oDuo电子文件档案管理系统――技术白皮书

TuoDuo电子文件档案管理系统技术白皮书珠海市拓多信息科技有限公司目录1公司介绍(42版本(43版权(44适用范围(45技术特点(46界面(67开发环境(68测试环境(79运行环境(79.1硬件环境(79.2软件环境(710系统结构(811功能(811.1功能结构(811.2进入系统(911.3消息管理(911.4文件管理(911.5归档文件管理(911.6案卷级档案管理(911.7文件级档案管理(1011.8资料管理(1011.9全宗管理(1011.10工作台帐管理(1011.11编研管理(1111.12借阅管理(1111.13综合检索(1111.14库房管理(1211.15统计分析(1211.16数据管理(1211.17系统维护(1211.18回收站(1312可选模块(或功能(1312.1公文流转(1312.2数字化加工(1312.3电子文件著录(1412.4免校对录入(1412.5光盘发布(1413接口(1513.1数据移交/接收的接口(1513.2与OA系统(或业务系统的接口(1514功能概述(1514.1软件安装(1514.2著录(1514.3检索(1514.4报表、报表打印(1614.5借阅(1614.6鉴定(1614.7归档(1714.8开放(1714.9销毁(1714.10插卷(件(1714.11拆卷(件(1714.12整理(1814.13权限控制机制(1814.13.1机构权限(1814.13.2功能权限(1814.13.3数据权限(1814.13.4电子文件权限(1914.13.5IP权限(1914.14文件、档案一体化化管理(2014.15电子文件的存储、浏览以及属性信息录入(2014.16扫描功能(2015软件包装(2016文件档案一体化管理系统(221公司介绍珠海市拓多信息科技有限公司(ZhuHaiTopDoInformationTechnologyCo.,Ltd是一家高科技的软件公司,具有一支高素质的开发、实施、服务团队,熟悉文件档案管理、政府采购、产权交易、建设工程交易、行政审批及专项检测等业务。核心人员有10年的档案软件开发经验,在多年的档案业务知识、档案管理软件开发经验积累的基础上,开发了先进的TuoDuo电子文件档案管理系统以及多个行业版的软件,如政府采购文件档案管理系统。公司已经在全国多个省份、城市建立了代理机构,负责软件销售、实施、培训以及售后服务,为软件的推广使用提供优质的服务。公司还与多个国内知名的软件公司进行了OEM合作,开拓行业文件档案管理软件市场。2版本单用户版:JAVA开发、纯B/S结构,通过浏览器使用(InternetExplorer,只有一个用户,但可以从不同的计算机上联网使用。多用户版:JAVA开发、纯B/S结构,通过浏览器使用(InternetExplorer。试用软件:与正式软件的差别只是录入的记录条数受限制(只能录入100条。3版权软件著作权归属珠海市拓多信息科技有限公司。软件著作权登记号:2006RS14450。4适用范围适用于政府机关、企(事业单位、综合档案馆。5技术特点1技术先进:采用主流的JAVA语言开发,支持MYSQL、SQLSERVER2000、ORACLE9i数据库。系统采用了“软件开发平台”的开发技术,可方便地定义数据表、界面、报表,适应业务的个性化。2符合规范:符合国家相关法规。3功能齐全:除包含一般档案软件的功能外,还具有项目管理,归档文件目录管理,按归档目录进行完整性检查等非常适合企事业单位应用特点的功能。具有完善的借阅管理功能,带有借阅申批功能。具有档案工作的管理功能,如工作台账管理,接收台账等功能。具有完善的系统日志管理功能。具有光盘发布功能,可以将需要的文件、档案或资料刻录到光盘上,可以浏览条目,提供多媒体控件查看电子原文,可以直接浏览WORD、PDF、CAD、TIFF、BMP、JPG等几十种格式的电子文件。具有直接扫描功能。