办公物品申购制度及流程

办公物品申购制度为了统一限量,控制用品规格以及节约经费开支,所有办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的购买，须由各部门负责人填写请购申请单交管理部审核，经总经理批准后，由采购部人员统一购买，办公室负责管理。办公用品设专人负责。入库需根据《入库单》严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与进货相符，按手续验收入库，登记上账。没有经审核的请购申请单或未办入库手续，财务一律不予报销。办公室应做好入库和出库管理。在日清月结的条件下，月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。办公室负责收回公司调离人员的办公用品和物品。财务部建立公司固定资产总账，对每件物品要进行编号，每年进行一次普查。如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。此制度适用各分支机构。1．所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、信纸、橡皮擦、夹子、圆珠笔、水性笔、钉书针……等。管理消耗品：复印纸、传真纸、签字笔、白板笔、修正液、印台、印油、电池、色带、墨盒……等。管理品：剪刀、美工刀、钉书机、钢笔、计算器、尺子、胶带台、日期章、塑料文件盒、文件夹、名片册……等。2．文具用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如铅笔、圆珠笔、橡皮擦……等。“部门领用”系公司或部门共同使用用品，如钉书机等。3．消耗品可依据历史记录（如过去一段时间的耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准，并可随部门或人员的工作状况调整发放基准。4．管理消耗品应限定人员使用，必须以旧品替换新品，但纯消耗品（如复印纸、传真纸）不在此限。5．管理品列入移交，即人员岗位变动及离职时应办理移交手续。如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。6、办公用品的申请应于每月5号前由各部门提出《办公用品申购单》交办公室汇总，报总经理审核，由办公室交采购部购买，如无特殊情况应于3天之内发放完毕。办公用品原则上由公司统一采购，然后分发给各个部门。如属必需品、采购不易或耗用量大者，应酌量库存，如办公室无法采购的特殊品，可经总经理同意后授权使用部门自行购买。7．每人及每部门设立《办公用品领用记录表》，由办公室发放、公司办公用品保管员统一保管，于领用时登记，严格控制办公用品领用。各部门另设专人负责领用及保管部门共用品。8．个人领用办公用品只限于业务及管理部门，车间作业人员如需使用办公用品，则统一由部门领用。9．保管员另设《办公用品保管帐簿》，对办公用品库存、领用进行管理，并于每月底将《办公用品领用月报表》交办公室，以便统计消耗情况。10．办公用品严禁取回家私用。11．新进人员如需领用办公用品的，在符合领用条件的情况下，先到办公室领取《个人办公用品领用记录表》，再办理领用。人员岗位调动或离职时，应将剩余及列管办公用品一并缴回保管员处。12．印刷品（如信笺、信封、表格等）除各单位特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一管理。办公用品申购流程各部门提出申购计划（每月5号前）↓交管理部审核↓审核通过后交总经理签字确认↓由管理部交采购部采购↓采购完成后（3天内）交办公室统一入库↓办公室通知各部门负责人领取（签字确认）并存档办公用品领用流程图管理部2010-7-15本人可直接到行政内勤处领取（每月限领1次）消耗品管理消耗品行政内勤根据实际情况控制领取量部门负责人部门负责人指定的专人带旧品（除纯消耗品）到行政内勤处领取带有负责人签字确认的申领单到行政内勤处由旧品（除纯消耗品）换新品行政内勤根据实际情况控制领取量行政内勤根据实际情况控制领取量管理品部门负责人部门负责人指定的专人带旧品（除纯消耗品）到行政内勤处领取带有负责人签字确认的申领单到行政内勤处由旧品（除纯消耗品）换新品行政内勤根据实际情况控制领取量行政内勤根据实际情况控制领取量