一般是以发文单位负责人签发的日期为准，联合发文是以最后签发单位负责人的签发日期为准；经会议讨论的公文，可以通过日期为准；电报以发出日期为准。印发日期即公文的付印时间。一般情况下，成文日期与印发日期可以有一定的时间差，主要是公文签发之后，往往需要经过复核和印制等环节，因此印发日期可略晚于成文日期。一.新手上路（如何起草公文）9.成文日期和印发日期一.新手上路（如何起草公文）二.怎么写好公文三.公文格式四.收文办理怎么写好公文一、公文的定义、作用和特点（一）定义：公文即公务文书，是党政机关、人民团体、企事业单位等在实施领导、处理公务过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。怎么写好公文（二）公文的作用指挥策令、行为规范、宣传教育、传递信息、联系公务、凭证记载。（三）公文的特点具有法定的作者；有法定的权威性和约束力；具有较强的政治性和政策性；具有很强的针对性和时效性；具有规范的体例格式；具有特定的处理程序。《中国共产党机关公文处理条例》规定党的机关公文的文种为有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。2001年1月国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，将公文文种调整为13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。集团公司常用的11种公文类型：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、规定和办法。三、公文的主要种类与写作（一）文种选用的基本方法1.根据行文关系确定文种二级单位上行文集团公司请示报告平行文同级单位、不相隶属单位所属企业、所属部门下行文函批复通知决定意见通报会议纪要行文方式1.逐级行文。在上行文中，下级单位应直接向其上级单位报告、请示；下行文中，上级单位应对其所属的下级单位传达指示、部署工作、批复请示，再由下一级单位逐级下达。逐级行文体现了集中统一、分级管理、一级对一级负责的原则，有利政令统一，避免政出多门、多头领导和多头指挥。2.越级行文。指上行文中，下级单位在特殊情况下，越过自己直接上级向更高的上级单位直接行文。如遭受重大自然灾害、发生特大事故时，造成更大的损失，此时可越级行文，但应同时抄送被越过的直接上级。行文方式3.多级行文。是在下行文中使用，如公布行政法规、规章。4.平行行文。不相隶属单位间，在相互告知事项。联系工作、商洽公务时，可采用。联合行文1应具备二个条件：一是明确主办部门，分清主次责任；二是单位级别相同。3联合行文应由主办单位先行签署，然后将原件送其他联合发文单位依次会签，一般不使用复印件会签。2联合行文时发文单位排序：一是主办单位在前；二是党政机关、军队、群众组织联合时，按照党、政、军、群的顺序排列。（二）公文的主要种类及基本要求1、通知（下行文，有时也可作平行文）通知适用于传达上级单位指示，部署安排工作，任免和聘用干部，批转、转发和印发文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项等。通知大体有下列几种类型：（1）指示性通知（2）周知性通知（3）任免类通知（4）印发、转发性通知（5）会议通知参考模版/通知（二）公文的主要种类及基本要求2、通报（下行文）适用于上级单位向下级单位或有关单位传达重要精神、重要情况，表彰先进和批评错误等。（1）表彰通报（2）批评通报（3）情况通报参考模版/通报（二）公文的主要种类及基本要求3、决定（下行文）适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（1）嘉奖决定（2）处分决定（3）重大行动安排或重要事项的决定参考模版/决定（二）公文的主要种类及基本要求4、报告(上行文)适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位询问或交办事项、上报有关材料等：（1）工作报告（2）情况报告（3）答复报告（4）报送文件或材料的报告参考模版/报告（二）公文的主要种类及基本要求5、请示（上行文）请示是向上级单位请求指示或批准；（1）请求批准的请示（2）请求解决问题的请示（3）请求批转性的请示（4）请求指示性的请示参考模版/请示请示报告从行文功能看请示批准、指示和解决问题。汇报情况、反映问题、答复上级机关询问。从处理方式看属办件，需办理、批复。属阅件，可不回复。从时限来看应在事前行文。主要是反馈办理结果或报告有关情况，一般是事后报告。从行文特点看单一性、时效性和隶属性。要求体现陈述性和广泛性。（二）公文的主要种类及基本要求6、批复（下行文）批复适用于答复下级单位的请示事项。批复的结构：批复的根据、批复的具体内容、希望和要求。批复的写法：（1）对请示批准事项的批复，内容要简短，不阐述同意的理由，只对同意事项作几点原则规定。（2）对上报规划、方案的批复，应原则同意规划、方案的同时，往往对需要注意的问题加以强调。参考模版/批复（二）公文的主要种类及基本要求7、函（平行文）“函’’适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题请求批准和答复审批事项。（1）征询意见函（2）答复意见函（3）请求批准函参考模版/函（二）公文的主要种类及基本要求8、会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事议。并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。（1）办公会议纪要（2）专题会议纪要（3）座谈会议纪要参考模版/会议纪要（三）公文常用的习惯用语公文中经常使用一些习惯用语。其主要有：称谓用语。对本机关和受文(来文)机关的称谓用语。如“我局”、“本局”、“你部”、“你局”等。下对上或不相隶属的机关之间，称谓“贵部”、“贵单位”等。表敬用语。对行文对象表示敬重的词语。如“请”、“拟请”、