做一流PPT――结构化思考_形象化表达_用图表说话

结构化思考形象化表达用图表说话，做一流PPT讨论•工作中，你需要进行哪些内容的演讲和展示？•在制作PPT过程中，你常常会遇到哪些困难？•演示过程中，你如何吸引别人的注意，打动别人？不成功的演示最常见的三类问题目标不清结构混乱展示不力………………………………本次培训的目标1.掌握进行情境分析的方法，使你的汇报更具针对性2.通过合理的结构组织材料，使你的展示内容清晰易懂3.了解并灵活使用典型的逻辑方法，使你的观点更加具有说服力4.掌握展示汇报常用图表的使用方法，使你的PPT更加生动结构化思考，形象化表达•演示汇报“四部曲”结构设计情境分析撰写美化演示汇报1234汇报对象是谁？环境的影响？如何获得同意和支持？汇报的目标是什么？表达什么观点？汇报哪些内容？会有哪些反对意见？•给谁看?•要达到什么目的？•……•观点是什么？•如何建立逻辑框架？•……•如何组织材料？•怎么灵活运用图形？•……•怎样口头表达你的思想？•如何合理利用幻灯片？•……目录如何进行演示前的情景分析如何构建清晰易懂的演示结构如何制作图文并茂的幻灯片第一部分第二部分第三部分图表的应用第四部分如何使演示汇报更加生动第五部分目录第一部分如何进行演示前的情景分析摘要确定演示目标分析演示对象制定演示策略认识演讲与展示总体目标听众分析场景分析具体目标演讲和展示前常常需要考虑很多问题……为什么做这次演示？我要说服谁？汇报和演示多长时间他们希望了解什么，期待什么有哪些资料可以利用？我最想传递的是什么听众分析、预测与策略制订听众分析听众预测与策略项目具体内容听众兴趣与策略理解能力与策略态度与策略年龄平均年龄年龄范围性别男女比例教育程度学历/专业行业职业政府/国企外企/民企职务职位高管/中层/基层销售/研发/财务地理文化北京/上海/广东…；欧美/日本/印度…..场景分析分析内容状况与策略项目内容人数小型讨论大会演讲会场大小、形状布局状况…设备讲台、课桌、投影、黑板、时间上午、下午饭后、饭前占用时间在整个活动中的时间段长度合理安排时间最后，写出来你的演示目标•演示目标–演示者想要从听众那里得到的回应的详细陈述•为什么要写出来演讲目标？•示例–我希望王总批准我提出的预算–“向总经理汇报前期工作过程、取得的成果和下一步工作计划，获得批准“–“动员公司全体人员行动起来，积极配合当前变革项目的开展“–“让客户体会到本公司产品在服务和速度上的独特优势“–我希望客户了解我们的方案–我希望客户相信我们的能力–我希望客户选择我们的方案两种典型的演讲知识性演讲说服性演讲总体目标传递知识，解释、说明复杂事物不持有立场，向听众传递信息表达清楚、方便理解、记忆影响听众信念，促使听众行动持有立场，设法使听众接受、支持寻找理由、论据，支持自己的观点练习：对你最近的一次汇报进行情境分析汇报目标汇报对象观点与汇报内容如何获得同意和支持？会有哪些反对意见，如何应对？其它有利或不利因素？目录第二部分如何构建清晰易懂的演示结构清晰的演示结构化需要注意哪些问题如何建立清晰易懂的演示结构建立演示结构的工具摘要讨论•如何建立清晰易懂的演示结构•在撰写报告的过程中，如何进行构思结构化表达的四个原则•自上而下–先从结论讲起，说明问题的全貌–直接说明中心思想•层次清晰–把相关性议题在一个章节内说清楚–分清楚议题的层次•结构简单–表达的结构越简单越好•重点突出–不要试图传递过多的信息–要把最想传递的信息突出出来自上而下重点突出自上而下层次清晰事实分析过程结论沟通过程：结论分析论证下一步的行动结果是什么？为什么是这样的结论？下一步应该怎么做？过程、步骤、注意事项。