第五章会议的组织与安排

第五章：会议的组织与安排•会议是一种以研究和解决问题为目的的有组织的集中的社会活动，会议的规模和性质不同，会议组织工作的内容和要求也不同.从性质上讲，有工作会议、代表会议、纪念会议、表彰会议、庆功会、座谈会、研讨会、办公会等。第五章：会议的组织与安排第一节：会议的策划和准备第二节：会议期间的组织与服务第三节：会议的善后收尾工作第一节：会议的策划和准备•召开会议的动议•确定会议议题1例会性质的会议2非例会性质的会议•拟订会议计划•选择会议地点并布置会场：地点规模设备布置等•发送会议通知1内部会议通知2外部会议通知：发送形式和时间•会议材料的起草和印刷：开幕词、闭幕词、领导讲话、工作报告、经验材料、发言材料、会议须知、日程表、会议证件。•其他筹备工作1会议的安全保卫工作2会议的食宿服务与管理•案例：2006年5月10日，中国文化研究中心和北京文化研究中心商定，将于2006年5月下旬在北京召开“第十一届全国青年文化传承工作理论研讨会”，中国文化研究中心主办，北京文化研究中心承办，北京文化传播学院协办。会期4天，参会人员约40人。北京文化研究中心办公室秘书王泉负责做这次学术研讨会的会议工作方案。•王秘书首先梳理了这次会议工作的主要事项，按照时间顺序排列，逐一与各方面核实确认，然后做好会议工作的具体分工方案。将初步方案向办公室主任何成汇报。何成召开相关部门负责人开简短的工作会议，逐步落实各项工作的分工。之后王秘书根据会议的记录草拟工作方案，经何主任审批后正式印发各部门。“第十一届全国青年文化传承工作理论研讨会”会议工作方案（2006年5月12日）一、会议基本情况会议名称：第十一届全国青年文化传承工作理论研讨会会议主题：全球化趋势下的青年文化会议时间：2006年5月27日-31日会议地点：北京文化传播学院主办单位：中国文化研究中心协办单位：北京文化传播学院承办单位：北京文化研究中心参会人员：约40人会议经费：会务费450元/人二：会议日程安排2006年5月27日•上午：9：00-10：00开幕•10：00-10：30留影•10：00-11：30会议发言•中午：12：00-13：00午餐•下午：14：00-15：30讨论•15：30-17：30参观•18：00-19：00晚餐•20：00-22：00娱乐活动2006年5月28日上午：9：00-11：30大会发言中午：12：00-13：00午餐下午：14：00-15：30大会发言2006年5月29日上午：9：00-11：30大会发言中午：12：00-13：00午餐下午：14：00-15：30大会总结及闭幕2006年5月30日•全天在朝阳公园举行参观和联谊活动三、会务工作计划序号完成时间工作内容责成部门15月17日-20日1、电话联系与会人员、接收与会回执北京文化研究中心办公室22、与中国文化研究中心商议会务事宜北京文化研究中心办公室33、邀请市委领导出席研讨会并致辞北京文化传播学院院办44、住宿准备北京文化传播学院保卫处55月17日-21日1、会议代表胸卡制作北京文化研究中心办公室62、会议文件的准备、编辑、印制、文件袋定做、文具证书的购买北京文化研究中心办公室73、礼品的购买北京文化传播学院院办84、作好文艺演出的前期准备工作北京文化传播学院院办95、联系30日参观单位（朝阳公园，安排中餐）北京文化传播学院宣传部序号完成时间工作内容责成部门105月17日-21日6、联系中国青年报、中国教育报、现代教育报等媒体北京文化传播学院院办117、组织学院教师学生旁听29日全天会议北京文化传播学院学生处128、组织礼仪服务学生15人北京文化中心办公室135月24日-25日1、会议日程草案北京文化研究中心办公室142、桌签制作、发言代表的材料准备北京文化研究中心办公室153、落实住宿事宜北京文化传播学院宣传部164、欢迎横幅、主会场主展版制作和场地布置北京文化传播学院宣传部175、会议照相、录音、摄像北京文化传播学院院办186、落实文艺演出的各项准备工作北京文化传播学院院办195月26日1、两个分会场的布置北京文化传播学院院办、宣传部202、学院环境卫生和安全问题北京文化传播学院后勤处213、落实学院师生旁听会议事宜北京文化传播学院院办225月27日1、全天欢迎与会人员到来并为其指明方向北京文化研究中心办公室232、完成会议日程表的制作北京文化研究中心办公室召开会议动议确定召开会议的指导思想、目标与任务公司领导确定会议要解决的主要问题确定会议议题确定召开会议的性质公司领导确定会议的主要内容确定会议的规模和范围确定