工资管理系统概述

《会计电算化》课件第六章工资管理系统概述学习目标系统学习工资管理系统的初始化、日常业务处理、期末业务处理、统计分析的工作程序和实际操作方法。学习要求：掌握：工资账套的建立，工资类别、人员类别、工资项目的设置方法；工资数据编辑及计算汇总，个人所得税的计提及扣缴及工资分配转账凭证生成的方法。了解：了解工资管理子系统的数据流程、主要数据文件和基本编辑的作用与特点思考题1.工资管理系统的基本功能有哪些？2.工资账套与企业账套的有哪些联系与区别？3.应如何设置“工资项目”？4.设置银行文件格式的应中顺序完成哪些操作步骤？5.“统计分析”中凭证查询功能中可以对凭证进行哪些操作？《会计电算化》课件工资管理系统概述6.1一、工资管理系统的基本功能(一)建账这里的建账和系统管理模块的建账不同，这里的建账是指企业根据自己的需要建立工资应用环境，将工资管理系统建立成适合本单位实际需要的专用系统。包括：处理工资类别个数和币种、是否处理个人所得税、是否进行扣零处理、设置人员编码长度。而系统管理模块所指的建账是指在计算机中为会计核算主体建立一套账簿。(二)工资系统管理系统在建立新的工资套后，或由于业务的变更，需要处理不同类别或不同时间的工资；也可能发现一些工资参数与核算内容不符，从而需要对工资系统的有关设置或参数进行修改，具体包括：扣零方式的重新设置、扣税设置的调整、参数设置、修改业务时间、重新注册、币种设置及外币汇率调整等。(三)部门设置为了加强对工资数据的管理、分析以及费用分配，我们有必要按部门进行工资的汇总处理，因此本系统提供了部门设置功能。总账系统设置的部门和本系统设置的部门相互通用。(四)人员档案为了帮助人事及财务部门及时掌握员工个人工资方面的动态信息，系统提供了员工个人工资档案的设置功能。总账系统的“员工档案”和工资系统的“人员档案”所提供的内容并不相同。(五)工资数据变动处理系统为用户提供灵活方便的项目设置及公式定义功能；多种形式的数据录入功能，极大地简化了用户的操作。(六)工资表系统提供了工资发放签名表、工资发放条、工资卡、部门工资汇总表、人员类别工资汇总表、条件汇总表、条件明细表、条件统计表等各类报表。(七)工资分析表系统提供了分部门工资项目分析表、按月员工工资汇总表、分部门各月工资构成分析表、工资增长情况、部门工资项目构成分析表、员工工资项目统计表、按项目分类统计表、按部门分类统计表、按月分类统计表等各类工资分析报表。(八)个人所得税扣缴申报表为了方便企业计算并缴纳个人所得税，系统提供了计算并扣缴个人所得税的功能。(九)工资分钱清单目前绝大部分企业的工资发放已经通过银行直接打入每个员工的银行储蓄卡，但是仍然有些企业或者有些业务需要通过现金发放个人款项，如高校发放学生奖学金、学生困难补助等。系统设计了帮助财务人员计算发放工资所需要的各类面值货币数量的功能。包括：部门分钱清单、人员分钱清单、工资发放取款单。（薪酬会计）(十)银行代发本功能适用于由银行发放工资的的企业。可实现在同一工资账中的人员由不同的银行代发工资，以及多种文件格式的输出。(十一)工资分摊本功能可以自动完成工资费用分摊、计提工资附加费、各类扣款的转账业务等。包括：工资分摊、应付福利费计提、工会经费计提、职工教育经费计提、自定义分摊和计提、凭证查询。(十二)数据接口管理本功能主要完成工资系统和外部数据的衔接问题，通过本系统数据接口，可以导入文本文件、ACCESS文件、DBASE文件等多种外部数据文件。(十三)工资汇总本功能可以将不同的工资计算方式、不同的工资项目、不同的地区的人员工资汇总在一起，从而完成统一核算的功能。（薪酬管理）(十四)期末处理包括：月末处理、年末处理。二、工资管理系统操作一般应用流程(一)普通工资核算管理的企业如果企业中所有人员的工资统一管理，而人员的工资项目、工资计算公式全部相同，则可按下列流程建立工资管理系统：⑴安装工资管理系统；⑵设置工资账的参数(选择单个工资类别)；⑶设置部门；⑷设置工资项目、银行名称和账号长度、设置人员类别；⑸录入人员档案；⑹设置工资计算公式；⑺录入工资数据；（薪酬相关）⑻进行其他业务处理。