分析问题的过程：结构化表达原则之一：自上而下的表达原则总体评价关键问题分析问题归纳现状详细调研自上而下进行问题阐述问题阐述问题归纳自下而上进行问题分类总结归纳现状事实、表象问题分类归纳后的问题•对于演示和汇报而言，最为重要的是结构清晰，观点鲜明，论证充分结构化表达原则之一：自上而下的表达原则MutuallyExclusive，CollectivelyExhaustive完全穷尽，相互独立未穷尽不独立结构化表达原则之二：层次清晰的表达原则人男人已婚人士人男人未婚女人人男人女人已婚男人未婚男人已婚女人未婚女人•我们应把房子出售–我们需要更大的地方–房子已很旧，需进行花费很高的基本维修–厨房太小–炉子坏了–屋顶有些漏雨–我们这条街交通太繁忙了•成立新公司进入新市场的障碍很少–开业的成本很低–没有法规上的限制–不太需要专有的科技或专业知识–已有符合条件的员工–现成的办公室可以直接使用结构化表达原则之二：层次清晰的表达原则练习题二1.Kewpie新推出价格较低、口味较好的酱汁2.Ragu改变其酱汁配方但客户不喜欢3.美国的「面食风潮」已过4.竞争对手们的产品较受客户喜爱5.新的流行趋势是吃米食而非面食6.Heinz成功地推出一项创新的「意大利第一面酱汁」7.Ragu在酱汁中加重香料份量8.意大利肉酱面再度被视为廉价、呆板而无趣的食物9.Hunt以高品质的Donello系列产品而占有更大的市场份额10.Ragu在酱汁中减少肉的份量11.Ragu意大利面在美国的销售下跌，主要因为其反潮流而行的产品开发作法及市场环境趋势的影响请将下面11条整理成一个金字塔结构结构化表达原则之三：结构简单的表达原则•表述的结构越简单越好–最简单的结构、最容易记忆的结构是“三”–将一个中心议题从三个方面展开–使“三点”有清晰的逻辑关系–使用MECE原则检验三点是否正确结构化表达原则之四：重点突出的表达原则•演示汇报的80/20原则–抓住问题的关键–重点突出VS面面俱到–断其一指VS伤其十指–MECE检验后进行“亮点检验”•核心思想–突出重点，关注“关键的少数”80%的内容20%的内容80%的关注20%的关注引起引起结构化表达原则之四：重点突出的表达原则•任何时候都要突出重点–最希望别人知道的–最希望别人记住的–最想向别人传递的•能够吸引别人的亮点–创新和构思–开头非常重要–整个演示的设计非常重要•重点突出的正确应用–在正文前面加上摘要–将大量的数据放到附录里面–每一页PPT必须有非常清晰的重点–每一个图形必须有非常清晰的重点•重点突出的错误应用–过多的动画–过多的剪贴画–过多的幻灯片切换–希望在短时间内传达大量信息结构化表达原则之四：重点突出的表达原则•大象与蛇–一点透与面面到•顺序之美–重要性–逻辑性–时间性•团队中的交流案例–对问题的理解–对提问的回答结构化表达原则之四：重点突出的表达原则•重点突出的表达技巧–对比–重复–比喻如何建立清晰易懂的演示结构•清晰表达的“金字塔结构”–启（S）：选择切入–承（c）：关联主题–转（Q）：问题提出–合（A）：方案阐述引子议题中心思想主要观点主要依据如何建立清晰易懂的演示结构－如何处理开头疑问（Question）情境（Situation）冲突（Complication）讲故事•好的演示和汇报就如同一部电影，需要情节、音乐、场景、色彩、演员等诸多环节。•演员和情节是核心•音乐和场景是形式•商务汇报的实质－讲故事–一般商务演示和汇报必须通过听众已经熟知的事实或信息来引入，然后逐步过渡到希望引出或者需要回答的问题上去。–具体包括：S-C-Q-A•情景：由听众熟悉的情景引入•冲突：说明发生的冲突•疑问：引发或者提出疑问•回答：对疑问作出回答多元化研究业务在过去的五年中增长了40%无法证明我们的工作对客户有明显益处如何确保多元化研究确实对客户有明显益处事实“公司发展项目”以研究该项目如何建立清晰易懂的演示结构－如何处理开头如何建立清晰易懂的演示结构－如何处理开头•标准式：情景－冲突－解决方案近几年来，本公司已经因为多元化研究业务而向许多客户收取了大量费用。但是，至今伦敦公司也没有一个人能证明，某客户的某项目收购案或者并购案与本公司的工作密不可分，该分公司为庆祝第一个能够作出此项证明的员工而准备的香槟酒也一直无人开启。然而，本公司的多元化研究业务却在五年之中增长了40%。因此，现在应该实施一项“公司发展项目”，以研究我们如何确保多元化研究确实能够为客户带来显著的利益。如何建立清晰易懂的演示结构－如何分析论证为什么问题的重要性和紧迫性是什么目前的主要问题解决问题型123怎么做采取哪些措施来解决问题有什么有哪些资源可以保障工作的完成是什么目标是什么工作展望型123怎么做通过做哪些事情可以来完成目标如何建立清晰易懂的演示结构－如何分析论证•两种基本的逻辑方法“天下乌鸦一般黑“归纳结论：一般规律那是一只乌鸦具体事实它一定是黑的！演绎结论归纳演绎第一只乌鸦：是黑的第二只乌鸦：是黑的第N只乌鸦：是黑的现象/事实现象/事实现象/事实如何建立清晰易懂的演示结构－如何分析论证•归纳–利•用事实、数据说话•对注重“眼见为实”“用事实说话”的听众较为有效•论据互相支撑，一点被否定并不影响其他各点的说服力–弊•现象、样本少或者不可靠时说服力不强•演绎–利•证明内容和必然选择（没有其他选择）•对有拒绝心里的听众非常有效–弊•如果听众对初始规律有异议，该论证也就失去了说服力现象一现象二现象N结论规律事实结论如何建立清晰易懂的演示结构－如何处理结尾选择决策方案高度的升华和肯定提出行动性的思考结尾•演示的结束需要高度的浓缩和升华•更是对全篇文章中心的回顾和反思•也是后续行动的指导和思考讨论•如何准备工作总结和汇报•如何“准备新市场开拓”•如何准备项目建议书建立演示结构的主要工具•利用WORD的大纲试图•利用PPT的结构试图•利用鱼骨图建立结构•利用逻辑树建立演示结构–Mindmanager构建金字塔结构的有力工具－MindManager结论示例：整合散乱的内容，形成金字塔结构目录第三部分如何制作图文并茂的幻灯片幻灯片制作基本要素不同风格的幻灯片评析摘要幻灯片的制作基础幻灯片的配色幻灯片的模版幻灯片的动画幻灯片的放映幻灯片的制作基础幻灯片的版式幻灯片制作基本要素－版式文字版式图文版式幻灯片的制作基础－版式•幻灯片的一般的布局方式包括标题问题分析解决方案正文标题标题标题标题标题问题表现问题分析解决方案正文标题小结问题分析解决方案问题表现问题分析解决方案小结小结幻灯片的制作基础－模版1234模版的调用–在制作新的幻灯片的时候可以套用原来使用的模版模版的设计–标题页–正文的字体间距、颜色等模版的分类–标题模版：设置幻灯片首页–讲义模版：设置多页打印格式–备注模版：设置备注打印格式模版的存储–可以把模版作为单独的文件进行存储统一的模版是制作幻灯片的基础幻灯片的制作基础－色彩分类区分不同的观点和内容突出突出关键的要点美化使得幻灯片的画面更加丰富幻灯片色彩使用的注意事项•主要使用的颜色不宜超过三种•使用的颜色应该为同一色系•对比的色彩不要过于强烈色彩原理•色相•彩度•明度色相•色相：色彩的相貌•三原色：红、黄、蓝•三间色：由两种原色构成橙、绿、紫•复色：由原色和间色混合而成彩度•彩度：色彩的鲜艳、洁净程度明度•色彩的明暗程度色彩心理色彩的注目性高低不同背景上颜色的注目性•纯色在黑色背景上的注目性•纯色在白色背景上的注目性提高识别度•识别度低的十种配色提高识别度•识别度高的十种配色配色tips1.根据公司色调、幻灯片模板、演示主题、个人爱好配色2.色彩不是孤立的，要注意协调色彩之间的相互关系3.同一画面中大块配色不超过3种4.可以使用两种颜色过渡，可以采用统一的过渡色5.同一色、类似色表现类似、过渡6.对比色、补色突出表现不同类别幻灯片的制作基本要素－色彩RGB（0.0.0）RGB（132.136.154）RGB（52.106.108）RGB（192.194.204）RGB（255.255.255）RGB（67.139.137）RGB（77.159.157）RGB（90.176.174）RGB（129.195.193）RGB（178.218.217）RGB（0.107.160）RGB（0.153.204）RGB（130.153.255）RGB（153.204.255）RGB（204.236.