第二讲 公文格式

第二讲公文格式重点与难点：公文格式的含义公文的发文字号公文的标题公文的正文为了使国家行政机关的公文处理工作不断适应改革开放的新形势，由国务院办公厅秘书局和国家质量技术监督局所属中国标准研究中心修订完成的国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）已由国家质量技术监督局于1999年12月27日正式发布，并已于2000年1月1日起实施。2000年8月24日，国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》，并规定从2001年1月l日起施行。第一节公文格式概述一、公文格式的含义公文的格式，主要是指公文构成要素的书面表现形式，即文面格式。格式与结构同中有异。公文格式在文面上的排列有严格规定。因此，公文格式具有很强的规范性。这些规范性主要包括对文面的规格尺寸、文面的区域划分、公文的各构成要素的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等等。在公文撰写和印制过程中，公文格式的各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求。二、公文格式的内容中华人民共和国国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）将组成公文的各个要素划分为眉首、主体、版记三个部分。在三个部分中，共含有公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等项目。第二节公文的眉首公文的眉首部分又称文头部分，主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。从文面来看，公文首页上的红线叫作“反线”，一般又称“间隔线”，反线以上部分的内容，就是眉首部分。一、公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如果需要标识公文份数序号，就用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作硬性规定。一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但是至少应该不少于两位，即“1”编为“01”，如果单编“1”，会使人不知其意，以为是误印上去的。二、秘密等级和保密期限（一）秘密等级按照有无保密要求的不同，可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两类。涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。（二）保密期限保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如果公文需要标注保密期限，可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限（用3号黑体字），在秘密等级和保密期限间用“★”隔开。具体标识方法,例如：绝密★3个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，过期即可解密。•关于保密期限的标注问题：•涉及国家秘密的公文如有具体保密期限应当明确标注，否则按照《国家秘密保密期限的规定》(国家保密局1990年第2号令)第九条执行，即“凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。”三、紧急程度紧急程度是对公文送达时限的要求。公文按照紧急程度的不同，可分为紧急公文和普通公文。紧急文件又可分为“特急”和“急件”两种。紧急程度的标识位置居于版心右上角顶格第l行（3号黑体字），两字间空一字。如果需要同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。凡电报都应按规定在指定的位置，分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四种紧急程度。四、发文机关标识发文机关标识除明电外，用红色标识，即人们通常所称的“红头”，又称公文版头。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称和“文件”二字组成，例如：•××省地方税务局文件•对一些特定的公文可只标识发文机关全称•或规范化简称。•发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。•联合行文时，主办机关名称排列在前，“文•件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中•排布。五、发文字号发文字号简称文号，又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号，由发文机关代字、年份、发文序号组成，如:×政发〔2006〕12号“×政发”指发文机关代字，“〔2006〕”指年份，“12号”指发文序号。机关代字一般可由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。×地税人发〔2006〕28号联合行文，只标明主办机关发文字号。国家发展改革委财政部海关总署国家税务总局公告发展改革委〔2005〕64号•发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。•发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。六、签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。•以本机关名义制发的上行文，由主要负责•人或者主持工作的负责人签发；以本机关•名义制发的下行文或平行文，由主要负责•人或者由主要负责人授权的其他负责人签•发。•关于“主要负责人”的含义：•“主要负责人”指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。如果联合上报的公文有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发（一）眉首：包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发1.公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发2.秘密等级和保密期限，表明“绝密”、“机密”和“秘密”。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发3.紧急程度，标明“特急”、“急件”。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发4．发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。例如：山东省工商行政管理局文件中共中央文件000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发5.发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成。例如：鲁办〔2003〕20号国发〔2004〕40号机关代字年号序号机关代字年号序号000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号签发人：×××关于××××××问题的请示×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××请示抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发6.上报的公文需标识签发人姓名。此时发文字号居左侧。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发7.红色反线。第三节公文的主体公文的主体部分又称行文部分，主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、发文机关印章、附注等要素。从文面来看，主体部分在反线以下，主题词（不含主题词）以上。一、公文标题完整的公文标题一般由制发公文机关名称、事由和公文种类组成。它们又称为公文标题的三要素。另外，通过介词结构“关于……的”将制发公文机关名称、事由和公文种类这三要素连接起来成为一个句子。例如：国务院办公厅关于成立国家信息化工作领导小组的通知公文标题有以下四种形式：（一）制发公文机关名称、事由和公文种类三个要素全部具备的公文标题。例如:××市地方税务局关于开展印花税纳税检查的通知（二）事由和公文种类两个要素构成的公文标题。版头本身就有发文机关标识，可以省略发文机关。例如:2005年全国出口退税工作会议纪要（三）由制发公文机关名称和公文种类两个要素构成的公文标题。公告性、权威性公文，可以省略事由。例如:中华人民共和国财政部公告（四）只标明文种的公文标题。主要是公告性的公文，泛行文。例如:公告公文标题中除了法规、规章或转发的规范化文件标题名称加书名号之外，一般不使用标点符号。例如:国家税务总局关于印发《钻石交易增值税征收管理办法》的通知转发上级机关的公文，不能引用上级机关公文的发文字号代