档案管理办法

1国海证券有限责任公司投资银行业务项目档案管理实施办法目录第一章总则........................................................................................2第二章岗位设置与职责.................................................................2第三章项目档案的移交和验收...................................................6第四章项目档案的保管与销毁.................................................10第五章项目档案密级与查阅......................................................10第六章罚则......................................................................................12第七章附则......................................................................................13附件1：国海证券投行项目档案内容要求................................14附件2：项目阶段档案清单............................................................27附件3：项目档案清单.....................................................................28附件4：项目内核档案清单............................................................29附件5：归档文件移交清单............................................................30附件6：项目档案查阅审批单.......................................................32附件7：投资银行业务项目档案管理流程图............................352第一章总则第一条为加强投行业务管理，防范投资银行业务风险，进一步提高投资银行业务质量，建立健全投行业务档案，制定本办法。第二条本办法所指投资银行项目档案（以下简称“项目档案”）类别包括辅导工作底稿、立项文件、尽职调查工作底稿、内核工作底稿、申报材料及反馈回复、发行上市文件、持续督导工作底稿、非发行项目档案、对外协议等。第三条本办法所指档案材料范围包括纸质文件以及磁盘、光盘、音像制品等非纸质文件。重要文件、用印文件以及客户提供的说明函、承诺函、原始记录等实证文件必须是纸质文件。第四条所有投行项目均应按照单个项目建立独立的项目档案，包括但不限于首次公开发行、增发、配股、发行可转换公司债券等主承销项目、并购、重组等财务顾问项目以及三板项目。第五条本办法适用于投行系统各业务部门及相关职能部门。第二章岗位设置与职责第六条投行项目档案管理工作采取分类与分级管理。（一）分类管理指按档案的类别归属不同的机构管理。（二）分级管理指投行系统实行项目组、所在部门、公3司三级管理的档案管理体制。（三）各级档案管理部门的档案工作均受上一级档案管理机构的指导、监督和检查。第七条项目组职责：（一）负责项目运作期间项目档案的建立和保管。保荐代表人、财务顾问主办人及三板项目主办人对保荐项目、非发行项目及三板项目档案的真实性、准确性和完整性负责。（二）由保荐代表人、财务顾问主办人及三板项目主办人指定专人担任本项目组的档案管理员，项目组档案管理员主要职责是：1.负责项目运作期间项目档案的验收、整理和保管工作；2.根据《证券发行上市保荐业务管理办法》、《上市公司并购重组财务顾问业务管理办法》等相关规则中关于项目档案的具体要求对所有项目档案的完备性和真实性进行复核；3.项目完成后，及时向所在部门项目档案管理员移交所有项目档案。项目组档案管理员原则上不允许发生变更。如确需变更，项目组应保持项目档案的真实性、准确性和完整性，在所在业务部门负责人及保荐代表人、财务顾问主办人或三板项目主办人的监督下完成项目档案的内部移交。移交程序参照本办法第十三条规定。第八条投行系统各业务部门职责：（一）负责项目档案（项目内核档案除外）的整理、移4交和未移交前的保管。部门负责人负责对项目档案管理进行督导，并对其真实性和完整性负责；（二）指定专人担任本部门项目档案管理员，部门项目档案管理员主要职责是：1.负责验收本部门各项目组移交的项目档案，对项目资料进行整理、保管，并建立完整的项目档案清单；2.负责对本部门各项目组的档案管理工作进行督导和跟踪；3.项目完成后及时向资本市场部项目档案管理员移交项目档案清单。第九条合规部职责：（一）负责项目内核档案的收集、整理和移交；（二）负责对档案管理工作进行合规性指导。（三）指定专人担任项目内核档案管理员，内核档案管理员主要职责是：1.负责项目内核档案的收集和整理；2.项目完成后及时向资本市场部移交全部项目内核档案；第十条资本市场部职责：（一）负责公司投行系统所有项目档案（含项目内核档案）、《项目档案清单》的验收和统一管理；（二）负责对投行系统各部门、各项目组的投行项目档案管理工作进行指导和检查；（三）负责对投行系统各级项目档案管理员进行培训和5督导；（四）指定专人担任资本市场部投行项目档案管理员，资本市场部项目档案管理员主要职责是：1.负责验收和保管投行系统各部门移交的项目档案与《项目档案清单》；负责验收投行系统各部门移交的项目对外协议，并移交总裁办公室归档；2.不定期对投行系统各部门、各项目组的项目档案进行现场核查；3.负责接收和保管合规部移交的项目内核档案。第十一条总裁办公室职责：（一）负责对资本市场部移交的项目对外协议进行验收和归档；（二）负责组织指导、监督和检查投行系统各部门、资本市场部、合规部的档案管理工作。第十二条稽核监察部职责：负责对投行项目档案管理工作执行情况进行稽核检查，对发现的违规行为提出处罚建议，具体包括：（一）不定期对资本市场部、投行系统各部门的项目档案管理情况进行抽查；（二）发现资本市场部、投行系统各部门未按要求建立项目档案或项目档案不完整，应及时提出整改要求，并督导落实整改。6第三章项目档案的移交和验收第十三条项目档案的移交和验收流程是：项目组档案建立和移交业务部门档案及内核档案验收和移交资本市场部档案验收与统一管理总裁办公室对外协议验收与归档。第十四条项目组档案建立和移交。项目组应在项目承揽、尽职调查、改制辅导、公司立项、内核、申报材料及反馈回复、发行上市、持续督导等各个阶段完成后的十个工作日内对本阶段的全部项目档案进行分类、整理，并移交本部门项目档案管理员，由部门项目档案管理员复查签收。移交程序如下：（一）项目组成员负责项目档案的收集和制作，每份项目档案经2名以上项目组成员签字确认后移交项目组档案管理员；（二）项目组档案管理员根据《国海证券投行项目档案内容要求》（附件1，以下简称《内容要求》）对项目档案的完整性和是否经2名以上项目组成员签字进行核查，核查无误后分类归档；（三）项目组档案管理员负责编制《项目阶段档案清单》（附件2），经保荐代表人、财务顾问主办人或三板项目主办人、项目组档案管理员共同签字确认后，将本阶段项目档案及《项目阶段档案清单》一并移交部门项目档案管理员；（四）部门项目档案管理员根据《内容要求》对项目档案的完整性进行复核，并对每份项目档案及《项目阶段档案7清单》是否履行签字手续进行核查。如发现项目档案缺失、未履行签字手续等问题，部门项目档案管理员应拒绝接收项目档案，并向项目组提出整改要求；（五）验收无误后，部门项目档案管理员在《项目阶段档案清单》上签字确认，并交所在部门负责人签字确认后，完成移交手续。第十五条业务部门档案验收和移交。部门项目档案管理员应在项目完成后二十个工作日内对本项目的所有项目档案（项目内核档案除外）进行分类、整理，并移交资本市场部项目档案管理员。移交程序如下：（一）部门项目档案管理员根据《内容要求》编制《项目档案清单》（附件3）；（二）部门负责人、保荐代表人、财务顾问主办人或三板项目主办人、部门项目档案管理员应对项目档案的真实性、完整性进行复核，并在《项目档案清单》上签字确认；（三）部门项目档案管理员将本项目的所有项目档案（项目内核档案除外）及《项目档案清单》一并移交资本市场部项目档案管理员，并妥善保管项目档案；（四）资本市场部项目档案管理员根据《内容要求》对项目档案的完整性进行复核，并对《项目档案清单》是否经由部门负责人、保荐代表人、财务顾问主办人或三板项目主办人、部门项目档案管理员签字进行核查。如发现项目档案缺失、未履行签字手续等问题，资本市8场部项目档案管理员应拒绝接收，并向相关业务部门提出整改要求。（五）验收无误后，资本市场部项目档案管理员在《项目档案清单》上签字，并交资本市场部负责人签字确认后，完成移交手续。第十六条内核档案验收与移交。项目内核档案管理员应在项目完成后二十个工作日内对本项目的内核档案进行分类、整理，并移交资本市场部项目档案管理员。移交程序如下：（一）由项目内核档案管理员根据《内容要求》编制《项目内核档案清单》（附件4）；（二）内核组长、项目内核档案管理员应对项目内核档案的真实性、完整性进行复核，并在《项目内核档案清单》上签字确认；（三）项目内核档案管理员将本项目的内核档案及《项目内核档案清单》一并移交资本市场部项目档案管理员；（四）资本市场部项目档案管理员根据《内容要求》对项目内核档案的完整性进行复核，并对《项目内核档案清单》是否经由内核组长、项目内核档案管理员签字进行核查。如发现项目内核档案缺失、未履行签字手续或存在其他问题，资本市场部项目档案管理员应拒绝接收，并向合规部提出整改要求。（五）验收无误后，资本市场部项目档案管理员在《项目内核档案清单》上签字，并交资本市场部负责人签字确认9后，完成移交手续。第十七条资本市场部档案统一管理。资本市场部对所有项目档案实施统一管理，以项目为单位进行分类建册，编制详细的档案查询清单，同时根据实际需要指定项目档案的实物保管地点与代保管部门。资本市场部每年编制投行系统项目档案管理情况报告，并上报公司投行业务发展委员会。第十八条总裁办公室对外协议验收与归档。资本市场部项目档案管理员应于接收项目档案及《项目档案清单》后五个工作日内，将项目档案中所有对外协议移交公司总裁办公室。移交程序如下：（一）资本市场部项目档案管理员根据《内容要求》编制《归档文件移交清单》（附件5），并创建《项目档案清单》副本；（二）资本市场部负责人、资本市场部项目档案管理员应对各类协议的完整性进行复核，并在《归档文件移交清单》上签字确认；（三）资本市场部项目档案管理员将项目所有对外协议、《归档文件移交清单》、《项目档案清单》副本一并移交总裁办公室；（四）总裁办公室对项目档案的验收及归档程序参照《国海证券有限责任公司档案管理办法》执行。10第四章项目档案的保管与销毁第十九条投行系统各部门、资本市场部在保管项目档案及项目档案清单时，应当以项目为单位独立设置。第二十条项目组、投行系统各部门、资本市场部在保管项目档案时应确保项目档案保存地点安全、可靠。如发现所保管的项目档案发生异常情况或丢失，应保护现场，立即报告部门负责人，查明情况、及时处理。必要时应报告公安机关协查。第二十一条项目档案的销毁参照公司《档案管理办法》相关要求执行。第五章项目档案密级与查阅第二十二条项目档案实施密级管理，分为保密和普通两类。经与客户约定不得公开的资料、涉及公司重大业务机密的项目档案以及项目内核