外事管理系统解决策划书

外事管理系统解决方案外部公开▲外事管理系统解决方案1、系统概述随着“一带一路”国家战略的推进实施以及我国开放型经济的深入发展，中国企业的海外经营活动迎来了更多机遇。企业跨国商务往来愈加频繁，因公出国(境)和来华人员不断增多，对企业外事管理工作带来了挑战。作为企业外事管理的重要组成部分，出国(境)管理业务是企业实现国际化战略的重要保障。但在传统方式下，国内央企、国企、大型集团企业的出国(境)管理工作常面临：办理程序复杂繁琐，牵涉部门众多，集团下属企业跨地域、数据不能共享，因公出国团组和人数众多，主管部门工作量大等现实问题。如果不能规范管理、科学管控外事工作，不仅耽误企业商务运营，更可能带来更大的负面影响。在信息化发展成熟的当下，企业利用IT手段来建立、健全企业的外事管理体系，可以规范和加强管理，提高出国(境)业务办理效率及管理水平，更为企业拓展海外商务、提升国际竞争力提供了一个重要支撑工具，势在必行。系统采用B/S（浏览器/服务器）架构，无需任何插件，以纯WEB实现整个业务流程的信息管理，将分布在不同地点的部、委或企业基层单位联接起来，并通过网络与外交部外事系统对接，把外事管理信息有机整合，实现跨越空间的管理，轻松完成从基层单位到部、委或企业集团总部再到外交部申、审、报、批、查各个工作环节。2、系统解决的问题外事管理系统解决方案外部公开▲1、出国（境）的团组人员：学习，掌握出国（境）相关知识，手续。及时了解手续办理的进度。规范准确的填写签证申请表。及时交还护照（通行证）。提交团组总结报告。2、外事管理的财务人员：贯彻财务预算制度，按标准自动计算费用，预算杜绝不必要的支出。程序化实现办汇，以及退汇，补汇等核销手续。核销完成后，自动生成各单位的结算单，并网上发布给各单位。随时掌控所有单位的出国（境）费用支出。3、外事管理单位的办事员：及时发布出国（境）相关信息。网上初审出国立项，及时了解审批进度。自动生成，打印各类型批件，书，函，证明等文件。提高护照办理，借还，催缴以及机票订阅等事务的自动化程度。4、外事局管理领导：网上审批出国立项，大大提高工作效率。外事管理系统解决方案外部公开▲全程有效监督和管理业务的处理进度。实时了解出国（境）经费使用情况，有效控制成本。国（境）外突发事件时，实时掌握团组人员在国外的具体情况。全面准确的了解出国统计信息，为计划决策提供依据。5、出国（境）申报单位：网上申报，提高工作效率。大大节约因申报，办理出国手续所带来的差旅费等费用。及时了解手续办理的进度。随时掌控本单位的出国费用支出。6、外宾来华手续审批部门网上审批出国立项，大大提高工作效率。全程有效监督和管理来华手续业务的处理进度。实时了解来华人员经费代付的使用情况，有效控制成本。国（境）内外突发事件时，实时监控来华人员在国内的具体情况，为保证国内的国家、公民、财产、机密信息的安全提供有效的保障。全面准确的了解来华各种统计信息，为计划决策提供依据。7、外宾来华接待部门及时查询、了解外宾来华进度。外事管理系统解决方案外部公开▲根据外宾来华进度，提前安排礼宾接待准备事宜,做到万无一失。帮助查询历史数据并为新的礼宾接待方案决策提供依据。整合相关数据，促进礼宾接待的高效、智能办理和管理。3、系统功能外事管理系统为企事业单位、大型政府机构的外事相关业务提供全面的线上办公平台,而且针对政府机构和集团企业多层级、多分支机构等类型组织提供最为完整的集团版本。系统的功能体系包括四个部分，分别为：外事业务办理、外事机关协同办公、外事门户系统和外事业务流程管理。外事业务办理子系统是外事管理系统的核心业务模块，主要实现外事因公出国申报、手续办理、证件管理、人员管理等重要的外事业务。外事业务办理子系统既可以作为独立的业务处理软件使用，也可以嵌入系统平台，作为外事业务部门的核心功能模块存在。主要功能包括：外事计划管理、因公出国团组立项管理、因公出国手续办理、护照管理、签证申请表管理、来华邀请管理等功能。网络拓扑图：外事管理系统解决方案外部公开▲政府网站外事管理系统OA系统用户上报服务器1、信息门户信息门户包含了通知公告、外事动态、外事服务、网上问答、相关链接等信息发布功能。同时作为办公区的入口，提供了用户有关的待办事宜、监控提醒等信息，使用户可以方便地了解外事工作的当前状态及各项办事流程。2、因公出国(境)计划管理因公出国(境)计划管理模块是系统的重要组成部分，实现对各级企业年度出国计划的上报、审批和数据汇总；并与出国审批相关联，判断申请出国(境)批次是否在计划内，辅助领导决策。外事管理系统解决方案外部公开▲3、因公出国(境)管理因公出国(境)管理模块提供对因公出国(境)个人或团组手续办理的全程电子化管理，包括因公出国团组登记、任务批件生成、护照办理、签证办理等相关事宜，并将申请信息上报至外交部，完成团组护照、签证办理信息的上报工作。4、外国人来华邀请函管理外国人来华邀请函管理模块是对邀请外国相关业务人员来华的过程进行管理，系统提供邀请函申请、流程审批、审批处理过程历史查看等操作，支持被邀请人信息导入和按照格式要求在线生成、打印邀请函。5、接待志愿者管理外事接待活动中，需要大量的人员进行接待工作，有非常多的志愿者，但是缺乏对于志愿者管理，系统提供志愿者库信息查询，参加活动查询等操作，支持志愿者和接待活动信息导入和按照格式要求在线生成、打印邀请函。6、接待活动管理外事接待活动的过程管理，对于各个活动需要联动各个部门的活动安排和协助，系统提供活动信息查询、分配、审核、确认等操作，支持接待活动信息导入和按照格式要求在线生成、打印活动清单。外事管理系统解决方案外部公开▲7、证件管理证件管理模块实现了对集团总部与下级申报企业的因公证件（护照、通行证等）的统一管理，包括因公证件的有效期、借出/归还、注销管理和催交提醒等，可支持批量借出/归还，减少人工管理的工作量，提高办事效率。8、监控提醒系统能够对因公证件有效期进行到期监控提醒，对申报与计划不吻合、人员出访频次超限定、证件逾期未归还等违规行为提供分级警告。通过与邮件、短信平台集成，自动将预警信息发送给外事业务负责人及相关用户，实现智能化管理。9、查询统计系统提供快速准确、种类多样的复合查询统计功能和外交部制定的标准报表模板，各部门可根据管理要求，统计生成上报外交部的标准报表，以及上报集团总部、日常工作（护照类、签证类、出境证明类、邀请外国人来华等）所需的信息数据，支撑决策和管理提升。10、系统管理系统实现对基础资料数据的处理、数据字典、报告模板的维护，以及对多部门的多级用户管理、审批管理和业务分级管理等。11、应用集成系统提供了良好的兼容性和扩展性。可根据局方的实际业务需要，对模块进行定制开发，并与指纹采集仪、签名版、身份证阅读器、扫描仪等外接设备进行应用集成，达成数据互通；还可与外部接口对接，实现授权公网自动上报等自动化管理。外事管理系统解决方案外部公开▲4、系统价值4.1、强大的内容管理能力系统支持各种文件格式，并可对各种类型文档进行检索和处理；在数据层面，系统支持结构化、结构化数据库以及异构数据库等多种数据存储方式，具有高度的兼容性和专业处理性能。4.2、允许多源数据上报系统在保障核心业务数据安全隔离的情况下，为各级申报单位提供填报操作界面，用户无需安装任何软件，只需要打开网页浏览器，登陆系统即可在线提交单位信息。4.3、严谨的数据关联向导式的数据在线填报操作，用户无需记忆大量的政策法规以及相关外事管理办法，依据系统提示即可完成外事管理相关数据的填报工作。4.4、智能填报申请系统可智能判断用户所需的申请和表单，并根据数据库中已有信息进行自动填报，节约了查询数据和编辑报表的工作量，最大程度地保证了数据的一致性和完整性，降低了数据差错率。外事管理系统解决方案外部公开▲4.5、全面的数据校验机制系统在用户提交数据的阶段即对数据进行实时校验，完成数据的业务逻辑校验、合法性校验、合规性校验、数据关联关系校验等，减少了人工校核工作量，进一步提高外事业务人员的工作效率。4.6、业务自动流转，进度实时监控系统内置业务流程设计器和业务流程控制器，用户的标准化业务流程通过业务流程控制器预置到系统中，申请者和审批人只需完成自己的工作就能使整个业务自动推进，实现业务的自动流转。同时，业务参与人可随时查看流程状态，监控业务进度，从而保证工作按计划和目标完成。4.7、实现跨部门协作系统通过内置BPM业务集成平台，实现各部门业务流程无缝衔接，高度协作。不同部门不同人员根据各自不同的任务，按照处理流程，彼此之间进行有序的衔接，形成一条流水式作业的管理流程，满足跨部门管理的要求，达到协同办公的目的。4.8、个性化的应用服务系统中的数据和应用可以根据每一个人的要求来设置和提供，定制出个性化的应用门户及操作界面，满足不同人员的不同喜好和工作习惯。4.9、基于知识管理的思想系统为用户建立了一套知识管理体系：让每个人都成为知识的生产者、维护者和使用者；系统中每个数据、每个操作、每个流程、每个报告都可以作为知识被学习外事管理系统解决方案外部公开▲和利用。这有利于知识的沉淀和积累，使知识变成资产从而让知识成为创造价值的工具。4.10、不间断的服务系统满足用户在任何时间、任何地点，在拥有访问权限的情况下都可以处理业务、了解系统中发布的各项信息和应用，完全排除了地域及时差带来的工作障碍。4.11、成熟的安全机制系统提供安全机制保证数据的机密性及完整性，保障政府业务的正常运转。