参加会议的人员名单和人数会议筹备组总负责人初步确定会议地点拟订会议计划确定时间、会期和日程安排确定总费用和费用支出原则拟订会议需要起草和印发的材料确定筹备人员、进行分组、明确职责秘书组起草开幕词、闭幕词和领导讲话起草工作报告和决议草案指导并审核经验材料审核大会发言材料拟制会议的日程表起草和翻印会议其他文件会议文件的誊印与校对会务组落实确定会议地点撰写会议通知人员编组安排讨论房间制作会议各种证件印制会议须知布置会场安排座位布置会场周围环境安全保卫工作购买纪念品和会务用品文件装袋接待组预定落实交通工具安排住宿房间确定食谱落实医疗和卫生防疫工作检查就餐就宿设施和条件组织接站落实参观考察活动第二节：会议期间的组织与服务•组织报到和签到•作好会议记录•当好舞台监督•组织好会议集体摄影•安排好参观考察和旅游活动1项目的选择2对活动对象的检查•安排好会议值班第三节：会议的善后收尾工作1分发返程车票、安排人员和车辆接送2和与会者、酒店和公司财务及时结算会议费用3对会场和房间清点，退还会议所借的物品4编印通讯名录、冲洗照片，分发和邮寄给与会者5清理和销毁剩余的纸张和多余的文件，将会议文件、资料进行分类、立卷和归档6根据会议记录、整理会议纪要、分发相关单位•案例一：公司近日将举办一个产品订货会，参加会议的人员有国内的众多商家，也有国外的客户。你被安排做会议的筹备工作并具体负责与会人员的接送站（机）。请列出具体的工作内容和注意事项•案例二：某公司于上周顺利通过了国家某认证委员会组织的ISO-2000质量体系认证。公司准备召开会议对这项工作进行总结，并对在质量体系认证建设中作出突出贡献的人员进行表彰奖励。总经理责成你拟写一份会议议程。•案例三：公司要在近期召开职工代表大会，要对公司领导班子成员进行民主测评，对工会的委员会进行换届选举。你被安排作会议的筹备工作，并担任会议组织组的组长。请列出组织组的具体负责的工作内容。•案例四：金谷农业开发有限公司邀请加拿大一家客商前来洽谈合资建设现代化养牛场事宜。对方回函确定了前来洽谈的6名人员。请列出主要的接待和洽谈的准备工作事项及要求。•案例五：2005年11月22日星期三上午8点，北京公共关系学院文秘系召开2005-2006学年第二学期教学与就业工作研讨会，除全体教工参加外，还邀请梁奇院长，张天书记参加。会议由文秘系主任张力主持，系办秘书吴琼负责会议记录。请制作一份会议记录模版并填写相关内容•案例六：星期一上午，北京市长城粮油食品进出口公司办公室主任将一封加拿大ABC公司发来的应邀前来进行商务洽谈的函电交给办公室的一名秘书，同时告之中方公司接待的时间、规格、参加人员及其他注意事项，要求秘书拟订一份国际商务代表团来访接待表，报请总经理批准后执行。秘书根据来函和总经理的指示，拟订了一份接待计划草案，经办公室主任审核，总经理批准后，打印正式的接待安排表，交给负责接待的部门。•致北京市长城粮油食品进出口公司秦方白总经理：•感谢您2月10日的邀请。我将和我的同行一行五人于4月20日到达北京，由我任领队，成员分别是：约翰副总经理，小李斯特经理，霍普金斯先生，范德林小姐。敬请贵公司为我们安排在北京饭店下榻。•访问期间我将与您洽谈贵公司长城牌450克糖水白桃罐头的包销合同事宜，并将出席在北京举办的“第25届中国粮油食品小交会”。代表团成员霍普金斯先生和小李斯特先生是第一次访问中国，盼贵方能为我们在访问期间安排长城和故宫的游览。虽然我已经游览过这些名胜，但是我的同行们游览后一定会象我一样更加喜欢中国。我们将于25日返回加拿大温哥华。往返航班号和到达时间详告如下：•中国国际航空公司991号航班，北京时间4月19日23时15分由加拿大温哥华国际机场起飞，20日12时20分到达北京首都机场离京•中国国际航空公司992号航班，北京时间4月25日16点30离•我们行前将会再一次和您确认航班和时间秦方白总经理关于接待安排的指示•1．马纳斯皮特先生是我公司多年的客户，也是我公司在北美业务的主要代理人。安排上要体现老朋友之谊，尽可能满足他的要求。•2．要注意外事礼仪和外事纪律，有理有节，内外有别，不要泄露公司机密。•3．时间安排应张弛有度，不要太紧张，不要安排文体活动。•4．李副总机场迎接，李总负责送行•5．迎送宴会安排在高级饭店，其他时间以工作餐为宜。•6．签约搞一个简单的仪式，要真诚热情，体现对老朋友、老客户的良好关系就行了•7．注意各项工作的安排，一定要有专人负责，要有明确的分工。全部工作由总办负责，赵主任主抓。•8．陪同客人旅游一定要注意安全，要有预案防止发生意外事故。