文档管理制度

部门文档管理制度（试行）一、目的文档是企业重要的智力资产，文档一般以电子文档的形式存在，从内容上，有商务合同，会议记录，客户资料，推广文案，项目文档，经验心得等。每一个信息系统都会经历规划阶段，制度方案阶段，运行阶段，在每一个阶段都会有大量的文档产生。文档管理就是将这些大量的文档，Excel,图片，影音进行存储，分类和检索。文档管理通过对部门大量的文档信息，合理有序的分类存放。解决了大海捞针的困扰，充分加强了部门文档信息共享作用，使部门工作更优化，有效统一规范的文档管理能够确保部门内部及相关部门得到有效的文件。二、文件材料的收集管理1．每一阶段的文档，由行业负责人将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，送交管理员归档。2．编制文档入档表，一项资料由行业负责人交管理员归档时，应登记并双方签名。附：见文档管理入库登记表V1.0.doc3.战略组，市场组需要每周提供相应的资料信息交于信息管理员归档。战略组每周提供其负责的行业的资料或项目资料，市场组每周提供正在运作的展会资料，协会资料或宣传资料。4.每周五由管理员将文档入档表报备于部门负责人。注：文档收集管理现处于试行阶段，试用2个月，待文档管理制度完善后可再做修改或沿用。三、归档资料范围1．重要的会议材料，包括会议的报告，会议纪要等。2．部门与有关单位签订的合同，协议书等文件材料。3．部门的各种工作计划，总结，报告，会议记录，部门制度，公司资质等资料。4．部门有关各行业的调研，包括，调研报告，行业厂商目录，供应商信息调查表等资料。5．市场展会资料，包括公司宣传资料，展会论坛调研，展会图片，视频，音频等资料。6．软件信息资料，包括办公软件，DEMO，学习资料等资料。四、文档规范1.页面设置各类文档一律采用A4纸张大小，页边距一律采取：上、下2.5cm，左3cm,右1.5cm，行间距取多倍行距（设置值为1.5）；字符间距为默认值（缩放100%，间距：标准），标题在文档上端居中，两边空格要均匀。如有副标题，破折号应比正题缩进两格，用稍小字体。2.字体要求文档所用字体要求为微软雅黑。3.字号主标题采用“二号“微软雅黑黑体字；副标题采用”小二号“微软雅黑黑体字。第一层次题序和标题用”小三号“微软雅黑黑体字；第二层次题序和标题用”小四号“微软雅黑黑体字，第三层次及以下题序和标题用“小四号“微软雅黑字体。正文用五号微软雅黑体。英文字体应与中文字体相对应，字体为五号TimesNewRoman。4.图、表格式1.图：要精选、简明，切忌与表及文字表述重复。图中术语、符号、单位等应同文字表述一致。图序及图名居中置于图的下方，用五号字微软雅黑体。2.表：表中参数应标明量和单位的符号。表序及表名置于表的上方。表序、表名和表内内容采用五号微软雅黑体字。5.Excel格式Excel表格按照以上Word文档格式，主标题采用“二号“微软雅黑黑体字；副标题采用”小二号“微软雅黑黑体字。表格内文用五号微软雅黑体。6.文档格式凡上传至服务器的主要文档。如合同协议，宣传PPT，由管理员在电子文档前页附上文档编码表。如下图：文件编号文件管理名称版本/修改发布日期五、文档版本管理1.文档的状态变迁规则文档的状态可分为“草稿”、“正式”和“修改”三种。文档建立时，状态为“草稿”，通过评审后，其状态变为“正式”。此后若更改文档，则其状态变为“修改”，当文档修改完毕重新通过评审时，状态又变为“正式”。2.文档版本号标识文档的版本号规则与文档的状态有关。处于“草稿”状态的文档的版本号格式为0.YZ,YZ的数字范围为01-99.随着草稿的修正，YZ的取值应递增。YZ的初值和增幅由用户自己把控。处于“正式”状态的文档版本号格式为X.Y，X为主版本号，取值范围为1-9.Y为次版本，取值范围为0-9.文档第一次成为“正式”文件时，版本号为1.0.如果文档升级幅度比较小，可将变动部门制作成文档的附件，附件版本一次为1.0、1.1、……。当附件的变动积累到一定程度时，文档项的Y值可适量增加，Y值增加一定程度时，X值将适量增加。当文档升级幅度比较大时，才允许直接增大X値。处于“修改”状态的文档的版本号格式为X.YZ.文档正在修改时，一般只增大Z値，X.Y値保持不变。当文档修改完毕，状态成为“正式”时，将Z値设置为0，增加X.Y値。参考23.文档版本控制文档的版本控制作用于多个文档管理活动之中，如创建文档、文档的变更和文档的评审等。在项目开发过程中，绝大部分的文档都要经过多次的修改才能最终确定下来。对文档的任何修改都将产生新的版本。由于我们不能保证新版本一定比归档的旧版本“好”，所以就不能抛弃归档的旧版本。版本控制的目的是按照一定的规则保存文档的所有版本，避免发生版本丢失或混淆现象，并且可以快速准确地查找到文档的任何版本。六、文档更改与发放管理1.