4界面美观,风格统一:界面清新淡雅,不容易产生视觉疲劳;界面风格统一,操作方式统一,易用、好用。5具备各种类型的文件、档案、资料的管理功能:系统预设置了文书类、科技类、会计类、基建类、人事类、声像类等类型文件,用户还可以方便地增加文件类型,完全能满足综合档案馆、机关、企事业单位的文件、档案、资料管理。6方便数据移交/接收、与OA系统整合:免费提供通用数据转换接口程序,可以将EXCEL、DBF、TXT等格式的条目以及电子原文转换进本系统,或将本系统的条目以及电子原文转换成其他软件可以接收的格式。提供与OA系统(或业务系统的接口程序,方便应用单位将OA系统与档案管理系统整合,实现办结文件自动归档。7安全保密性:除具有系统备份/系统恢复、数据移交/数据接收等功能外,本软件还具有功能权限、数据权限以及完善的系统日志管理功能,确保系统的安全和数据的保密性。8安装方便、维护工作量非常少:“一步”安装,即可将软件、数据库等全部安装完成,非常方便,一般用户无需培训就能安装本系统。由于系统为纯B/S结构,客户端无须人工安装任何软件,只要服务器端安装好后,除了日常的系统备份(也是“一步”完成外,几乎没有其他的维护工作。9运行速度快:采用一个分类一个数据表(即采用了分表技术,同时采用B/S结构软件的分页技术,系统的运行速度大大提高。尤其是在大数据量时,性能优势尤其明显。10具有强大的电子文件管理功能:支持各种格式电子文件。直接浏览多种格式电子文件。如WORD文件,不用安装OFFICE软件,就可以浏览.DOC文件。具有扫描功能,扫描后的电子文件自动与条目挂接。具有图形文件格式转换功能,如将JPG、BMP、GJF格式的图形文件转换成TIFF等。具有将几个TIFF文件合并一个多页TIFF文件的功能。如果一个条目挂接了多个电子文件,可以调整电子文件的先后顺序。在浏览时,对图形文件具有旋转、缩放等功能。具有电子文件属性信息著录和浏览功能。可以灵活设置电子文件属性,不同属性具有不同的电子文件信息著录界面。该功能主要应用于企业和科研部门,满足对图纸等电子文件再详细著录说明信息,如图纸编号、设计人、设计时间、审核人、审核时间、版本号等著录项。11具有电子文件元数据接收、存储以及查看功能:国家颁布《电子文件归档与管理规范》已经很久了,但各地档案部门很难完全贯彻执行,原因是档案软件不具有电子文件元数据的接收、存储以及查看功能。我公司的单用户版、多用户版均实现了这些功能。各地档案局看了我公司的软件后,给予了高度的评价,使他们可以很好地贯彻执行《电子文件归档与管理规范》了。6界面7开发环境操作系统:WINDOWS2000数据库:MYSQL4.1开发工具:J2SDK1.4应用服务器:resin-2.18测试环境操作系统:WINDOWS2000/SERVER/XP/2003。数据库:MYSQL4.1、SQLSERVER2000、ORACLE9i数据库。9运行环境9.1硬件环境1服务器:基本配置为:CPU:PIII1G,内存:不小于512M。磁盘剩余空间:不少于20G。2客户机:普通PC机,最低要求CPUPIII500、内存128M、硬盘剩余空间5G以上.打印机:支持通用Windows打印机。扫描仪:支持TWIN接口和USB接口。9.2软件环境1服务器:操作系统:MicrosoftWindowsXP/2000/2003(简体中文Java虚拟机:JDK1.4以上。数据库:采用MYSQL4.1(支持MicrosoftSQLServer2000、ORACLE9i数据库。WEB服务器:Resin2.1或Tomcat5.0以上。2客户机:操作系统:MicrosoftWindowsXP/2000/2003(简体中文网页浏览器:IE5.5以上。MicrosoftExcel2000电子表格软件。AdobeAcrobatReader5.0以上。