(二)汇总工资核算管理的企业如果企业按周或一月多次发放工资，或者是有多种不同类别的人员，工资发放项目不尽相同，计算公式亦不相同，但需进行统一工资核算管理，则可按下列流程建立工资管理系统：⑴安装工资管理系统；⑵设置工资账参数；⑶设置所涉及的部门、所有工资项目、人员类别、银行名称和账号长度；⑷建立第1个工资类别，选择所管理的部门；⑸录入人员档案；⑹选择第1个工资类别所涉及的工资项目并设置工资计算公式；⑺录入工资数据；⑻建立第2个工资类别并选择所管理的部门；⑼录入人员档案或从第1个人员类别中复制人员档案；⑽选择第2个工资类别所涉及的工资项目并设置工资计算公式；⑾录入工资数据；⑿建立第3个工资类别并选择所管理的部门，以下依此类推。月末处理前将所要核算的工资类别进行汇总，生成汇总工资类别，然后对汇总工资类别进行工资核算的业务处理。友情提示：1.所设置的部门应包含所有工资类别涉及的部门；2.所有人员都要有所属的部门，如为退休或离休人员，可将退休人员或离休人员单独作为一个部门来处理。《会计电算化》课件工资管理系统初始化6.2一、启用工资账套在运行工资管理系统之前，必须先建立工资账套。如果用户在工资系统注册登记时所选择的账套是首次使用，系统会自动进入工资建账向导状态.如果本单位属于普通工资核算管理的单位，则工资类别个数应选“单个”，否则应选择“多个”；“扣税设置”是指是否需要在工资计算中自动进行扣税处理，若选中此项则意味着需要进行自动扣税处理；“扣零设置”是指每次发放工资时将工资零头扣下，积累去整、扣零至角以及扣零至分，一旦选择了“扣零处理”，系统会自动在固定工资项中增加“本月扣零”和“上月扣零”两个项目；建账的最后，系统允许对“人员编码”的长度自由定义，但总长不得超过10个字符。二、初始设置(一)建立工资类别当企业在工资账套建立过程中选择了“多个”工资类别时，系统菜单中会增加“工资类别”项，包括新建工资类别、打开工资类别、删除工资类别等三项功能。建立工资类别之前要求部门设置已经完成。由于目前的财务软件系统是一体化设计的，因此，工资系统的部门设置信息与总账系统的部门设置信息是相互共享使用的。示例6-1：建立工资类别“固定职工”，包括所有部门。操作步骤：1.在目录区树型列表中选择“设置/工资类别/新建工资类别”，进入新建工资类别界面，如图所示，在编辑框中输入工资类别名称“固定职工”。2.点击〖下一步〗，选择所有部门并在“选定下级部门”复选框中打“√”。点击〖完成〗按钮，系统提示：“是否以××××年×月×日为当前工资类别的启用日期？”，选择〖是〗完成新建工资类别操作。(二)基础设置1.部门设置部门目录设置方法可参照第二章第四节的相关内容。2、人员类别设置为了提高管理水平，加强对不同岗位人员的考核，很多单位对不同岗位的人员采取不同的工资计算方法，并设置了不同的工资项目；也有很多单位将工作人员划分为正式人员和临时人员，他们之间的工资项目、工资标准、工资计算方法也有很大的差异为了加强工资管理，系统分析员工工资水平，就有必要对单位员工按一定的标准进行分类。示例6-2：建立人员类别：管理人员、业务人员、生产人员。3、人员附加信息设置为了加强工资管理和分析，也为以后调整工资水平储备基础资料，我们不仅要输入每个人员的现行工资数据，还应该掌握每个人员的性别、婚姻状况、技术职称、学历、职务、出生年月和身份证号码等与工资有关的其他信息，这些信息并非属于应付工资和实发工资的计算项目，因此我们称之为人员附加信息。对于非工资款项的个人信息项可从“人员附加信息设置”中进行初始化定义，定义之后可以在人员档案信息中增加附加信息项。示例6-3：增加人员附加信息：技术职称、学历、身份证号。操作要点：在目录区树型列表中选择“设置/人员附加信息设置”，进入人员附加信息设置窗口。