第十讲 公务书信

第十讲事务文书（四）公务书信公务书信概述•公务书信又称事务书信，是指党政机关、社会团体、企事业单位在特定场合使用的、具有专门用途的书信。•公务书信书信种类繁多，主要有介绍信、证明信、感谢信、慰问信、推荐信、表扬信、咨询信、祝贺信、致敬信、喜报、捷报、倡议书、保证书、检讨书、邀请书、决心书、挑战书、应战书、申请书、建议书等。公务书信概述•公务书信一般包括：•标题。•称呼。•正文。•结尾。•署名及日期。一、介绍信•（一）概念：是介绍本单位派出人员前往有关单位、部门联系公务时使用的一种专用书信。•（二）作用：在工作中具有介绍、证明、沟通的作用。接洽单位或个人依据介绍信的内容，了解来人的有关情况和需要办理的事项，•（三）种类：介绍信从形式上分，有普通式介绍信与印刷式介绍信两种。一、介绍信•（四）普通介绍信的结构：•包括标题、称谓、正文、结语、署名与日期、有效期六个要素•1.标题：“介绍信”三个字第一行居中，适当拉大字距排列。•2.称谓：单位名称或单位负责人名称后加冒号，在第二行顶格写。一、介绍信•3.正文：介绍信的内容，用“兹”、“今”、“现”字领起，写介绍人的姓名、身份、人数、以及需要商洽、联系的事项和希望、要求。•有时为联系工作性质的需要，还要写明被介绍人的政治面貌、年龄、职务等。在第三行左空两格开始。•4.结语：紧接正文内容以“请接洽为何”、“请接洽并协助办理为盼”等祈请语作结。一、介绍信•5.署名、日期：写发信单位全称（加盖公章）及开出介绍信的日期。•6.有效期：介绍信的有效期限，在署名与日期的左下方用小括号大写注明有效天数。一、介绍信•（五）印刷式介绍信•印刷式介绍信—是按较规范的内容格式，事先印制好的留有存根的专用空白介绍信。•这种介绍信有两联，一联是介绍信正文，一联是存根。一、介绍信•1.印刷式介绍信的正文•标题：“介绍信”三个字首行居中，适当拉大字距排列。•字号：在标题“介绍信”三字的的下一行的右端写“×字第×号”，“×字”是单位的代字，“×号”是开出介绍信的顺序号。•称谓：用“××单位”称呼，后加冒号。××为空白项。在第三行顶格写。•正文：介绍信的内容，用“兹”、“今”、“现”字领起，写介绍人的空白姓名、身份、人数、以及需要商洽、联系的事项和希望、要求。有时为联系工作性质的需要，还要写明被介绍人的政治面貌、年龄、职务等。一、介绍信•结语：紧接正文内容以“请接洽为何”、“请接洽并协助办理为盼”等祈请语作结。•署名、日期：写发信单位全称（加盖公章）及开出介绍信的空白日期。•有效期：介绍信的有效期限，在署名与日期的左下方用小括号大写注明有效空白天数。一、介绍信•2.印刷式介绍信存根的写法•标题：“介绍信”三个字首行居中，后加“存根”两字，并加括号。•字号：在标题“介绍信”三字的的下一行的右端写“×字第×号”，×字”是单位的代字，“×号”是开出介绍信的顺序号。•正文：介绍信的内容，直写介绍人的姓名、身份、人数、以及需要商洽、联系的事项与前往单位名称。•结语：与正文相同。一、介绍信•经手人——开具介绍信的人。•日期——开出介绍信的时间。•有效期——介绍信的有效期限，在日期的左下方用小括号大写注明有效空白天数。印刷式介绍信的正文与存根之间用一条虚线隔开，虚线中间写“×字第××号”字样，号码要大写，并加盖公章。一、介绍信•（六）介绍信的写作要点•（1）要写明持介绍信人的真实姓名、身份、不得冒名顶替。•（2）要用一句话言简意赅地概括出商洽和联系事务项。•（3）要书写工整，不得任意涂改，如有涂改要加盖公章。•（4）一份介绍信只能用于一个单位。范文介绍信X政介字（）号XX：兹介绍XXX，XXX等XX名同志（系XXX），前往贵处联系XXX事宜，敬请接洽并予以协助。此致敬礼！XXX县人民政府XX年X月X日二、证明信•（一）概念：是用于党政机关、社会团体、企事业单位或个人证明有关人员的身份、经历、表现、学历、突发事件或其他事情的真实性时所写的一种专用书信。•证明信具有凭据作用。