10系统结构11功能11.1功能结构[单用户版]说明:1开发单用户版的目的:为了满足一些用户基本的档案管理要求,以及用户希望软件价格便宜的需求,我公司开发了单用户版电子文件档案管理系统(简称“单用户版”。单用户版只有一个用户。2开发技术:单用户与多用户版采用相同的开发技术。3功能:单用户版的功能比多用户版少,但可以满足用户单位档案管理的基本要求。功能包括:文件管理、案卷级档案管理、文件级档案管理、归档文件管理、资料管理、全宗管理、工作台帐、(简单的借阅管理、编研管理、系统维护、数据管理、回收站。也包括电子文件管理,支持各种格式的电子文件;电子文件元数据接收、存储以及查看功能。4单用户版不同单机版:以往的单机版软件只能在一台计算机上使用,而单用户版可以在具域网的任何一台计算机联网使用。11.2进入系统系统安装完后,如果没有局域网,在浏览器的地址栏输入:就可以进入系统;如果有局域网,安装系统的服务器的IP如果是192.168.1.2,在浏览器的地址栏输入:就可以进入系统。11.3消息管理1发送消息:本系统具有收发消息功能,软件会提醒消息接收人。发送消息功能,可以发送消息给一个或多个用户,一次最多可以带有5个附件。每个用户发送消息的附件容量是受限制的,系统默认为10M(可以通过改变“系统维护-系统参数维护”中的“邮箱容量”的值,来改变限制容量,当附件容量已经满后,可以接收消息,但不能发送消息。可以在“消息查看”子系统中,删除带有附件的历史消息,就可以再发送消息。2查看消息:查看发送来的消息,可以进行检索、查看详细信息、删除操作。11.4文件管理1文件著录:文件信息的浏览、检索、著录、编辑、修改,可以引入电子原文。2文件鉴定:对文件的归属(归为档案/归为资料/开放销毁、内容(保管期限/密级进行鉴定。3文件开放:对文件鉴定功能中鉴定为开放的条目进行开放处理。4文件插件:在某个文件处插入一个文件条目,插入的新条目取代所选条目的流水号,且所选条目及其条目后文件流水号全部下移一个号。5文件归档:选择文件条目,然后可以按件归档、组卷归档以及归为资料。6流水号设置:设置文件流水、资料检索号格式。11.5归档文件管理归档文件管理子系统管理按件归档的文件。功能有:1档案著录:对归档文件进行著录、编辑。2档案鉴定:对文件的归属(开放/销毁、内容(保管期限/密级进行鉴定。3档案开放:对文件鉴定功能中鉴定为开放的条目进行开放处理。4档案插件:在已排好顺序的归档文件中进行插入条目操作,并对插入点后的件号作相应调整处理。5档案拆件:将归档文件鉴定中鉴定为不再属于档案的文件从档案中取出,并将该文件拆到文件管理模块中去。6档案整理:进行个别条目的顺序调整,通过抽取和插入操作将文件条目进行移动整理。7档号设置:对档号组成格式进行设置。11.6案卷级档案管理案卷级档案管理子系统是用于管理案卷信息。1案卷著录:对案卷条目进行著录、编辑。2编制案卷:建立案卷条目与卷内文件的关联。3案卷鉴定:对案卷的归属(开放/销毁、内容(保管期限/密级进行鉴定。4案卷开放:对案卷鉴定功能中鉴定为开放的条目进行开放处理。5案卷插卷:在已排好顺序的案卷条目中进行插入条目操作,并对插入点后的案卷档案号作相应调整处理。6案卷拆卷:将标识为销毁的案卷进行拆卷操作,可将里面的档案条目销毁或者只销毁案卷信息。7案卷整理:进行个别条目的顺序调整,通过抽取和插入操作将文件条目进行移动整理。8档号设置:对档号组成格式进行设置。11.7文件级档案管理文件级档案管理子系统是用于管理卷内文件信息。1档案著录:对档案条目进行著录、编辑。2档案鉴定:对档案的归属(开放/销毁、内容(保管期限/密级进行鉴定。3档案开放:对档案鉴定功能中鉴定为开放的条目进行开放处理。4档案整理:进行个别条目的顺序调整,通过抽取和插入操作将文件条目进行移动整理。5档案插件:在已排好顺序的档案中进行插入条目操作,并对插入点后的件号作相应调整处理。6档案拆件:将档案鉴定中鉴定为不再属于档案的文件从档案中取出,并将该文件拆到文件管理模块中去。7档号设置: