4---采购管理---张杰详解

物料采购及索证索票的管理鑫三扬(药业)厦门有限公司质量管理部：张杰国家食品药品监督管理局关于发布保健食品生产经营企业索证索票和台账管理规定的公告（第67号）2012年11月08日发布国家食品药品监督管理局公告第67号关于发布保健食品生产经营企业索证索票和台账管理规定的公告为规范保健食品生产经营行为，加强企业索证索票和台账管理，根据《中华人民共和国食品安全法》及其实施条例、《国务院关于加强食品安全工作的决定》、《国务院关于加强食品等产品安全监督管理的特别规定》等有关法律法规，国家食品药品监督管理局组织制定了《保健食品生产经营企业索证索票和台账管理规定》，现予发布，自2013年3月1日起施行。特此公告。国家食品药品监督管理局2012年11月8日保健食品生产经营企业索证索票和台账管理规定第一章总则第一条为规范保健食品生产经营行为，保证产品质量，做到产品可追溯，根据《中华人民共和国食品安全法》及其实施条例、《国务院关于加强食品安全工作的决定》、《国务院关于加强食品等产品安全监督管理的特别规定》等有关法律法规，制定本规定。第二条在中国境内从事保健食品生产经营的企业应当按照本规定加强和规范索证索票和台账管理。第三条生产经营企业应当建立索证索票和进货查验记录制度，索取并查验供货者资质及相关产品质量安全的有效证明文件，留存相关票证文件建档备查，同时加强台账管理，如实记录购销信息。第四条生产经营企业应当设立相关部门或指定专人负责索证索票、进货查验和台账管理工作，及时整理有关档案文件，相关人员应当经过培训。第五条应当按供货者、供货品种或供货时间建立健全索证索票、进货查验记录和购销台账档案，有关文件应当保存至产品保质期结束后1年，且保存期限不得少于2年。保健食品生产经营企业应逐步实现信息化管理，建立电子档案。第六条涉及保健食品经营企业的市场开办者应当建立健全保健食品安全管理制度，明确保健食品安全管理责任，定期对入场经营企业的索证索票、进货查验和台账管理情况进行检查。第二章索证索票管理第七条保健食品生产企业应当向经营企业提供生产企业有关资质、产品批准证书（含技术要求、产品说明书等）和企业产品质量标准、检验报告以及产品销售单据等信息。必要时要审查并索取经营企业的经营资质。第八条生产企业索证应当包括以下内容：（一）供货者的营业执照或有关证明文件。（二）原料、辅料、包装材料生产企业的生产许可和流通许可证明文件，或其他证明材料。涉及进口的，应当索取出入境检验检疫部门出具的证明文件。（三）原料、辅料、包装材料的出厂检验合格证明。涉及检疫的，应当索取检疫合格证明。第二章索证索票管理第七条保健食品生产企业应当向经营企业提供生产企业有关资质、产品批准证书（含技术要求、产品说明书等）和企业产品质量标准、检验报告以及产品销售单据等信息。必要时要审查并索取经营企业的经营资质。第八条生产企业索证应当包括以下内容：（一）供货者的营业执照或有关证明文件。（二）原料、辅料、包装材料生产企业的生产许可和流通许可证明文件，或其他证明材料。涉及进口的，应当索取出入境检验检疫部门出具的证明文件。（三）原料、辅料、包装材料的出厂检验合格证明。涉及检疫的，应当索取检疫合格证明。（四）涉及商标、条形码印刷的,应当索取供货者印刷许可证和条形码印刷许可证。（五）法律法规规定的其他材料。无法提供文件原件的，可以提交复印件；复印件应当逐页加盖生产企业或供货者的公章并存档备查。第九条生产企业索票应当索取供货者出具的销售发票及相关凭证。凭证应当至少注明原料、辅料、包装材料的名称、规格、数量、生产日期、生产批号、保质期、单价、金额、销售日期。第十条经营企业索证应当包括以下内容：（一）保健食品生产企业和供货者的营业执照。（二）保健食品生产许可和流通许可证明文件，或其他证明材料。（三）保健食品批准证书（含技术要求、产品说明书等）和企业产品质量标准。（四）保健食品出厂检验合格报告。进口保健食品还应当索取检验检疫合格证明。（五）法律法规规定的其他材料。无法提交文件原件的，可提交复印件；复印件应当逐页加盖保健食品生产企业或供货者的公章并存档备查。第十一条经营企业索票应当索取供货者出具的销售发票及相关凭证。凭证应当至少注明保健食品的名称、注册证号、规格、数量、生产日期、生产批号、保质期、单价、金额、销售日期。第十二条实行统一购进、统一配送、统一管理的连锁经营企业，可由总部统一索取查验相关证、票并存档，建立电子化档案，供各连锁经营企业从经营终端进行查询索证情况。各连锁经营企业自行采购的保健食品，应当按照要求自行索证索票。第十三条生产企业购入原料、辅料、包装材料或经营企业购入保健食品的，应当索取同批次产品的出厂检验报告，检验报告应当符合国家有关标准要求。第三章台账管理第十四条生产经营企业应当实行台账管理，建立购货、销售台账，并如实记录。第十五条购货台账按照每次购入的情况记录，内容至少包括：名称、规格、数量、生产日期、生产批号、保质期、产地、购进价格、购货日期、供货者名称及联系方式等信息。第十六条销售台账按照每次销售的情况记录，内容至少包括：名称、规格、数量、生产日期、生产批号、保质期、产地、销售价格、销售日期、库存等内容，或保留载有相关信息的销售票据。