各行负责人对文件和资料若要进行对外发放，报备信息管理员并在《文档资源申请表》登记内容包括：发放文件名称、编码、输出对象、日期、行业负责人名字。附：见文档资源申请表V1.0.doc为了规范部门信息管理安全，文件发放注意事项如下:1.参考文档级别，所有级别3以上的文档对外发放均要填写文档资源申请说明表。2.对其他部门发放文档，视情况给予加密或不加密格式。参考申请表部门负责人意见。3.对其他合作单位发放文档，均统一格式为PDF加密格式。由行业负责人填写文档资源申请表4.统一发放人为信息管理员。2.文档级别参考如下：文档级别分为5类。类别5为最高级别，类别1为最低级别。类别5文档分类如下：公司对外宣传PPT，签订的合同，协议书，公司资质，类别4文档分类如下：有关行业的调研报告，展会论坛的调研、行业厂商目录，供应商信息调查表。类别3文档分类如下：部门的工作计划总结报告，重要会议报告或会议纪要。DEMO类别2文档分类如下：部门制度，部门会议记录，展会图片，视频，音频。类别1文档分类如下：办公软件。事务性文档2.已归档的正式文档，如需更改，请报备给信息管理员，由其更改文件版本号及发布日期。必要时备注。1.对于纸质文档编号更改，文档封面附上《文档编号更改表》。附：见文档编号更改表V1.0.doc2.已归档的正式文档电子版含PPT。版本更改，则在文档，PPT首页填写如下表格。表二：文件更改记录表3.所有归档文档更改，信息管理员均统一另行备份。登记于文档更改汇总表.xlsx文件编号文件管理名称版本/修改发布日期七、文档分类图一：战略合作部文档分类框架图八、编码定义编译均由英文简写作为代码。具体编码定义参考以下各表。表一部门代码缩写战略合作部Strategicco-operationdepartment-SC表二资料类别代码缩写行业资料IndustryInformation--ID项目资料ProjectInformation--PJ合同协议Contractagreement--CA市场资料MarketingInformation--MT部门事务DepartmentAffairs--DA软件资料SoftwareInformation---SW影音资料Video&AudioInformation--VA表三文档类别代码缩写各行业方向资料文件夹A.B.C.D………Z，Aa…Zz.各项目名称文件夹PJ+名称+项目+日期简写注：各行业方向资料文件夹定义为：A-智慧城管，B-城市一卡通，C-智慧景区，D-数据中心，E-电子政务，F-智慧质监，G-节能减排，H-智慧交通，I-安全生产，J-智慧城建，K-智慧环保，L-中间件，M-智慧楼宇，N-智慧医疗，0-智慧物流，P-智慧农业，……依次类推，Z-物联网综合各项目名称文件夹：代码缩写用PJ+名称+项目+日期简写如XX新城项目招标，文件名为PJXX新城项目1206（其中1206为2012年6月）文档性质代码缩写ID-行业资料行业调研报告X(X为各行业代码缩写)01会议纪要X(X为各行业代码缩写)02行业厂商目录X(X为各行业代码缩写)03供应商信息调查表X(X为各行业代码缩写)04行业宣讲PPTX(X为各行业代码缩写)05CA-合同协议框架协议Frameworkagreement--FA合同Contract--CTMT-市场资料市场展会资料ExhibitionInformation--EX国外展会资料OverseaExhibition—OE国内展会资料DomesticExhibition--DE公司宣传资料PromotionInformation--PM协会资料SocietyInformation--SO专家库Expertdatabase--EDDA-部门事务部门信息DepartmentInformation--DI部门制度DepartmentSystem—DS部门计划DepartmentPlan--DP培训资料TrainingInformation--TR部门名片制作BusinessCard--BC公司资质Qualification--QASW-软件资料办公软件OfficeSoftware--OFDEMODEMO--DM学习资料LearningInformation--LEVA-影音资料视频Video--VD音频Audio—AD图片Picture--PT编码规则部门----资料类别----（行业/项目代码缩写）---文档性质---编号例如：SC-ID-A-A02战略合作部--行业资料--智慧城管—会议纪要SC-PJ南海项目11XX战略合作部-项目资料-南海智慧环保SC-CA-CT-001战略合作部-合同协议-合同-文件编码SC-MT-EX-展会名称战略合作部-市场资料-市场展会资料-展会名称SC-DA-DS-部门签呈战略合作部-部门事务-部门制度-部门签呈SC-SW-DM-demo编号战略合作部-软件资料-DEMO-demo编号