二、证明信•（二）证明信种类•证明信从证明事项上分，有身份证明信、毕业证明信、事件真相证明信等种类。这些证明不同事项的证明信又可分为：组织证明信、个人证明信与随身携带证明信三类。•1.组织证明信。•是指以组织名义写的，用来证明在本单位或曾在本单位工作的职工的政治、工作表现、身世、经历、学历等有关情况或本单位其他事件的证明信。二、证明信•（二）证明信种类•2.个人证明信—是指以个人名义写的，用来证明某人或某事真实情况的证明信•3.随身携带的证明信•是指一种带有证件作用的证明信，由被证明者随身携带，以保证被证明者工作、生活、旅行等正常进行。•这种证明信常用作出差、旅行时证明身份用，一般都有一定的有效期，过期即自动失效二、证明信•（三）证明信结构及写法•由标题、称谓、正文、结语、署名、日期几项构成。具体写法：•1、标题—写“证明信”或“证明”；也可用公文式标题，如《关于××同志××问题的证明》。标题的位置在第一行，居中，稍拉大字距排列。•2、称谓—称谓写需要证明信单位的名称，后加冒号。位置在第二行顶格书写。二、证明信•3、正文•根据对方要证明的事项，实事求是地写清被证明的事实。•正文内容的丰约，依被证明事实的具体情况而定。•如证明某人的历史问题，应写清姓名、时间、地点、及在所经历的事件中的表现；•如证明某人的学历，应写清姓名、性别、年龄、籍贯、何年何月考入何校何专业、何年何月毕业；•如证明某一事件，应写清参加者的姓名、身份、在事件中的表现和作用及事件本身的前因后果等。•正文的位置在称谓下一行，左空两格写起。二、证明信•4、结语。写“特此证明”，位置在正文下一行，左空两格写起。•5、署名。写证明单位的全称或签署证明人姓名，并加盖单位公章或证明人私章。位置在结语下一行的右端标注。•6、日期。开具证明信的日期。在署名下一行的正下方标注。范文证明信×校办字×号兹证明我校XXX同志（），因到XXXX，请解决交通、住宿问题。特此证明。××××（盖章）年月日范文证明信××大学党支部：×年×月×日来信收到。根据信中要求，现将你校××同志的爱人、××同志的情况介绍如下：××同志，现年××岁，中共党员，是我校历史系教师，本人和家庭历史以及社会关系均清楚。该同志对教学工作认真负责，近年来多次被评为市级模范教师。特此证明。××省××市×大学党支部（公章）×年×月×日范文证明信我厂工程师×××同志，技术员×××同志，前往湖北、广东、海南等省，检查并修理我厂出产的××牌热水器，希有关单位给予帮助。特此证明。××省××市×××厂（公章）××年×月×日三、感谢信•（一）概念：是对关心、支持、帮助过自己的集体或个人表示谢意的专用书信。•（二）结构及写法•由标题、称谓、正文、结语、落款组成•1.标题。标题有三种形式。一是用文种“感谢信”作标题。•二是由感谢对象和文种组成标题，如《致××医院的感谢信》。•三是由写信方、感谢对象及文种组成的标题，如《中国足球队致全国球迷的感谢信》。标题的位置在第一行，居中、醒目。三、感谢信•2.称谓。•写感谢对象的名称。如感谢对象是单位，写单位全称或规范化简称；如感谢对象是个人，在个人姓名后加“同志”、“先生”、“女士”或职务等尊称。称谓后加冒号。称谓的位置在标题下空一行，顶格写。三、感谢信•3.正文•要满怀感激之情写感谢信的内容，主要写三方面内容：•一是精要地叙述对方给予自己关心、支持和帮助的先进事迹，表达自己由衷地感激之情。•二是热情赞扬对方的可贵精神，评价对方精神境界及其行为的社会价值。•三是再次表示感谢和意愿。正文的位置在称谓下一行，左空两个格写起。•结构及写法三、感谢信•4.结语。又叫致敬语，以“此致敬礼”或“致以最诚挚的敬礼”作结。•5.落款。包括署名和日期，在单位名称或个人姓名的正下方，写发信的日期。•（三）写作要点•（1）要写明感谢事项。•（2）要感情真挚，评价恰当。•（3）要语言精练，篇幅简短。四、慰问信•（一）概念：是组织或个人在重大节日、纪念日或遇到某种特殊情况时向集体或个人表示关怀、问候、慰藉、鼓励的专用书信或电报。