生产企业和从事批发业务的经营企业还应当详细记录购货者名称、住所以及联系方式等流向信息。第十七条应当如实记录质量不合格的原料、辅料、包装材料或保健食品的召回、退货、销毁等处理情况。《第四章附则第十八条本规定由国家食品药品监督管理局负责解释。第十九条本规定自2013年3月1日起施行。《规定》要求，保健食品生产经营企业应当建立索证索票和进货查验记录制度，设立相关部门或指定专人负责索取并查验供货者资质及相关产品质量安全的有效证明文件，留存相关票证文件建档备查，同时加强台账管理，如实记录购销信息。有关文件应当保存至产品保质期结束后1年，且保存期限不得少于2年。要求生产经营企业应逐步实现信息化管理，建立电子档案。《规定》明确了生产经营企业索证索票应当包括的内容。针对实行统一购进、统一配送、统一管理的连锁经营企业，《规定》明确，可由总部统一索取查验相关证、票并存档，建立电子化档案，供各连锁经营企业从经营终端进行查询索证情况。各连锁经营企业自行采购的保健食品，应当按照要求自行索证索票。《规定》要求保健食品生产经营企业如实记录购货、销售台账，并如实记录质量不合格的原料、辅料、包装材料或保健食品的召回、退货、销毁等处理情况。《保健食品生产经营企业索证索票和台账管理规定》有关解答1.索证索票制度能够解决当前保健食品生产经营企业存在的什么问题？对加强保健食品监管具有什么样的作用？答：当前，保健食品生产经营企业普遍存在索取证票不全，台账管理缺失等问题，个别企业缺乏质量安全意识，未严格执行索证索票及台账管理规定，致使问题产品无法追溯的现象时有发生，给消费者食用安全带来隐患。《保健食品生产经营企业索证索票和台账管理规定》（以下称《规定》），有助于进一步落实生产经营企业的质量安全责任，完善产品索证索票和台账管理等安全管理规定，同时，也有利于保健食品监管部门有效追溯保健食品产品流向、严厉打击违法违规行为，保障保健食品的质量安全。2．《规定》要求保健食品企业将有关文件保存至产品保质期结束后1年，这一期限的设定是出于什么考虑？答：《食品安全法》第三十六、三十七、三十九、六十七条，《食品安全法实施条例》第二十四、二十八、二十九条等条款规定了食品生产经营的有关记录和票据保存期限不得少于2年。保健食品是声称具有特定保健功能的食品，根据其保质期的特点，为落实食品安全法及其实施条例对保健食品实行严格监管的要求，对有关文件的保存期限进一步细化规定，即有关文件应当保存至产品保质期结束后1年，且保存期限不得少于2年。3.对未按照规定执行索证索票和台账管理的企业，监管部门将采取什么处罚措施？答：《规定》规范了生产经营企业必须落实索证索票和台账管理的相关要求，指导企业规范生产经营行为，但作为规范性文件，无权限设置行政处罚条款。对于未按要求执行索证索票和台账管理规定的企业，食品药品监管部门应监督其落实整改，情节严重，构成违法的企业，食品药品监管部门应按照《食品安全法》等有关法律法规的规定予以处理。2、鑫三扬公司的要求根据国家食药总局的相关文件及厦门市食药监局的关于保健食品生产经营企业采购物资的索证索票的要求，结合我司的实际情况，特作出以下的管理办法：1公司采购的所有生产用的生产物资（包括各种原料、各种辅料、食品（药用）添加剂、半成品中间体、内外包装材料等等），必须按规定索取相关的证件及票据（如果直接向生产企业购买，直接向生产企业索取，如果向经营企业购买，除索取生产企业的相关资料外，还需索取经营企业的相关资料）。具体索取哪些资料，请参照具体文件的要求。2关于所有入厂生产用生产物资的验收问题。公司采购入厂的所有的生产物资由质管部品管员和原料仓管员共同验收入库。入厂时，如果发现所采购的物资外包装破损严重、污染严重、包装上没有任何生产企业的信息、所配送的物资和我司采购的种类级别不相同时，可视情况暂缓入库进仓，报告上级领导进行处理，严重时可做拒收处理。备注：1）对于外包装完整和无严重污染的物资，其包装物上至少应包括如下信息：品名、规格、数量、质量等级、生产企业名称、生产企业地址及电话，供应商可以用印刷或张贴不干胶的方式体现上述信息。如果没有如上信息，品管员和原料仓管员可以拒收该批物料。2）对于直接和食品接触的物资（包括各种原料、辅料、食品添加剂、内包装材料等），必须要有内包装袋，避免所采购的物资的在运输贮存过程中造成的二次污染。如果没有，品管员和原料仓管员可以拒收该批物料。3）对于外包装污染严重（比如袋子外很脏，有异味、有油污等等），而里边装的是直接与食品接触的原辅料、内包装材料，品管员和原料仓管员可以拒收该批物料。如果里边装的不是直接和食品接触的物资，可视情况进行酌情处理。4）对于采购的直接和食品接触的所有的原辅料、内包装材料等物资，我司要求供应商至少要随货提供该产品的出库单和该批次产品的出厂检验报告单，并且单据上要加盖对方公司的公章。如果没有，品管员和原料仓管员可以拒收该批物料。特殊情况下，可以先暂收，但其相关证件票据必须在一周至半个月内送达。对于从市场上购买的用量很少的物资可以另外处理。对于白砂糖，由于该物资的特殊性，可以另外处理。谢谢！祝笑口常开！！！