点击〖增加〗按钮，光标停在信息名称栏处，可输入人员附加信息名称或从参照栏中选择系统提供的信息名称，本例中三项附加信息均可从参照栏中选出；（三）、工资项目设置各个企事业单位需要核算的工资款项不尽相同，软件为了解决通用问题，需要用户先行自定义本单位的工资核算项目。操作要点：调用“设置”菜单下的“工资项目设置”功能，系统弹出“工资项目设置”窗口，如图5-6所示。增加一个新的工资项目的方法如下：首先，点击“增加”钮，此时光标停在工资项目栏上，如果所要增加的项目在窗口右边的名称参照列表框中有现成的，则可从中直接挑选，否则需要输入新项目的名称。工资项目名称输完后，接着确定该项目的数据类型、长度、小数(如果所选类型是数字型的话)，数据类型可通过双击该栏目并在弹出的列表框中进行挑选(数字型或字符型)，最后是“增减项”的确认，可在增项、减项以及其他项3个可选项中选择其一，选择的依据是该项目对所发工资额的影响是增加、扣减还是没有影响。友情提示：多类别工资管理时，关闭工资类别后，才能新增工资项目。（四）、银行名称设置按照现行银行结算办法的规定，各单位必须通过各自的银行基本户进行工资发放；对于工程施工人员的工资，应当通过基本建设的基本户进行工资发放，因此我们需要输入基本户的银行名称。操作要点：在目录区树型列表中选择“设置/银行名称设置”，进入银行名称设置窗口。点击〖增加〗按钮，光标停在银行名称栏处，可输入银行名称，并可选择银行账号长度是否为定长及账号长度。系统默认银行账号账号定长为选中，长度为“11”位。在此界面还可定义录入时需自动带出的账号长度，手工录入一个小于等于“账号长度”的整数，不允许为空。录入该数值，则在录入“人员档案”的银行账号时，从第二个人开始，系统根据用户在此定义的长度自动带出银行账号的前N位，以方便用户录入。（五）、建立人员档案建立人员档案的目的是对本单位需要参加工资核算的所有职工的个人基本信息一一输入计算机系统之中，以便明确职工所属部门、人员类别、银行账号、人员编号等工资核算要用到的关键信息。操作要点：通过调用“设置”菜单下的“人员档案”功能即可进入到人员档案设置主窗口。点击工具栏中的〖增加〗按钮即可进入人员档案输入界面。“人员编号”要求唯一性，其长度符合工资建账时所设定的长度要求，存盘后不得修改；部门编码与部门名称对应的必须是最末级的部门；人员类别为必选项，若单位不对人员划分类别或单位中某些人员无具体类别时，应选择“无类别”项；“进入日期”不应大于当前的系统注册日期；当该职工工资采用银行代发工资时，需要指定具体银行以及个人银行账号(所指定的银行已在先期设置完毕)；“计税”被选中意味着在工资变动和个人所得税功能中要对该员工进行扣税计算，否则，在相应功能中无该员工的扣税记录；“中方人员”项被选中，意味着该员工若要由计算机自动扣税的话，按中方人员个人所得税的扣缴计算方法计税，未选中且需要计税的，则按外方人员的扣税计算方法计税。在增加人员档案时，“停发工资”、“调出”以及“数据档案”都不可用，只有在修改此人员档案时，这些项目才能被使用。修改状态下，选择“停发工资”项则该员工既不参加工资的发放，也不参与工资的汇总，但档案记录仍予以保留，直到停发标志被取消，其工资才参与有关计算；选择“调出”项则表示该员工将不参与工资的发放和汇总，在本期结算前可恢复此标志，一旦结算完毕，此标志不可恢复；点击“数据档案”钮可对此员工的工资数据进行输入或修改。在“附加信息”页签中，可输入自定义的人员档案信息。人员附加信息的显示顺序，可在人员附加信息设置中进行调整(通过↑↓箭头进行调整)。所有项目输入完毕且无误后点击〖确认〗按钮可保存当前人员的档案信息，并进入下一个员工的档案信息设置状态，如不想继续增加，可点击〖取消〗按钮。(六)设置计算公式设置计算公式的目的在于确保工资计算的自动化和准确性，杜绝手工计算过程中可能存在的错误。人员档案建好之后，就可以重新返回“工资项目设置”模块定义各工资项目的计算公式以及工资项目之间的运算关系。定义计算公式可通过选择