•（二）作用：能够体现组织的温暖，社会的关怀和人与人之间深厚情谊，给人以继续前进和克服困难的力量、勇气和信心。四、慰问信•（三）慰问信种类•可分为先进慰问、遇灾慰问和节日慰问三种。•（1）先进慰问。向作出重大贡献以及取得突出成绩的集体或个人表示慰问。这种慰问信侧重赞扬功绩，如对在抗震救灾和保卫国家和人民生命财产安全等重大社会活动中作出卓越贡献的人民解放军、公安干警等的慰问。四、慰问信•（三）慰问信种类•（2）遇灾慰问。对遭受意外灾难，蒙受严重损失，遇到巨大困难的集体或个人表示慰问。这种慰问信侧重同情、安抚和鼓励，如对灾区人民的慰问。•（3）节日慰问。这种慰问信侧重强调节日意义，赞扬有关人员取得的成绩或做出的贡献。如春节对英雄模范人物及军烈属的慰问；教师节对教育工作者的祝贺；“三·八”节对妇女同志的问候。四、慰问信•（四）结构模式•结构由标题、称谓、正文、结语、落款组成。•（1）标题。标题有三种形式：一是用文种“慰问信”作标题；二是由慰问对象和文种组成标题，如《致××的感谢信》；三是由写信方、慰问对象及文种组成的标题，如《北大学生致北京申奥代表团的慰问信》。标题的位置在第一行，居中、醒目。•（2）称谓。•写慰问对象的名称。如慰问对象是单位，写单位全称或规范化简称；如慰问对象是个人，在个人姓名后加“同志”、“先生”、“女士”或职务等尊称。称谓后加冒号。称谓的位置在标题下空一行，顶格写。四、慰问信•（3）正文•正文的内容主要有两个方面：•一是先具体叙述慰问信的背景、原因及有关形势和情况。•二是概叙对方的先进事迹及其意义，表示赞扬、鼓励；或写对方克服困难，战胜灾害的有利因素，对遭受的灾难和不幸，表示慰问，给予鼓励。四、慰问信•不同类型的慰问信正文的具体写法•先进慰问。其正文内容主要简述其取得的成绩以及意义，表示赞扬，鼓励其继续努力。常用“欣闻（喜闻）……非常高兴，特表示祝贺并致以亲切的慰问“等概述语句开头；然后写成绩是如何取得的，有什么意义，并赞扬其高尚品德；最后鼓励先进再接再厉，争创更大的成绩。•灾难慰问。其正文内容主要是表示同情和安慰，勉励其鼓足勇气，战胜困难，夺取胜利。常用“惊悉（获悉）……深表同情，并致以深切地慰问”等概述语句开头；然后写对方的境遇，鼓励其克服困难，勇往直前，夺取胜利；最后表示良好祝愿和真诚的期望。•节日慰问。其正文开头概述节日意义，对有关人员表示亲切的问候；然后简叙其对社会的作用及贡献，阐述其肩负的责任，指出今后的任务；最后提出希望或表示良好祝愿。四、慰问信•（4）结语。又叫祝颂语，以“祝取得更大的成绩”、“祝节日愉快”、“顺致最美好的祝愿”“作结。•（5）落款。包括署名和日期，在单位名称或个人姓名的正下方，写发信的日期。四、慰问信•（四）写作要点•（1）要感情真挚。慰问信中的赞扬、慰藉、安抚、和鼓励应情真意切，使对方受到感动，得到鼓舞。•（2）要语言恰当。慰问信应根据不同的慰问对象，使用不同的慰问语言，如对死难家属用“向你们致以最深挚的哀悼”来慰问；对英雄模范人物或作出重大贡献的集体和个人用“向你们致以亲切的慰问和崇高的敬意”来慰问。五、申请书•申请书，是个人或集体向组织表达愿望，或向有关部门或领导提出请求时使用的一种专用书信。申请书的使用范围非常广泛，个人如入党、入团、入会，个人或单位有特殊困难希望组织帮助解决等，均可以申请书的形式提出。五、申请书•申请书的特点：•（1）单一性。•（2）请求性。•（3）规范性。•（4）严肃性。五、申请书•申请书从内容上大致可以分为三类：(1)参加某种组织的申请书。这是要求参加某一社会团体、党派而写的申请书，如入党申请书、入团申请书等。(2)要求解决问题的申请书。如要求调动工作，申请出国留学、探亲等。(3)要求某种权利的申请书。如专利申请书，领养子女申请书，商标注册申请书等。五、申请书•申请书的结构由标题、称谓、正文、结语和落款五部分构成。（1）标题。（2）称谓。（3）正文。